對(duì)提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇研究

董艷紅 山東省菏澤市鄄城縣衛(wèi)生健康局

引言：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)條件的逐步改善與科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理科學(xué)化也成為了必然的發(fā)展趨勢(shì)。提升檔案管理科學(xué)化的水平，既有利于滿足當(dāng)下各企業(yè)和部門對(duì)于檔案管理的迫切需求，也優(yōu)化了檔案工作的發(fā)展質(zhì)量。因此，如何選擇單檔案管理科學(xué)化的水平與發(fā)展路徑成為了當(dāng)前需要解決的問(wèn)題。

一、當(dāng)前檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）檔案管理創(chuàng)新能力不足

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)也越來(lái)越先進(jìn)。隨著交流方式的簡(jiǎn)化，必然會(huì)有越來(lái)越多的檔案被創(chuàng)建出來(lái)，而檔案管理部門若是仍然按照過(guò)去的管理方式進(jìn)行檔案管理工作，則一定會(huì)出現(xiàn)檔案管理質(zhì)量不佳的情況。過(guò)多的檔案使檔案管理部門不得不停下手頭的全部工作來(lái)整理檔案。沒(méi)有創(chuàng)新的檔案管理模式，會(huì)使檔案管理部門陷入職能停擺的狀況[1]。

（二）檔案管理人員的水平不足

檔案管理人員的水平過(guò)低也是導(dǎo)致檔案管理水平無(wú)法提升的問(wèn)題之一。雖然在當(dāng)前企業(yè)和各個(gè)部門都認(rèn)識(shí)到了專業(yè)人才對(duì)于提升生產(chǎn)過(guò)程效率和質(zhì)量的重要性，但卻沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理部門同樣需要專業(yè)人才這一問(wèn)題。檔案管理人員有時(shí)甚至是由其他部門人員兼職，再加上管理部門沒(méi)有及時(shí)對(duì)其進(jìn)行專業(yè)技能的訓(xùn)練，因此更難開啟檔案管理部門的改革進(jìn)程。

（三）部門領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理建設(shè)

首先，作為單位的上級(jí)決策部門，單位領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有重視檔案管理部門的職責(zé)。忽視可“以史為鑒”的重要性，忽視檔案管理的重要性，就容易在單位發(fā)展的過(guò)程中犯錯(cuò)誤；其次，單位領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有對(duì)管理部門下達(dá)合理的命令，并將檔案管理部門與其他部門隔離開來(lái)，這就造成了檔案管理部門的信息閉塞；最后，在進(jìn)行預(yù)算分配時(shí)，檔案管理部門分配到的資源不合理，就更難開展自身的科學(xué)管理進(jìn)程。

二、科學(xué)化檔案管理路徑的選擇

（一）創(chuàng)新檔案管理方式

1.改變傳統(tǒng)檔案管理理念。在現(xiàn)代化的檔案管理過(guò)程中，創(chuàng)新尤為重要。在日常的工作中依據(jù)檔案管理的各項(xiàng)要求不斷改進(jìn)傳檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題，以檔案管理的基本要求為實(shí)質(zhì)需求，提升檔案管理科學(xué)化的水平，將信息化、科學(xué)化的管理方式引入到檔案管理過(guò)程中來(lái)；向單位以及上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)宣傳檔案管理的重要性及作用，提升工作單位對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，以達(dá)到改變對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)。

2.優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理方式。傳統(tǒng)的檔案管理過(guò)程只將檔案管理的重心放在了檔案的收集和歸納上，首先保證檔案不受外界環(huán)境改變而干擾，也即意味著一旦檔案被“收納”則除非出現(xiàn)必須使用的情況，否則不會(huì)再次將其從檔案管理之中取出。這種檔案管理方式有著一定的弊端，也無(wú)法完全體現(xiàn)出檔案管理的科學(xué)性與作用。在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中要不斷優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理完整性與安全性，簡(jiǎn)化檔案管理的運(yùn)行流程，并實(shí)現(xiàn)檔案管理信息共享，使管理人員的檔案管理過(guò)程更加完善。

