我國國際貨運(yùn)代理企業(yè)駐廠管理問題

肖茂林

(廣州捷駿國際投資有限公司,廣東 廣州 510000)

駐廠管理實(shí)際就是物流企業(yè)為了方便工作派遣一定的工作人員入駐客戶企業(yè),可以縮減物流和企業(yè)溝通交流的時(shí)間,提高工作效率,同時(shí)也是自營物流和物流外包的兩種物流方式的中間過渡作用。

因?yàn)橐恍┲圃炱髽I(yè)由于任務(wù)量大,客流穩(wěn)定,所以對于物流人員入駐制造企業(yè)有特殊要求,對于駐廠管理的這些工作人員在制造企業(yè)上等同于貨運(yùn)代理企業(yè),可以進(jìn)行及時(shí)的溝通,能夠更好地穩(wěn)定企業(yè)與客戶之間的合作,減少不必要的問題。通過駐廠人員在制造企業(yè)與其工作人員的合作,也在一定程度上拉近了貨運(yùn)代理企業(yè)和制造業(yè)的關(guān)系,這對于日后相關(guān)問題的處理也更為方便,省掉了一些不必要的麻煩手續(xù)。

1 貨運(yùn)代理企業(yè)駐廠管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1 信息及時(shí)性

貨運(yùn)代理企業(yè)入駐制造企業(yè)工廠在某種程度上就代表了貨運(yùn)代理企業(yè),可以隨時(shí)保持與貨運(yùn)代理企業(yè)和制造企業(yè)雙方的信息更新,能夠及時(shí)地將信息傳遞到負(fù)責(zé)人手中,可以在最短的時(shí)間對問題進(jìn)行處理和分析,甚至是解決。避免了由于信息的延遲而影響客戶問題的解決而喪失客源。比如客戶如果因?yàn)樘鞖庠蚺R時(shí)更改物流信息,提前或者延后,如果有駐廠人員在這里,就可以在短時(shí)間內(nèi)將所有需要的表單和數(shù)據(jù)重新整理并且出單,大大提高了信息的及時(shí)性,駐廠貨運(yùn)代理就可以及時(shí)了解事情動(dòng)態(tài),從而確保貨運(yùn)正常處理。

1.2 溝通便捷性

因?yàn)樵谡Ｇ闆r下,駐廠貨運(yùn)人員是需要長期與客戶一起工作的,無論是對于貨運(yùn)代理企業(yè)還是制造企業(yè)都有一定的了解,當(dāng)然比不得企業(yè)的管理人員。但是對于兩個(gè)企業(yè)相互溝通的代表的溝通方式都是有清晰了解的,這是雙方員工都不具備的優(yōu)勢。例如,缺箱導(dǎo)致貨物延遲出運(yùn)的情況,一般客戶對此將非常生氣。此時(shí),駐廠代表可以通過有效的溝通,做好客戶的安撫工作,及時(shí)調(diào)箱出運(yùn),幫助客戶解決實(shí)際困難,提高客戶對貨代企業(yè)的滿意度。[1]所以,駐廠代表的存在是非常有用處的,可以使整個(gè)雙方企業(yè)的溝通交流更加便捷。

1.3 人工成本的節(jié)約

駐廠工作人員除了負(fù)責(zé)日常雙方工作對接以外,還需要負(fù)責(zé)客戶安排的一些任務(wù),協(xié)助制造企業(yè)方面進(jìn)行一些倉庫管理和日常維護(hù)。所以駐廠人員不僅僅是屬于貨運(yùn)代理企業(yè)的員工,同時(shí)也是制造企業(yè)的一員。但是在法律意義上講,制造企業(yè)不用承擔(dān)任何有關(guān)駐廠員工的責(zé)任,也不需要支付勞動(dòng)費(fèi)用,相當(dāng)于是制造企業(yè)免費(fèi)的勞動(dòng)力,這對于制造企業(yè)來說在人力支出上確實(shí)節(jié)約了一定成本,所以更加有助于維護(hù)貨運(yùn)代理企業(yè)與制造企業(yè)合作的關(guān)系。

