探討人事檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策

單玉 濟(jì)寧市公路管理局

一、人事檔案的分類和特點(diǎn)

人事檔案的類型主要包括干部檔案和工人檔案。它的特點(diǎn)是具有全面的功能，可用性，真實(shí)性，活力，流動(dòng)性和機(jī)密性。

二、人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案管理認(rèn)識(shí)淡薄。管理檔案有關(guān)部門負(fù)責(zé)人欠缺人事檔案管理的高度重視。他們認(rèn)為檔案是交易工作的保管。只要檔案不泄露不丟失，他們就可以應(yīng)對(duì)調(diào)查和外部調(diào)整，并且缺乏使用和存檔的意識(shí)，沒有重視人事檔案的管理，檔案管理問題也沒有得到有效處理，例如管理職員，資金問題和現(xiàn)場(chǎng)問題。人事檔案缺少完整性，一些人事檔案相對(duì)落后。唯有入團(tuán)，入黨志愿書，家屬情況和學(xué)習(xí)資歷，不能充分反映人員的真正現(xiàn)狀和歷史，導(dǎo)致人檔分離。

（二）人事檔案管理制度不健全。盡管我國已經(jīng)制定了人事檔案管理的一些規(guī)則，法律和法規(guī)，但人事檔案管理仍處在起步時(shí)段，缺少統(tǒng)一的審核規(guī)范和較高的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，這致使人事檔案管理系統(tǒng)缺少完善，檔案管理職員未根據(jù)有關(guān)規(guī)章嚴(yán)格實(shí)施。檔案管理作為一種具有較強(qiáng)機(jī)密性和規(guī)范性的工作，缺乏一定的制約系統(tǒng)，致使人事檔案的管理未能按照規(guī)章制度進(jìn)行。材料收集不完整，檔案的早期收集和存檔，管理人員的安全意識(shí)不足以及檔案的日常維護(hù)不足等現(xiàn)象對(duì)改進(jìn)檔案管理產(chǎn)生了重大影響。

（三）人事檔案管理人員配置不足。在這個(gè)階段，從事檔案工作的專業(yè)人員數(shù)量少，這是一個(gè)相對(duì)普遍的現(xiàn)象。事業(yè)單位的大多數(shù)人兼任多個(gè)職位，他們?cè)诠ぷ髦杏袘?yīng)付態(tài)度，他們沒有太多精力和時(shí)間做好檔案工作。沒有對(duì)檔案業(yè)務(wù)的知識(shí)深入研究，他們中的大部分工作職員只有短期檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏基于檔案理論的完整知識(shí)。在這個(gè)階段，對(duì)掌握了現(xiàn)代信息技術(shù)的檔案人才有著巨大的需求，但往往這些出色的人才認(rèn)為他們不能充分發(fā)揮其真正的價(jià)值。他們通常不愿意在檔案部門工作。頻繁的人事變動(dòng)和不穩(wěn)定的團(tuán)隊(duì)使日常檔案管理工作與實(shí)際情況不一致，這對(duì)檔案管理非常不利。

（四）人事檔案材料內(nèi)容質(zhì)量不高。目前，大多數(shù)人事檔案質(zhì)量低，缺乏使用價(jià)值。他們的許多人事檔案都是形式的，空洞的，但實(shí)際性和細(xì)致較少，大多數(shù)都表現(xiàn)在政治面貌、工資、學(xué)歷和個(gè)人經(jīng)歷，對(duì)技術(shù)專長，業(yè)務(wù)技能和個(gè)人道德品質(zhì)幾乎沒有反應(yīng)，其中許多反映了過去而不是現(xiàn)狀。

三、人事檔案管理對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)對(duì)人事檔案工作的認(rèn)識(shí)，利用不同傳播媒體，運(yùn)用不同形式的宣傳手段，廣大宣傳人事檔案工作的關(guān)鍵性，創(chuàng)造優(yōu)良社會(huì)關(guān)愛檔案和宣傳檔案的環(huán)境。對(duì)于人事檔案工作，要主動(dòng)爭(zhēng)取各級(jí)高級(jí)管理人員，尤其是單位領(lǐng)導(dǎo)的贊成和關(guān)注。單位領(lǐng)導(dǎo)要強(qiáng)烈重視人事檔案的管理，并將其納入議程。將建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，檔案管理的重要負(fù)責(zé)人承擔(dān)組長，定時(shí)監(jiān)督，指點(diǎn)和查驗(yàn)檔案管理工作。當(dāng)問題被發(fā)現(xiàn)時(shí)，應(yīng)該首先解決它。確立人事檔案管理合規(guī)考核機(jī)制，使用定性和定量方法將用于考核人事檔案工作，在教導(dǎo)和管理中要實(shí)施級(jí)別分類和層次提升的方式，以實(shí)行人事檔案工作的規(guī)范化。

