淺析大數(shù)據(jù)背景下紙質(zhì)檔案的管理和利用

王丹

摘 要：大數(shù)據(jù)技術(shù)是科技發(fā)展的產(chǎn)物，隨著人類生產(chǎn)生活方式發(fā)生變革，大數(shù)據(jù)技術(shù)逐漸融入到各行各業(yè)，顯著提升了行業(yè)生產(chǎn)效能。紙質(zhì)檔案作為一種信息資源會隨著單位的發(fā)展而數(shù)量增多，給單位檔案管理帶來了壓力與挑戰(zhàn)，部分單位開始尋求利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理開發(fā)，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的集成化、科學(xué)化與標(biāo)準(zhǔn)化。雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)在紙質(zhì)檔案管理開發(fā)領(lǐng)域被加以運(yùn)用，但是由于這項(xiàng)技術(shù)的復(fù)雜性，加之缺乏可供借鑒的管理模式，導(dǎo)致檔案管理效能并沒有實(shí)現(xiàn)最大化。因此，立足大數(shù)據(jù)背景對該領(lǐng)域進(jìn)行研究是有積極意義的。

關(guān)鍵詞：檔案管理；互聯(lián)網(wǎng)；人才隊(duì)伍；數(shù)字化；利用

1 基本理論概括

1.1 大數(shù)據(jù)檔案管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)本質(zhì)上是一種信息數(shù)據(jù)處理技術(shù)，是一種能夠在短時間內(nèi)高效獲取、分析和處理數(shù)據(jù)的能力[1]。單位的發(fā)展以及單位與外部交流頻率的加快使得單位產(chǎn)生的信息資源增多，隨之而來的是紙質(zhì)檔案的數(shù)量和種類增多。紙質(zhì)檔案增多意味著單位要投入更多的人力、物力和財(cái)力進(jìn)行檔案建設(shè)，這就給單位檔案管理工作帶來了壓力。大數(shù)據(jù)技術(shù)在信息數(shù)據(jù)上的處理能力與檔案管理特征能夠契合，能夠幫助單位對紙質(zhì)檔案進(jìn)行集成化管理。現(xiàn)階段，利用大數(shù)據(jù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理最基礎(chǔ)的步驟在于檔案數(shù)字化。所謂紙質(zhì)檔案數(shù)字化就是指利用掃描儀等信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，然后利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)管理。檔案數(shù)字化是大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案領(lǐng)域運(yùn)用的前提要件，這是大數(shù)據(jù)技術(shù)特性所決定的。

1.2 大數(shù)據(jù)檔案管理的作用

第一，檔案資源處理速度快。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理當(dāng)中，用戶在檢索和利用檔案時查找較為麻煩，需要根據(jù)相應(yīng)的編碼進(jìn)行查詢，很難快速的找到自己需求的檔案。利用大數(shù)據(jù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行利用則可以縮短檢索時間，電子檔案能夠在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行操作，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)高效獲取、分析和處理數(shù)據(jù)的能力，能夠快速在計(jì)算機(jī)上定位到相應(yīng)的檔案，提高檔案的服務(wù)效率，拓寬檔案的利用面積。

第二，檔案共享成為了可能。大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠?qū)n案進(jìn)行壓縮，檔案在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上的占用空間隨之降低。伴隨著單位與單位之間信息交流的頻繁，單位之間人事檔案、財(cái)會檔案以及公文檔案互相查閱的需求也有所增加。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理當(dāng)中，單位需要到實(shí)地查看相關(guān)的檔案，難以迅速的借閱相應(yīng)的檔案。大數(shù)據(jù)模式下，紙質(zhì)檔案被壓縮化，可以迅速的在互聯(lián)網(wǎng)終端實(shí)現(xiàn)流通，實(shí)現(xiàn)了檔案利用效率的最大化。

第三，檔案價(jià)值得到突出化。在知識經(jīng)濟(jì)時代，檔案作為一種信息資源顯得尤為重要。單位通過查閱并利用檔案，可以有計(jì)劃的開展工作和制定決策，減少工作紕漏，提高單位的運(yùn)轉(zhuǎn)效率[2]。大數(shù)據(jù)模式下，單位可以利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)對檔案進(jìn)行歸類，對某一類檔案進(jìn)行集中化研究，能夠預(yù)測未來的工作方向和工作趨勢，制定更加合理科學(xué)的決策。

2 管理和利用的原則

2.1 統(tǒng)籌規(guī)劃原則

一般而言，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理需要經(jīng)過檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化、檔案數(shù)字化錄入、檔案數(shù)字化管理和利用等三個步驟。但是各個單位已有基礎(chǔ)設(shè)施水平、人力資源水平以及資金水平都存在差異性，所以在具體利用大數(shù)據(jù)技術(shù)時會有所區(qū)別。因此，單位有必要制定相應(yīng)的發(fā)展規(guī)劃，明確不同階段的建設(shè)重點(diǎn)和建設(shè)目標(biāo)，分階段、有步驟地推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作。除此之外，單位在進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃時要穩(wěn)步實(shí)施各項(xiàng)工作。大數(shù)據(jù)技術(shù)具有復(fù)雜性，利用這一工具進(jìn)行檔案現(xiàn)代化建設(shè)的過程是長期且系統(tǒng)的，需要檔案管理人員不斷對這一管理模式發(fā)展并完善，才能真正為單位創(chuàng)造出效益。因此，單位要做可行性研究工作以及調(diào)研工作，及時發(fā)現(xiàn)管理中存在的短板，有針對性的制定規(guī)劃方案。

