新時代下的檔案管理工作實踐

錢雁

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的全面發(fā)展，新時期機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位對檔案管理工作提出了更高要求，傳統(tǒng)意義上的檔案管理，已經(jīng)不能滿足新時期各單位的要求。本文立足于檔案管理工作的原則及意義，對目前機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，提出了新時期檔案管理的創(chuàng)新思路，對完善檔案管理、提高工作水平有一定參考意義。

關(guān)鍵詞：檔案；管理工作；實踐；職業(yè)健康

1 引言

檔案管理是整個國家文獻(xiàn)信息管理的重要組成部分，在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對個體單位的工作和生產(chǎn)有重要意義，對整個社會也有深遠(yuǎn)意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。加強(qiáng)各單位檔案管理是適應(yīng)新時期發(fā)展的重要思路，也是當(dāng)今社會與時俱進(jìn)的重要表現(xiàn)。要在工作實踐中實際體現(xiàn)各單位檔案管理的作用和價值，有必要理解檔案管理工作的原則及意義，以及檔案管理工作的現(xiàn)狀、存在的問題。

2 檔案管理工作的原則和意義

2.1 基于實踐原則

我國的檔案管理工作經(jīng)歷了多半個世紀(jì)的發(fā)展，目前已經(jīng)形成了一整套完整的工作經(jīng)驗、理論和方法，成為有較強(qiáng)的指導(dǎo)意義的創(chuàng)新的基礎(chǔ)。各單位的檔案管理創(chuàng)新要遵從原有的工作基礎(chǔ)，結(jié)合本單位現(xiàn)在的實際情況進(jìn)行創(chuàng)新。另外學(xué)習(xí)是創(chuàng)新的基礎(chǔ)，借鑒是創(chuàng)新的新階梯，各單位的檔案管理人員要在工作中學(xué)習(xí)借鑒、為提高檔案管理工作服務(wù)水平打下良好的基礎(chǔ)。

檔案管理工作是一項長期的、要求從業(yè)人員具有強(qiáng)烈責(zé)任心的工作，檔案管理不應(yīng)該局限于理論上的創(chuàng)新指導(dǎo)，更應(yīng)按照檔案管理的客觀規(guī)律要求，在進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索、利用和編研的過程中，摸索新的方法，在實際工作中，進(jìn)行管理模式、管理方法和管理載體上的創(chuàng)新實踐。

2.2 檔案管理工作的意義

檔案是一個單位最為寶貴的財富，真實記錄了一個單位的發(fā)展史，記載了單位的輝煌歷程，用一種獨有的方式為后人了解本單位歷史提供最可靠的原始材料。

檔案利用是檔案管理最為基本的工作，檔案利用對于整個社會的發(fā)展是不可或缺的，是社會的信啟。強(qiáng)化檔案開發(fā)利用和共享資源的關(guān)鍵是對檔案的基礎(chǔ)管理的強(qiáng)化。

3 檔案管理存在的問題

3.1 領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重要性認(rèn)識不到位

現(xiàn)階段很多單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不到位，簡單地認(rèn)為檔案管理就是將文件堆砌、存放，沒有按照檔案管理的客觀規(guī)律進(jìn)行管理，沒有對檔案管理過程中的各環(huán)節(jié)予以重視，在工作中甚至有的文件都不保留，造成檔案文件的缺失、遺漏和不完整。

3.2 工作不規(guī)范

很多單位檔案管理工作不夠規(guī)范，在材料收集過程中管理制度不能發(fā)揮其實際作用，沒有執(zhí)行嚴(yán)格的檔案材料收集考核制度，不交檔案、材料缺漏、不完整的情況常有發(fā)生，很多部門都是各司其職，缺乏溝通，導(dǎo)致檔案管理收集工作難以進(jìn)行，造成不必要的損失。

3.3 檔案工作者職業(yè)健康保護(hù)不重視

檔案從業(yè)者長期工作在充滿有害微生物、投放有防霉殺蟲劑等有毒害物質(zhì)的環(huán)境中，持續(xù)長時間使用電腦、復(fù)印機(jī)和掃描儀等設(shè)備，這些都對檔案工作者的健康構(gòu)成極大潛在危害。由于導(dǎo)致檔案從業(yè)者職業(yè)病發(fā)生的因素復(fù)雜多變，他們所面臨的職業(yè)病較其他行業(yè)來說也要復(fù)雜很多，即我們的檔案從業(yè)者通常都可能同時患有幾種職業(yè)病，這其中既包括法定的職業(yè)病，也包括一些新型職業(yè)病。

