檔案數(shù)字化管理的一點(diǎn)思考

張?jiān)吕?/p>

摘 要：當(dāng)下，檔案信息資源的開發(fā)利用越來越重要，檔案管理數(shù)字化是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢，較之傳統(tǒng)的實(shí)體檔案管理，有著無可比擬的先進(jìn)性和時(shí)效性。但由于人才、技術(shù)、安全及制度等方面的局限，大部分地區(qū)的檔案數(shù)字化管理還處在起步階段，發(fā)展之路任重道遠(yuǎn)。如何發(fā)現(xiàn)問題并解決好檔案數(shù)字化，使檔案管理人員充分的掌握信息化技術(shù)，在檔案工作中進(jìn)行有效應(yīng)用，從而進(jìn)一步推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，是當(dāng)前檔案工作的重點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化；現(xiàn)狀及問題；思考對策

1 檔案數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀

檔案數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然要求，也是檔案管理工作的主要趨勢。檔案數(shù)字化是利用智能信息處理技術(shù)，將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，再運(yùn)用各種存儲管理技術(shù)將他們存貯于各種介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速檢索出所需要的檔案資料。數(shù)字化的檔案具有資源數(shù)字化、管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化、用戶使用方便化等優(yōu)點(diǎn)。

隨著信息技術(shù)在檔案管理中的快速發(fā)展，我國的檔案管理已從傳統(tǒng)的實(shí)體管理向檔案信息化管理發(fā)展，電子文件的大量產(chǎn)生以及檔案館中紙質(zhì)檔案的數(shù)字化速度的加快，為檔案資源的開發(fā)利用打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，人們將更多地從網(wǎng)絡(luò)中獲取檔案信息，從而使檔案信息利用不再受時(shí)間和空間的限制。

檔案數(shù)字化滿足了社會的發(fā)展需要。檔案數(shù)字化具有明顯的優(yōu)勢，容量較大，易于保存，能夠節(jié)約大量的檔案儲存空間和成本，人們能夠快速、便捷的獲取到更為準(zhǔn)確性的檔案信息，通過加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢，而且檔案信息保存更具便利性，有效的提高了檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享，更好的發(fā)揮出了檔案的重要價(jià)值。

檔案數(shù)字化有利于檔案資源的開發(fā)。檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案信息資源開發(fā)利用的重要基礎(chǔ)和保障，通過推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，能夠使檔案資源更好的為社會服務(wù)。而且檔案數(shù)字化工作有效的提高了檔案信息的準(zhǔn)確性，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的真正共享，有效的推動了檔案資源的開發(fā)利用進(jìn)程，從而更好的發(fā)揮檔案信息在社會發(fā)展過程中的重要作用。

2 檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，使得檔案數(shù)字化建設(shè)成為檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案具有的存儲方便、檢索便捷，傳輸快速，信息共享等諸多優(yōu)點(diǎn)，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案望塵莫及的。但是由于數(shù)字檔案本身的特性，也存在一些問題，既有天生的缺陷和不足，也有管理制度，法律法規(guī)、安全建設(shè)，人員素質(zhì)，技術(shù)設(shè)備等諸多方面的原因，使檔案在數(shù)字化方面的發(fā)展遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于社會信息化的發(fā)展，落后于社會利用的需求，在實(shí)際檔案工作中并沒有充分發(fā)揮它應(yīng)有的作用和價(jià)值。

1）檔案數(shù)字化管理人才問題，缺乏綜合素質(zhì)強(qiáng)的管理人才，尤其在基層檔案管理部門中，極度缺乏具有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，既懂得檔案管理，又能系統(tǒng)掌握檔案管理及信息技術(shù)的復(fù)合型人才，這成為制約先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用的重要因素。

2）檔案數(shù)字化存在安全、技術(shù)等問題。檔案數(shù)字化的不穩(wěn)定性，表現(xiàn)在數(shù)字化文件所依賴的技術(shù)和設(shè)備更新?lián)Q代異常迅猛，加上數(shù)字化檔案的易更改、易復(fù)制等特點(diǎn)，給檔案數(shù)字化帶來安全隱患。信息技術(shù)的高速發(fā)展，使得檔案數(shù)字化技術(shù)異常密集，諸多技術(shù)問題成為數(shù)字化建設(shè)的難點(diǎn)。例如：技術(shù)過時(shí)問題，載體質(zhì)量問題，運(yùn)行條件問題，建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化問題，有些單位雖然實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化檔案管理，但是所采取的外接技術(shù)和管理模式，還存在很大的弊端。

