住建局聲像檔案管理強(qiáng)化對(duì)策

蘇志霞

摘 要：近年來(lái)，城市化建設(shè)不斷推進(jìn)發(fā)展，建筑行業(yè)獲得迅猛發(fā)展，相應(yīng)的住建局單位內(nèi)工作事項(xiàng)隨之增多，相應(yīng)的檔案管理類別不斷增多，重點(diǎn)在聲像檔案管理方面的提出了新的要求。本文針對(duì)住建局聲像檔案管理工作進(jìn)行分析，探討其中存在的不足，在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的強(qiáng)化對(duì)策以供參考。

關(guān)鍵詞：住建局；聲像檔案；檔案管理；強(qiáng)化

聲像檔案在住建局單位內(nèi)全宗檔案的重要組成部分，隨著城市化建設(shè)的發(fā)展，住建局城建檔案管理工作開(kāi)始面臨越來(lái)越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，近幾年，聲像檔案在各類主題城市建設(shè)當(dāng)中變得越來(lái)越重要，所以要求住建局必須強(qiáng)化對(duì)聲像檔案的管理。以下為此展開(kāi)討論：

1 住建局聲像檔案管理現(xiàn)狀

針對(duì)城市建設(shè)、規(guī)劃等活動(dòng)進(jìn)行拍攝、管理是住建局聲像檔案管理工作的主要內(nèi)容。單位內(nèi)檔案館的聲像檔案工作始終圍繞這一方向來(lái)開(kāi)展工作。為符合市里出臺(tái)的城市總體規(guī)劃文件，單位緊急建設(shè)檔案館聲像工作，開(kāi)始為相應(yīng)的建設(shè)單位提供房建工程的聲像檔案拍攝服務(wù)，通過(guò)實(shí)踐操作的形式來(lái)制定出聲像檔案資料的歸檔管理標(biāo)準(zhǔn)，期望能夠以此為工程聲像檔案相關(guān)規(guī)范的制定提供重要參考依據(jù)。同時(shí)需要充分結(jié)合省市方面的要求來(lái)不斷的完善房建工程聲像檔案拍攝的管理制度，由此的健全房建工程聲像檔案拍攝服務(wù)流程。主要是因?yàn)槁曄駲n案工作開(kāi)展的目標(biāo)是為了能夠給城市建設(shè)提供良好的宣傳服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策的制定作出主動(dòng)、快捷的服務(wù)，為下屬的建設(shè)單位提供切實(shí)有效的指導(dǎo)與委托服務(wù)，最后面向社會(huì)提供便利的查詢與利用服務(wù)，因此服務(wù)和利用就是聲像檔案工作開(kāi)展的重要宗旨。

在城市建設(shè)、規(guī)劃和管理當(dāng)中，聲像工作始終圍繞中心開(kāi)展，并由此積極的參與到城市規(guī)劃和管理的全過(guò)程當(dāng)中，真正突顯出了聲像檔案本身“服務(wù)”特點(diǎn)。因此聲像檔案館藏資源就顯得極為重要，對(duì)其館藏資源的開(kāi)發(fā)與利用也直接成為聲像檔案的主要價(jià)值。為此單位建設(shè)的檔案館主要以館藏聲像檔案資源為基礎(chǔ)，面向社會(huì)廣泛征集城市住房建設(shè)方面的聲像資料內(nèi)，期望能夠以此來(lái)不斷豐富館藏資源。并做好積極編研工作，制作出能夠真正反映城市建設(shè)的高校宣傳聲像檔案，由此才能切實(shí)提升聲像檔案的實(shí)用與社會(huì)傳播價(jià)值。

