高校檔案網(wǎng)站建設淺析

摘 要：隨著社會信息化的發(fā)展，檔案作為社會信息的重要組成部分，其需求也是逐漸增多，傳統(tǒng)的檔案管理方法顯然已經(jīng)無法跟上時代前進的步伐。檔案信息化建設是指運用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務。加快高校檔案網(wǎng)站建設來適應整個社會以及高等教育的要求與變革是當前的趨勢，同時也是高校檔案管理的必然要求。本文首先對高校的檔案網(wǎng)站的功能進行分析，然后提出幾點對策和建議。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；網(wǎng)站建設

作為高校檔案信息化重要組成部分的高校檔案網(wǎng)站，不僅是學校檔案部門聯(lián)系老師、學生乃至社會的重要平臺，同時也是他們認識檔案、了解檔案進而利用檔案的重要途徑。高校檔案網(wǎng)站是高校利用自身的已有的檔案信息資源來建設，并整合成一個資源相對完整的體系，學生、教師乃至社會人員可以在這里查閱自己需要的檔案信息，不僅節(jié)約了大量的用時，同時避免了利用者奔波來到檔案館，在一定程度上也減少了檔案館的來訪人數(shù)，減輕了檔案館工作人員的壓力。搞好高校檔案網(wǎng)站建設是高校檔案事業(yè)的建設的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

1 檔案網(wǎng)站功能體現(xiàn)

高校檔案網(wǎng)站的建設是高校檔案部門的現(xiàn)存狀態(tài)和各項職能在網(wǎng)絡信息化的環(huán)境中實現(xiàn)的重要手段。在高校檔案網(wǎng)站信息化的建設時，一切都應從其建設中應具有的功能出發(fā)。

1.1 檢索查詢功能

檢索功能的完善程度直接影響著檔案網(wǎng)站的水平，大部分高校檔案網(wǎng)站中檢索功能普遍比較薄弱，這也是高校檔案網(wǎng)站實用性差，來訪率低的一個重要原因。根據(jù)調(diào)查，各高校檔案網(wǎng)站大部分都是以發(fā)布信息和宣傳檔案工作為主，有的學校甚至未設置檢索入口，只是單純的依靠發(fā)布消息和宣傳檔案利用政策支撐整個學校檔案網(wǎng)站。

1.2 咨詢服務功能

建立高校檔案信息網(wǎng)站首要的目的是為了給學校的老師和學生以及社會公眾等提供高校檔案信息的查找和咨詢的服務。在我國目前已有的網(wǎng)絡環(huán)境中，已經(jīng)為檔案網(wǎng)站咨詢服務功能提供了可靠和有利的基礎(chǔ)條件?？梢詫崿F(xiàn)檔案用戶足不出戶的要求，在可以方便使用網(wǎng)絡的范圍內(nèi)就能方便、快捷的進行檔案的自詢、查找和利用。檔案利用是檔案價值的直接體現(xiàn)形式，是檔案服務的一種方式。因此，要求各高校有必要對自己學校的檔案網(wǎng)站的咨詢服務功能進行完善并且增強其服務的水平。

1.3 交流功能

大部分高校檔案網(wǎng)站都是以單向信息的發(fā)布來與用戶實現(xiàn)利用關(guān)系，但是缺乏與用戶之間的交流互動。在如今的網(wǎng)絡環(huán)境下，加強用戶與學校檔案館之間的交流互動，也是給用戶提供方便快捷服務的方式，同時也是檔案網(wǎng)站建設時不容忽視的一個環(huán)節(jié)。

1.4 宣傳功能

目前高校內(nèi)學生對使用檔案網(wǎng)站得意識還比較薄弱。高校檔案網(wǎng)站是網(wǎng)絡環(huán)境中對該校檔案、檔案工作、檔案館進行宣傳的有效工具。通過檔案網(wǎng)站，可以讓利用者看到各種類型的檔案，了解檔案。也可以讓大家看到檔案館工作職責范圍、以及實現(xiàn)檔案工作的價值，從而對整個學校檔案工作進行了解。

1.5 教育功能

高校檔案網(wǎng)站不僅可以促進本檔案館工作人員的專業(yè)教育，同時還可以實現(xiàn)對校內(nèi)人員乃至社會人員的愛國教育。許多的檔案工作新理念、新技術(shù)、以及各種新的檔案法規(guī)和條例都擺在明顯的位置。這些文章指導著檔案館內(nèi)的各項工作，檔案館工作人員必須不斷的更新理念、學習、調(diào)整工作方式以實現(xiàn)檔案工作標準化。另外，高校檔案是記錄了本學校從建立以來的各項重大活動，蘊藏了豐富的歷史文化價值，讓學生和老師了解學校的過去、經(jīng)歷的種種，是最好的教育素材。

