企業(yè)審計(jì)信息化項(xiàng)目建設(shè)中溝通機(jī)制管理研究

余衛(wèi)紅 鄭元穎

國(guó)網(wǎng)浙江省電力有限公司衢州供電公司

企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)包含五大要素，即內(nèi)部控制環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、內(nèi)部控制信息和溝通、內(nèi)部監(jiān)督制度。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)是對(duì)內(nèi)部控制的再控制，是對(duì)內(nèi)控工作的科學(xué)性、合理性、合規(guī)性及有效性的評(píng)價(jià)和監(jiān)督。其中內(nèi)部控制信息及溝通，是評(píng)價(jià)內(nèi)控在收集、處理、傳遞相關(guān)信息的科學(xué)性有效性，分析信息技術(shù)在內(nèi)控中應(yīng)用的情況，從而判斷內(nèi)控工作是否得到有效落地執(zhí)行。企業(yè)審計(jì)信息化項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)是充分發(fā)揮辦公自動(dòng)化、經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)化、信息網(wǎng)絡(luò)化等技術(shù)和工具的能力，將內(nèi)控及內(nèi)部審計(jì)與企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)進(jìn)行全面深入的融合，其中核心就在于信息及其溝通機(jī)制的建設(shè)和管理。

一、企業(yè)審計(jì)信息化項(xiàng)目建設(shè)的重要意義

企業(yè)經(jīng)營(yíng)日趨精細(xì)化和規(guī)范化，企業(yè)對(duì)內(nèi)部審計(jì)的需求也逐漸增加。同時(shí)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和組織管理領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，也為內(nèi)部審計(jì)的精細(xì)化、動(dòng)態(tài)化和全面化提供了現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)。因此，越來越多的企業(yè)在業(yè)務(wù)信息化后開始加大對(duì)內(nèi)部控制和審計(jì)的信息化，力求借助信息化的內(nèi)控審計(jì)方法和工具來提升經(jīng)營(yíng)管理的效率，同時(shí)大大解放人力。企業(yè)審計(jì)信息化項(xiàng)目建設(shè)有著重要的意義，概括而言有以下幾個(gè)方面：

一是有助于企業(yè)內(nèi)部控制審計(jì)的效率提升。通過將審計(jì)工作方法和關(guān)鍵控制點(diǎn)，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、企業(yè)信息化系統(tǒng)結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)控管理在關(guān)鍵卡點(diǎn)的把控，及時(shí)獲取業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息和流通路徑。一方面實(shí)現(xiàn)了審計(jì)對(duì)象的信息化處理，從而降低人力的投入；另一方面提高了審計(jì)問題追蹤和解決的能力；二是有助于提升企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化管理。內(nèi)部控制和審計(jì)本質(zhì)上是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的手段，是對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)、組織管理的自我審視和改進(jìn)。企業(yè)審計(jì)信息化建設(shè)就是要將審計(jì)的目標(biāo)、制度方法以具體操作，與業(yè)務(wù)、組織運(yùn)作的具體活動(dòng)緊密結(jié)合。化相對(duì)獨(dú)立有型的審計(jì)活動(dòng)于無(wú)形，實(shí)現(xiàn)全面實(shí)時(shí)的信息化內(nèi)控審計(jì)監(jiān)管，為企業(yè)發(fā)展的每一刻保駕護(hù)航；三是有助于企業(yè)適應(yīng)瞬息萬(wàn)變的經(jīng)營(yíng)環(huán)境。內(nèi)控審計(jì)與具體業(yè)務(wù)活動(dòng)緊密結(jié)合后，不再是單純的監(jiān)督和控制，而是通過信息化審計(jì)不斷發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中存在的問題及隱患，并提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)和改進(jìn)措施。

二、企業(yè)內(nèi)部審計(jì)存在的溝通障礙

盡管我國(guó)企業(yè)在業(yè)務(wù)拓展和技術(shù)應(yīng)用方面快速追趕，甚至趕超西方國(guó)家，但是與西方幾百年的工業(yè)化發(fā)展歷程相比，我國(guó)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的沉淀還不足，例如內(nèi)部審計(jì)的溝通障礙是大多數(shù)企業(yè)面臨的難題。