2 住建局聲像檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 聲像檔案收集問(wèn)題

具體表現(xiàn)在以下方面：1）檔案整理格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一通常聲像檔案的收集和整理，很容易受到設(shè)備更新情況，及檔案資料拍攝人員個(gè)人水平的影響，導(dǎo)致在不同時(shí)期背景下，所產(chǎn)生的聲像檔案資源質(zhì)量存在明顯的差異。在聲像檔案的拍攝手法上就存在多樣化的特點(diǎn)，在聲像檔案存檔入庫(kù)方面，檔案的格式劃分也變得越來(lái)越繁多，目前檔案當(dāng)中單純的視頻格式就至少多達(dá)五種，以其中的MOV和AVI格式居多。而這兩種格式尤其以AVI格式所占的存儲(chǔ)空間更大，極不利于檔案的有效復(fù)制和存儲(chǔ)。在此背景下，就必須統(tǒng)一聲像檔案整理的格式標(biāo)準(zhǔn)。2）檔案輸出“空檔”嚴(yán)重，因?yàn)榕臄z人員不足及信息溝通不暢的因素所致，實(shí)際城市發(fā)展當(dāng)中與城建密切相連的重大事件很難及時(shí)收集并制作成聲像檔案進(jìn)行保存，因此很容易致使部分事件缺乏聲像檔案記錄，在有使用此類檔案的需要時(shí)，將由此產(chǎn)生嚴(yán)重的“空檔”情況。

2.2 聲像檔案編目錄入問(wèn)題

具體表現(xiàn)為以下方面：1）聲像檔案篩選后的命名混亂，聲像檔案的編目錄入工作本身是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，整個(gè)工作過(guò)程要求細(xì)致與小心，一旦在其中某個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生問(wèn)題，比如在進(jìn)行存檔命名時(shí)不準(zhǔn)確，則將直接給后期聲像檔案管理系統(tǒng)的操作帶來(lái)極大的不便。2）聲像檔案上傳歸類容易疏忽出錯(cuò)，針對(duì)已經(jīng)篩選鑒定及歸類備份完的聲像檔案，就需要做好收納歸集管理工作。而每個(gè)聲像檔案文件再上傳時(shí)都需要準(zhǔn)確登記、并標(biāo)記好描述信息、選擇明確分類的路徑、攝影的時(shí)間、攝影人員及歸檔的路徑等等，這整個(gè)過(guò)程非常復(fù)雜。

2.3 聲像檔案安全保管問(wèn)題

前面所述聲像檔案素材的收集是聲像檔案管理的重要基礎(chǔ)，如果整理利用是最終目的，則聲像檔案的安全包管理是一項(xiàng)關(guān)鍵舉措。一旦出現(xiàn)保存不當(dāng)或者失誤情況，則必然引發(fā)不可彌補(bǔ)的遺憾，因此就必須秉持負(fù)責(zé)任的心態(tài)來(lái)對(duì)待聲像檔案管理。當(dāng)前多數(shù)聲像檔案都是以電子文件的形式來(lái)加以存儲(chǔ)，特別是聲像檔案，一旦出現(xiàn)遺失情況，則將由此引發(fā)安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。不過(guò)，在某些情況下，即便是照片類檔案沖洗出來(lái)，也將隨著時(shí)間的推移而老化、泛黃等，而選擇掃描、翻拍等方式，則所得文件并不如原始文件。因此，最終仍是落實(shí)到聲像檔案的安全保管方面。

3 住建局聲像檔案管理強(qiáng)化對(duì)策

3.1 實(shí)施統(tǒng)一的格式標(biāo)準(zhǔn)

聲像檔案格式標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一是為了方便后續(xù)檔案的存儲(chǔ)與查閱拷貝等，在盡可能不損壞原視頻質(zhì)量的基礎(chǔ)上，比如將視頻的格式統(tǒng)一設(shè)定為MPG格式，而照片格式則統(tǒng)一設(shè)定為JPG格式，音頻則統(tǒng)一為MP3格式等，以此進(jìn)行整合管理方便后續(xù)查詢利用。同時(shí)還需在拍攝的設(shè)備上進(jìn)行更新，不管是采用哪種拍攝方式，都要求景觀拍攝清晰平穩(wěn)、動(dòng)態(tài)平滑，質(zhì)量符合聲像檔案管理的高清質(zhì)量要求。比如在拍攝某個(gè)房建工程時(shí)，要求內(nèi)容上要實(shí)現(xiàn)全景構(gòu)圖與局部特寫(xiě)兩者相結(jié)合，這樣才能在保障豐富畫(huà)面的同時(shí)，促使拍攝角度與標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一化。最后刪除一些不符合聲像檔案管理要求的片段及畫(huà)面后，進(jìn)行統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定存儲(chǔ)入檔。而針對(duì)“空檔”情況，則需要強(qiáng)化聲像檔案的各方面投入支持，比如在人力、設(shè)備方面的投資，同時(shí)還應(yīng)強(qiáng)化與建設(shè)主管單位間的信息溝通，以此保障重大建設(shè)情況的不漏拍，面向社會(huì)征集的聲像檔案，經(jīng)過(guò)鑒定后再收歸入檔。

