新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范分析

張陽

摘 要：隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，市場(chǎng)環(huán)境中企業(yè)之間競爭也越發(fā)激烈，很多企事業(yè)單位都開始意識(shí)到檔案應(yīng)用的重要性，本文將從其管理工作重要性出發(fā)，分析提高管理人員重視、完善制度建設(shè)、提高人員隊(duì)伍水平、加大信息化建設(shè)等規(guī)范策略，為實(shí)現(xiàn)工作標(biāo)準(zhǔn)化，推進(jìn)企業(yè)發(fā)展做出理論支持。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；企業(yè)檔案；管理工作；規(guī)范化

新時(shí)期背景下，企業(yè)中的檔案管理工作重要性正不斷被凸顯出來，但是目前仍有許多企業(yè)在日常運(yùn)行、生產(chǎn)過程中沒有合理安排相關(guān)工作內(nèi)容，無論是人員調(diào)度還是資源配置都有一定缺陷。如果放任問題持續(xù)下去，那么檔案功能性就會(huì)被不斷削弱，整個(gè)內(nèi)部管理也會(huì)處于混亂狀態(tài)，不利于自身的長久發(fā)展。

1 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化重要性

一個(gè)企業(yè)在自身建立、發(fā)展、強(qiáng)大過程中會(huì)衍生出很多重要數(shù)據(jù)資料與文件，這是企業(yè)文明的根源，也是長盛不衰的保證，而這些文件在目前被統(tǒng)稱為“檔案”由此可見，實(shí)現(xiàn)良好、高效的檔案管理能夠?qū)ζ髽I(yè)自身發(fā)展起到推動(dòng)作用。由于日常運(yùn)行過程中會(huì)涉及到各部門活動(dòng)、對(duì)外商業(yè)活動(dòng)等內(nèi)容，所以檔案涉及信息也很復(fù)雜，在開展管理工作時(shí)也給人員帶來較為嚴(yán)峻的考驗(yàn)。例如：人員基本資料、崗位流動(dòng)清單、財(cái)務(wù)活動(dòng)支出產(chǎn)品資料研發(fā)等等，均屬于檔案內(nèi)容，由此可見實(shí)現(xiàn)對(duì)其高效管理十分必要，目前該項(xiàng)工作規(guī)范化建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。這關(guān)系到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員制定下一步戰(zhàn)略計(jì)劃的精準(zhǔn)度以及財(cái)務(wù)成本控制的高效性等內(nèi)容。近幾年，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)發(fā)揮進(jìn)程正不斷加快，市場(chǎng)環(huán)境也在順應(yīng)發(fā)展，很多企業(yè)在提高產(chǎn)品研發(fā)效率的同時(shí)對(duì)檔案管理方面工作比較缺失，所以導(dǎo)致兩者之間出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，不利于整體發(fā)展，因此需要順應(yīng)做出改變[1]。

2 企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化策略

2.1 提高檔案管理重視

自從我國實(shí)行非公有制經(jīng)濟(jì)體系后，社會(huì)生產(chǎn)生活水平有了突飛猛進(jìn)的提高，打這種環(huán)境下企業(yè)發(fā)展方向與戰(zhàn)略計(jì)劃制定也有了更多改變。很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員思想仍停留在傳統(tǒng)管理模式當(dāng)中，對(duì)于時(shí)代的不斷改變無法順應(yīng)做出改變，這就導(dǎo)致對(duì)檔案管理工作認(rèn)知較為僵化，沒有意識(shí)到其帶給企業(yè)發(fā)展的積極意義，將眼光過多關(guān)注在生產(chǎn)、運(yùn)營這種直觀利益節(jié)點(diǎn)上。當(dāng)前這部分企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)于檔案管理工作的忽視可從三點(diǎn)體現(xiàn)出來：1）盲目追求經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)內(nèi)部管理缺少重視，忽視檔案所起到的關(guān)鍵作用。2）領(lǐng)導(dǎo)人員與執(zhí)行人員均缺少檔案管理意識(shí)，認(rèn)為此類工作“可有可無”。3）不能明確自身責(zé)任范圍，這一點(diǎn)常出現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)管理者身上，其大多數(shù)認(rèn)為企業(yè)生產(chǎn)就是為了盈利，所以其對(duì)于一切非直觀經(jīng)濟(jì)效益都漠不關(guān)心。但其實(shí)檔案管理不僅關(guān)系到經(jīng)濟(jì)收益，甚至還能影響到其穩(wěn)定、順利、健康的運(yùn)行狀態(tài)，因此想要徹底落實(shí)企業(yè)檔案管理工作規(guī)范化，首先要從領(lǐng)導(dǎo)角度看待問題，只有先提高領(lǐng)導(dǎo)對(duì)相關(guān)內(nèi)容的重視，才能保證從資源調(diào)度、人才培養(yǎng)、設(shè)備投入等方面得到保障。