2 高校檔案網(wǎng)站建設對策及建議

綜上所述，大部分檔案網(wǎng)站存在的問題主要包括以下幾方面：網(wǎng)站建設資源匱乏、質(zhì)量不高和功能薄弱。為了提高我市檔案網(wǎng)站建設水平，我們應該采取以下對策：

2.1 豐富檔案信息資源

大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案信息質(zhì)量。只有不斷的加強信息資源建設才可以不斷的向前發(fā)展。學生作為本校檔案網(wǎng)站的最大用戶群體，要針對他們的需求及時補充。更新檔案網(wǎng)站內(nèi)容，盡快的將豐富的實體館藏數(shù)字化，這樣不僅可以保護實體檔案、方便利用者在網(wǎng)絡上直接獲取所需要的信息，同時也減輕了檔案館工作人員的壓力。另外，加強建設檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)庫，特別是針對不同院校本身特色所開發(fā)的特色數(shù)據(jù)庫，充分展示高校自己的個性，提高信息服務能力。在高校檔案網(wǎng)站的設計和規(guī)劃中，我們可以將各種形式的檔案資料、新聞照片、宣傳圖片、相關(guān)視頻發(fā)布在網(wǎng)站主頁上，文件的多樣化不僅豐富了檔案網(wǎng)站頁面，為頁面增添許多色彩、使其顯得不單調(diào)，而且還比較容易吸引用戶眼球，提高網(wǎng)站的利用效率。

2.2 增強網(wǎng)站交流互動功能

隨著網(wǎng)絡的迅速發(fā)展，人們對信息的需求也在日益增加。高校檔案網(wǎng)站利用者已經(jīng)不僅僅滿足于單一、被動的接受信息，而是更傾向于主動、雙向分享檔案信息，解決自己有關(guān)方面的問題、提出自己的意見和看法。高校內(nèi)檔案網(wǎng)站是接觸學生、老師及其他利用者的一個平臺。而交互功能是影響整個網(wǎng)站效能的因素之一，因此其建設應該引起有關(guān)檔案工作人員的重視。建設有關(guān)檔案方面互動平臺，如：在線咨詢、在線答疑、留言板等。增加用戶與工作人員、用戶與用戶之間的交流互動，及時解決用戶有關(guān)方面的問題，真正做到檔案網(wǎng)站“深入人心” 。

2.3 建立完善的維護、更新機制

在檔案網(wǎng)站建設初期就要對后續(xù)維護給予足夠的重視。要有專門的人員對網(wǎng)站進行更新和維護，時刻將最新的消息與動態(tài)同步到網(wǎng)站中，讓用戶時刻看到的都是最新并且是他們所關(guān)注的的信息，這樣才能體現(xiàn)網(wǎng)站的存在價值。網(wǎng)站在建設時不僅應該欄目內(nèi)容設置的一目了然，在結(jié)構(gòu)設計上也應該條塊清晰，能夠讓用戶能夠很快的找準定位，避免浪費時間，能夠有效的找到自己所需要的實時有效的信息。

檔案網(wǎng)站的建設同時也離不開技術(shù)的支撐。檔案網(wǎng)站的設計應盡量請專業(yè)的美術(shù)人員與技術(shù)人員進行檔案網(wǎng)站的外觀美化和主版的設計，整體布局與欄目設置進行規(guī)劃，吸引用戶，提高網(wǎng)站的利用率，精心構(gòu)建一個屬于自己學校獨特的檔案網(wǎng)。

高校檔案網(wǎng)站是高校電子政務的組成部分，是高校自身形象的宣傳，對促進我國檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展有著舉足輕重的意義。從各地高校檔案網(wǎng)站來看，已經(jīng)在逐步建設和完善中。雖然有些地方可能做得不是很好，但發(fā)現(xiàn)問題及時進行改正，適時的進行調(diào)整。注重整體布局與內(nèi)在信息的規(guī)劃，及時進行完善與維護。相信長期如此，高校檔案網(wǎng)站會整體發(fā)展越來越好。

作者簡介

楊珂玉（1991-），女，天津人，本科，檔案系列研究