教育檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施

馬宇維

摘 要：教育檔案是高等教育工作中十分關(guān)鍵的構(gòu)成部分，其是學(xué)生在受教育階段的學(xué)習(xí)表現(xiàn)記錄，通過(guò)檔案能夠發(fā)現(xiàn)每個(gè)學(xué)生在校園內(nèi)的整體表現(xiàn)。所以，妥善管理教育檔案資料是十分重要的?；诖?，文章通過(guò)分析教育管理中常見(jiàn)的不足，詳細(xì)闡述了加強(qiáng)教育檔案管理的有效策略。

關(guān)鍵詞：教育檔案；問(wèn)題；管理策略

隨著時(shí)代的發(fā)展及經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，人民的生活質(zhì)量有了明顯提升，開(kāi)始將更多的精力投放于教育方面，教育工作在國(guó)內(nèi)占據(jù)著重要的地位。而教育檔案是記載學(xué)生在學(xué)校里的學(xué)習(xí)過(guò)程，調(diào)查教育檔案就能夠了解所有學(xué)生在校的學(xué)習(xí)表現(xiàn)，因此，教育檔案工作對(duì)學(xué)生的成長(zhǎng)十分關(guān)鍵，在國(guó)家教育工作發(fā)展過(guò)程具有顯著意義。

1 教育檔案管理中常見(jiàn)的不足

1.1 管理系統(tǒng)不健全

計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，各式各樣的系統(tǒng)紛紛涌現(xiàn)，如有需要，與之有關(guān)的信息平臺(tái)就能夠迅速被提出并得到適應(yīng)，但在使用相關(guān)系統(tǒng)時(shí)，也出現(xiàn)了更好更完善的系統(tǒng)，這對(duì)教育檔案工作而言，相關(guān)系統(tǒng)得到更新，亦或者在接受再教育時(shí)，因?yàn)樗扇〉慕逃龣n案管理平臺(tái)不同，可能導(dǎo)致原始檔案丟失，或是因?yàn)樵紮n案記錄不完整而引起諸多麻煩。

1.2 檔案收集與錄入者的專業(yè)素養(yǎng)層次不齊

檔案收集是一項(xiàng)技術(shù)性、系統(tǒng)性很強(qiáng)的任務(wù)，因?yàn)闄n案收集者的專業(yè)素質(zhì)差異，錄入結(jié)果也會(huì)存在明顯區(qū)別。例如，在部分學(xué)校的教育檔案工作中，學(xué)校無(wú)專業(yè)的檔案收集與錄入部門，學(xué)生登錄相關(guān)檔案收集平臺(tái)自己記錄個(gè)人基本情況與教育信息時(shí)，因?yàn)椴恢涝摲矫婕夹g(shù)，極易導(dǎo)致信息記錄錯(cuò)誤或是信息填寫不完整。而且，就算是專業(yè)的檔案錄入者也并未了解到專業(yè)精髓，掌握其中的精華，針對(duì)檔案收集與錄入，工作人員的認(rèn)識(shí)只是停留于單一的打字輸入方面，并未將計(jì)算機(jī)技術(shù)真正用于檔案管理中。由于教育檔案工作有一定的連續(xù)性，但因?yàn)榻逃畔⒌霓D(zhuǎn)接與檔案收集者的調(diào)換，極易造成檔案丟失或是檔案錄入不完整。

1.3 管理模式較為陳舊

目前，許多學(xué)校還未認(rèn)識(shí)到信息化管理教育信息的重要意義，所采取的信息管理模式比較陳舊，有的學(xué)校甚至是將檔案鎖在柜子里，沒(méi)有合理分類與整理各種檔案信息，也未采取必要的保密措施，造成教育檔案常常出現(xiàn)丟失情況。隨著高新科技的發(fā)展，各種電子信息設(shè)備被用于社會(huì)各界中，若不將教育信息管理與電子信息系統(tǒng)相融合，充分借助信息化具有的優(yōu)勢(shì)，則會(huì)阻礙教育檔案管理的正常開(kāi)展，制約學(xué)校的更好發(fā)展。