第一，審計(jì)人員的溝通能力不足。大量的實(shí)際案例表明，在內(nèi)部審計(jì)實(shí)施過程中，良好的溝通能力是審計(jì)工作高效推進(jìn)的動(dòng)力之一。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作的具體實(shí)施主要是由財(cái)務(wù)部門為主導(dǎo)，聯(lián)合各業(yè)務(wù)模塊中設(shè)置的內(nèi)控管理責(zé)任人共同落實(shí)，因此要求審計(jì)人員具備與個(gè)業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)、各層級(jí)人員有效溝通的能力。首先需要將審計(jì)工作的目標(biāo)、操作方法和步驟等有效地宣貫至被審計(jì)人員，并獲得充分的理解和支持，只有這樣才能有效獲取到相關(guān)的信息和材料；其次審計(jì)人員還需要主動(dòng)了解各業(yè)務(wù)模塊的業(yè)務(wù)知識(shí)，理解業(yè)務(wù)活動(dòng)的主要環(huán)節(jié)以及涉及的人員和信息等，這樣才能推動(dòng)審計(jì)措施與業(yè)務(wù)特點(diǎn)的匹配。然而現(xiàn)實(shí)中審計(jì)人員的溝通能力不足以及業(yè)務(wù)知識(shí)不足在大多數(shù)企業(yè)中普遍存在。

第二，內(nèi)部審計(jì)部門與企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)溝通不暢。影響審計(jì)部門和企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)溝通的原因是多方面的：現(xiàn)代企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)壓力巨大，審計(jì)團(tuán)隊(duì)與企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)從各自角度出發(fā)，對(duì)內(nèi)控、審計(jì)管理存在沖突和矛盾，從而影響企業(yè)審計(jì)的時(shí)效性和可持續(xù)性；部門管理人員對(duì)企業(yè)審計(jì)存有嚴(yán)重抵觸情緒，認(rèn)為審計(jì)工作對(duì)業(yè)務(wù)活動(dòng)存在阻礙，不積極配合審計(jì)工作的落實(shí)；審計(jì)部門缺乏主觀能動(dòng)性，機(jī)械性地執(zhí)行管理團(tuán)隊(duì)或者外部監(jiān)管部門的要求，未能將企業(yè)審計(jì)工作與支撐業(yè)務(wù)和組織發(fā)展結(jié)合起來等等。

第三，內(nèi)部審計(jì)部門與業(yè)務(wù)部門的溝通不到位。內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)業(yè)務(wù)部門，特別是基層業(yè)務(wù)部門的態(tài)度強(qiáng)硬，以指令來強(qiáng)推審計(jì)工作，卻不對(duì)業(yè)務(wù)部門的具體運(yùn)作特點(diǎn)，需求痛點(diǎn)等進(jìn)行深入了解和溝通；而業(yè)務(wù)部門的“本位主義”導(dǎo)致審計(jì)部門無(wú)法有效地將審計(jì)工作與業(yè)務(wù)流程、組織管理全面地融合。特別是組織機(jī)構(gòu)龐大、業(yè)務(wù)單元眾多的企業(yè)，信息溝通流程長(zhǎng)，涉及部門人員眾多，如果缺乏有效的溝通機(jī)制或工具，則極易失真。

三、企業(yè)審計(jì)信息化項(xiàng)目建設(shè)的重要意義

企業(yè)審計(jì)信息化是信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營(yíng)中全面應(yīng)用的必然，企業(yè)在應(yīng)用企業(yè)信息化系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后，業(yè)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)的活動(dòng)逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，在信息系統(tǒng)中能夠?qū)崿F(xiàn)端到端的業(yè)務(wù)信息生產(chǎn)、傳遞、審批監(jiān)控、統(tǒng)計(jì)分析、記錄歸檔。因此企業(yè)審計(jì)工作本身具備了電子信息化和自動(dòng)智能化的能力，并且具備了與業(yè)務(wù)深度融合的現(xiàn)實(shí)條件。

企業(yè)審計(jì)信息化將極大提升溝通效率。審計(jì)信息化是將審計(jì)制度、控制點(diǎn)與企業(yè)業(yè)務(wù)線上流程結(jié)合，在關(guān)鍵的信息端口實(shí)時(shí)獲取到需要的信息，從而減少線下審計(jì)人員與被審計(jì)對(duì)象的面對(duì)面溝通；審計(jì)信息化工具的自動(dòng)化處理能力，將審計(jì)人員從繁雜的基礎(chǔ)審計(jì)工作中解放出來，而將精力轉(zhuǎn)向?qū)I(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)，以及對(duì)審計(jì)工作與業(yè)務(wù)結(jié)合的優(yōu)化研究等；審計(jì)信息化與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的融合，將審計(jì)控制目標(biāo)與經(jīng)營(yíng)目標(biāo)、業(yè)務(wù)具體活動(dòng)全面實(shí)時(shí)融合，能夠及時(shí)地探查到風(fēng)險(xiǎn)，并及時(shí)地提出解決措施，從而提高了審計(jì)工作對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)的主動(dòng)推動(dòng)力。

