中小企業(yè)存貨管理問題及對(duì)策探討

杭州中寅會(huì)計(jì)師事務(wù)所 蔡云峰

1 存貨管理的相關(guān)理論概述

存貨是指企業(yè)在日?；顒?dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過程或提供勞務(wù)過程中耗用的材料或物料等，包括各類材料、在產(chǎn)品、半成品、產(chǎn)成品或庫存商品以及包裝物、低值易耗品、委托加工物資等。

存貨作為非常重要的流動(dòng)資產(chǎn)，加強(qiáng)對(duì)存貨的有效管理，可以降低企業(yè)資金占用，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。

中小企業(yè)因缺少資金和技術(shù)實(shí)力，經(jīng)營規(guī)模偏小、存貨管理基礎(chǔ)薄弱，沒有意識(shí)到企業(yè)存貨控制和管理是生產(chǎn)經(jīng)營過程中的重要環(huán)節(jié)，這些已成為企業(yè)發(fā)展的掣肘。中小企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)存貨管理，使會(huì)計(jì)核算的數(shù)據(jù)更能準(zhǔn)確反映存貨的真實(shí)水平，使所作的存貨報(bào)表和庫存分析真正成為管理者可靠的決策依據(jù)。

2 中小企業(yè)存貨管理存在的問題

2.1 管理意識(shí)薄弱

由于市場經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，許多中小企業(yè)經(jīng)營者將精力放在了金融、房地產(chǎn)這方面，忽視了實(shí)業(yè)方面的管理，對(duì)存貨管理不夠重視。

2.2 存貨管理制度不健全

中小企業(yè)沒有設(shè)立合理的治理架構(gòu)和管理體制，也沒有建立完善的管理制度。缺少根據(jù)自身特點(diǎn)設(shè)計(jì)與之適應(yīng)的存貨管理制度。對(duì)存貨業(yè)務(wù)中在重要環(huán)節(jié)缺少詳細(xì)的操作流程以及設(shè)置關(guān)鍵控制點(diǎn)。存貨業(yè)務(wù)授權(quán)不明，管理部門職責(zé)不清，許多不相容的崗位沒有相互分離。即使建立了存貨管理的相關(guān)內(nèi)部控制，也流于形式而未予認(rèn)真執(zhí)行。

2.3 存貨儲(chǔ)量不合理

存貨儲(chǔ)量不合理，資金占用過大。在存貨采購過程中，采購計(jì)劃不合理，預(yù)算編制不科學(xué)，采購需求隨意發(fā)出，臨時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商，詢價(jià)不充分，沒有遵循最佳的購買數(shù)量，也不測算最佳購買節(jié)點(diǎn)。

2.4 管理人員素質(zhì)偏低

無法吸引優(yōu)秀的管理人才。在存貨管理中，倉庫管理人員的工作責(zé)任心、細(xì)致程度對(duì)存貨管理至關(guān)重要。財(cái)務(wù)人員的專業(yè)水平，工作的認(rèn)真程度對(duì)生產(chǎn)成本的核算也非常重要。

2.5 倉儲(chǔ)條件有限

對(duì)倉儲(chǔ)設(shè)施的投入較少，導(dǎo)致存貨在倉儲(chǔ)過程中受到自然條件的損害，造成直接經(jīng)濟(jì)損失。

2.6 信息化水平低下

信息化利用水平低，很多工作仍舊停留在原始的人工統(tǒng)計(jì)、人工核算的程度上，工作效率低下，還沒有建立起存貨管理的信息化應(yīng)用。

2.7 第三方物流平臺(tái)的利用不完善

在第三方物流平臺(tái)的運(yùn)用方面喜憂參半。由于自身管理跟不上，內(nèi)外系統(tǒng)平臺(tái)不兼容，信息不能傳遞落實(shí)。

2.8 存貨計(jì)價(jià)方法一成不變

存貨計(jì)價(jià)方法選擇基本長久不變，不會(huì)結(jié)合企業(yè)所處行業(yè)變化、存貨管理的特點(diǎn)、具體要求和市場行情在每一會(huì)計(jì)年度進(jìn)行修正和調(diào)整。