1.4 對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)不夠重視

信息化系統(tǒng)為各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展帶來(lái)了方便，其在教育檔案管理過(guò)程起到了無(wú)法取代的作用。因?yàn)闄n案信息管理系統(tǒng)建設(shè)在教育事業(yè)中的使用時(shí)間很短，所以很多工作者對(duì)該項(xiàng)工作的重要意義認(rèn)識(shí)不全。再加之教育檔案工作在學(xué)校各種管理業(yè)務(wù)中占有的比例很小，學(xué)校管理者沒(méi)有從根本上注重該項(xiàng)工作，從而造成教育資金配置不全面、信息系統(tǒng)建設(shè)不健全等諸多問(wèn)題的產(chǎn)生，對(duì)教育檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的順利開(kāi)展產(chǎn)生較大阻礙。

1.5 管理過(guò)程的安全系數(shù)較低

檔案管理的信息化環(huán)節(jié)通常會(huì)借助網(wǎng)絡(luò)和學(xué)校和教育部門進(jìn)行溝通或是信息傳遞，傳遞的信息可能涉及大量機(jī)密內(nèi)容，這些機(jī)密內(nèi)容要獲得全面保護(hù)。但許多學(xué)?；蚴墙逃块T在檔案管理的信息化階段未注意該方面問(wèn)題，造成信息在傳遞時(shí)無(wú)法保證安全性。如果信息在傳遞時(shí)被盜取，就會(huì)極大影響到國(guó)家以及教育機(jī)構(gòu)的又好又快發(fā)展。

2 加強(qiáng)教育檔案管理的策略

2.1 優(yōu)化教育檔案管理體制

對(duì)于教育檔案管理來(lái)說(shuō)，若要提高管理效率，就必須優(yōu)化檔案管理體制。第一，全面修正檔案查閱機(jī)制。學(xué)校內(nèi)學(xué)生檔案有較高的保密性，一般學(xué)生的基本信息不能夠隨便借閱，若要查閱某個(gè)學(xué)生的檔案，一定要有領(lǐng)導(dǎo)者的批準(zhǔn)信，通過(guò)相關(guān)人員的核實(shí)，才可以翻看。在查閱時(shí)，必須嚴(yán)格規(guī)定不得在檔案上出現(xiàn)印記，也不能外帶和復(fù)制檔案內(nèi)容，更不得向別人任意泄露其中的內(nèi)容。第二，學(xué)生畢業(yè)后的檔案轉(zhuǎn)移也非常關(guān)鍵，管理一定要清楚轉(zhuǎn)移事項(xiàng)。由于學(xué)生群體的身份非常特殊，畢業(yè)時(shí)學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)移也較為分散，并且，在轉(zhuǎn)移時(shí)會(huì)出現(xiàn)許多突發(fā)情況，稍不留意就會(huì)引起丟失錯(cuò)亂問(wèn)題，因此，學(xué)校要對(duì)學(xué)生的檔案信息做好備份，防止產(chǎn)生上述事件。第三，教育檔案?jìng)鬟f機(jī)制。當(dāng)前，許多學(xué)校安排專業(yè)人士負(fù)責(zé)檔案?jìng)鬟f工作，在檔案?jìng)鬟f以前要采取密封措施，同學(xué)在畢業(yè)后領(lǐng)畢業(yè)證書時(shí)就能夠拿走自身的檔案，直接交給所處單位的檔案保管部門。

