淺談企業(yè)物資采購管理中的合同風(fēng)險防控

姚敏

【摘要】企業(yè)的采購管理是降低成本的重要途徑，能夠在激烈的市場競爭中幫助企業(yè)提高競爭力。因此，企業(yè)必須重視材料采購管理，尤其要重視物資采購過程中的合同簽訂風(fēng)險。為了避免合同失敗和欺詐，有必要在簽署之前做信用研究，合同談判和合同起草工作，以減輕合同面臨的法律風(fēng)險，以確保公司的經(jīng)濟利益和發(fā)展空間。本文主要分析了物資采購管理過程中的主要合同風(fēng)險因素和注意事項，并且創(chuàng)造性的提出了一些預(yù)防風(fēng)險的措施。

【關(guān)鍵詞】物資采購;合同;風(fēng)險

一、引言

物資采購管理過程中的合同風(fēng)險控制是提高企業(yè)競爭力，減少糾紛的一個重要注意事項。合同風(fēng)險主要分為內(nèi)外風(fēng)險因素，合同訂立時期主要表現(xiàn)在合同審批，執(zhí)行風(fēng)險等。因此如何提高企業(yè)的合同風(fēng)險管理水平對企業(yè)解決合同糾紛，提高企業(yè)應(yīng)對糾紛的能力，降低因為產(chǎn)品質(zhì)量，交貨付款時間等利益沖突問題發(fā)生的概率是非常重要的。

我們都知道企業(yè)在采購管理合同時可能會由于各種失誤出現(xiàn)許多法律上的風(fēng)險，最終導(dǎo)致合同失去應(yīng)有的法律效應(yīng)，不僅不能夠保障企業(yè)的權(quán)益，甚至有可能在浪費了巨大的人力物力的基礎(chǔ)上血本無歸并且降低品牌效應(yīng)。在簽訂合同時，企業(yè)應(yīng)該注意如果在簽訂合同時走了一些不符合法律要求的程序抑或者違反了法律法規(guī)，抑或在招標(biāo)過程中采用不當(dāng)手段，都會使得合同失去法律效應(yīng)。因此企業(yè)在簽訂和同時要確保沒有模糊條款，合同的每一步都應(yīng)該遵循法規(guī)，切忌投機取巧，要知道法律才是最終的保障。

另一方面，企業(yè)在采購合同簽訂之前，就要確保自己是可以按時履行合約的每一項條款，因為在合同簽訂后，如果不能夠按時履行條款義務(wù)，企業(yè)就會面臨嚴(yán)重的違約風(fēng)險，合同效力也會大大降低。企業(yè)在履行合同內(nèi)容時也會面臨合同欺詐的行為風(fēng)險。這集中表現(xiàn)在有些供應(yīng)商為了得到合作機會，編造一些不符合實際情況的虛假信息以贏得合約，在這種情況下，一旦被認為是虛假信息，合約就會喪失應(yīng)有的法律效應(yīng)，企業(yè)要維護自身的合法權(quán)益就必須了解使用合同無效相關(guān)的法律規(guī)定來追究供應(yīng)商的欺詐行為責(zé)任，例如返還資金、向公安機關(guān)報案等等。

二、物資采購管理中合同訂立階段的風(fēng)險防控

企業(yè)在進行物資采購管理時，要經(jīng)過三個方面的嚴(yán)格審查才可簽訂合同：信用調(diào)查，細致的合同談判以及專業(yè)的合同起草。第一步資信調(diào)查時，企業(yè)要著重對合作方法人的資格審查。雖然，資信調(diào)查是審查供應(yīng)商的法人和自然人兩種，但是因為一般企業(yè)簽訂供應(yīng)商合同主要是和企業(yè)法人簽訂，所以應(yīng)該尤其重視法人資質(zhì)的審查，了解法人的經(jīng)營業(yè)務(wù)范圍和其經(jīng)營方式。更要了解清楚法人的經(jīng)營是否存在欺詐行為或者曾經(jīng)存在欺詐行為，也應(yīng)注意簽訂合同的法人是不是真的具有簽約能力和負責(zé)能力，此外，如果是特別經(jīng)營的產(chǎn)品或服務(wù)應(yīng)該對此情況進行特別了解，注重資質(zhì)審查。其次，企業(yè)在談判階段就要注重風(fēng)險的把控，在合同簽訂初期就要對各種隱藏的情況有把控和判斷能力，一般情況下，合同雙方一方是供應(yīng)商，一方是企業(yè)以資金用于買斷貨物或者服務(wù)。在物資采購過程中要注意合同對貨物批次，品質(zhì)，供貨出貨時間，以及價格的描述，切勿出現(xiàn)模糊條款。

