從采購角度看降本增效

楊 鈴

(深圳市中核海得威生物科技有限公司,廣東 深圳 518055)

著名的供應(yīng)鏈管理專家馬丁·克里斯多弗曾說：“真正的競爭不是企業(yè)與企業(yè)之間的競爭,而是供應(yīng)鏈和供應(yīng)鏈之間的競爭。”從而可以看出,供應(yīng)鏈管理對企業(yè)發(fā)展的重要性。

美國先進制造研究報告表明,采購成本在企業(yè)總成本中占據(jù)著相當大的比重,對美國制造企業(yè)而言,原材料采購成本一般占產(chǎn)品單位成本的40%～60%。因此,供應(yīng)商作為供應(yīng)鏈中的結(jié)盟企業(yè)直接關(guān)系著產(chǎn)品的最終成本。

站在采購角度看降本增效,應(yīng)首先加強供應(yīng)精細化管理。結(jié)合多年的采購工作經(jīng)驗,筆者從以下幾個方面進行分析。

1 降低產(chǎn)品設(shè)計成本

1.1 采購員前期介入

在研發(fā)階段,研發(fā)人員會更加在意所使用的物料是不是最好的,而忽視物料采購成本。也有一些比較追求產(chǎn)品個性鮮明的研發(fā)人員,會提出一些過高或過度的采購需求,這無疑增加了企業(yè)的采購成本,從而推高了產(chǎn)品制造成本和生產(chǎn)營運成本。

采購員應(yīng)當在產(chǎn)品研發(fā)初期提前介入,主動、充分地去了解研發(fā)產(chǎn)品所需要實現(xiàn)的功能和產(chǎn)品材料結(jié)構(gòu)的組成部分,結(jié)合自身的采購工作經(jīng)驗去進行市場調(diào)查與分析。通過前期的市場調(diào)查與分析,掌握詳細和充分的市場信息,羅列出常規(guī)產(chǎn)品和定制產(chǎn)品的成本分析以及產(chǎn)品之間的優(yōu)劣對比數(shù)據(jù),提供給研發(fā)部門,協(xié)助研發(fā)部門盡可能地選用既符合產(chǎn)品性能設(shè)計要求,又能滿足產(chǎn)品質(zhì)量的常規(guī)產(chǎn)品。必要時采購員也可以充分地利用工作環(huán)境所帶來的便利,借助于供應(yīng)商的專業(yè)知識,通過供應(yīng)商對產(chǎn)品的了解和認識,給出對產(chǎn)品設(shè)計有建設(shè)性的意見或建議,從而大大地降低采購成本,提高產(chǎn)品的市場競爭力。

1.2 供應(yīng)商前期介入

在采購工作中,采購員會經(jīng)常遇到定制產(chǎn)品的采購需求。定制產(chǎn)品的諸多不可預(yù)測性增加了供應(yīng)商選擇的難度,以及對產(chǎn)品價格合理的預(yù)測和控制。同時,定制產(chǎn)品由于不同的設(shè)計理念與思路,往往又決定了產(chǎn)品生產(chǎn)出來以后是否獲得成功以及滿足生產(chǎn)需求。當然,不同的產(chǎn)品設(shè)計方案也是跟產(chǎn)品的采購成本直接掛鉤的。這更是增加了采購工作的難度。為了解決這個問題,在接到采購需求以后,采購部門應(yīng)當認真地了解和熟悉采購需求,組織和協(xié)調(diào)公司相關(guān)部門,開一個產(chǎn)品需求的發(fā)布會,向潛在或意向供應(yīng)商發(fā)布產(chǎn)品需求信息,讓供應(yīng)商可以充分地了解客戶需求。然后,再組織公司相關(guān)技術(shù)專家對所有的設(shè)計方案進行一次評審,甄選出符合企業(yè)自身利益和需求的產(chǎn)品設(shè)計方案和報價,也可以最大限度地避免定制產(chǎn)品的研發(fā)失敗。

在產(chǎn)品研發(fā)階段采購員適當?shù)卦缙诮槿?協(xié)助研發(fā)部門盡可能采購標準通用的常規(guī)產(chǎn)品,采購價格合適的產(chǎn)品,減少或降低使用非標定制產(chǎn)品,達到降低采購成本的目的。同時,通過供應(yīng)商的早期介入,給出不同的設(shè)計方案和報價,再通過對設(shè)計方案的對比,性價比的考量進行擇優(yōu)錄取,同樣也是可以達到降低采購成本的目的。

2 集中采購

集中采購的優(yōu)勢顯而易見,采購數(shù)量大、采購金額高。相對于小批量、多品種的采購,集中采購規(guī)模效應(yīng)明顯,有足夠的吸引力和眾多的潛在供應(yīng)商。例如：海得威公司與養(yǎng)和公司都生產(chǎn)集氣卡,集氣卡生產(chǎn)都需要用到集氣卡塑料殼、無紡布、氫氧化鋰、不干膠貼膜、復(fù)合鋁箔包裝袋、包裝用彩盒和紙箱等物料,雖然兩家公司在集氣卡生產(chǎn)中有各自的技術(shù)特點和產(chǎn)品特征,但物料需求種類大致相同,完全可以集中起來進行采購。以采購數(shù)量大、采購金額高的優(yōu)勢去跟供應(yīng)商進行談判,采用統(tǒng)談分簽的方式,既能滿足和保證各自的產(chǎn)品特點,同時也能獲得較好的數(shù)量折扣價格。

