探析新時(shí)期人事檔案管理存在的問題及對策

喬芝顏 山東省濟(jì)寧市公路事業(yè)發(fā)展中心

一、引言

人事檔案是雇主在聘請時(shí)了解一個(gè)人的歷史的關(guān)鍵文件。人事檔案最主要的任務(wù)是確保其檔案可靠完善。因檔案在接收過程中容易受到的自然損害，所以，在接收過程中必須慎重和負(fù)責(zé)，人事檔案對個(gè)人后期的生活和工作有很大影響，安全性必須穩(wěn)操勝券。上述工作的順利進(jìn)行應(yīng)以明確的人事檔案規(guī)定為基礎(chǔ)，使檔案管理人員有條不紊地履行職責(zé)，有序開展工作，從而保證人員檔案管理的可靠保障，同時(shí)避免混淆和檔案丟失，泄漏和其他事故。隨著社會(huì)的進(jìn)展，單位的競爭壓力也越來越大，檔案包含許多關(guān)鍵信息，是該機(jī)構(gòu)的關(guān)鍵材料之一。如果內(nèi)部檔案管理發(fā)生事故，將對自身造成無法挽回的損害。因此，人事檔案管理制度的制定和實(shí)施迫在眉睫，這關(guān)系到整個(gè)社會(huì)的發(fā)展和穩(wěn)定。存檔記錄了單位所有員工的各方面信息，這些信息易于了解職員的工作態(tài)度和工作才能，為選擇最佳職員提供了非常重大的依據(jù)。此外，人事檔案是優(yōu)化單位管理的首要方式?，F(xiàn)代社會(huì)已發(fā)展成為以信息為基礎(chǔ)的社會(huì)，檔案管理是收集信息和使用信息的載體。人才的選擇，人才培養(yǎng)和人才資源配置，這一切都必須要人事檔案信息的支持。

二、新時(shí)期人事檔案管理存在的不足

首先，許多單位對新時(shí)代檔案管理的管理知之甚少。許多人對人事檔案的管理不夠注重，管理設(shè)備的低配置，使檔案管理在新時(shí)代碰到瓶頸。需要說明的是，人事檔案管理是一項(xiàng)面向服務(wù)的工作，旨在服務(wù)于企業(yè)的所有職員，甚至是國家人員的存檔，涉及的服務(wù)對象比較廣泛，工作量相對較大。但是，它的使用范圍非常小，因此，有些單位不注重人事檔案的管理，缺乏工作所需的軟件和硬件嚴(yán)重疏漏了管理人事檔案的關(guān)鍵性。

其次，許多單位從基礎(chǔ)上忽略了它們，導(dǎo)致人事檔案的使用率低，就傳統(tǒng)的檔案理解方法而言，低分配和落后管理方法的缺點(diǎn)對新時(shí)代現(xiàn)代檔案管理水平的需求迥然不同，還不能全部掌控計(jì)算機(jī)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用技術(shù)和主要性，也沒有完善高素質(zhì)人才的運(yùn)作和管理。這項(xiàng)工作已經(jīng)與外部發(fā)展情況隔離開來，不可能向外界提供檔案服務(wù)。還會(huì)產(chǎn)生許多檔案信息出現(xiàn)未核實(shí)失真的狀況，人事檔案信息的使用和開發(fā)的深度和廣度也受其封閉性的限制，這導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)缺陷。

第三，需要提高人事檔案信息的有效性。由于一些單位人事檔案管理信息的缺乏或失真，使用戶無法獲得真實(shí)有效的信息。人事檔案可以用作就業(yè)，晉升等的原因在于其信息的有效性。因此，關(guān)于檔案的不正確或不充分的信息將降低人事檔案的有效性，進(jìn)而影響其使用率。影響檔案有效性的原因主要是由于工作人員在數(shù)據(jù)篩選工作中不認(rèn)真，不小心，導(dǎo)致一些信息失真。