2 貨運(yùn)代理企業(yè)在駐廠管理中存在的問題

2.1 駐廠人員的非專業(yè)化

有的企業(yè)對于駐廠員工不是很重視,或者認(rèn)為專業(yè)技能過強(qiáng)的員工不適合派遣制造企業(yè),留在貨運(yùn)代理企業(yè)會(huì)發(fā)揮更大的作用。所以就會(huì)出現(xiàn)一些貨運(yùn)代理企業(yè)將這些制造企業(yè)視為員工的培訓(xùn)基地,常常將新招聘的員工派去這些制造企業(yè)作駐廠,待駐廠業(yè)務(wù)熟練后又將其調(diào)回貨代公司工作,另外派生手來做駐廠。生手的到來必然會(huì)對工作產(chǎn)生不利影響。[2]雖然制造企業(yè)不需要支付任何費(fèi)用,甚至可以使用免費(fèi)勞動(dòng)力,但是從雙方長期的合作角度看,如果貨運(yùn)代理長此以往,必定會(huì)影響貨運(yùn)代理和制造企業(yè)的合作關(guān)系，不利于維護(hù)客戶流,有可能會(huì)導(dǎo)致客戶的流失。

2.2 駐廠貨代與公司業(yè)務(wù)員難以配合

貨運(yùn)代理公司在對于外派駐廠人員的要求上各不相同,所以每個(gè)企業(yè)所面對的情況也不一樣,但是每個(gè)制造企業(yè)都希望貨運(yùn)代理的駐廠人員可以和自己員工精誠合作,共同發(fā)展。但是也有一些問題難以避免,比如駐廠工作人員因?yàn)樵竟ぷ餍再|(zhì)的不同,在與制造企業(yè)員工合作時(shí)配合度差。甚至有的駐廠人員覺得不應(yīng)該去做制造企業(yè)的工作,因?yàn)樗麄冎g無雇用關(guān)系,還有一些制造企業(yè)故意增加任務(wù)量給駐廠人員充當(dāng)免費(fèi)勞動(dòng)力,而不知適可而止。所以,如何協(xié)調(diào)好員工和駐廠工作人員的工作關(guān)系都是很重要的,這樣才可以提高雙方合作的工作效率,創(chuàng)造更大的利益。

2.3 貨代企業(yè)對駐廠管理規(guī)范不明確

因?yàn)樨洿髽I(yè)管理方面的缺失,對駐廠的工作范圍和內(nèi)容不明確,導(dǎo)致一部分駐廠貨代人員得過且過,辦事拖拖拉拉,自由散漫無紀(jì)律。而業(yè)務(wù)中一旦出現(xiàn)問題與糾紛,制造企業(yè)便將責(zé)任都推卸給貨代駐廠人員。[3]這也是當(dāng)前駐廠人員在制造企業(yè)的一個(gè)弊端,如果一個(gè)企業(yè)不能夠嚴(yán)于律己,寬以待人,這樣的企業(yè)發(fā)展也是有限的,所以一定要保證駐廠人員的利益,但同時(shí)不僅要對于制造企業(yè)工作人員的工作進(jìn)行詳細(xì)的布置和嚴(yán)格要求,對于駐廠人員也要合理安排,一旦出現(xiàn)駐廠人選工作敷衍的情況及時(shí)與貨運(yùn)代理企業(yè)聯(lián)系,制造企業(yè)不要擅自處理。