3）檔案數(shù)字建設(shè)中的業(yè)務(wù)問題。紙質(zhì)檔案在進(jìn)行數(shù)字化之前要進(jìn)行鑒定工作，以確定數(shù)字化的范圍、操作順序等等。在界定數(shù)字化掃描范圍時(shí)，可能會人為造成檔案數(shù)據(jù)的不完整，不符合文書立卷標(biāo)準(zhǔn)的情況。檔案數(shù)字化過程中的拆卷（件）與裝訂問題，也成為爭議的熱點(diǎn)。檔案數(shù)字化還存在憑證價(jià)值問題，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力，其原始性、可靠性難以確認(rèn)。

4）管理制度問題，檔案數(shù)字化建設(shè)及數(shù)字檔案館建設(shè)都還沒有一套非常規(guī)范的、行之有效的程序化管理方案，缺乏嚴(yán)格而具有科學(xué)性的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度。收集、管理信息的技術(shù)方法落后，不能進(jìn)行嚴(yán)格分類，直接影響了對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理的進(jìn)程。另外還存在理念陳舊，領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案意識淡薄，投入經(jīng)費(fèi)不足等諸多問題，使得數(shù)字化檔案的有效利用率低，嚴(yán)重制約了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

5）檔案數(shù)字化建設(shè)中法規(guī)方面的問題。檔案數(shù)字化建設(shè)中會涉及到許多法律問題，如：著作權(quán)、知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的保護(hù)問題，身份認(rèn)證問題等。因此，完善檔案法規(guī)還有相當(dāng)?shù)碾y度。如果電子檔案的法律憑證問題得不到解決，數(shù)字化檔案也就削弱了他的利用價(jià)值。

3 檔案數(shù)字化管理應(yīng)對策略

1）加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，要培養(yǎng)一支既精通檔案管理，又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍，并且及時(shí)的對他們進(jìn)行計(jì)算機(jī)技能、軟件開發(fā)和利用等相關(guān)的培訓(xùn)，為實(shí)現(xiàn)真正的檔案數(shù)字化管理貢獻(xiàn)自己的一份力。

2）加強(qiáng)安全管理，加快標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。安全方面，首先，可實(shí)行檔案保管的“雙套制”，即同一內(nèi)容但不同載體的兩種檔案的雙套保存（即同一內(nèi)容的紙質(zhì)載體檔案和電子載體檔案雙套保存）。其次，可以采用“異地備份”的存儲方式。，如：成都檔案館與沈陽檔案館已實(shí)施重要檔案異地備份，實(shí)施重要檔案異地備份。另外，要結(jié)合實(shí)際，迅速建立起一個適合我國檔案數(shù)字化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化體系，加大投資，根據(jù)實(shí)際發(fā)展需求，及時(shí)配置相應(yīng)的信息錄入設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)化程度高的檔案管理軟件，以保障數(shù)字化建設(shè)工作開展擁有完備的軟、硬件支撐。使硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)都能跟上信息化發(fā)展的需求。

3）建立管理體系，完善管理制度，有關(guān)單位應(yīng)加大對數(shù)字化檔案管理的了解，在原有檔案管理的基礎(chǔ)上進(jìn)行新制度的建立，通過建立管理體系，完善管理制度的方式，促進(jìn)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)一步完善。同時(shí)，以檔案利用實(shí)際和單位業(yè)務(wù)主導(dǎo)為依據(jù)設(shè)計(jì)人性化、科學(xué)化的檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，充分發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的智能、高速等特點(diǎn)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化和文檔一體化目標(biāo)，從被動接收檔案逐步過渡為主動開發(fā)檔案價(jià)值。

4）完善法律法規(guī)，力求兼顧到方方面面，盡快解決數(shù)字檔案的法律效用問題。

綜上所述，檔案數(shù)字化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，有著傳統(tǒng)檔案無可比擬的先進(jìn)性和時(shí)效性，更加廣泛高效地服務(wù)于社會的各個階層。但是，我們也要清醒地認(rèn)識到檔案數(shù)字化管理的發(fā)展過程中還存在很多的缺陷和問題，需要我們深入思考、不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，為推動檔案管理事業(yè)的與時(shí)俱進(jìn)貢獻(xiàn)應(yīng)有的智慧和力量。

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