淺談新時(shí)代檔案管理工作的優(yōu)化路徑

周波 鄄城縣衛(wèi)生健康局

引言：檔案工作已經(jīng)逐步滲透進(jìn)新時(shí)代各行業(yè)的系統(tǒng)里：物業(yè)、美容院、健身房等的會(huì)員檔案管理，事業(yè)編單位的員工檔案管理等等，成為新時(shí)代工作至關(guān)重要環(huán)節(jié)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的科學(xué)化管理，提高工作人員的綜合文化程度，推動(dòng)新時(shí)代各行各業(yè)工作的有序進(jìn)行。

一、新時(shí)代檔案管理工作的新需求

新時(shí)代各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，從橫向發(fā)展的角度來(lái)說(shuō)，時(shí)間的積累，會(huì)員檔案的增加，無(wú)論是事業(yè)單位的員工檔案管理工作，還是保險(xiǎn)業(yè)、金融業(yè)、個(gè)體等會(huì)員檔案的管理工作，檔案管理工作都是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、非常具有價(jià)值的管理工作。

與此同時(shí)，為了企業(yè)更好的發(fā)展，在拓展新會(huì)員同時(shí)，也需要固定原有會(huì)員的繼續(xù)保持，這個(gè)時(shí)候檔案管理工作至關(guān)重要，對(duì)于每個(gè)會(huì)員的特點(diǎn)、興趣取向、喜好厭惡，需要有很龐大的數(shù)字來(lái)進(jìn)行分類總結(jié)，更準(zhǔn)確的為會(huì)員提供人性化的營(yíng)銷方案，達(dá)到會(huì)員滿意度提升。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作要記錄產(chǎn)品的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、數(shù)量、性能等等，這些數(shù)據(jù)能夠充分體現(xiàn)產(chǎn)品的價(jià)值，不能有絲毫錯(cuò)誤，需要檔案管理工作細(xì)致化、工作人員素養(yǎng)專業(yè)化，從而實(shí)現(xiàn)更良性的發(fā)展。

二、對(duì)檔案管理工作的優(yōu)化方案

（一）對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)性提升

對(duì)于檔案管理工作人員的專業(yè)性提升主要從兩個(gè)方面實(shí)現(xiàn)：

第一，通過(guò)招聘來(lái)選擇需要的人才。比如說(shuō)我們?cè)跈n案管理工作中需要龐大的數(shù)據(jù)來(lái)對(duì)比分析總結(jié)，那么我們就需要會(huì)熟練使用數(shù)據(jù)庫(kù)、熟練使用表格的人才。比如說(shuō)我們依舊需要文字功底強(qiáng)的人才，就著重吸收文科高材生；比如說(shuō)我們?cè)跈n案管理工作中需要更先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)引入，這時(shí)候我們現(xiàn)培養(yǎng)IT技術(shù)人員是不現(xiàn)實(shí)的，但是我們需要有相關(guān)專業(yè)經(jīng)驗(yàn)的人才作為技術(shù)引入的支持，能夠?qū)⒓夹g(shù)學(xué)會(huì)使用，用專業(yè)且通俗易懂的語(yǔ)言使其他工作人員也能學(xué)會(huì)技術(shù)、使用技術(shù)。

第二，對(duì)內(nèi)部員工進(jìn)行專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其知識(shí)技能能夠勝任自己的工作。對(duì)于內(nèi)部員工的知識(shí)培訓(xùn)，分批進(jìn)行，在保證原有工作能夠繼續(xù)保持，同時(shí)新的工作進(jìn)行優(yōu)化、系統(tǒng)升級(jí)，逐步科學(xué)化、系統(tǒng)化的學(xué)習(xí)。

無(wú)論是新鮮血液的吸收還是內(nèi)部員工的知識(shí)提升，都是為了實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的價(jià)值[1]。

（二）細(xì)化檔案管理工作流程

檔案管理工作需遵守國(guó)家規(guī)定的相關(guān)法律，還應(yīng)該細(xì)致化管理工作流程，讓檔案管理工作的采、分、編、典、流的每個(gè)環(huán)節(jié)更加緊密、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、讓檔案管理工作有意義。

采：采集數(shù)據(jù)、采集檔案。確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、有效性、科學(xué)性。

分：分類管理、分類整理。對(duì)于采集來(lái)的不同數(shù)據(jù)，有的產(chǎn)品需要進(jìn)一步改善開(kāi)發(fā)的，有的業(yè)主房屋出現(xiàn)問(wèn)題需要進(jìn)一步解決的，有的是圖書(shū)館很多書(shū)、需要分類排放的等等，分類至關(guān)重要。