（二）健全制度，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。根據(jù)相關(guān)實(shí)踐，完整的人事檔案管理和工作制度可以有效保證檔案工作管理的規(guī)范化。因此，各個(gè)單位必須創(chuàng)建相應(yīng)的檔案管理制度，并制定嚴(yán)格的檔案匯集，存檔，管理和檔案借閱，利用和日常存儲(chǔ)的制度，嚴(yán)格按照規(guī)定遵循規(guī)則。加強(qiáng)管理力度，防治出現(xiàn)紕漏。另外，為了防止檔案更改或丟失的發(fā)生，有必要完善人事檔案的人事管理考核和制定與責(zé)任制度，嚴(yán)格執(zhí)行程序，并在接收，轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入資料時(shí)做好登記，并且記錄對(duì)檔案的訪問，易于使用，準(zhǔn)確，從而有效地限制了檔案更改和泄漏的人為因素，并且追求責(zé)任。

（三）加強(qiáng)人事檔案管理人員專業(yè)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。在過去的工作中，大多數(shù)企事業(yè)單位對(duì)檔案工作并不十分重視。許多檔案管理人員都擔(dān)任多個(gè)角色。為了提升人事檔案管理的重要性，應(yīng)該在整個(gè)單位實(shí)行，充滿熱情，熱愛檔案的人員應(yīng)該接受培訓(xùn)，在此階段，培訓(xùn)是提升人事檔案管理質(zhì)量的更有效方式，不光需要開展常日的資格培訓(xùn)，還要加強(qiáng)繼續(xù)教育的力度。對(duì)于未從事過人事檔案管理的員工，應(yīng)具備培訓(xùn)資格，并有針對(duì)性地學(xué)習(xí)人事檔案管理的基本知識(shí)。應(yīng)培訓(xùn)初步人事檔案工作，并取得資格培訓(xùn)證書。將尋求教育檔案工作者的研究，以優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，擴(kuò)大和更新，使新技術(shù)為主，增加了新的知識(shí)和理論可以得知。通過上述兩種學(xué)習(xí)方法，擴(kuò)大了檔案管理人員的知識(shí)，提升了個(gè)人的專業(yè)水平，實(shí)現(xiàn)了人事檔案管理人員自身發(fā)展的主觀需求。與此同時(shí)，這也是現(xiàn)階段信息時(shí)代檔案管理人員發(fā)展所需要的目標(biāo)。

（四）人事檔案管理材料收集。1.建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)：建立檔案物品的收集和存檔的嚴(yán)格制度，從檔案的歸檔和收集到統(tǒng)一管理，檔案的借閱，日常儲(chǔ)存和使用。

2.建立暢通的材料收集渠道：收集人事檔案管理資料是人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，如學(xué)歷和專業(yè)培訓(xùn)材料，績效考核和檢查材料，工資，任免，出國留學(xué)，專業(yè)技術(shù)推廣，業(yè)務(wù)能力，技術(shù)專長，發(fā)明和創(chuàng)造，需要記錄的材料數(shù)量，如科研成果評(píng)估材料不斷增加，給人事檔案管理材料的收集帶來了新的要求。

結(jié)語：如果我們想在人事檔案工作中獲得一定的成果，必須要掌握時(shí)機(jī)，繼續(xù)學(xué)習(xí)，改革創(chuàng)新，改變思路，革新模式，并實(shí)現(xiàn)一套新的存檔概念和想法。只有與時(shí)俱進(jìn)，才能適應(yīng)檔案行業(yè)的發(fā)展，推動(dòng)現(xiàn)代化，標(biāo)準(zhǔn)化，科學(xué)化的檔案管理，以及最大限度地發(fā)揮人事檔案的使用價(jià)值。