淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

孟于清

摘 要：隨著檔案規(guī)模化的擴(kuò)大，對(duì)檔案的管理工作顯得尤為重要，本文主要同過(guò)對(duì)信息時(shí)代下的檔案管理工作的規(guī)范性進(jìn)行探討，檔案管理的核心目的是對(duì)檔案管理根據(jù)一定的規(guī)定進(jìn)行管理，在此基礎(chǔ)上，突出此項(xiàng)工作的核心，盡力保證檔案管理是處于一定的規(guī)范下進(jìn)行的，使資源的管理和利用顯得更加有據(jù)可循。本文主要就當(dāng)前檔案管理的工作的重要性進(jìn)行了大概的說(shuō)明，只有通過(guò)對(duì)管理方法的改變才能使得檔案管理真正成為單位前進(jìn)的參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；信息時(shí)代；工作內(nèi)容

對(duì)檔案進(jìn)行創(chuàng)新的管理是檔案管理的核心內(nèi)容，也是衡量信息管理的優(yōu)劣標(biāo)準(zhǔn)，沒(méi)有規(guī)范性的管理對(duì)后繼的資料查詢難度大大增加，檔案管理人員都是朝著管理更加模塊化和創(chuàng)新的方向發(fā)展。然而由于一些單位對(duì)檔案管理工作的重視性不夠高，沒(méi)有充分意識(shí)到檔案對(duì)一家單位的重要性，使得單位員工對(duì)檔案管理的工作沒(méi)有投入過(guò)多的時(shí)間，使得前期建立的檔案并不能對(duì)后來(lái)的數(shù)據(jù)查詢管理提供太大的幫助，檔案是代表了一個(gè)單位發(fā)展歷程的見(jiàn)證者，對(duì)以后的發(fā)展也起著重要的參考作用。沒(méi)有對(duì)檔案進(jìn)行管理的企業(yè)也將造成嚴(yán)重的資源浪費(fèi)，使得后期的發(fā)展沒(méi)有前期的資料做技術(shù)參考。

1 目前檔案管理工作的現(xiàn)狀和其中存在的問(wèn)題

1.1 缺少一套完善的系統(tǒng)化的管理模式

由于檔案管理的工作量過(guò)大，且其中蘊(yùn)藏的結(jié)構(gòu)相對(duì)繁瑣，因此如果單純依靠人工進(jìn)行分類整理管理工作的話，勢(shì)必會(huì)造成一定的工作誤差的產(chǎn)生?，F(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息化水平高度發(fā)展的社會(huì)，大量的人工進(jìn)行的工作將會(huì)逐漸被淘汰，因此企業(yè)在進(jìn)行檔案管理的工作時(shí)，需要將信息化管理加入到管理的工作中，但是由于目前的信息化的管理水平相對(duì)較差，使得利用信息化的管理手段也同時(shí)存在以下的問(wèn)題：由于對(duì)檔案管理進(jìn)行研發(fā)的投入不夠大，使得和管理工作相匹配的硬件設(shè)施跟不上，對(duì)目前先進(jìn)的管理模式不能很好的適配，因此為了使得硬件設(shè)備能夠跟上管理的發(fā)展節(jié)奏。

其次，由于軟件單位對(duì)信息管理模式的軟件研發(fā)的投入不夠大，使得目前市面上流通的軟件都已經(jīng)被時(shí)代淘汰，之前的設(shè)計(jì)軟件是根據(jù)以往的管理模式編程的，在當(dāng)時(shí)可能很先進(jìn)的技術(shù)在目前看來(lái)還是存在很多的缺陷，使得對(duì)目前的管理方法不能共同工作，對(duì)目前的信息管理工作的發(fā)展造成了一定的阻礙，落后的軟件也對(duì)信息的查詢有很大的困難，使得信息的管理對(duì)今后的適用沒(méi)有幫助。