2.4 貨代駐廠人員缺乏歸屬感

因?yàn)殚L期被外派到制造企業(yè),而缺少與原有企業(yè)同事相處的機(jī)會(huì),并且貨運(yùn)代理企業(yè)的工作人員對于外派駐廠人員也不是很了解,所以對于企業(yè)歸屬感必然沒有那么強(qiáng)烈。一旦發(fā)生涉及貨運(yùn)代理利益的時(shí)候,如果駐廠代理沒有足夠的歸屬感,那么對于自己企業(yè)利益的就不會(huì)全力去爭取,那么可能會(huì)直接損害到貨運(yùn)代理企業(yè)的利益。所以說一定要培養(yǎng)駐廠人員的歸屬感,他們才會(huì)有想法為公司爭取利益,有事情會(huì)及時(shí)與貨運(yùn)代理企業(yè)聯(lián)系。

3 加強(qiáng)貨運(yùn)代理企業(yè)駐廠管理的對策

3.1 駐場人員方面

其一,加強(qiáng)對貨運(yùn)代理人員專業(yè)業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí),及時(shí)更新信息。貨代進(jìn)出口業(yè)務(wù)與海關(guān)、出入境檢驗(yàn)檢疫等政府政策法規(guī)有密切聯(lián)系,由于政策法規(guī)的變化,進(jìn)出口業(yè)務(wù)流程也會(huì)發(fā)生相關(guān)的變化和調(diào)整。駐廠員工應(yīng)及時(shí)地了解影響其業(yè)務(wù)的相關(guān)政府法規(guī)的變化,并將新的信息更新給制造企業(yè)。[4]所以,注重駐廠人員專業(yè)化培養(yǎng),可以更好地溝通聯(lián)系雙方,有助于穩(wěn)定客戶群體,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

其二,加強(qiáng)駐廠貨運(yùn)代理人員的服務(wù)態(tài)度,駐廠人員在制造企業(yè)工作的時(shí)候,要注意對自己態(tài)度的管理,畢竟制造企業(yè)是貨運(yùn)代理的客戶,如果因?yàn)榉?wù)態(tài)度不好而影響雙方合作是非常不值得的。所以在平時(shí)工作交流上,一定要注意溝通方式和說話態(tài)度,有問題及時(shí)向貨運(yùn)代理企業(yè)管理人員進(jìn)行匯報(bào)再進(jìn)行處理,不要直接與客戶發(fā)生爭執(zhí),作為服務(wù)行業(yè),總有良好的服務(wù)態(tài)度是基礎(chǔ)。

其三,加強(qiáng)對駐廠貨運(yùn)代理人員溝通技巧的學(xué)習(xí),比如在涉及雙方利益的沖突時(shí),不可直接與客戶進(jìn)行爭吵,應(yīng)該據(jù)理力爭。學(xué)習(xí)一定的溝通技巧和談判方式,爭取在第一線守住貨運(yùn)代理企業(yè)的利益。即使不能夠爭取到有利的權(quán)益,能夠爭取到談判的機(jī)會(huì)也是可以的,畢竟貨運(yùn)代理企業(yè)是以客戶服務(wù)為第一標(biāo)準(zhǔn)的,所以在溝通上都需要注意,才能夠長期維系好雙方的合作關(guān)系。

其四,加強(qiáng)對駐廠貨運(yùn)代理人員的規(guī)范管理,鑒于其工作的特殊性,對駐廠人員的考評主要應(yīng)從制造企業(yè)對駐廠的考評、貨代企業(yè)內(nèi)部員工對駐廠的評價(jià)、駐廠之間的互評三方面下手,避免任意一方評價(jià)的隨意性。對駐廠工作人員的考評,一定要根據(jù)事實(shí),公正客觀合理。[5]這樣,不僅僅是對于制造企業(yè)的一種負(fù)責(zé),也是展現(xiàn)貨運(yùn)代理企業(yè)的企業(yè)風(fēng)貌。