編：編入編碼、編入會(huì)員碼等。對(duì)于分好類的一類個(gè)體，需要逐一編碼入系統(tǒng)，就像學(xué)號(hào)一樣，數(shù)字化管理，為方便索引做好鋪墊。

典：典藏即整合。編好編碼的數(shù)據(jù)，即為索引，讓前面的工作更直觀的體現(xiàn)出來(lái)，比如目錄，標(biāo)牌等。

流：流動(dòng)其實(shí)就是數(shù)據(jù)的索引。我們整理好的數(shù)據(jù)，檔案的工作不是說(shuō)整理完就放著，保存起來(lái)封存起來(lái)的，而是這些數(shù)據(jù)要使用的，數(shù)據(jù)要流動(dòng)，比如說(shuō)：會(huì)員管理系統(tǒng)，搜索會(huì)員名字就能找到這個(gè)文件的目錄、編碼等數(shù)據(jù)。如果前面4步都是在準(zhǔn)備的話，那么這步就是實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的至關(guān)重點(diǎn)，無(wú)論是編碼的準(zhǔn)確性還是分類的科學(xué)性、采集的價(jià)值性，整合的有效性，數(shù)據(jù)化索引的速度性能都會(huì)在這步逐一體現(xiàn)出來(lái)。對(duì)于新時(shí)代檔案管理工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要。

（三）全面提升檔案管理的數(shù)字化

我們剛剛在細(xì)致化工作流程中提到了編碼以及數(shù)據(jù)流動(dòng)，還有對(duì)檔案管理工作人員的知識(shí)提升中提到的先進(jìn)技術(shù)引入，這些至關(guān)重要的技術(shù)支持，就是全面提升檔案管理的數(shù)字化，為了使各個(gè)環(huán)節(jié)的工作能夠順利進(jìn)行，有效提高工作效率，對(duì)檔案管理工作中需要到的設(shè)施：書(shū)架、檔案、電腦等等軟件和硬件都需要逐一優(yōu)化、加大資金投入，更高效率的工作，是新時(shí)代對(duì)于數(shù)字化管理檔案工作的必然需求。比如說(shuō)肯德基前臺(tái)的點(diǎn)餐系統(tǒng)，配料區(qū)的數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)；圖書(shū)館的借書(shū)系統(tǒng)；健身房的會(huì)員系統(tǒng)，上課的打卡系統(tǒng)；等等這些系統(tǒng)都是數(shù)字化的科學(xué)技術(shù)為了更便捷的生活，數(shù)據(jù)具有專業(yè)性，有效性，是新時(shí)代的重要技術(shù)支持。然而就上述技術(shù)來(lái)說(shuō)，仍然存在各種不足，需要更全面的優(yōu)化，需要更先進(jìn)的技術(shù)引入，讓新時(shí)代的檔案管理工作系統(tǒng)更加完善。每一個(gè)細(xì)節(jié)的提升，都是對(duì)工作質(zhì)量的保證[2]。

（四）充分實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的重要性

檔案管理工作在新時(shí)代作為以信息載體為主要存在的工作管理系統(tǒng)，是新時(shí)代社會(huì)發(fā)展重要標(biāo)志，迅捷有效的實(shí)現(xiàn)信息資源共享，在新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的背景下，高效的利用強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)成為未來(lái)檔案管理工作的優(yōu)化旅程中最為重要的里程碑，將帶領(lǐng)我們的信息時(shí)代生活更加多元化、信息時(shí)代工作更為高效。因此我們有必要充分實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的重要價(jià)值，小到每個(gè)數(shù)據(jù)，大到每個(gè)實(shí)體企業(yè)，對(duì)于檔案管理工作都要更加重視，更加努力的將檔案管理工作做好。

讓信息技術(shù)和文學(xué)藝術(shù)緊密聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)新時(shí)代的科學(xué)價(jià)值；優(yōu)化管理工作的細(xì)節(jié)，投入有效的科學(xué)技術(shù)支持；加強(qiáng)工作人員的文學(xué)素養(yǎng)，提升專業(yè)人員信息技術(shù)，改善檔案管理工作所需的硬件和軟件環(huán)境；充分實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的重要性，成為新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的重要標(biāo)志。

結(jié)論：檔案管理工作實(shí)際上是當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，更是新時(shí)代社會(huì)發(fā)展強(qiáng)大有效的信息支持，檔案管理工作哪怕優(yōu)化一小步，對(duì)于新時(shí)代社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)都有著至關(guān)重要的意義，優(yōu)化檔案管理工作的腳步是一項(xiàng)長(zhǎng)期的重要工程。