然而企業(yè)審計(jì)信息化建設(shè)中還是需要建立基于信息系統(tǒng)的有效溝通機(jī)制，因?yàn)樾畔⑸a(chǎn)和傳遞仍收到人為控制。如果缺乏有效溝通機(jī)制，就會(huì)出現(xiàn)包括信息系統(tǒng)中的信息與線下脫節(jié)、失真已經(jīng)信息孤島等在內(nèi)的種種問題。審計(jì)工作在這種信息化環(huán)境下若過分依賴或信任系統(tǒng)數(shù)據(jù)，則可能產(chǎn)生重大的偏離甚至影響企業(yè)存亡的重大失誤。

四、企業(yè)審計(jì)信息化建設(shè)項(xiàng)目中的溝通機(jī)制建立與管理

企業(yè)審計(jì)信息化后的明顯特征是審計(jì)隱性化，原本大量的線下溝通大大減少，無(wú)論是審計(jì)對(duì)象的選取，樣本的抽取，基礎(chǔ)信息的獲取，相關(guān)人員的查找，審計(jì)操作的執(zhí)行等都可以通過企業(yè)信息系統(tǒng)獲取和審計(jì)信息化工具來程序化開展。因此基于審計(jì)信息化的溝通機(jī)制建設(shè)要點(diǎn)，從提升人與人，團(tuán)隊(duì)之間的溝通效率，轉(zhuǎn)變?yōu)閷徲?jì)所需信息在信息系統(tǒng)中的有效獲取，傳遞及分析處理。而其核心在于如何設(shè)計(jì)符合管理團(tuán)隊(duì)和業(yè)務(wù)部門需求的審計(jì)信息化系統(tǒng)架構(gòu)、流程和具體控制點(diǎn)。

首先，在企業(yè)信息系統(tǒng)應(yīng)用前期，審計(jì)部門就應(yīng)當(dāng)及時(shí)提出審計(jì)信息化的訴求。通過梳理企業(yè)審計(jì)的操作步驟和控制要點(diǎn)，與支撐業(yè)務(wù)運(yùn)作、組織管理的信息系統(tǒng)匹配，設(shè)計(jì)一套附著于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的信息化審計(jì)架構(gòu)。而此時(shí)應(yīng)做好與管理層做好溝通，充分研究審計(jì)信息化對(duì)企業(yè)管理活動(dòng)的促進(jìn)作用，獲得管理層對(duì)審計(jì)信息化應(yīng)用的支持，在企業(yè)信息系統(tǒng)開發(fā)應(yīng)用之處就埋下功能點(diǎn)。

其次，獲得充分的信息獲取授權(quán)。為了盡量減少與線下人員和部門的溝通矛盾，審計(jì)部門應(yīng)爭(zhēng)取到盡可能大的信息系統(tǒng)權(quán)限，能夠自主查詢和業(yè)務(wù)部門，具體業(yè)務(wù)或個(gè)人在信息系統(tǒng)中留下的信息，材料及行為記錄。審計(jì)部門借助信息系統(tǒng)中獲取到的樣本信息能夠進(jìn)行初步檢查，然后通過審計(jì)信息化工具下發(fā)至對(duì)應(yīng)被審計(jì)對(duì)象進(jìn)行自檢，最后根據(jù)被審計(jì)對(duì)象反饋的自檢結(jié)果和證明進(jìn)行復(fù)核。進(jìn)而將審計(jì)工作的溝通中心放在與管理層研究規(guī)劃審計(jì)目標(biāo)，范圍和改進(jìn)策略上。

此外，為了減少信息系統(tǒng)上的信息缺失，審計(jì)部門應(yīng)主動(dòng)推進(jìn)更加全面的企業(yè)信息化應(yīng)用，盡可能將更多的線下活動(dòng)實(shí)現(xiàn)電子化和網(wǎng)絡(luò)化，并且打通各部門，和業(yè)務(wù)單元的信息共享渠道。同時(shí)審計(jì)部門的工作理念應(yīng)從監(jiān)管控制，轉(zhuǎn)變?yōu)閰f(xié)調(diào)管理和風(fēng)險(xiǎn)排除，從效率和損失角度向各部門及個(gè)人宣傳。