3.2 制造企業(yè)方面

制造企業(yè)不同于貨運(yùn)代理企業(yè),對于駐廠管理實(shí)際上起不到關(guān)鍵性的作用,但是在長時(shí)間的合作關(guān)系中,不難發(fā)現(xiàn)如果駐廠工作人員與制造企業(yè)相處融洽,那雙方企業(yè)合作也必然長久。但是有的時(shí)候制造企業(yè)也應(yīng)該對駐廠工作人員的工作進(jìn)行合理安排,推薦合適的工作人員與其對接工作,切不可隨意使用駐廠員工,這并不是一個(gè)企業(yè)該有的行為。但是事實(shí)上卻難以避免,有的制造企業(yè)以客戶自居,將所有可能的業(yè)務(wù)和工作都加給駐廠,使駐廠成為他們的“小跑腿”、“小跟班”和“小秘書”。駐廠的工作稍有差錯(cuò)就向貨代企業(yè)投訴,而貨代企業(yè)由于不在客戶企業(yè)現(xiàn)場,也無法確定投訴的原因和真實(shí)性。遇到這類客戶企業(yè),“駐廠”便成為貨代企業(yè)員工中無人愿做的工作。[6]長此以往,必然出現(xiàn)雙方合作斷裂的問題,所以作為制造企業(yè)一定要嚴(yán)格要求自身員工,合理妥善安排駐廠貨運(yùn)代理的工作。

3.3 貨運(yùn)代理企業(yè)方面

貨運(yùn)代理企業(yè)不同于制造企業(yè),作為客戶的服務(wù)者,可能需要注意的更多一些,當(dāng)前貨運(yùn)代理企業(yè)的發(fā)展對于駐廠管理的關(guān)注是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,雖然駐廠工作人員所做的工作有限,但是也是在為企業(yè)發(fā)展做出努力,如果貨運(yùn)企業(yè)都不能夠給予駐廠代理足夠重視的話,駐廠管理人員一定會(huì)缺乏歸屬感,從而影響駐廠管理工作。所以一個(gè)企業(yè)一定要有自己的文化,并且深入每個(gè)員工心中,并且讓大家參與進(jìn)來,在駐廠管理每一批赴任前都可以進(jìn)行一定的集體活動(dòng),讓駐廠管理人員感受到企業(yè)的凝聚力。平時(shí)也可以多增加一些員工展覽和員工抽獎(jiǎng)福利活動(dòng)以及員工互助,一個(gè)企業(yè)無論是什么行業(yè)要有足夠的凝聚力，如此才會(huì)發(fā)展壯大。

除了建立企業(yè)文化內(nèi)涵外,推行網(wǎng)絡(luò)化經(jīng)營,加強(qiáng)與客戶關(guān)系維護(hù)同時(shí),貨代企業(yè)也可以通過這一時(shí)期對員工進(jìn)行考察,在確定其具備駐廠的專業(yè)技能和溝通協(xié)調(diào)技能后再派遣到制造企業(yè)做駐廠工作,而不應(yīng)將新招聘的員工派去作駐廠。在此基礎(chǔ)上,貨代企業(yè)需要定期召集駐廠參加本企業(yè)的培訓(xùn)、集體活動(dòng)和會(huì)議,增強(qiáng)貨代企業(yè)員工的凝聚力。通過信息化全面應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的協(xié)助,推廣我國國際貨運(yùn)代理企業(yè)文化,對于我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)也是有重要意義的。

4 結(jié) 論

我國國際貨運(yùn)代理企業(yè)駐廠管理具有良好的溝通性和及時(shí)性,這都是其他工作與駐廠管理不可比擬的,雖然當(dāng)前駐廠管理發(fā)展仍然伴有各式各樣的問題,但是隨著企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)化的支撐和自身管理體系的升級,經(jīng)過一定時(shí)間,我國國際貨運(yùn)代理的駐廠管理一定可以更加完善,促進(jìn)貨運(yùn)代理企業(yè)和制造企業(yè)更加平衡地發(fā)展,保證貨運(yùn)代理企業(yè)客源的穩(wěn)定和企業(yè)發(fā)展的長久性,從而逐漸達(dá)到國際水平,成為國際上貨運(yùn)代理的中堅(jiān)力量。