1）職業(yè)中毒。檔案工作者在文檔整理、使用過程中，需要使用種類繁多而功能復(fù)雜的各類填料和輔助劑，這些物質(zhì)中就含有很多對人體健康造成潛在危害的成分。工作人員在工作中，長期接觸并或吸入這些物質(zhì)，導(dǎo)致慢性中毒。為防止有害生物對檔案的危害，使用防霉藥劑、殺蟲藥劑，也成為檔案從業(yè)者健康的一大潛在殺手。目前我們所使用的括敵敵畏、溴甲烷、環(huán)氧乙烷、氟化鈉、砷硫鉛、磷化鋁、亞砷酸等防霉殺藥劑、殺蟲藥劑，工作人員容易受到這些有害物質(zhì)的侵害，提高了職業(yè)中毒發(fā)生的機(jī)率。

2）職業(yè)性皮膚病。在檔案管理工作中，會接觸到還附著在文檔上的被有害生物、檔案害蟲和病菌侵蝕的、或寄生的大量的有害生物。這些物質(zhì)可能會對人體產(chǎn)生不利影響，甚至出現(xiàn)鼻炎、眼干眼痛及皮膚瘙癢、疼痛或色素病變等反應(yīng)，有的可能暫時無明顯癥狀，但已經(jīng)成對內(nèi)臟器官的造成了不利影響。

3）腰頸椎疾病。檔案工作者在空調(diào)環(huán)境中長期伏案工作，保持一種工作姿勢時間過長，導(dǎo)致頸腰椎疾病也成為了檔案工作者身體健康的一大危害。

4）電腦綜合癥。電腦綜合癥是檔案從業(yè)人員最近才面臨的不容忽視的職業(yè)病威脅。由于檔案管理自動化和電子化要求，從業(yè)人員長期操作電腦，以某一種固定姿勢工作，引發(fā)的頸部、肩部、腰部、手部肌群的疲勞及因此導(dǎo)致鼠標(biāo)手、頸肩腰椎疾病，也包括了角膜炎、結(jié)膜炎等一系列眼部疾病。長期使用電腦還可能誘發(fā)癲癇，即“光敏感性癲癇”。

4 加強(qiáng)檔案管理的措施

4.1 加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提高領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)識程度

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高對檔案工作重要性的認(rèn)識，適應(yīng)新時期檔案管理的要求，加強(qiáng)引進(jìn)檔案管理懂技術(shù)（信息化型人才）懂專業(yè)（檔案管理專業(yè)人才）的檔案管理人員，在相互融合下提高自身素質(zhì)。

4.2 加強(qiáng)檔案管理的數(shù)字化力度

進(jìn)行檔案管理的信息化培訓(xùn)，構(gòu)建信息化的知識平臺，在傳統(tǒng)工作的基礎(chǔ)上創(chuàng)新完善，將科學(xué)化與數(shù)字化引用到檔案管理中來，實現(xiàn)檔案智能化管理，提高檔案管理的有效性。

4.3 加強(qiáng)職業(yè)病的防治措施

1）改善檔案從業(yè)人員的工作環(huán)境。檔案從業(yè)人員長期工作在封閉環(huán)境中，盡管使用空調(diào)設(shè)備，但為保證濕度和溫度，一般不設(shè)窗戶更換室內(nèi)空氣，室內(nèi)常年不見陽光，導(dǎo)致致病菌和霉菌存在，從而對從業(yè)者健康造成潛在危害。為保證空氣質(zhì)量，為從業(yè)者提供良好的空氣環(huán)境，建議配備檔案庫房殺菌消毒空氣凈化等專業(yè)設(shè)備，確保檔案從業(yè)者健康。

2）做好勞動保護(hù)。在勞動過程中，從業(yè)者要嚴(yán)格按照勞保要求，穿著正式工作服，佩戴口罩、手套等必要的勞保用品，并及時替換。工作中要嚴(yán)格規(guī)范操作，飲水要防止杯具和飲用水被污染，在接觸檔案前，確保雙手已經(jīng)清潔，避免有害細(xì)菌等對人體產(chǎn)生潛在的危害，從而避免職業(yè)性皮膚病的發(fā)生。

3）養(yǎng)成良好的工作作息和生活習(xí)慣。檔案從業(yè)者在工作中，持續(xù)工作超過一個小時，要以工間操或強(qiáng)制離開電腦短暫休息等形式，讓身體放松，減少電腦綜合癥和腰椎病頸椎病等職業(yè)病的發(fā)病概率。要養(yǎng)成良好的生活習(xí)慣，充分休息，防止過度疲勞，適當(dāng)參加體育運動，確保身心健康，增強(qiáng)自身抵抗力。

5 結(jié)束語

綜上所述，新時期事業(yè)單位的檔案管理工作重點應(yīng)在創(chuàng)新發(fā)展，并保證從業(yè)者職業(yè)健康，只有從檔案管理人才、管理模式、服務(wù)手段以及設(shè)備等方面進(jìn)行創(chuàng)新完善，改善從業(yè)者工作環(huán)境，加強(qiáng)從業(yè)者自身身體素質(zhì)等方能改善目前各單位檔案管理中存在的諸多問題，才能促進(jìn)各單位檔案管理更好發(fā)展。

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