試論檔案管理創(chuàng)新在等級醫(yī)院評審中的重要作用

吳倩

摘 要：醫(yī)院檔案真實完備主要歸功于醫(yī)院管理。檔案資料的準確和真實是醫(yī)院管理規(guī)范信息的根據(jù)，按照醫(yī)療機構的標準和醫(yī)院評審標準，開展醫(yī)院自我評價和各項工作內(nèi)容。

關鍵詞：檔案管理；等級醫(yī)院評審；創(chuàng)新

加速醫(yī)院管理規(guī)范化、標準化和科學化建設，這些均離不開檔案資料，而檔案資料在評審等級醫(yī)院中發(fā)揮著重要作用。專家評審應遵守醫(yī)院評分準則，經(jīng)過實地查看資料、理論考核、聽匯報等流程，全面考核醫(yī)院。梳理檔案資料是為順利通過復查醫(yī)院等級做準備，為加強醫(yī)院科學管理提供有力保障和支持。

1 醫(yī)院檔案資料的地位

檔案資料是對知識與信息的總結，是社會實踐和發(fā)展的真實證明，也是各項管理工作獲取信息的有效來源。醫(yī)院檔案資料室是建設現(xiàn)代化醫(yī)院整體的一部分，也是宏觀管理和微觀管理的首要考查信息憑證，其中包含著豐富知識與信息功能，滲透在醫(yī)院各管理流程，為提升醫(yī)療技術水平和質(zhì)量提供了有效素材，對于建設和發(fā)展醫(yī)院有著鋪墊作用。醫(yī)院檔案資料為管理現(xiàn)代化醫(yī)院服務提供保證，促進醫(yī)療技術水平和服務質(zhì)量發(fā)展，加強社會效益和經(jīng)濟效益，提升醫(yī)院競爭力?？蒲谐晒难邪l(fā)、推廣和使用，也是維護醫(yī)療雙方權益的憑證，對于處理醫(yī)療糾紛，確保醫(yī)院穩(wěn)定工作秩序，具有著重要作用。

2 醫(yī)院管理和等級評審與檔案資料有著緊密聯(lián)系

2.1 檔案資料在醫(yī)院管理中的作用

在醫(yī)院中，醫(yī)療技術、質(zhì)量管理、科研成果、醫(yī)學技術、醫(yī)院管理決策均和檔案資料收集、匯總、分析有著緊密聯(lián)系。加大管理醫(yī)院檔案資料工作力度，同時讓資源管理工作的各環(huán)節(jié)和檔案信息相關聯(lián)，方可充分發(fā)揮出醫(yī)院檔案的作用，從而組成科學決策依據(jù)，讓檔案管理更好的為工作服務。

2.2 等級醫(yī)院評審和檔案資料有著重要聯(lián)系

根據(jù)醫(yī)院有關評審要求，頒布評審條款，始終堅持醫(yī)院服務、醫(yī)院公益性、醫(yī)療質(zhì)量、護理管理等工作內(nèi)容，醫(yī)院應梳理近幾年的各類資料。

醫(yī)院在迎接等級評審過程中，應成立復評領導小組，主要負責組織等級醫(yī)院評審要求、標準和文件等相關內(nèi)容，將各項指標和措施分解到詳細的人員與部門中，從而列出資料清單，再由各組人員收集，集中資料管理，從而提出工作任務，和科主任簽訂目標管理義務書，并且負責監(jiān)督實施情況，及時反饋工作中出現(xiàn)的問題，為領導提供建議。在管理迎評資料辦公室檔案需求時，應全程負責等級醫(yī)院資料的整理、分類、編排和檔案指導等工作。同一樣式和標準對照條目分色標記出來，打印出對應的標題印在盒脊背上，盒面卡片應標注內(nèi)容，內(nèi)容應根據(jù)卡片內(nèi)容存放。每項內(nèi)容封面都需要打上醫(yī)院院徽、目錄和內(nèi)容。各類應急救助，尤其是重大事件、會議的內(nèi)容和形成的決議，包括計劃實施細節(jié)與效果等，應在分銷目錄上都要明確指出，讓檢查人員便于查看資料，一目了然。并且醫(yī)院由專人負責收集登記資料，以保證資料完整，從而讓等級醫(yī)院復評工作可以順利實施。再經(jīng)過半年左右的整改，迎評醫(yī)院可以根據(jù)細節(jié)和專家提出的意見逐條梳理。并且進行整改，直至通過復審。當?shù)燃夅t(yī)院評審結束后，所有資料應根據(jù)要求送回中心檔案室歸檔。