2.2 組建專業(yè)的管理人才隊(duì)伍

若想做好教育檔案工作，就一定要具備一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。并且所有管理者都清楚自己的責(zé)任與義務(wù)，盡量在完成本職工作的基礎(chǔ)上，幫助他人做好管理工作，進(jìn)而保證教育檔案管理任務(wù)的高效性。唯有如此，方可實(shí)現(xiàn)教育檔案管理的可持續(xù)發(fā)展[1]。另外，學(xué)校能夠定期組織教育培訓(xùn)活動(dòng)，使檔案管理者能夠與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)一步提升自己的專業(yè)水平，進(jìn)而推動(dòng)國(guó)家整個(gè)教育檔案管理工作的進(jìn)步。而且，對(duì)相關(guān)工作人員組織專業(yè)化、規(guī)范化的培訓(xùn)，也應(yīng)當(dāng)重視對(duì)他們只是結(jié)構(gòu)的全面更新，讓工作人員的理論知識(shí)和時(shí)代的發(fā)展相符合，保證管理規(guī)范化、科學(xué)化，令檔案管理更為合理。

2.3 改進(jìn)管理模式

不斷創(chuàng)新與改進(jìn)管理模式，實(shí)現(xiàn)教育信息管理形式的信息化與現(xiàn)代化。伴隨科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種信息設(shè)施逐漸深入人們的生活及工作中，傳統(tǒng)的檔案管理形式已很難跟上時(shí)代的需要，很難迎合人們對(duì)高效率的要求，因此，教育檔案管理者在實(shí)際工作中，要努力學(xué)習(xí)新知識(shí)，將檔案管理工作和現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相融合，提升教育檔案工作效率[2]。唯有如此，方可促進(jìn)教育檔案管理工作信息化建設(shè)，提升管理的效率，實(shí)現(xiàn)學(xué)生穩(wěn)定發(fā)展，使國(guó)內(nèi)教育工作邁向長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展之路。

2.4 增強(qiáng)對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)工作的認(rèn)識(shí)

對(duì)檔案管理的重要意義有個(gè)準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)，這是確保教育檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)工作順利進(jìn)行的前提條件。第一，教育管理中心要強(qiáng)化對(duì)學(xué)校各項(xiàng)檔案管理資料的集中管理，讓管理者提升對(duì)該項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)，給教育檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的進(jìn)行打好基礎(chǔ)；第二，科學(xué)配置教育經(jīng)費(fèi)，采購(gòu)先進(jìn)的機(jī)器設(shè)施，為檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)做好準(zhǔn)備工作；第三，優(yōu)化教育檔案管理機(jī)制，綜合管理各所學(xué)校的教育檔案。

2.5 提高管理內(nèi)容的安全指標(biāo)

一方面，在教育資料管理信息系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)，相關(guān)工作者要了解到管理內(nèi)容的安全性，在傳遞信息時(shí)進(jìn)一步提高信息的安全性與保密性[3]。另一方面，實(shí)時(shí)監(jiān)督與管理網(wǎng)絡(luò)安全程度，確保教育檔案工作信息化發(fā)展的安全性。另外，教育部門在傳送保密信息時(shí)應(yīng)當(dāng)謹(jǐn)慎，保障教育部門中局域網(wǎng)和外部網(wǎng)絡(luò)分離，避免信息泄露問(wèn)題的出現(xiàn)。

3 結(jié)束語(yǔ)

總之，隨著信息化技術(shù)的不斷進(jìn)步，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的逐漸完善，教育檔案信息的保管也開(kāi)始趨向信息化，而教育檔案工作直接關(guān)系著國(guó)家教育事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，因此，需要教育部門重視對(duì)教育檔案工作的監(jiān)督，提高教育檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)，妥善處理傳統(tǒng)紙質(zhì)型教育檔案與電子檔案之間的聯(lián)系，做好由傳統(tǒng)紙質(zhì)型教育檔案保管至電子檔案的改變，實(shí)現(xiàn)檔案資料的信息化保管，對(duì)國(guó)家教育工作的發(fā)展起到了推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)

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[3]劉群.教育檔案管理存在的問(wèn)題及解決措施[J].西部素質(zhì)教育，2016，2（13）：28.