其次，大型企業(yè)在進行物資采購管理的過程中一般會涉及很多產(chǎn)品，也有些產(chǎn)品會涉及到外匯結(jié)算，這些都需要企業(yè)對產(chǎn)品的細節(jié)詳情進行細致了解要對價格和計量單位、規(guī)格進行詳細的規(guī)定。企業(yè)在雙方起草合同時，需要界定合同的性質(zhì)，企業(yè)的采購訂單一般都屬于買賣合同，可以和企業(yè)的正常生產(chǎn)經(jīng)營活動掛鉤，企業(yè)的采購部門應(yīng)該根據(jù)自身企業(yè)的特殊性研究相關(guān)材料并且擬定技術(shù)協(xié)議和保密協(xié)議，和供貨商不斷對合同內(nèi)容進行補充填充，明確雙方各自的權(quán)利和義務(wù)，仔細研究每一個細小的條款，確保在日后產(chǎn)生利益糾紛的時候可以準(zhǔn)確的根據(jù)合同內(nèi)容來保護自己的利益不受侵犯，對產(chǎn)品進行后續(xù)跟蹤，確保每個被供應(yīng)的產(chǎn)品都是高質(zhì)高量的。不僅如此，在制定合同的條款時還要根據(jù)產(chǎn)品的不同性質(zhì)來確定不同的合同類型，不同的產(chǎn)品用不同的文書。在制定具體內(nèi)容和合同條款時，應(yīng)根據(jù)不同的產(chǎn)品類型選擇相同的標(biāo)準(zhǔn)文本，包括某些類型的采購設(shè)備和化學(xué)文本標(biāo)準(zhǔn)產(chǎn)品。根據(jù)具體的市場環(huán)境和產(chǎn)品屬性，選擇具體的交易模式測試，質(zhì)量評估方法和定價方法更好，雙方提供的合同標(biāo)準(zhǔn)文本進一步修改和增強。

三、防控物資采購管理中合同法律風(fēng)險的方案

企業(yè)在物資采購管理過程中，要在物資招標(biāo)之前做好合同風(fēng)險的防范把控工作。把控工作主要表現(xiàn)為負責(zé)采購的人員必須根據(jù)企業(yè)制度對項目的進度還有物資進行細致審查，并進行批復(fù)。在招標(biāo)過程中，采購部門也要自發(fā)了解相關(guān)法律合同文本，尤其要表明相關(guān)法律條文和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求，審查評估和選擇供應(yīng)商，分析供應(yīng)商提供的信息，以確定報價成本，包括票價和稅收。在投標(biāo)材料采購管理之前，有必要避免不良競爭行為和殘酷的競爭行為，以確保貨物達成正常交易，物資采購招標(biāo)完成后，負責(zé)采購管理人員需要根據(jù)招標(biāo)情況起草和起草合同。

事后合同在理論上是不應(yīng)該存在的，但是卻普遍存在，在法律上被成為“履行接受”，是內(nèi)容履行完畢后根據(jù)相關(guān)的口頭承諾進行正式合同的簽訂?？陬^協(xié)議雖然在法律層面也是有效的，但是終究會出現(xiàn)很多不可預(yù)想不能掌控的法律風(fēng)險。事后合同會對物流采購管理工作增加成倍的困難。在市場經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，企業(yè)必須重視法律法規(guī)對合同的保障約束能力，規(guī)范的合同是企業(yè)降低管理成本，降低合同違規(guī)風(fēng)險的一個強大的保障。要想避免事后合同的風(fēng)險，企業(yè)可以注重以下三方面的管控：第一，堅持無合同不合作的原則，避免事后合同的出現(xiàn);第二，有關(guān)部門要加強合同審批流程的細化管理，合同每年履行完下年歸檔;第三，豐富合同結(jié)算方式。

四、總結(jié)

企業(yè)合同管理必須對合同的簽訂、審核、履行、變更等全過程進行密切的監(jiān)督和控制，這樣才可以提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。

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