加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)檔案分類的整體管理工作探析

郝英

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案管理工作是對人員的重要管理措施，也是管理水平的重要體現(xiàn)。機(jī)關(guān)事業(yè)單位通過檔案管理對工作業(yè)績考核，因此，科學(xué)的檔案管理工作是確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位長久發(fā)展的保障。當(dāng)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位不斷擴(kuò)大發(fā)展，其檔案信息越來越多，只有實(shí)現(xiàn)對檔案的分類管理，才能夠確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項工作穩(wěn)定開展。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位；檔案；分類；整體管理

科技的發(fā)展改變了人們的生產(chǎn)生活方式，對機(jī)關(guān)事業(yè)單位而言，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步使得檔案管理工作得到進(jìn)一步優(yōu)化創(chuàng)新。在信息時代不斷發(fā)展的今天，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案分類工作得到進(jìn)一步優(yōu)化，提高檔案分類的工作效率，能夠促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案整體管理工作的進(jìn)步。但是，當(dāng)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位中檔案分類管理還存在一定問題，文章對具體的問題進(jìn)行分析，并針對問題提出相應(yīng)的解決建議，旨在為機(jī)關(guān)事業(yè)單位優(yōu)化檔案管理工作提供有力的參考。

1 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性

信息時代背景下，先進(jìn)信息技術(shù)促進(jìn)生產(chǎn)生活發(fā)展。檔案管理中，信息復(fù)雜化使人們對檔案管理的認(rèn)識不能滿足相應(yīng)工作開展需求。檔案分類管理的規(guī)范性及科學(xué)性需要進(jìn)一步提高，因此，加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作具有重要作用。

1.1 減輕檔案管理工作負(fù)擔(dān)，增加工作效率

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案的增多給檔案管理人員合理管理檔案造成一定影響，通過對檔案分類管理，可以讓工作人員快速找到所需資料，減輕工作負(fù)擔(dān)[1]。以信息技術(shù)為支持，開展合理的檔案分類管理，可以以計算機(jī)電子查找快速獲取檔案，減輕工作人員查找檔案負(fù)擔(dān)，同時提高檔案利用效率。

1.2 有利于規(guī)范檔案儲存

檔案包含機(jī)關(guān)事業(yè)單位機(jī)密性文件資料，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案是對其各項工作內(nèi)容的記錄和反映。檔案對機(jī)關(guān)事業(yè)單位后續(xù)工作開展借鑒相似工作經(jīng)驗具有直接幫助，檔案管理中以信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)分類管理，能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案規(guī)范化管理，以不同性質(zhì)分別管理檔案，提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理水平，提高其工作質(zhì)量及效率[2]。

1.3 有利于信息交互及共享

檔案代表機(jī)關(guān)事業(yè)單位信息，工作信息經(jīng)檔案反映，機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身檔案管理涉及不同部門、不同工作內(nèi)容，其檔案管理具有雜亂性特點(diǎn)，需要將不同部門、不同性質(zhì)檔案分開管理，進(jìn)而減輕對復(fù)雜檔案信息管理造成的工作效率低下問題。

2 機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理中存在的問題

檔案管理工作屬機(jī)關(guān)事業(yè)單位中重要管理內(nèi)容，科學(xué)檔案管理工作可確保機(jī)關(guān)事業(yè)單位各項工作穩(wěn)定開展，以合理檔案管理服務(wù)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位各個部門，其各個部門又更好的服務(wù)于大眾。當(dāng)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作采取分類整體管理的方式提高了一定的工作效率，但是其實(shí)際工作中仍存在一些有待解決的問題。

2.1 管理方式單一

管理方式單一主要是其檔案管理工作缺乏創(chuàng)新。機(jī)關(guān)事業(yè)單位自身檔案管理方式落后，管理方式及內(nèi)容還是延續(xù)傳統(tǒng)檔案管理開展，不能滿足新時期機(jī)關(guān)事業(yè)單位發(fā)展需求。在實(shí)際的檔案管理中，其雖然應(yīng)用了信息化技術(shù)開展檔案分類整體管理，但是其管理方式和內(nèi)容還是按照紙質(zhì)檔案管理模式開展，管理方式以人工手動管理為主要形式，管理方式單一[3]。

2.2 對檔案管理重視不夠

對檔案管理重視不夠是針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員而言的，領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理工作認(rèn)識不足，沒有看到檔案管理工作與各項生產(chǎn)經(jīng)營活動的聯(lián)系，單單認(rèn)為檔案管理是對單位歷史資料的整理，于是在檔案管理上投入人力、物力、財力較少，不能滿足新時期檔案管理工作需求。