1.2 目前的信息管理缺乏一定的時(shí)效性

只有信息管理工作的時(shí)效性得以解決，才會(huì)真正推動(dòng)信息化的管理進(jìn)入發(fā)展的正常水平。然而由于目前對(duì)信息化的管理工作沒(méi)有足夠的規(guī)范，使得信息管理的內(nèi)容與實(shí)際問(wèn)題的解決所需要的信息之間可能有一定的誤差，根據(jù)筆者的經(jīng)驗(yàn)，出現(xiàn)誤差的原因主要分為以下幾個(gè)方面：首先，由于單位整體對(duì)信息化的管理模式的接受程度不是很高，使得負(fù)責(zé)信息管理的工作人員沒(méi)有對(duì)自己的工作有充分的認(rèn)識(shí)。員工工作態(tài)度的消極使得信息管理的進(jìn)行受到一定的阻礙，由此對(duì)信息化管理的現(xiàn)代化的進(jìn)程造成了一定的影響。

另外由于目前負(fù)責(zé)管理的工作人員的管理職責(zé)并沒(méi)不明確，有些工作人員甚至是其他的崗位的員工臨時(shí)受到委派來(lái)進(jìn)行信息管理的工作，因此，使得信息管理的工作的專業(yè)性不足，客觀上造成部分工作的檔案信息管理沒(méi)有在最短的時(shí)間內(nèi)做好歸檔工作。

1.3 負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員技能水平跟不上時(shí)代的發(fā)展

雖然企業(yè)對(duì)所有的信息化的檔案管理工作提出了管理理念，但是由于真正負(fù)責(zé)的員工的工作能力不能夠完全勝任這份工作，對(duì)信息化的管理模式不能有更加清楚的認(rèn)識(shí)，使得單位的信息化的管理造成了一定的阻礙。目前在大多數(shù)的企業(yè)中負(fù)責(zé)信息管理的員工不能充分的認(rèn)識(shí)到信息化管理模式對(duì)單位發(fā)展的巨大好處，使得對(duì)檔案進(jìn)行的創(chuàng)新的管理遇到了很大的阻礙，并且在現(xiàn)代技術(shù)的角度看，雖然目前總體的技術(shù)的發(fā)展速度較快，發(fā)展的水平也較高，但是由于一直對(duì)信息管理的投入一直都較低，因此，目前的先進(jìn)科技能被轉(zhuǎn)化為信息管理的方法的東西目前還比較少，并且企業(yè)沒(méi)有投入經(jīng)費(fèi)使得管理人員對(duì)這類的管理方法進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)，使得管理人員對(duì)專業(yè)性的管理方法不能掌握。因此這就需要企業(yè)對(duì)信息的管理投入一定的經(jīng)費(fèi)，派遣管理的員工對(duì)這類專業(yè)技能的培訓(xùn)進(jìn)行參與，使得整個(gè)單位的整體員工管理水平得到較大的提高。

2 適應(yīng)新時(shí)代的管理創(chuàng)新的措施

對(duì)于不同的單位來(lái)說(shuō)管理方法并不是一樣的，由于管理方法與各個(gè)單位的具體情況與后者直接的關(guān)系，因此在制定管理方法的時(shí)候需要根據(jù)單位的具體情況進(jìn)行具有單位特征的設(shè)計(jì)，使得新的管理方法能夠完全適應(yīng)單位的需求。在對(duì)檔案管理的方法的使用過(guò)程中，需要注意對(duì)方法的及時(shí)更新，使單位的發(fā)展?fàn)顩r進(jìn)行實(shí)時(shí)的調(diào)整，并且需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行一系列的約束，使得他們能夠兢兢業(yè)業(yè)的完成管理工作。其次，單位的管理決策者需要及時(shí)了解管理工作的更新動(dòng)態(tài)情況，使得檔案管理人員及時(shí)對(duì)檔案管理的方法進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，并且根據(jù)當(dāng)前工資運(yùn)營(yíng)情況的發(fā)展?fàn)顩r，及時(shí)對(duì)管理方法進(jìn)行更新。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作應(yīng)牢牢抓住信息化這一時(shí)代發(fā)展機(jī)遇，不斷增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新含量，將檔案管理工作與信息化相結(jié)合并不斷加以創(chuàng)新，成為每個(gè)檔案管理工作人員不懈追求的奮斗目標(biāo)，也為檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展指明了方向，在創(chuàng)新過(guò)程中要從理念、模式和平臺(tái)建設(shè)三方面入手，不斷提升檔案管理工作的水平，加快現(xiàn)代化檔案管理體系的構(gòu)建進(jìn)程。

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