信息化背景下文書檔案管理工作初探

薛圓圓 葫蘆島市衛(wèi)生健康事業(yè)服務(wù)中心

隨著數(shù)字化的不斷創(chuàng)新和改革，信息化管理系統(tǒng)逐漸發(fā)展成為當(dāng)前社會的核心管理系統(tǒng)?，F(xiàn)在大多數(shù)行業(yè)都采用信息化管理系統(tǒng)，文書檔案管理工作也是如此。本文旨在探討信息化背景下的文書檔案管理工作的常見問題，發(fā)現(xiàn)文書檔案管理信息化發(fā)展的優(yōu)勢和劣勢，結(jié)合實(shí)際提出相關(guān)的解決辦法，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理系統(tǒng)的高水平發(fā)展。

一、信息化文書檔案管理的現(xiàn)狀

在信息時代的背景下，使用計算機(jī)對文書檔案管理的要求越來越嚴(yán)格。所以，首先要認(rèn)識到信息化管理的重要性，才能符合文書檔案管理工作的需要，才能高效的管理文書檔案。文書檔案管理簡化了工作流程，降低了管理人員的工作量，提高了管理人員的工作效率。所以，信息現(xiàn)代化是提升文書檔案管理水平的首要條件?，F(xiàn)在文書檔案管理的信息化仍然存在不少問題。文書檔案管理是很多單位管理的重要組成部分，所以，提高檔案管理設(shè)備的可靠性是首要的任務(wù)?，F(xiàn)在普遍存在管理效率低，甚至缺乏管理的現(xiàn)狀，因此需要考慮發(fā)展文書檔案信息化管理。文書檔案管理的信息化發(fā)展需要配套穩(wěn)定的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，增加資金的投入，對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，保證文書檔案管理的準(zhǔn)確性和有效性，才能充分有效地利用文書檔案管理系統(tǒng)。

二、信息化文書檔案管理的主要優(yōu)點(diǎn)

（一）提高管理工作效率?；谟嬎銠C(jī)的檔案管理系統(tǒng)，首先把文書檔案分門類別，優(yōu)化傳統(tǒng)的文件管理，收集歸檔文件，分類后重新歸檔。應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行存檔，使文書檔案管理更加直觀和方便。另一方面，文件的歸檔、存儲、分類、匯總和查找變得更加方便。

（二）信息共享檢索方法是有效的。隨著互聯(lián)網(wǎng)的高速發(fā)展，數(shù)字化的應(yīng)用變得普遍，計算機(jī)能夠儲存大量的資料和檔案，根據(jù)需要可以隨時找到相關(guān)信息，大幅度提高了查找速度。傳統(tǒng)的管理方式很難做到這一點(diǎn)，即使人工管理可以實(shí)現(xiàn)文書檔案的全部儲存，但是不能實(shí)現(xiàn)大量的信息傳遞，查找信息會浪費(fèi)很多時間，在一定程度上產(chǎn)生資源的浪費(fèi)。文書檔案管理通過采用計算機(jī)技術(shù)，進(jìn)行即目錄管理，再根據(jù)內(nèi)部和外部特征進(jìn)行分類。隨著計算機(jī)技術(shù)的不斷創(chuàng)新和發(fā)展，檔案存儲設(shè)備的多樣化，可以實(shí)現(xiàn)與其他信息系統(tǒng)的結(jié)合，進(jìn)而提高管理工作的水平。

（三）電子文件更加穩(wěn)定。和傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件的儲存能夠節(jié)省大量的空間，并且，不易丟失和損壞。例如在高溫高濕度的條件下，傳統(tǒng)檔案容易被損壞，產(chǎn)生無法彌補(bǔ)的后果。但是，隨著電子技術(shù)的不斷進(jìn)步，可以根據(jù)需要使用合適的電子設(shè)備載體進(jìn)行儲存，電子設(shè)備載體擁有讀取方便，穩(wěn)定性高的特點(diǎn)，幾乎不受外部環(huán)境影響，不易損壞。