2.3 檔案管理體制不全面

檔案管理工作是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理工作中重要組成部分，但實(shí)際執(zhí)行中其被視為附屬工作開展，在管理體制上還有一定缺失。例如，檔案分類中，對檔案是按照部門分類，還是按照類別分類，在檔案管理體制上無明確規(guī)定，這就導(dǎo)致檔案分類受工作人員主觀能動性影響較大，造成不同檔案分類混亂，檔案使用后也未及時歸位，整體檔案管理效率低下。

3 對機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理問題提出相應(yīng)的建議

3.1 重視檔案管理，積極創(chuàng)新管理

機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作對其相應(yīng)工作開展提供歷史數(shù)據(jù)及經(jīng)驗支持，可以避免其出現(xiàn)歷史相同錯誤。必須加深機(jī)關(guān)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的認(rèn)識，讓其認(rèn)識到檔案管理工作的重要性。加強(qiáng)對檔案管理宣傳，同時對檔案管理工作不斷創(chuàng)新，讓領(lǐng)導(dǎo)部門認(rèn)識到檔案管理工作對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的促進(jìn)作用。在檔案工作創(chuàng)新上，要將先進(jìn)技術(shù)融入到管理工作中，以科學(xué)化和規(guī)范化內(nèi)容強(qiáng)化檔案管理工作的服務(wù)性。

3.2 完善管理體制

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，將責(zé)任制度應(yīng)用到檔案管理中，對分類檔案整體管理工作責(zé)任到人，增加檔案管理人員工作積極性。檔案管理工作要從建檔、整理、儲存、分析、應(yīng)用等各個環(huán)節(jié)出發(fā)，在每個環(huán)節(jié)中完善管理體制，對檔案分類方式、分類依據(jù)明確規(guī)定。在檔案管理中建立績效考核制度，對管理人員專業(yè)性定期檢查，使其不斷的自我學(xué)習(xí)，提高檔案管理整體水平，以適應(yīng)信息社會發(fā)展需要，能夠熟練使用現(xiàn)代化先進(jìn)設(shè)備。

3.3 提高信息化檔案管理水平

在信息技術(shù)影響下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作也要適當(dāng)創(chuàng)新，將先進(jìn)的計算機(jī)信息設(shè)備應(yīng)用到檔案分類整體管理中。此外，要創(chuàng)新檔案管理方式及內(nèi)容，摒棄傳統(tǒng)檔案管理中的弊端，以電子檔案和紙質(zhì)檔案相結(jié)合的方式，提高檔案管理工作效率及質(zhì)量。加強(qiáng)對計算機(jī)信息技術(shù)的創(chuàng)新，將現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中。例如，將快速掃描儀應(yīng)用到檔案掃描中，以文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。

3.4 強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

對檔案管理人員開展周期性到培訓(xùn)是提高其綜合素質(zhì)的重要措施。在時代不斷發(fā)展的過程中，某一水平的檔案管理不能滿足機(jī)關(guān)事業(yè)單位長久發(fā)展需求，必須建立長效的培訓(xùn)機(jī)制，對檔案管理人員不斷培訓(xùn)，進(jìn)而增加其專業(yè)化技術(shù)能力。對檔案管理人員周期性培訓(xùn)，將現(xiàn)代化的管理技術(shù)及管理理念傳遞給管理人員，讓其能夠?qū)⑾冗M(jìn)的技術(shù)和理念應(yīng)用到實(shí)際中。加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)方面，還要將培訓(xùn)工作和實(shí)際工作中的服務(wù)態(tài)度納入到績效考核制度中去，建立科學(xué)評價機(jī)制，根據(jù)其工作服務(wù)型及培訓(xùn)積極性合理評價，對工作及培訓(xùn)突出的管理人員給予獎金獎勵和口頭表揚(yáng)，對工作出現(xiàn)錯誤或培訓(xùn)不積極的管理人員給予經(jīng)濟(jì)處罰和通報批評。

4 結(jié)束語

綜上所述，對加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)檔案分類的整體管理工作分析，要先了解機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，在了解重要性的基礎(chǔ)上，分析機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理中存在的問題，從問題的根本出發(fā)，提出相應(yīng)的解決建議：重視檔案管理，積極創(chuàng)新管理；完善管理體制；提高信息化檔案管理水平；強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。通過一系列措施，做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案分類整體管理工作，提高其工作效率及質(zhì)量門，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位長久發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[3]喬艷.機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作強(qiáng)化策略的分析[J].山西農(nóng)經(jīng)，2017（14）：106-106.