淺談加強(qiáng)企業(yè)檔案安全工作的辦法和途徑

摘 要：在企業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中，檔案完整地記錄了生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理、文化等方面的成果，是技術(shù)和知識(shí)儲(chǔ)備的重要形式，是構(gòu)成公司核心競(jìng)爭(zhēng)力的重點(diǎn)要素之一。如何對(duì)檔案載體進(jìn)行保管，使其內(nèi)容在安全環(huán)境中保持完整、齊全、連續(xù)、有效的利用并發(fā)揮檔案的作用就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；安全工作；途徑

1 企業(yè)檔案的地位和作用

1.1 檔案是企業(yè)歷史進(jìn)化和知識(shí)的積累

企業(yè)檔案的顯著特征：一是歷史價(jià)值；二是憑證價(jià)值；三是利用價(jià)值。檔案的現(xiàn)實(shí)作用，清晰的反映了企業(yè)各項(xiàng)工作社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理過程中形成的知識(shí)。例如一個(gè)油氣田的勘探和開發(fā)，從地震資料的處理解釋到圈閉的識(shí)別發(fā)現(xiàn)，從油藏的精細(xì)描述、模擬到開發(fā)方案的編制，都離不開檔案原生信息的相互支撐和應(yīng)用。

1.2 檔案是企業(yè)的核心信息資源

檔案是不可再生的資源，是企業(yè)的重要知識(shí)資產(chǎn)，真實(shí)系統(tǒng)準(zhǔn)確有效，豐富的館藏質(zhì)量體現(xiàn)了檔案信息資源中的潛在價(jià)值。包括企業(yè)改革發(fā)展的整個(gè)歷史進(jìn)程，前進(jìn)過程中遇到的問題、面臨的困難、以及存在的矛盾、應(yīng)對(duì)的策略、解決的辦法、積累的經(jīng)驗(yàn)等，為企業(yè)的創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)，轉(zhuǎn)變思維，科學(xué)發(fā)展提供了有力的信息支持和使用價(jià)值。生產(chǎn)技術(shù)人員從館藏的科技檔案中，提取井口坐標(biāo)和測(cè)斜數(shù)據(jù)，為井控防碰提供了有力的數(shù)據(jù)支撐。

1.3 新理念下檔案工作的目標(biāo)定位與功能定位

檔案工作的目標(biāo)定位：珍存企業(yè)記憶，提升企業(yè)價(jià)值，構(gòu)建知識(shí)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案工作的功能定位：是企業(yè)文化的積淀，記憶中心；也是企業(yè)創(chuàng)新的源泉，知識(shí)的中心。

2 企業(yè)檔案安全體系潛在的威脅

2.1 缺乏突發(fā)事件的應(yīng)變能力

檔案館是永久保管檔案實(shí)體的基地，險(xiǎn)情隱患隨時(shí)存在，檔案人員日常應(yīng)急演練和針對(duì)性的訓(xùn)練工作不足，防范手段不完善，安全管理意識(shí)不強(qiáng)等。突發(fā)事件發(fā)生時(shí)，快速有效救援難以真正發(fā)揮作用，搶險(xiǎn)救災(zāi)的決策與協(xié)調(diào)缺少應(yīng)對(duì)措施。

2.2 缺乏檔案安全保護(hù)意識(shí)和措施

目前檔案工作中管理不夠規(guī)范，規(guī)章制度不健全，同時(shí)缺乏對(duì)新調(diào)入人員系統(tǒng)性教育培訓(xùn)，老檔案人員沒有起到以老帶新的骨干作用；檔案人員思想麻痹大意，安全意識(shí)不強(qiáng)；相關(guān)措施不得力。因此，安全保護(hù)工作是檔案最重要的基礎(chǔ)工作之一，需要從制度體系、管理方式等方面入手。

2.3 缺乏檔案信息安全的思維

檔案人員工作責(zé)任感強(qiáng)弱不同，網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)淡化，以致檔案信息安全存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。強(qiáng)化檔案信息管理人員的職業(yè)道德，增強(qiáng)防范安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，進(jìn)一步加大對(duì)檔案管理人員定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)、信息安全等技能培訓(xùn)力度，普及信息安全相關(guān)法律及技術(shù)知識(shí)，提高檔案人員綜合素養(yǎng)，保障檔案信息的安全，成為目前需要解決的問題。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案安全工作的途徑

3.1 著力提升檔案工作者的安全意識(shí)

強(qiáng)化檔案人員安全意識(shí)教育，克服麻痹思想，增強(qiáng)憂患意識(shí)。重點(diǎn)提升檔案工作者的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別意識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)和主體責(zé)任意識(shí)，構(gòu)筑堅(jiān)固的思想防線。不斷提高檔案人員的業(yè)務(wù)能力，確保應(yīng)歸檔文件資料的齊全完整準(zhǔn)確，做到確認(rèn)依據(jù)齊全充分，各類檔案“應(yīng)歸盡歸”。應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)開展各類檔案的歸檔工作，進(jìn)一步深化檔案著錄。

3.2為科學(xué)決策和提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)

