基于ERP系統(tǒng)環(huán)境的企業(yè)內(nèi)部控制研究

深圳南順有限公司 黃林麗

1 企業(yè)ERP系統(tǒng)建設(shè)的重要性

ERP系統(tǒng)的發(fā)展非常迅速，到目前為止共經(jīng)歷了五個(gè)階段，即從記錄大量原始數(shù)據(jù)、支持查詢、匯總等功能；到增加對(duì)產(chǎn)品構(gòu)成進(jìn)行管理實(shí)現(xiàn)減少庫(kù)存，優(yōu)化庫(kù)存等功能；再到增加生產(chǎn)、加工工時(shí)、生產(chǎn)能力、財(cái)務(wù)功能等，形成以計(jì)算機(jī)為核心的閉環(huán)管理系統(tǒng)，能動(dòng)態(tài)監(jiān)察到產(chǎn)、供、銷的全部生產(chǎn)過(guò)程；再到增加了包括財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)、生產(chǎn)能力、調(diào)整資源調(diào)度等方面的功能，成為企業(yè)進(jìn)行生產(chǎn)管理及決策的平臺(tái)工具；最后在Internet技術(shù)成熟條件下增加與客戶或供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)信息共享和直接的數(shù)據(jù)交換的能力及供應(yīng)鏈管理思想，實(shí)現(xiàn)跨企業(yè)的聯(lián)合作戰(zhàn)。

從以上發(fā)展可以看出，ERP管理信息系統(tǒng)是一個(gè)現(xiàn)代企業(yè)管理的先進(jìn)工具，儲(chǔ)存企業(yè)多年經(jīng)營(yíng)的各種數(shù)據(jù)，支持大量原始數(shù)據(jù)的查詢、匯總，使企業(yè)的資源與營(yíng)運(yùn)流程得以全面結(jié)合、受控，實(shí)時(shí)反饋、協(xié)調(diào)的特點(diǎn)可以滿足以銷定產(chǎn)、以產(chǎn)求供的要求，進(jìn)而降低成本、優(yōu)化企業(yè)資源，達(dá)到資源效益最大化的目的。ERP系統(tǒng)的使用不僅提高營(yíng)運(yùn)的效率，也增強(qiáng)企業(yè)的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)能力。ERP系統(tǒng)將管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)信息與數(shù)據(jù)的即時(shí)共享且準(zhǔn)確為企業(yè)管理決策提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)支持。使用ERP系統(tǒng)管理是企業(yè)發(fā)展到一定階段的必然選擇，不僅是管理所需也是提高企業(yè)形象、提高管理人員素質(zhì)、優(yōu)化內(nèi)部管理組織及內(nèi)部環(huán)境的一種手段。

2 企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的關(guān)系

企業(yè)內(nèi)部控制的目標(biāo)是遵守法律法規(guī)、保證企業(yè)財(cái)產(chǎn)的安全與完整、保證財(cái)務(wù)報(bào)告信息可靠、保證經(jīng)營(yíng)的有效有序進(jìn)行，包含了企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的方方面面。而ERP管理系統(tǒng)根據(jù)企業(yè)的營(yíng)運(yùn)流程，記錄和存儲(chǔ)企業(yè)營(yíng)運(yùn)的各種原始數(shù)據(jù)，通過(guò)記錄和查詢?cè)紨?shù)據(jù)給企業(yè)管理者提供數(shù)據(jù)支持。ERP管理系統(tǒng)服務(wù)于企業(yè)營(yíng)運(yùn)，且通過(guò)流程式管理以及信息共享等特質(zhì)監(jiān)督與規(guī)范營(yíng)運(yùn)管理。內(nèi)部控制是通過(guò)一些規(guī)則制定、企業(yè)組織架構(gòu)及崗位設(shè)置等手段來(lái)監(jiān)督與規(guī)范企業(yè)營(yíng)運(yùn)，達(dá)到內(nèi)部控制的目標(biāo)。