3 中小企業(yè)存貨管理存在問題的原因分析

上述問題的存在有表面的也有深層次的，有客觀的因素更有主觀因素。其中絕大部分問題是由企業(yè)內(nèi)部原因造成的。

3.1 內(nèi)部原因

(1)中小公司經(jīng)營規(guī)模有限，受制于經(jīng)營成本的考慮，很多沒有建立起完善的治理架構(gòu)、管理體制，更沒有完整的存貨管理制度。在管理授權(quán)中對(duì)存貨業(yè)務(wù)審批人的授權(quán)不明確，有關(guān)人員相互兼職較多，經(jīng)常有部門之間互相推諉或者一人說了算的現(xiàn)象。(2)存貨業(yè)務(wù)缺少詳細(xì)的操作流程，某些崗位缺少關(guān)鍵控制。崗位分工不明確，相關(guān)崗位缺少相互監(jiān)督。即使建立了存貨管理制度，有些中小企業(yè)為了節(jié)省成本將存貨管理制度流于形式。(3)中小企業(yè)對(duì)優(yōu)秀的人才吸引力不強(qiáng)，很難招募到管理水平較高、專業(yè)技術(shù)過硬的管理人員。(4)受資金實(shí)力限制，中小企業(yè)無力購建先進(jìn)的存儲(chǔ)硬件，無法營造良好的存儲(chǔ)環(huán)境。

3.2 外部原因

當(dāng)然除了企業(yè)自身原因外，外部因素也將對(duì)企業(yè)的存貨管理造成重大影響。

(1)國家政策、市場供需等原因造成物價(jià)大幅波動(dòng)，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)計(jì)價(jià)模式使會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性產(chǎn)生重大偏離。需要及時(shí)修正存貨計(jì)價(jià)方法，才能符合當(dāng)前市場價(jià)格的波動(dòng)。(2)第三方物流的興起，確實(shí)緩解了中小企業(yè)獨(dú)立承擔(dān)巨額物流投入的難題，提高了資金使用效率。但第三方物流平臺(tái)所處行業(yè)變化快，且外部平臺(tái)與企業(yè)自身管理融合度較低，信息傳遞不順暢，達(dá)不到中小企業(yè)所期望的效果。(3)中小企業(yè)在信息化方面基礎(chǔ)薄弱，而電子信息行業(yè)發(fā)展迅速，信息化系統(tǒng)換代較快，中小企業(yè)跟不上信息行業(yè)變化的步伐。

4 中小企業(yè)存貨管理問題的改善對(duì)策

4.1 提高存貨管理意識(shí)

中小企業(yè)經(jīng)營者要重視存貨的管理。應(yīng)拋棄形式上、口頭上的重視，上至企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)下到職能部門、管理人員都要提升存貨管理的意識(shí)。將存貨管理的理念提升到完成企業(yè)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)、企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作順利開展、節(jié)約運(yùn)營經(jīng)費(fèi)的高度來認(rèn)識(shí)；要將存貨管理的理念灌輸給每個(gè)員工，使企業(yè)的各個(gè)部門、相關(guān)人員都參與到存貨管理中來。

4.2 建立健全存貨管理制度

中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定健全企業(yè)的法人制度，建立合理的治理架構(gòu)和管理體制。應(yīng)根據(jù)自身特點(diǎn)，設(shè)計(jì)并建立與之相適應(yīng)的存貨管理制度。存貨管理制度的建立有以下要點(diǎn)。