1）加強(qiáng)檔案研究，助力企業(yè)科學(xué)決策。決策是以預(yù)測(cè)為前提的，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)的根據(jù)是過去和現(xiàn)在的各種信息，檔案是決策者獲取信息的重要來源，能夠幫助管理層提升正確決策能力。加強(qiáng)研究企業(yè)檔案信息資源，分析判斷市場(chǎng)變化狀況和發(fā)展趨勢(shì)，從而來確定決策的目標(biāo)，及時(shí)地做出準(zhǔn)確判斷和正確決策。2015年公司檔案管理職能部門，組織大量人力物力，把館藏歷史檔案進(jìn)行了著錄和掃描，實(shí)施紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，很好地促進(jìn)了紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作向科學(xué)化、規(guī)范化的方向發(fā)展，極大地方便了查閱和相關(guān)資料研究，為公司科學(xué)決策提供了依據(jù)。2）加強(qiáng)檔案研究，不斷增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)檔案是支撐企業(yè)前行的重要“杠桿，是企業(yè)發(fā)展的有力支撐。企業(yè)檔案綜合高效開發(fā)利用是檔案工作為企業(yè)服務(wù)，提高企業(yè)綜合競(jìng)爭(zhēng)能力的直接手段。規(guī)范企業(yè)檔案工作，須加強(qiáng)自身基礎(chǔ)建設(shè)。突出檔案管理人員觀念轉(zhuǎn)變與思維創(chuàng)新，推動(dòng)檔案管理社會(huì)化與市場(chǎng)化，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)水平。大力開發(fā)利用企業(yè)檔案信息資源，可以使企業(yè)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集、掌握信息，為企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中找準(zhǔn)自己的發(fā)展方向，搶先開拓市場(chǎng)、占有市場(chǎng)。3）加強(qiáng)檔案研究，為人力資源開發(fā)服務(wù)。習(xí)近平總書記“用人得當(dāng)，就要科學(xué)合理使用干部，也就是說要用當(dāng)其時(shí)、用其所長(zhǎng)；用什么人、用在什么崗位，一定要從工作需要出發(fā)，以事?lián)袢?，不能?jiǎn)單把職位作為獎(jiǎng)勵(lì)干部的手段”的重要論述，為用好干部指明了方向。公司人事檔案數(shù)量大、材料全、內(nèi)容多，是評(píng)價(jià)和使用員工的基本憑證和重要依據(jù)。充分發(fā)揮人事檔案作用，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及員工的特長(zhǎng)、業(yè)績(jī)、素質(zhì)、能力等進(jìn)行綜合分析，按照“以崗選人、以事?lián)袢恕痹瓌t，選人、用人、育人、留人，調(diào)動(dòng)了領(lǐng)導(dǎo)及員工的積極性，發(fā)揮他們了特長(zhǎng)，提高了管理效率，增強(qiáng)了管理活力，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。

3.3 加大軟硬件投入，確保檔案載體安全

堅(jiān)持貫徹“預(yù)防為主，防治結(jié)合”原則，加強(qiáng)對(duì)檔案實(shí)體及庫房安全的管理，確保檔案安全。加大對(duì)檔案安全工作的硬件投入，從源頭上保證檔案安全。配備消防器材，配備檔案專用防蟲防霉藥，定期檢查電源電器，確保用電安全；庫房配備防盜門、視頻監(jiān)控系統(tǒng)、溫濕度記錄儀、空調(diào)等，完善安全設(shè)施；配備檔案鐵皮柜、檔案保密柜、防磁柜、智能光盤柜等專用于保管紙質(zhì)檔案及特殊載體檔案，做到檔案保管設(shè)備齊全。

3.4 加強(qiáng)日常管理，認(rèn)真貫徹落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度

進(jìn)行出、入庫登記，檔案借閱利用須履行相應(yīng)審批手續(xù)。建立庫房情況登記簿，檔案管理人員每日檢查庫房安全情況，記錄庫房溫度、濕度，定期清掃庫房，確保現(xiàn)存檔案無霉變、褪色、破損等現(xiàn)象。妥善保管和利用檔案資料，并按照審批、登記、發(fā)出的程序向單位內(nèi)外提供檔案借閱利用服務(wù)。每年定期組織安全大檢查，對(duì)檔案庫房、用電線路等進(jìn)行重點(diǎn)檢查，排除隱患。要求做到責(zé)任到人，措施到位，防止各種危害檔案安全的事件及其他重特大事故的發(fā)生。

3.5 加快推進(jìn)檔案館（室）建設(shè)，改善檔案保管基本條件

目前，檔案庫房面積不足，容量較大，采用空調(diào)對(duì)溫濕度控制不太穩(wěn)定，影響檔案安全工作。努力達(dá)到“九防”要求，特別是防火，這是難點(diǎn)，也是重中之重，必須防患于未然；在軟件建設(shè)方面，配齊人員，健全制度，嚴(yán)格管理，重安全、嚴(yán)保密。

3.6 強(qiáng)化檔案信息的安全管理，改善數(shù)據(jù)備份和遷移策略

與相關(guān)單位對(duì)接，對(duì)館（室）藏重要檔案和數(shù)字檔案要異地異質(zhì)備份保管，并及時(shí)進(jìn)行檢查、遷移；密切跟蹤新技術(shù)、新知識(shí)、新要求，做好數(shù)字檔案室建設(shè)和地質(zhì)資料信息共享平臺(tái)建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作，使寶貴的檔案資料可以得到更長(zhǎng)久的保存和更充分的利用。

4 結(jié)論

在今后的工作中，我們將以黨的十九大精神為統(tǒng)領(lǐng)，以“追趕超越”目標(biāo)為指引，按照檔案工作的各項(xiàng)要求，牢固樹立安全意識(shí)，堅(jiān)持執(zhí)行安全制度，強(qiáng)化安全責(zé)任，不斷完善檔案安全保障，服務(wù)單位經(jīng)濟(jì)工作的大局，改革創(chuàng)新，積極進(jìn)取，有力發(fā)揮檔案資源對(duì)各項(xiàng)工作的信息支撐和決策作用。

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作者簡(jiǎn)介

彭敏（1990-），女，漢族，廣東揭陽人，研究方向：檔案管理。