2.1 企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的區(qū)別與聯(lián)系

所以ERP管理系統(tǒng)與內(nèi)部控制之間既有相同的功能與目標(biāo)，即規(guī)范與監(jiān)督企業(yè)營(yíng)運(yùn)，也有各自不同的功能與效果，ERP系統(tǒng)更重視管理，而內(nèi)部控制更側(cè)重于控制。ERP系統(tǒng)是一個(gè)載體，是一種手段，不僅只是提高企業(yè)管理效率，更是內(nèi)部控制的一種手段，既承載者先進(jìn)的管理理念，也承載著內(nèi)部控制的關(guān)鍵控制點(diǎn)，所以ERP管理系統(tǒng)使用效率直接影響內(nèi)部控制效率。由于ERP管理系統(tǒng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)營(yíng)運(yùn)工作的控制，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控管理，避免人為因素讓管理更加客觀，數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確有效及時(shí)，從而實(shí)現(xiàn)事前、事中、事后內(nèi)部管理控制，提高企業(yè)高管理水平，以及增強(qiáng)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

2.2 企業(yè)ERP系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)內(nèi)部控制的影響

從內(nèi)部控制的五要素，即內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督來(lái)看，ERP信息系統(tǒng)的使用對(duì)內(nèi)控系統(tǒng)各要素都有深遠(yuǎn)影響。眾所周知，ERP系統(tǒng)是依靠流程來(lái)驅(qū)動(dòng)的，數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)流程之間及時(shí)、高度共享傳遞，傳遞過(guò)程中需企業(yè)改善內(nèi)部控制環(huán)境，精減管理層級(jí)。也對(duì)ERP系統(tǒng)參與人員崗位職責(zé)提出了新的規(guī)范和要求。層級(jí)的精減實(shí)現(xiàn)了扁平化的管理，信息無(wú)論在管理者還是執(zhí)行者之間的傳遞與溝通的效率均得到提升。ERP系統(tǒng)不僅改變了內(nèi)部環(huán)境，更是內(nèi)部環(huán)境的一部分，是風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的對(duì)象。ERP的使用，使內(nèi)部控制體系越來(lái)越程序化，內(nèi)部控制的實(shí)現(xiàn)也越來(lái)越依賴ERP系統(tǒng)。有關(guān)業(yè)務(wù)流程的控制活動(dòng)更是依賴ERP固化管理流程來(lái)控制與監(jiān)督，而ERP系統(tǒng)本身也是內(nèi)部控制的對(duì)象。

3 ERP環(huán)境下企業(yè)完善內(nèi)部控制的策略

ERP系統(tǒng)的實(shí)施對(duì)內(nèi)部控制的影響具有兩面性。一方面，ERP實(shí)現(xiàn)了最大化的信息集成，可以把常規(guī)的營(yíng)運(yùn)管理流程固化，使內(nèi)部控制實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，也可以實(shí)時(shí)共享信息，提高信息的時(shí)效與正確性，對(duì)瞬息萬(wàn)變的內(nèi)外部環(huán)境及時(shí)作出應(yīng)對(duì)策略，因此企業(yè)可以通過(guò)ERP來(lái)優(yōu)化內(nèi)部控制與管理；另一方面，ERP作為一種管理和控制的工具和手段，本身沒(méi)有自我監(jiān)控管理功能，企業(yè)的管理與內(nèi)部控制越來(lái)越強(qiáng)的依賴性，也給內(nèi)部控制帶來(lái)了新的風(fēng)險(xiǎn)，因此ERP環(huán)境下，企業(yè)必須加強(qiáng)ERP系統(tǒng)控制，提高風(fēng)險(xiǎn)管理，確保企業(yè)內(nèi)部控制持續(xù)有效運(yùn)行。針對(duì)這些新的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，提出以下有針對(duì)性的策略。