第四，新時(shí)期的檔案管理也對員工的全面性提出了更高的需求，但在現(xiàn)階段，許多單位的人員配置較少，甚至嚴(yán)重缺乏人事檔案管理人員。此外，當(dāng)前的人事檔案管理許多從業(yè)人員缺少檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，一般員工專業(yè)素質(zhì)低，面對持續(xù)擴(kuò)大的人事檔案規(guī)模，從事檔案管理的職員人數(shù)相對較少，導(dǎo)致員工過度勞累，也降低了他們的積極性和責(zé)任感，這會(huì)給員工的素質(zhì)培養(yǎng)帶來一些難度。

三、完善新時(shí)期人事檔案管理存的策略

為了應(yīng)對人事檔案管理的不足，結(jié)合新時(shí)期人事檔案管理的要求，筆者覺得未來的實(shí)際工作需要采用下面創(chuàng)新措施。

1.改變想法和概念以提高檔案管理意識。企業(yè)在重視員工管理時(shí)，應(yīng)充分了解人事檔案管理的關(guān)鍵作用，使其處于突出位置，認(rèn)識到其在全面了解和評價(jià)職員中的主要作用。加強(qiáng)對制度，人員，資金和現(xiàn)代信息技術(shù)的支持，促進(jìn)人事檔案管理的完善。

2.完善管理體系，確保所有工作的標(biāo)準(zhǔn)化。創(chuàng)建健全的人事檔案管理規(guī)章制度，切實(shí)規(guī)范人事檔案管理工作，全面規(guī)定人事檔案管理的程序，方法，目標(biāo)和要求，以便管理層遵循規(guī)則。創(chuàng)建人事檔案管理責(zé)任制，確定管理人員的責(zé)任，嚴(yán)格按照日常管理中的相關(guān)規(guī)范程序，確保管理工作有規(guī)則可循。創(chuàng)建獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，促進(jìn)各項(xiàng)工作的有序開展，嚴(yán)格遵守日常管理規(guī)定，真誠履行職責(zé)，為改善人事管理做出貢獻(xiàn)。

3.創(chuàng)新的管理技術(shù)，注重?cái)?shù)字處理的使用。注重利用現(xiàn)代信息技術(shù)，營造現(xiàn)代化的運(yùn)營管理平臺(tái)，強(qiáng)化人事檔案的數(shù)字化管理，同事有助于人事檔案的管理，提升管理水平。在具體工作中，詳細(xì)收集和歸檔人事檔案數(shù)據(jù)，利用操作平臺(tái)進(jìn)行操作和處理，提升管理效率，不但可以縮小管理失誤，還可以提升管理水平。

4.強(qiáng)化員工培訓(xùn)，提升人員管理素質(zhì)。提升管理人員的素質(zhì)，建立一支管理人員隊(duì)伍，為新時(shí)期人事檔案的管理做好準(zhǔn)備，單位還應(yīng)通過現(xiàn)場培訓(xùn)，教育，學(xué)習(xí)等手段強(qiáng)化管理團(tuán)隊(duì)的培訓(xùn)工作，使他們掌握管理人事檔案的具體操作程序和方法，促進(jìn)更高層次的管理。管理者必須加強(qiáng)對現(xiàn)代信息技術(shù)的研究，把握計(jì)算機(jī)和軟件的運(yùn)作，并能夠利用這些技術(shù)來管理和改進(jìn)管理結(jié)果。此外，管理者必須提高自身修養(yǎng)，增強(qiáng)理論知識，管理技術(shù)知識，培養(yǎng)優(yōu)良的職業(yè)道德，嚴(yán)格遵守管理工作的規(guī)章制度，促進(jìn)管理和人事檔案的順利管理。水平得到改善。

結(jié)束語：人事檔案記錄了不同時(shí)期的員工的不同數(shù)據(jù)，它不僅記錄了個(gè)人的績效，也是未來人員招聘的基礎(chǔ)。它還將決定各方面的名譽(yù)，和經(jīng)濟(jì)利益。基于21世紀(jì)的背景，人事檔案管理要緊跟時(shí)代步伐，緊跟經(jīng)濟(jì)發(fā)展特點(diǎn)，不斷融合先進(jìn)科學(xué)知識，培養(yǎng)新時(shí)期高水平檔案管理人員，學(xué)習(xí)國外先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)促進(jìn)了人事檔案管理的健康和諧發(fā)展，從而保證了社會(huì)信息的安全穩(wěn)定。