(1)存貨管理應(yīng)結(jié)合公司管理架構(gòu)采用分級(jí)管理責(zé)任制，明確相關(guān)崗位的職責(zé)權(quán)限，確保不相容崗位相互分離。(2)建立存貨業(yè)務(wù)授權(quán)審批制度，明確審批人的授權(quán)方式、授權(quán)程序、權(quán)限和責(zé)任等，不得越權(quán)審批。(3)要注重存貨業(yè)務(wù)流程控制，要在重要環(huán)節(jié)設(shè)置關(guān)鍵控制點(diǎn)。存貨的收發(fā)要通過出、入庫單來控制。(4)制定存貨管理崗位職責(zé)制度，加強(qiáng)對(duì)這些崗位的責(zé)任考核及采取相應(yīng)的防范措施。(5)財(cái)務(wù)部門設(shè)立存貨明細(xì)賬，倉庫設(shè)立保管賬，保證賬賬相符。存貨定期盤點(diǎn)清查既核對(duì)實(shí)物的數(shù)量，看其是否賬實(shí)相符，也要關(guān)注實(shí)物的質(zhì)量，看其是否有明顯的損壞。(6)建立存庫分類管理制度，實(shí)施定期盤點(diǎn)制度，做到存貨實(shí)存數(shù)與賬存數(shù)相符。(7)完善存貨管理稽查制度，應(yīng)組織人員定期或不定期對(duì)存貨管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督與檢查，使存貨管理制度落實(shí)到位。發(fā)揮財(cái)務(wù)稽核對(duì)會(huì)計(jì)核算工作進(jìn)行的自我檢查或?qū)徍吮O(jiān)督作用。

4.3 加強(qiáng)企業(yè)的存貨規(guī)劃和控制，保持最優(yōu)存貨量

中小企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身的生產(chǎn)經(jīng)營特點(diǎn)，加強(qiáng)存貨采購管理，合理運(yùn)用采購資金，控制采購成本。存貨總成本的控制關(guān)鍵在于使各種存貨的數(shù)量保持在一個(gè)恰當(dāng)?shù)乃?，結(jié)構(gòu)品種保持一個(gè)恰當(dāng)?shù)谋壤P(guān)系。存貨采購計(jì)劃員必須具備較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，熟悉生產(chǎn)工藝流程及設(shè)備運(yùn)行情況，清楚生產(chǎn)過程材料耗用水平，在考慮應(yīng)付突發(fā)等情況所需的備用量后制定出存貨的采購計(jì)劃。應(yīng)及時(shí)收集擬購商品的各種信息，多方比價(jià)，了解市場行情的變化。對(duì)消耗量較多的原材料、耗材應(yīng)實(shí)行采購招標(biāo)制度，以求價(jià)低質(zhì)優(yōu)。中小企業(yè)應(yīng)測算存貨最佳持有量，建立經(jīng)濟(jì)訂貨批量模型。應(yīng)充分利用自身的存貨管理信息，分析企業(yè)過去的銷售情況預(yù)測未來銷售需求，以當(dāng)前庫存的數(shù)量，考慮采購間隔期、生產(chǎn)計(jì)劃、存儲(chǔ)成本、缺貨成本等因素，合理確定存貨采購日期和數(shù)量，合理確定存貨經(jīng)濟(jì)訂貨批量。

4.4 注重企業(yè)管理人員的培養(yǎng)，提高其綜合素質(zhì)

中小企業(yè)應(yīng)建立建全人力資源管理制度，選拔和任用責(zé)任心強(qiáng)、工作經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)技能過硬的人員擔(dān)任存貨業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵崗位。應(yīng)加強(qiáng)存貨業(yè)務(wù)相關(guān)人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，使其不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平。對(duì)存貨業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵崗位采取定期輪崗制度，以保障相應(yīng)人員的儲(chǔ)備充實(shí)。財(cái)會(huì)人員應(yīng)經(jīng)常學(xué)習(xí)國家政策及專業(yè)知識(shí)，努力提高存貨核算水平，提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。

4.5 提升改造倉儲(chǔ)條件

中小企業(yè)應(yīng)權(quán)衡生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各種利弊，要加大對(duì)倉儲(chǔ)硬件的投入。

(1)要加大對(duì)倉儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施的投入。倉儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施前期規(guī)劃對(duì)生產(chǎn)業(yè)務(wù)影響巨大，須結(jié)合企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模、生產(chǎn)布局、業(yè)務(wù)流程來統(tǒng)籌規(guī)劃；要加大投入力度，提升現(xiàn)有倉庫的基礎(chǔ)設(shè)施，不斷改造陳舊老化的倉庫。(2)在專用技術(shù)設(shè)備上，要勇于嘗試使用新技術(shù)，推廣應(yīng)用條形碼、智能標(biāo)簽、無線射頻識(shí)別等自動(dòng)識(shí)別、標(biāo)識(shí)技術(shù)和貨物快速分揀技術(shù)。