2.2 完善檔案管理機(jī)制

俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，機(jī)制的缺失就代表管理工作落實(shí)、執(zhí)行過程中得不到基礎(chǔ)保障。目前我國部分企業(yè)內(nèi)管理機(jī)制較為松散，且制度與企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況有較大出入，有生搬硬套的嫌疑。除此之外還有以下幾點(diǎn)不完善有待解決：1）檔案管理庫缺失，沒有特定地點(diǎn)，很多檔案資料都得不到正確分類、規(guī)劃、整改，導(dǎo)致實(shí)際需要應(yīng)用的時(shí)候還需要浪費(fèi)時(shí)間去查找，利用效率較低，信息變化也不能得到全面觀察，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員以此為基礎(chǔ)來制定戰(zhàn)略計(jì)劃時(shí)得不到強(qiáng)而有力的數(shù)據(jù)支持。2）檔案資料更新速度較慢，很多內(nèi)容都停留在幾年前，不具備實(shí)效性，目前信息化時(shí)代已經(jīng)不斷來臨，如果不能對(duì)數(shù)據(jù)采取及時(shí)更新，則應(yīng)用時(shí)的準(zhǔn)確性與有效性都會(huì)大打折扣。因此就需要完善檔案管理機(jī)制的建立，具體執(zhí)行過程中要明確更新、監(jiān)督的作用，并為此成立專門的監(jiān)督部門，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并改變制度中不規(guī)范的時(shí)間，并在其中加入獎(jiǎng)懲制度的應(yīng)用，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的員工及時(shí)表揚(yáng)，對(duì)于一些出現(xiàn)紕漏，發(fā)生不良行為的員工要是及時(shí)的懲罰，并將考核結(jié)果與績效成績掛鉤，使其意識(shí)到自身需要承擔(dān)的責(zé)任[2]。

2.3 提高管理人員水平

人才無論在哪個(gè)行業(yè)中都可起到重要作用，同樣我國現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都沒有重視其對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，所以導(dǎo)致很多工作人員知識(shí)結(jié)構(gòu)較低，技能掌握效果不理想。目前我國已經(jīng)走進(jìn)了信息化時(shí)代，很多技術(shù)產(chǎn)品也應(yīng)運(yùn)而出，科學(xué)技術(shù)有便捷性、高效性、精準(zhǔn)性等特點(diǎn)，能夠有效減少工作人員工作前度。因此想要實(shí)現(xiàn)新形勢(shì)下企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化，急需要積極工作人員技能水平與責(zé)任意識(shí)。具體可以從培養(yǎng)專業(yè)的管理人才如果，例如：定期開展專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)課程，組織專業(yè)人員進(jìn)行專題交流講座。另外相關(guān)工作人員還可以結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展特點(diǎn)，以及企業(yè)檔案管理要求，從國內(nèi)外先進(jìn)企業(yè)中引進(jìn)新型管理軟件，把紙質(zhì)的檔案掃描成為電子檔案后進(jìn)行備份，并且還可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)獨(dú)有的精準(zhǔn)性、高效性來檢查、分析檔案中已經(jīng)存在的問題以及可能發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，從而方便技術(shù)人員準(zhǔn)確地掌握此類錯(cuò)誤并有針對(duì)性的進(jìn)行調(diào)整，從而提高檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理的規(guī)范性、科學(xué)性。

2.4 加大信息技術(shù)建設(shè)

新形勢(shì)下，計(jì)算機(jī)技術(shù)中的數(shù)據(jù)處理功能可以大幅度提高企業(yè)運(yùn)行穩(wěn)定性以及生產(chǎn)工作效率。結(jié)合目前市場(chǎng)情況來看，仍有一些企業(yè)在檔案管理時(shí)，沒有順應(yīng)時(shí)代發(fā)展形式，信息化建設(shè)力度不足，這也導(dǎo)致在處理復(fù)雜多樣的檔案資料時(shí)，很容易因?yàn)榧夹g(shù)應(yīng)用程度較低而造成的檔案信息出錯(cuò)或丟失，所以，企業(yè)想要改善這一問題就必須要加大自身信息化建設(shè)力度，例如：成立檔案電子閱覽室、建設(shè)企業(yè)內(nèi)部檔案信息共享平臺(tái)等等，技術(shù)人員可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的全方位管理。另外在檔案應(yīng)用上可以加入信息檢索插件，來實(shí)現(xiàn)高效的信息查找。

2.5 強(qiáng)化制度執(zhí)行效果

上文中提到了完善制度的重要性以及具體措施，但是目前企業(yè)相關(guān)工作落實(shí)的不規(guī)范也是制約其發(fā)展的重要原因之一。制度建立完成后仍有很多人員沒有意識(shí)到其重要性，只在面對(duì)檢查的時(shí)候做做“面子工程”，在平時(shí)企業(yè)運(yùn)行過程中發(fā)生的檔案，根本沒有指派專人進(jìn)行管理監(jiān)督，很多檔案甚至就成為“流水賬”。 同時(shí)在維護(hù)上也缺少專門的工作人員處理，其作用得不到發(fā)揮。針對(duì)這一類型問題就需要從根源上解決，企業(yè)部門可以成立監(jiān)督人員崗位，不定時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)度進(jìn)行記錄，從而實(shí)現(xiàn)執(zhí)行效果的優(yōu)化[3]。

3 結(jié)論

綜上所述，檔案管理在實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化改革的過程中可起到至關(guān)重要的作用，改革開放以來，我國經(jīng)濟(jì)制度不斷調(diào)整，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員也需要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展積極做出改變，加大對(duì)檔案管理工作的重視，正確認(rèn)識(shí)到相關(guān)工作內(nèi)容與重要性，并在其中貫徹企業(yè)文化的落實(shí)，最終讓企業(yè)走上一條正確、規(guī)范、可持續(xù)發(fā)展的國際化道路。

參考文獻(xiàn)

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[2]羅思云.淺議規(guī)范檔案管理對(duì)現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2016（10）：34-35.

[3]胡杰.“新常態(tài)”下企業(yè)檔案管理變革探究[D].湖北大學(xué)，2016.