3.健全檔案管理機(jī)制。檔案管理科學(xué)化要進(jìn)一步完善單位的檔案管理機(jī)制，并從根本上實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，在建設(shè)和完善管理機(jī)制的同時(shí)有效地改善檔案管理手段，通過(guò)有效的檔案管理機(jī)制，明確檔案管理人員的工作，進(jìn)行科學(xué)化的監(jiān)督管理并在整體管理的體系上建立多方位的管理體系，利用相應(yīng)的法規(guī)制度來(lái)約束檔案管理機(jī)制，使管理機(jī)制呈現(xiàn)一種全面具體的優(yōu)勢(shì)，從而保證檔案管理工作得以順利運(yùn)行[2]。

（二）強(qiáng)化檔案管理部門的整體素質(zhì)

1.提升檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素養(yǎng)。為了提升人才的整體素質(zhì)，首先需要在招受管理人員時(shí)注重其基礎(chǔ)的專業(yè)素養(yǎng)，招收或者聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員，引進(jìn)專業(yè)人才，并建設(shè)人才團(tuán)隊(duì)。檔案管理員工至少要具有相關(guān)的文檔編排和索引等相關(guān)專業(yè)知識(shí)，能夠運(yùn)用科學(xué)的方法完善當(dāng)前的檔案管理工作，并擁有建設(shè)互聯(lián)網(wǎng)架構(gòu)的知識(shí)等。在進(jìn)行檔案管理知識(shí)培訓(xùn)時(shí)，還可以聘請(qǐng)專業(yè)的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)參與到培訓(xùn)過(guò)程當(dāng)中，以實(shí)戰(zhàn)的方式幫助培訓(xùn)人員切實(shí)地提升自身的技能水平，以保證檔案數(shù)字化工作的合理進(jìn)行，提升團(tuán)隊(duì)專業(yè)素養(yǎng)。

（三）提高當(dāng)安全管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥乏味但十分重要的工作。管理人員在進(jìn)行檔案管理時(shí)，要有明確的崗位認(rèn)識(shí)和崗位和規(guī)劃。在開展人員培訓(xùn)時(shí)，要將精神文明培訓(xùn)作為首要的培訓(xùn)方式，培養(yǎng)管理人員吃苦耐勞、具有耐心和服務(wù)精神的優(yōu)秀品質(zhì)，使檔案管理人員能夠各司其職，穩(wěn)定地開展業(yè)務(wù)。

（四）引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

當(dāng)前的檔案管理工作中，由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展而使得檔案管理工作逐漸向網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化靠攏。利用先進(jìn)的掃描儀、打印設(shè)備以及數(shù)字化的管理服務(wù)，能夠?qū)n案以數(shù)字化的方式進(jìn)行半永久的保存，管理部門應(yīng)當(dāng)更新檔案管理設(shè)備，引入新式的檔案管理柜以及除濕系統(tǒng)，以保證紙質(zhì)檔案的保管質(zhì)量，提升紙質(zhì)檔案管理的環(huán)境，并運(yùn)用先進(jìn)的RFID編碼管理系統(tǒng)與檔案管理工作相結(jié)合，以保證檔案查詢與索引的速度。

（五）強(qiáng)化部門之間的溝通

檔案管理部門需要管理整個(gè)工作單位的所有檔案，是一個(gè)綜合性極強(qiáng)的服務(wù)部門，為了保證檔案管理的有效性，強(qiáng)化檔案部門與各個(gè)部門的溝通能力，在其他部門產(chǎn)生檔案時(shí)，檔案管理部門要及時(shí)與各部門進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，了解其工作狀況，預(yù)先對(duì)暫時(shí)無(wú)用的重要文檔和檔案進(jìn)行收容保護(hù)以防止部門在工作中無(wú)心損壞檔案，同時(shí)確保檔案管理指示能夠通過(guò)檔案管理部分及時(shí)地傳遞到各個(gè)部門，強(qiáng)化整個(gè)檔案管理流程控制，并確保該部門信息傳遞的有效性，保證整個(gè)管理和命令傳遞過(guò)程暢通無(wú)阻。

結(jié)束語(yǔ)：為了順應(yīng)我國(guó)當(dāng)前的發(fā)展局面，提升現(xiàn)代化建設(shè)的有效性，需要提高檔案管理工作的科學(xué)化管理水平，增強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的使用手段，不斷提升其信息化建設(shè)的發(fā)展，強(qiáng)化檔案管理部門的專業(yè)技能，優(yōu)化檔案管理人員結(jié)構(gòu)，并制定科學(xué)高效的檔案管理制度，以解決當(dāng)前我國(guó)檔案管理質(zhì)量不高、管理方式不科學(xué)的問(wèn)題。