4.6 提高存貨管理信息化水平

企業(yè)可以根據(jù)自身需要，建立存貨的信息化應(yīng)運(yùn)。首先，應(yīng)擇優(yōu)選取適合自身的財(cái)務(wù)軟件實(shí)行財(cái)務(wù)核算會(huì)計(jì)電算化，完善規(guī)范基礎(chǔ)工作。其次，利用存貨電算化管理軟件和網(wǎng)絡(luò)建立共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)存貨信息及時(shí)共享，為企業(yè)的銷售、生產(chǎn)提供及時(shí)有效的信息。最后，應(yīng)學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)ERP等先進(jìn)的管理工具，利用ERP等先進(jìn)的管理模式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營信息化管理。使人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷全方位高效集中管理，使存貨管理上一個(gè)新臺(tái)階。

4.7 利用第三方物流平臺(tái)

第三方物流作為一種全新的物流協(xié)作模式，使得中小企業(yè)的小批量庫存更加經(jīng)濟(jì)，可以提供快捷、廉價(jià)和高服務(wù)水準(zhǔn)的物流服務(wù)。在合理利用第三方物流平臺(tái)時(shí)應(yīng)注意以下幾方面。

(1)應(yīng)合理整合內(nèi)外部物流資源，通過對(duì)存貨業(yè)務(wù)全部流程進(jìn)行優(yōu)化整合，使資金流、信息流、貨物流等處于最優(yōu)狀態(tài)。(2)要重視并完善供應(yīng)鏈管理。積極搭建一條包括供應(yīng)商、生產(chǎn)商、經(jīng)銷商、零售商、第三方物流服務(wù)提供商在內(nèi)的供應(yīng)鏈，有效降低存貨采購成本，減少內(nèi)部損耗及庫存積壓，及時(shí)掌握存貨情況，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)外部之間存貨信息共享。

4.8 調(diào)整存貨計(jì)價(jià)方法，適應(yīng)國家政策及市場需求變化

中小企業(yè)應(yīng)根據(jù)國家政策及市場變化，及時(shí)調(diào)整存貨計(jì)價(jià)方法，使之符合實(shí)際情況。選定合適方法后一個(gè)會(huì)計(jì)年度只能變更一次。

選取計(jì)價(jià)方法的建議：(1)存貨價(jià)格平穩(wěn)或總體呈水平波動(dòng)時(shí)，應(yīng)選擇加權(quán)平均法。(2)在存貨成本呈下降趨勢(shì)時(shí)，應(yīng)選擇先進(jìn)先出法。(3)個(gè)別計(jì)價(jià)法只適用于容易識(shí)別、存貨數(shù)量不多、單位成本較高的存貨計(jì)價(jià)。

5 結(jié)語

良好的存貨管理制度是企業(yè)管理的重要組成部分，是業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制體系的核心內(nèi)容。中小企業(yè)必須對(duì)存貨的采購、存儲(chǔ)、生產(chǎn)等要有計(jì)劃的安排與管理，存貨管理可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)的不足和缺陷，尋找及采取措施改進(jìn)，使企業(yè)有了前進(jìn)動(dòng)力；加強(qiáng)存貨管理可以有效避免存貨積壓、毀損等情況的發(fā)生，降低生產(chǎn)成本，提高產(chǎn)品競爭力；加強(qiáng)企業(yè)存貨管理可以有效降低存貨資金占用水平，提升存貨的周轉(zhuǎn)率，增強(qiáng)企業(yè)的運(yùn)作效率；加強(qiáng)存貨管理，提升存貨的財(cái)務(wù)核算水平，使企業(yè)資產(chǎn)結(jié)構(gòu)更加清晰，使企業(yè)自身的投融資方向更加恰當(dāng)；加強(qiáng)存貨管理，可以使產(chǎn)品更能符合市場需求，提高顧客的滿意程度?？傊己玫拇尕浌芾眢w制必將是企業(yè)發(fā)展的一大助力，最終必將提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。