三、信息化文書檔案管理面臨的問題

（一）電子文書檔案保密有一定的局限性。隨著電子技術(shù)的發(fā)展，導(dǎo)致電子文書檔案失去了原有的形式，盡管電子文書檔案方便保存，但是一些需要保密的文檔很容易被修改，并且很難被發(fā)現(xiàn)痕跡。盡管某些手段能夠避免電子文書檔案的增減，但是會比紙質(zhì)檔案的內(nèi)容更容易發(fā)生改變，電子文檔使讀者很難讀到原本的內(nèi)容。而且，計算機(jī)可以調(diào)整不同的字體和大小，給電子文檔寫手提供了很多方便。電子文檔中的蓋章或者簽名并不是每一個人都有，沒有印章和簽名時，很難判斷原始的文檔真?zhèn)涡?。所以，電子文檔的保密問題十分嚴(yán)峻。

（二）檔案管理人員專業(yè)要求高。信息化文書檔案存檔后要轉(zhuǎn)換成電子文件，這就需要很強(qiáng)的專業(yè)知識和技能，需要熟練掌握檔案管理的原理、規(guī)則、方案和技能等。比如說，計算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換技術(shù)考驗(yàn)專業(yè)知識，同樣對管理人員的要求也更加嚴(yán)格。嚴(yán)格要求文書檔案信息化資源管理，必須具備扎實(shí)的基礎(chǔ)理論和領(lǐng)先的技術(shù)能力。目前很多機(jī)構(gòu)都缺少現(xiàn)代高技術(shù)的人才，導(dǎo)致文書檔案信息化管理的能力不高。隨人學(xué)習(xí)了前沿的技術(shù)，但是還缺少專業(yè)人員熟悉該功能。

（三）文書檔案管理不被重視。目前，大多數(shù)單位的文書檔案都分散在各個部門，并沒有單獨(dú)管理文書檔案的部門，雖然有些單位成立綜合辦公室進(jìn)行管理檔案，但是文書檔案管理工作并沒有得到應(yīng)有的重視。從技術(shù)層面上來說，某些部門的文件管理，并沒有專業(yè)的檔案管理知識，經(jīng)常出現(xiàn)工作誤差，或者因?yàn)楣ぷ鞅容^忙，不能經(jīng)常對文書檔案整理存檔。并且存在很多因?yàn)樵诠ぷ鲿r態(tài)度不積極，文檔不能經(jīng)常更新，這就經(jīng)常造成因?yàn)樾畔?，對組織機(jī)構(gòu)的常規(guī)運(yùn)轉(zhuǎn)造成影響，導(dǎo)致工作復(fù)雜，降低管理工作效率。

四、對信息化背景下文書檔案管理工作的思考

（一）強(qiáng)化管理概念。在信息化背景下，重視文書檔案管理。首先，必須完善管理概念，積極鼓勵創(chuàng)新精神，明確思想認(rèn)識，重視實(shí)踐和理論相結(jié)合，促進(jìn)文書檔案更進(jìn)一步發(fā)展。所以，應(yīng)該在傳統(tǒng)管理理念的基礎(chǔ)上，積極創(chuàng)新，尋找適合當(dāng)前背景下的新管理理念，按部就班地進(jìn)行改善和實(shí)施。

（二）需要高水平的文書檔案管理人員。高水平的文書檔案管理人員可以反映出機(jī)構(gòu)文書檔案管理的水平，提高文書檔案管理水平必須要培養(yǎng)高水平的管理人員。在信息化背景下達(dá)到文書檔案管理工作的順利進(jìn)行，必須要求管理人員提高專業(yè)技能水平，才能符合現(xiàn)代化管理的需求。

結(jié)束語：綜上所述，文書檔案信息化管理是時代所需，一方面能夠加快數(shù)據(jù)檔案的訪問速度，提高工作效率，另一方面能夠符合時代進(jìn)步的需要。因此，必須強(qiáng)化信息化文書檔案管理在企業(yè)、事業(yè)單位和其他領(lǐng)域的實(shí)際應(yīng)用。希望通過本文的探討，可以幫助相關(guān)專業(yè)人士，可以促進(jìn)改善文書檔案管理工作。