3.2 做好聲像檔案的編目錄入工作

首先就需要統(tǒng)一聲像檔案的篩選鑒定命名保準(zhǔn)，因?yàn)楹Y選鑒定本身是完善聲像檔案的重要過(guò)程，這一過(guò)程能夠真正實(shí)現(xiàn)去粗留精的效果。比如將多個(gè)拍攝同個(gè)建設(shè)事件的素材，同個(gè)篩選后，精選整理，最終留下最終重要的照片與視頻即可。篩選過(guò)后需要做好相應(yīng)的排查工作，具體是排查聲像檔案的命名情況，有些聲像檔案命名存在嚴(yán)重問(wèn)題，比如缺乏時(shí)間、拍攝點(diǎn)等等，甚至出現(xiàn)命名錯(cuò)誤的情況。因此就需要統(tǒng)一命名標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能方便后續(xù)聲像檔案的信息完整、完善性。具體要求聲像文件的命名應(yīng)當(dāng)明確標(biāo)注檔案拍攝的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事項(xiàng)及攝影人員等多方面的信息，針對(duì)同等事件，則做好后綴注明。在整理上，要求當(dāng)天拍攝內(nèi)容當(dāng)天整理完畢，認(rèn)真做好編目錄入工作，以便后期上傳歸類上，各項(xiàng)聲像檔基本信息及路徑選擇的準(zhǔn)確性，確保聲像檔案管理系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變。

3.3 實(shí)施聲像檔案安全保管舉措

要想保障聲像檔案整理、收集各種的安全性，就需要做好以下方面內(nèi)容：1）嚴(yán)格做好基礎(chǔ)備份，一般需要做好磁盤(pán)備份，備份后進(jìn)行遠(yuǎn)距離備份。一般是選擇和市級(jí)的城建檔案館實(shí)施異地備份工作，這樣的目的主要是為了能夠有效避免由于存儲(chǔ)介質(zhì)損壞或者其他技術(shù)問(wèn)題所致的聲像檔案安全問(wèn)題。備份時(shí)，在分類上需仔細(xì)審核，內(nèi)容上聲像檔案留底內(nèi)容與備份內(nèi)容必須一致。2）實(shí)施定期、不定期檢查修正，需要專門(mén)設(shè)立聲像檔案收集管理部門(mén)，每年都要去應(yīng)當(dāng)定期對(duì)聲像檔案的存儲(chǔ)、讀取及等級(jí)情況實(shí)施抽查，以此形成管理的長(zhǎng)效機(jī)制一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修正，保障聲像檔案準(zhǔn)確性與完整性。3）保持軟硬件實(shí)時(shí)更新，一般聲像檔案的管理離不開(kāi)相關(guān)軟硬件的運(yùn)用，然而隨著時(shí)代的發(fā)展，電子產(chǎn)品的更新?lián)Q代速度異常迅速，而一些硬件設(shè)備的使用，也是一定的壽命限制。為了保障聲像檔案的管理質(zhì)量，就要求所采用的軟硬件設(shè)施必須緊隨時(shí)代發(fā)展潮流。比如異地備份需將聲像檔案保存于防磁柜，硬件設(shè)備更新或增加需檢查該硬件的兼容性等等。

參考文獻(xiàn)

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