新形勢(shì)下加強(qiáng)基層醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的思考初探

高海紅

摘 要：醫(yī)院的會(huì)計(jì)檔案中記錄著醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的收支狀況，對(duì)醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理工作具有一定的推動(dòng)作用。在新形勢(shì)下，我國(guó)信息化的水平逐漸提高，相關(guān)的法律法規(guī)也趨于完善，這就對(duì)醫(yī)院內(nèi)部的會(huì)計(jì)檔案管理工作提出了更高的要求?；诖?，本文首先對(duì)基層醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理要點(diǎn)進(jìn)行分析，然后提出一些具體的管理策略，希望為相關(guān)人士提供有價(jià)值的參考。

關(guān)鍵詞：基層醫(yī)院；會(huì)計(jì)檔案；管理要點(diǎn)；管理措施

會(huì)計(jì)檔案管理在基層醫(yī)院的會(huì)計(jì)工作中占有重要的地位，其主要的作用就是依照相應(yīng)的法律條例，對(duì)醫(yī)院發(fā)展、經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的各種財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行收集與整理，為醫(yī)院的決策層、管理層提供有價(jià)值的參考意見(jiàn)，從而制定出與醫(yī)院發(fā)展需求相符的戰(zhàn)略與管理方法，有效的提高醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)效益，使其在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占有一些之地。由此可見(jiàn)，對(duì)新形勢(shì)下加強(qiáng)基層醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作進(jìn)行探討具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 新形勢(shì)下基層醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理要點(diǎn)

會(huì)計(jì)檔案管理工作具有較強(qiáng)的技術(shù)型與應(yīng)用性，在管理的過(guò)程中設(shè)計(jì)到很多的內(nèi)容，因此在管理的過(guò)程中，工作人員需要明白會(huì)計(jì)檔案管理的工作要點(diǎn)，其中具體可以從以下幾方面來(lái)加強(qiáng)基層醫(yī)院會(huì)計(jì)的檔案管理工作。

1.1 軟硬件管理

會(huì)計(jì)檔案的軟硬件管理包括檔案存放柜、檔案管理軟件等，在對(duì)會(huì)計(jì)檔案的硬件進(jìn)行管理時(shí)，要確保存放檔案的柜子干燥、整潔、寬敞等，而對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理軟件進(jìn)行管理時(shí)，則需要對(duì)磁盤、驅(qū)動(dòng)程序、服務(wù)器等進(jìn)行分類保管，并且安排運(yùn)維人員對(duì)其進(jìn)行定期的檢查與維修。

1.2 會(huì)計(jì)檔案的整理

會(huì)計(jì)檔案的整理工作主要是由基層醫(yī)院的財(cái)務(wù)管理部門來(lái)負(fù)責(zé)，在會(huì)計(jì)檔案的整理工作時(shí)，財(cái)務(wù)管理部門首先要對(duì)會(huì)計(jì)資料進(jìn)行收集、整理，之后要將這些會(huì)計(jì)資料裝訂成冊(cè)，并且制成電子檔案上交給醫(yī)院的檔案管理部門[1]。其次，醫(yī)院的檔案管理部門以相應(yīng)的工作準(zhǔn)則為基礎(chǔ)，按照規(guī)定的工作流程對(duì)會(huì)計(jì)檔案分類保管，在分類保管的過(guò)程中需要對(duì)卷宗進(jìn)行排序與編號(hào)，從而為相關(guān)工作人員的查閱提供便利。

1.3 會(huì)計(jì)檔案的歸檔

會(huì)計(jì)檔案的歸檔工作主要是裝訂會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等文字資料。在對(duì)這些資料進(jìn)行歸檔工作時(shí)，需要注意以下工作要點(diǎn)。首先在對(duì)會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行歸檔工作時(shí)，應(yīng)該將會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)、日期等相關(guān)資料記錄到賬簿內(nèi)，并且要保證記錄的字跡清晰、準(zhǔn)確、抄錄及時(shí)。而在對(duì)會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行歸檔時(shí)，在會(huì)計(jì)記賬憑證裝訂的過(guò)程中需要按照日期順序進(jìn)行依次的裝訂，而在對(duì)會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行歸檔時(shí)，則要求基層醫(yī)院的檔案管理部門按照月度、季度、年度來(lái)進(jìn)行上報(bào)[2]。

1.4 會(huì)計(jì)檔案的保管

會(huì)計(jì)檔案的保管是基層醫(yī)院檔案管理的重要環(huán)節(jié)，在會(huì)計(jì)檔案保管的過(guò)程中，如果是在當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案資料，應(yīng)該由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年，在保管期滿之后，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)再將檔案資料移交給基層醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管，如果醫(yī)院內(nèi)部沒(méi)有對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行設(shè)立，需要從會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)中挑選以往出納的人員進(jìn)行保管。

1.5 會(huì)計(jì)檔案的銷毀環(huán)節(jié)