當醫(yī)院通過評審后，可以讓其管理和醫(yī)療設備、質(zhì)量、安全和技術上再創(chuàng)新高，邁上新的臺階。

2.3 檔案規(guī)范化管理的重要性

評審組專家應通過查閱資料、匯報、觀看、現(xiàn)場抽查等方式，對各項指標進行評價和打分。評審采取的方法是抽取相關資料，在觀察資料過程中，應該全面檢驗醫(yī)院檔案管理工作，從醫(yī)院的規(guī)章制度工作記錄到資料等都是檢查審驗的對象，這也需要各項檔案內(nèi)容根據(jù)標準和要求操作，按照相關格式和規(guī)范做好收集工作。用充分的資料和檔案工作進行管理，為等級醫(yī)院評審打下基礎。根據(jù)醫(yī)院等級評審標準，實行分類整理組卷等，準備的資料根據(jù)檔案管理要求完成，以保證檔案資源質(zhì)量和內(nèi)容相一致。資料來源應準確完整、可靠，辦公室成員應將檔案資料質(zhì)量嚴格把控，并定期安排專人到各科室和部門進行自查和審閱。對數(shù)據(jù)報表、各種會議記錄、總值記錄等均要求提供原件，對所有財政資料要求使用A4紙，提供復印件應內(nèi)容清晰字跡可見，標明出處，提供照片、磁盤等存儲介質(zhì)要求附紙質(zhì)材料，同時要有文字說明。為提高案卷質(zhì)量，購買統(tǒng)一盒子，根據(jù)要求標出內(nèi)容，科學分類，合理組卷，使其整齊又美觀，進而保證檔案材料的系統(tǒng)和完整性。醫(yī)院等級評審是多方位、全角度的系統(tǒng)體系，是衡量醫(yī)院等級的標準，應規(guī)范其醫(yī)療行為，保證提高醫(yī)療水平。

3 在等級評審中檔案資料的不足

第一，收集檔案資料不完整。收集檔案工作是初始環(huán)節(jié)，也是檔案管理有效手段，是信息資源的主要途徑。在等級醫(yī)院復評過程中，會有歸檔材料不及時、規(guī)范資料過程不完備的情況，特別是對各種資料的索取工作。第二，歸檔范圍有所欠缺。在登記評審醫(yī)院過程中，主要內(nèi)容有學科建設、信息化管理和應對突發(fā)公共衛(wèi)生事件的能力等。同時要重視工作人員的素質(zhì)、社會評估和可持續(xù)發(fā)展能力。迎接評審前，檔案資料未根據(jù)醫(yī)院檔案歸檔范圍的要求執(zhí)行操作。第三，落實制度有限。醫(yī)院應從強化制度建設入手，對各項規(guī)章制度進行整理和歸納，明確崗位職責和工作制度等迎接評審資料。目前在醫(yī)院管理中，缺少相關有效制度和獎懲方法。第四，檔案資料的價值和作用，發(fā)揮能力有限。當收集和保存醫(yī)院檔案后，就將其存放在一處，忽略使用檔案信息資源，最后也未展示出檔案資料的貢獻作用。

4 檔案管理的有效措施

第一，加強工作人員的能力培養(yǎng)和建設。在現(xiàn)代化檔案管理中，醫(yī)院檔案工作人員不僅要掌握檔案管理知識，同時要懂得現(xiàn)代化檔案管理的特征。鼓勵檔案工作者努力工作，掌握新業(yè)務、新技術和知識，充分掌握科學檔案技能。第二，加大宣傳的力度。在醫(yī)院的院刊和院報上刊登檔案的相關信息和法規(guī)政策等，加深院領導與工作人員的工作服務理念和檔案認知度，使其了解到檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中的一部分，同時也是醫(yī)院歷史發(fā)展的有效寫照。第三，制定有效策略，再次明確醫(yī)院檔案工作人員歸檔和兼職檔案人員的工作范圍和職責。調(diào)整歸檔范圍，對于了解醫(yī)院工作狀況有重要作用。兼職檔案人員，應明確自己的責任，有利于開展檔案工作。在條例中應添加檔案管理相關獎懲制度，以此來保證檔案管理工作的有效實施。第四，加速建設醫(yī)院信息化進程，開發(fā)檔案資源。檔案工作的目標是利用檔案，從而實現(xiàn)檔案價值。檔案管理人員應結合醫(yī)院管理工作的情況，開發(fā)醫(yī)院目前現(xiàn)有資源，為醫(yī)院醫(yī)療工作服務，促進醫(yī)院現(xiàn)代化進程。

5 結束語

根據(jù)文章上述描述內(nèi)容可知，評審等級醫(yī)院是為了全面檢查醫(yī)院檔案工作內(nèi)容、盤點醫(yī)院管理制度。做好醫(yī)院檔案工作，應緊抓重點，它不僅是一項原則，也是一種措施，需要以點帶面，從而有效發(fā)揮檔案資源管理的重要作用，讓新時期醫(yī)院檔案工作組成具有良好發(fā)展趨勢，更好的為現(xiàn)代化建設醫(yī)院提供信息保證。

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