試論事業(yè)單位中辦公室檔案工作的規(guī)范管理

王振興 山東省魚臺縣機關事務服務中心

一、事業(yè)單位中辦公室檔案工作規(guī)范管理的意義

目前，辦公室檔案在事業(yè)單位已經(jīng)成為必不可少的一部分。它可以提高工作的質(zhì)量和效率，是事業(yè)單位蓬勃發(fā)展的基礎，有助于恢復歷史保護的確切性。另一方面，標準化的辦公室檔案管理是衡量單位管理能力和結(jié)果的主要標準，它承載了整個單位在開發(fā)過程中獲得的成就，并為探索其運營成果和發(fā)展前景提供了參考信息。辦公室檔案工作管理是否良好，直接決定了單位負責人是否能夠掌握單位的整體運作情況，及時調(diào)整運營政策，因此，在中國，我們規(guī)范事業(yè)單位的檔案工作，改進管理理念，敢于學習和體會新的辦公室檔案管理方法，具體地反映單位的整體運作成果和發(fā)展，不僅有利于促進社會經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展更加有利于提升本單位的市場競爭力，具有遠大的現(xiàn)實意義。在信息化快速發(fā)展的過程中，人們對辦公室檔案工作的管理認識逐漸削弱，忽視了它在社會發(fā)展中的現(xiàn)實作用和戰(zhàn)略意義，在實際工作中，沒有責任感，缺乏崗位，缺乏宣傳，辦公室檔案工作的無用性一直影響整個機構，因此是辦公室檔案管理的一個較弱的理念。在管理方式上，它也阻礙了從傳統(tǒng)型向新型的轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)型不利于事業(yè)單位的優(yōu)良進步，因此，務必要規(guī)范辦公室檔案工作的管理。

二、事業(yè)單位中辦公室檔案工作規(guī)范管理的主要內(nèi)容

1.規(guī)范辦公室檔案管理工作的前提——制發(fā)公文。絕大多數(shù)辦公室檔案都是在官方文件中發(fā)展而來的。作為其前身，怎樣擬定和公布官方文件可以直接影響其工作質(zhì)量，還可以確定未來辦公室檔案的質(zhì)量及其管理工作。因此，發(fā)布正式文件是辦公室檔案標準化的基本前提，在實際操作中有必要處理其標準，提高辦公室檔案的質(zhì)量，為今后標準化辦公室檔案的實施奠定基礎。首先，我們必須將檔案標準化為官方文件，嚴格遵守國家有關規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)模統(tǒng)一的紙張類型。根據(jù)水平布局模式，綁定線需要布置在左側(cè)。第二是保證公文字跡的印刷清楚，并且容易長久存放，無論是印刷還是起草官方文件，還是不一樣的書寫筆記，簽名，陳述和記錄，所選紙張，墨水和筆類型都不應褪色，保證清楚明確的筆跡，以便未來長久儲存。三是嚴格檢查發(fā)證程序，審計權限，文字題目，主/抄送單位，正式文件的落款和日期。第四，文種的使用必須合理，格式應該是標準化的，并且文本中應盡可能少地使用縮寫詞和非標準詞，這將有助于未來的標準管理和實施信息檢索方法。

2.規(guī)范辦公室檔案管理工作的準則——立卷歸檔。文檔相似性，重復性和無序卷的組合使得辦公室檔案工作難以標準化，還影響了辦公室檔案價值使用和快速檢索的最大化，以及文件的總體目標。文件歸檔關鍵由本部門文件組成，有必要將文件存檔作為辦公室檔案工作標準化的標準，并繼續(xù)實施中國文書處理的實踐指南，因而推動標準試辦公室檔案工作，以至滿足信息化的需求。在實際工作中，一方面要嚴格遵照國務院頒布的《銷毀不歸檔文件辦法》執(zhí)行。另一方面，有必要處理以下三個方面：首先，有必要正確掌握存檔文件的及時性。唯有達成當前文件任務才能立卷歸檔，不然辦公室檔案工作將是雜亂無序的，無法歸檔。第二，有必要建立一個關鍵點和合理的分工，實際上，應該注意數(shù)據(jù)和文檔之間的差異，尤其是類似數(shù)據(jù)文件的內(nèi)容，方法和含義的差異，需要詳細分析詳細的問題，從而減少冗余的辦公室檔案工作，并有效地改善辦公室檔案使用效率。第三，要注意整體的全宗維護，歸檔時，我們不僅要掌握中心和主要，次要，嚴格守住全宗的出入口，禁止無法歸檔的文件進入，防止歸檔數(shù)據(jù)文件的丟失，特別是在存檔卷中，有必要將具有特定關聯(lián)的相同類型的文檔歸屬于卷，以保證可以反映相同問題的整體辦理，從而增強辦公室檔案的使用價值，讓完整的辦公室檔案文件為未來規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定基礎。

3.規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障——案卷質(zhì)量。在現(xiàn)實操作中不難看出，辦公室檔案是否有價值直接取決于案卷資料是否能被全部搜集到，唯有完整的文檔數(shù)據(jù)才能保證辦公室檔案儲存的重要性，立卷方法和裝訂案卷在標準辦公室檔案工作的操作中發(fā)揮著決定性的作用，因此，提升辦公室檔案的質(zhì)量相當緊要。因而，除了注意處理好立卷方法之外，還方便檢索和分割辦公室檔案的目標管理，掌握檔案質(zhì)量，有效管理辦公室檔案也是必要的。

三、事業(yè)單位中辦公室檔案工作的發(fā)展方向

1.做好辦公室檔案工作標準——依法治檔。辦公室檔案工作標準的基本原則是依法管理檔案，多元化辦公室檔案載體和類別直接影響辦公室檔案工作形式，需要與時俱進，不斷變化才能適應時代新潮流，開創(chuàng)新局面，打造辦公室檔案工作新篇章。

2.增加辦公室檔案工作目標——運用辦公室檔案。有效使用辦公室檔案是反映其自身價值的直接方式，進行開發(fā)是辦公室檔案管理的主要體現(xiàn)，它已成為當今社會不可或缺的主要信息資源，為了加強辦公室檔案的有效開發(fā)和應用，一方面需要共享信息資源，辦公室檔案管理員還必須要在收集，整理，評級和儲存辦公室檔案的同時改進搜索系統(tǒng)和編輯辦公室檔案等，以便辦公室檔案用戶可以使用它們。另一方面，要適應時代變遷的要求，找出新的方便服務途徑，提高應用水平，如此不但增長社會效益，但也推進辦公室檔案健康發(fā)展。

結(jié)束語：辦公室檔案管理是事業(yè)單位平穩(wěn)高效發(fā)展的主要保障，創(chuàng)建系統(tǒng)，科學，民主的管理體制對于事業(yè)單位的發(fā)展至關重要，事業(yè)單位辦公檔案的規(guī)范化管理建設，是遵照規(guī)范的質(zhì)量和效率，增強系統(tǒng)思維意識，以滿足單位的標準化，規(guī)范化和科學化運作的需求。