在會(huì)計(jì)檔案達(dá)到一定的保管期限后，會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)以及醫(yī)院內(nèi)部的檔案機(jī)構(gòu)需要提出銷毀意見(jiàn)，明確銷毀的會(huì)計(jì)檔案的名稱、編號(hào)、冊(cè)數(shù)、銷毀時(shí)間等，并且在銷毀時(shí)，需要相關(guān)負(fù)責(zé)人對(duì)意見(jiàn)進(jìn)行簽署[3]。會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作需要會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、檔案機(jī)構(gòu)中同時(shí)派出監(jiān)督人員對(duì)銷毀的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，之后在會(huì)計(jì)保管清冊(cè)與銷毀清冊(cè)中對(duì)單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行明確。

2 新形勢(shì)下提高基層醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理水平的具體措施

2.1 提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在互聯(lián)網(wǎng)的背景下，我國(guó)基層醫(yī)院對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)技能提出了更高的要求，現(xiàn)階段我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理人員不僅需要掌握檔案收集、整理、歸檔的方法，同時(shí)還要掌握一定的計(jì)算機(jī)操作能力，為了培養(yǎng)滿足醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理需求的復(fù)合型人才，基層醫(yī)院可以采取以下措施。首先醫(yī)院可以高薪聘請(qǐng)一些專業(yè)院校畢業(yè)的人才，這些人才通常具有豐富的理論知識(shí)為基礎(chǔ)，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，醫(yī)院可以利用58同城、智聯(lián)等網(wǎng)絡(luò)招聘軟件對(duì)人才進(jìn)行挑選，使其滿足崗位需求[4]。其次，醫(yī)院內(nèi)部可以定期的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容主要以檔案管理的基本知識(shí)、操作技能、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等為主，并在培訓(xùn)結(jié)束后，企業(yè)也要建立相應(yīng)的考核機(jī)制對(duì)培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行檢驗(yàn)，使檔案管理人員樹(shù)立正確的工作態(tài)度，積極的參加到培訓(xùn)當(dāng)中，從而將基層醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理水平進(jìn)一步提高。

2.2 健全檔案管理制度

檔案管理制度的完善可以保障會(huì)計(jì)檔案管理工作順利開(kāi)展，醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作流程中涉及到龐大的數(shù)據(jù)內(nèi)容，所以醫(yī)院在進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理時(shí)，需要具有合規(guī)性，以國(guó)家的法律法規(guī)為基礎(chǔ)，結(jié)合醫(yī)院內(nèi)部的實(shí)際情況，對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理制度進(jìn)行完善。首先在檔案的收集整理環(huán)節(jié)，需要對(duì)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔單位、保管期限等進(jìn)行規(guī)定，從而為基層醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理工作提供依據(jù)。其次，在健全檔案管理制度時(shí)，需要對(duì)檔案管理?xiàng)l例進(jìn)行劃分，將具體的檔案管理職責(zé)落實(shí)到每一個(gè)人員和部門，從而有效的避免崗位交叉、崗位缺失等現(xiàn)象的發(fā)生。例如，管理層在會(huì)計(jì)檔案管理工作中主要負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容為選拔會(huì)計(jì)檔案的負(fù)責(zé)人，財(cái)務(wù)主管部門主要負(fù)責(zé)選拔會(huì)計(jì)檔案的工作人員，來(lái)進(jìn)行記賬憑證、裝訂成冊(cè)、檔案歸檔、檔案移交等工作[5]。最后，企業(yè)需要依據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的調(diào)取與借用加強(qiáng)管理，在借閱、調(diào)取會(huì)計(jì)檔案時(shí)，具體可以采取以下工作流程。首先借閱人員需要提交查閱申請(qǐng)，之后會(huì)計(jì)檔案管理部門、財(cái)務(wù)主管部門需要對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行核查并予以批準(zhǔn)，最后，借閱人員持同意借閱與調(diào)取的申請(qǐng)表來(lái)辦理相關(guān)的借閱手續(xù)。

2.3 積極推進(jìn)檔案管理的信息化技術(shù)

在信息化背景下，計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域，為了有效的提高檔案會(huì)計(jì)管理的效率，基層醫(yī)院就需要對(duì)電子檔案進(jìn)行建設(shè)，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理工作的電算化，從而有效的節(jié)省檔案卷宗的存儲(chǔ)空間。在會(huì)計(jì)檔案管理信息化的進(jìn)程中，可以將會(huì)計(jì)賬簿、記賬憑證等資料輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，借用數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案資料進(jìn)行保存。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有一定的不穩(wěn)定性，極易受到病毒、黑客的入侵，電子數(shù)據(jù)很容易被篡改，因此會(huì)計(jì)檔案管理部門需要采用殺毒軟件、防火墻技術(shù)、身份認(rèn)證等技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全管理。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，新形勢(shì)下基層醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，因此相關(guān)部門應(yīng)改引起重視，首先要對(duì)新形勢(shì)下基層醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理的要點(diǎn)進(jìn)行分析，然后采取提高檔案管理人員綜合素質(zhì)、健全檔案管理制度、積極推進(jìn)檔案管理的信息化技術(shù)等措施來(lái)加強(qiáng)基層醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理，進(jìn)而為基層醫(yī)院的健康發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

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