3.1 業(yè)務(wù)流程定期測(cè)試

ERP系統(tǒng)有效應(yīng)用需要有規(guī)范的業(yè)務(wù)流程。ERP側(cè)重于在合理的業(yè)務(wù)流程基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)資源的整合和有效利用，建立符合內(nèi)控要求的流程。隨著業(yè)務(wù)量變化、業(yè)務(wù)發(fā)展階段、新業(yè)務(wù)的產(chǎn)生，以及應(yīng)對(duì)內(nèi)外部環(huán)境的變化需要更新業(yè)務(wù)流程的需要，企業(yè)需要定期測(cè)試各種業(yè)務(wù)流程的有效性。通過(guò)流程修訂或新增業(yè)務(wù)流程等方式來(lái)更新ERP系統(tǒng)，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的管理效率。另外，關(guān)于業(yè)務(wù)處理邏輯計(jì)算是否合理的測(cè)試，特別針對(duì)ERP中控制數(shù)據(jù)用于定義業(yè)務(wù)規(guī)則的控制數(shù)據(jù)的測(cè)試，往往能更深層次了解測(cè)試業(yè)務(wù)流程，以保證計(jì)算的邏輯正確，符合相關(guān)政策要求。

3.2 完善ERP系統(tǒng)的控制規(guī)范

ERP集成信息系統(tǒng)也是內(nèi)部控制的手段及工具，由外圍的硬件部分和無(wú)形軟件兩部分組成，無(wú)論是硬件還是系統(tǒng)本身邏輯安全均對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。為此，必須建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)總體控制和信息系統(tǒng)應(yīng)用控制，確保系統(tǒng)的總體安全。設(shè)置軟、硬件維護(hù)崗位，并明確崗位職責(zé)，定期備份維護(hù)數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)安全、準(zhǔn)確。對(duì)于有關(guān)軟件修改、維護(hù)需建立嚴(yán)格的審批制度。規(guī)范權(quán)限管理：嚴(yán)格權(quán)限設(shè)置，注意不相容崗位權(quán)限設(shè)置，定期權(quán)限測(cè)試。設(shè)置主數(shù)據(jù)維護(hù)崗位，讓主數(shù)據(jù)設(shè)置滿足公司控制要求及后續(xù)報(bào)表分析要求，規(guī)范網(wǎng)絡(luò)管理，確保網(wǎng)絡(luò)安全。

3.3 對(duì)ERP系統(tǒng)嵌入控制數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)

很多內(nèi)部控制點(diǎn)的控制標(biāo)準(zhǔn)、控制方法預(yù)先制定并嵌入系統(tǒng)的應(yīng)用程序或控制數(shù)據(jù)設(shè)置中。系統(tǒng)驅(qū)動(dòng)分析器和控制器對(duì)錄入的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行各種檢驗(yàn)、核對(duì)、判斷、監(jiān)督等功能，進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。定期對(duì)系統(tǒng)中有關(guān)內(nèi)部控制點(diǎn)的控制標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)控制數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)相互核對(duì)檢驗(yàn)邏輯進(jìn)行檢測(cè)，以及時(shí)更新、修改不合理脫離實(shí)際的地方。

4 結(jié)語(yǔ)

ERP系統(tǒng)的使用改變了內(nèi)部控制的環(huán)境，既成為內(nèi)部控制環(huán)境的一部分，也是內(nèi)部控制的對(duì)象，卻又是內(nèi)部控制的重要手段和工具。充分了解和利用ERP系統(tǒng)本身功能特點(diǎn)，可以提高內(nèi)部控制的效率做到實(shí)時(shí)監(jiān)控。ERP系統(tǒng)的成功應(yīng)用離不開(kāi)業(yè)務(wù)流程規(guī)范，所以應(yīng)對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行定期的測(cè)試和修訂，測(cè)試各種業(yè)務(wù)流程的有效性。通過(guò)流程修訂或新增業(yè)務(wù)流程等方式來(lái)更新ERP系統(tǒng)，充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的管理效率。完善ERP系統(tǒng)的控制規(guī)范，建立相應(yīng)的信息系統(tǒng)總體控制和信息系統(tǒng)應(yīng)用控制，確保系統(tǒng)的總體安全。最后要對(duì)ERP系統(tǒng)嵌入控制數(shù)據(jù)進(jìn)行檢測(cè)，對(duì)相互核對(duì)檢驗(yàn)邏輯進(jìn)行檢測(cè)，以及時(shí)更新、修改不合理脫離實(shí)際的地方。