2.2 安全性原則

大數(shù)據(jù)技術(shù)依托于互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境，互聯(lián)網(wǎng)具有兩面性，為檔案管理提供便捷的同時，也可能帶來相應(yīng)的威脅。例如，互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中存在許多黑客，黑客通過植入病毒以及相關(guān)程序進(jìn)單位檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中，能夠竊取和篡改檔案，甚至對檔案系統(tǒng)造成破壞。一旦檔案遭受竊取、篡改，對單位的損失不言而喻。因此，利用大數(shù)據(jù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理都要堅(jiān)持安全性原則。單位必須從安全管理機(jī)制、技術(shù)設(shè)備以及人才建設(shè)等方面提高檔案系統(tǒng)的抗風(fēng)險(xiǎn)能力，確保檔案能夠安全長期保存在檔案系統(tǒng)中，確保檔案能夠隨時具有可讀性。除此之外，對于重要涉密檔案，本文認(rèn)為不應(yīng)當(dāng)予以數(shù)字化，減少泄密的風(fēng)險(xiǎn)。重要涉密檔案在整個單位檔案系統(tǒng)中數(shù)量不多，對其進(jìn)行單獨(dú)管理更加能夠控制檔案密級，防止涉密事件的發(fā)生?？偠灾髷?shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用要堅(jiān)持安全性原則，管理人員要充分重視檔案安全問題，將安全問題擺在首位。

3 提升管理和利用效能的路徑

3.1 提供人才隊(duì)伍水平

第一，構(gòu)建培訓(xùn)機(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行終身教育?，F(xiàn)代技術(shù)的迅猛發(fā)展使得檔案事業(yè)變革較快，許多新型檔案管理模式隨之出現(xiàn)，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)要求較高。因此，單位的人才培訓(xùn)機(jī)制也應(yīng)當(dāng)做到與時俱進(jìn)，打造一支復(fù)合型的“蘭臺”鐵軍[3]。首先，對工作人員進(jìn)行現(xiàn)代檔案管理理論以及職業(yè)技能培訓(xùn)，從信息技術(shù)操作、大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用以及信息設(shè)備操控等幾個方面對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，優(yōu)化工作人員整體學(xué)識架構(gòu)。其次，加深與其他單位之間的交流，檔案館、檔案局以及圖書館在檔案管理上有豐富的經(jīng)驗(yàn)，許多管理上方式都值得進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒。因此，單位有必要主動派遣工作人員實(shí)地到這些單位進(jìn)行學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，引進(jìn)先進(jìn)的管理模式。最后，單位要豐富培訓(xùn)形式，通過舉辦研討會、職業(yè)技能講座以及交流會的形式來提升館員素質(zhì)。

3.2 提供大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用能力

本文認(rèn)為，檔案數(shù)字資源庫是單位應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。所謂檔案數(shù)字資源庫，就是將紙質(zhì)檔案加以數(shù)字化之后，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)將檔案上傳到資源庫當(dāng)中。在檔案數(shù)字資源庫當(dāng)中，檔案能夠自由進(jìn)行傳輸和利用，檔案能夠在資源庫當(dāng)中進(jìn)行檢索、查閱和下載，極大提升了檔案工作效率。首先，要加快紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理進(jìn)程，購置高速掃描儀對紙質(zhì)檔案進(jìn)行集中式處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化全方位覆蓋。其次，要購置相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，將檔案管理系統(tǒng)與檔案數(shù)字資源庫進(jìn)行無縫對接，拓寬檔案數(shù)字資源庫的功能，打造“一站式”的檔案服務(wù)平臺。最后，利用微信公眾號拓寬檔案查詢途徑，將微信公眾號與檔案數(shù)字資源庫相連接，打破檔案查詢的時間限制和空間限制，拓寬檔案服務(wù)范圍。

4 結(jié)語

檔案管理歸根到底還是要回歸到檔案服務(wù)當(dāng)中，管理的目的也是為了更好地為單位各項(xiàng)工作提供信息資源服務(wù)，進(jìn)而提升單位的整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率?，F(xiàn)階段，檔案管理呈現(xiàn)出現(xiàn)代化、集成化和綜合利用化的趨勢，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理開發(fā)，符合時代發(fā)展趨勢與檔案事業(yè)發(fā)展趨勢。正是基于這種背景，本論以實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)為目標(biāo)，系統(tǒng)的探討了大數(shù)據(jù)在檔案領(lǐng)域的運(yùn)用，希望能夠?yàn)榧堎|(zhì)檔案管理提供有力的理論保障和實(shí)踐支撐。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入發(fā)展，未來紙質(zhì)檔案管理模式一定會更加多元化，檔案管理人員革新管理理念，創(chuàng)新管理模式勢在必行。

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