3 供應(yīng)商成本分析

采購員要學(xué)會采購成本分析與控制,要具備分析和看懂供應(yīng)商成本結(jié)構(gòu)的能力。因為供應(yīng)商就他所提供的產(chǎn)品而言,他是這方面的專家,比其他人還會分析成本和控制成本,但是,供應(yīng)商一般都傾向于盡可能隱藏自己的成本結(jié)構(gòu)與定價的方法。供應(yīng)商通常會給出一份比較含糊或模棱兩可的成本分析數(shù)據(jù),讓人難以厘清頭緒,他才能掌握定價的主動權(quán)?；蛟S他也可能會在他的成本分析中,故意把那些在市場上容易獲取的原材料價格毫無保留地展示出來,而忽略他真正想掩蓋的成本結(jié)構(gòu)。

因此,采購員應(yīng)當具備采購成本分析的能力,這樣才能對供應(yīng)商提供的成本分析數(shù)據(jù)進行剖析、辨明真假,去偽存真。甚至,采購員有必要去了解供應(yīng)商上游產(chǎn)品的市場價格和信息,了解和領(lǐng)會供應(yīng)商的成本分析,這樣有利于采購成本的控制。

4 供應(yīng)商開發(fā)策略

在開發(fā)供應(yīng)商時,采購員首先要搞明白所采購的產(chǎn)品是一次性采購還是持續(xù)性采購,因為持續(xù)性采購對成本分析的要求遠高于一次性采購。要善于通過溝通和交流,向供應(yīng)商展示公司的發(fā)展戰(zhàn)略和發(fā)展前景,讓供應(yīng)商看到公司的未來,并能充分地肯定和認同,愿意與公司共同發(fā)展。同時,更要有把供應(yīng)商培養(yǎng)成戰(zhàn)略合作伙伴的工作思路和方法。與供應(yīng)商長期合作不僅可以降低供應(yīng)商的學(xué)習(xí)成本,還能減少供貨質(zhì)量問題,確保準時到貨率。

5 幫扶供應(yīng)商降低生產(chǎn)成本

采購員需要一定程度地去了解市場和客戶的需求。因為,只有市場與客戶才是產(chǎn)品最終的評定者。另外，采購員還應(yīng)該去工廠了解供應(yīng)商生產(chǎn)工藝流程,利用從市場和客戶那里了解到的實際情況,幫助供應(yīng)商改善產(chǎn)品缺陷,避免過度加工浪費,從而降低產(chǎn)品成本。同時,采購員還應(yīng)當在合適的時候組織公司技術(shù)部門、質(zhì)量部門、需求部門去供應(yīng)商那里進行供應(yīng)商審計和考察,發(fā)揮群眾智慧,群策群力,幫助供應(yīng)商改善生產(chǎn)工藝流程、生產(chǎn)方式,提高生產(chǎn)效率、提升產(chǎn)品質(zhì)量,降低供應(yīng)商生產(chǎn)成本,從而降低采購成本。

6 日本豐田供應(yīng)商管理模式帶來的啟發(fā)

日本豐田公司通過“零庫存”與及時生產(chǎn)管理模式,與少數(shù)卓有績效的供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議,保持供應(yīng)商與訂單的穩(wěn)定,讓供應(yīng)商獲得規(guī)模經(jīng)濟,從而降低采購成本。

目前公司醫(yī)藥生產(chǎn)基地已經(jīng)建成,生產(chǎn)廠房五、六層為預(yù)留廠房,面積為5400 m2,近幾年可能暫時還用不上。因此,可以嘗試“零庫存”與及時生產(chǎn)管理模式,將戰(zhàn)略合作供應(yīng)商整合為一個“企業(yè)家族”,上、下游一體化使其利益和目標完全一致。通過精確準時的送貨和生產(chǎn),在嚴格的質(zhì)量控制體系管控下可以把庫存和采購成本降到最低。這樣,不僅可以使閑置的廠房產(chǎn)生效益,還可以因供應(yīng)商省去物流運輸?shù)乳_支,而要求供應(yīng)商降價。長期合同所帶來的未來銷售的確定性,也促進著供應(yīng)商提高供貨產(chǎn)品質(zhì)量,降低采購成本,并且促進它們提高對顧客需求的響應(yīng)能力。

7 結(jié) 論

總之,企業(yè)在經(jīng)營發(fā)展的過程中,如何有效控制物資采購成本,降低企業(yè)經(jīng)營成本,是我們每一個采購員都必須面對的問題。為了實現(xiàn)降本增效,企業(yè)應(yīng)不斷從自身的實際情況出發(fā),靈活地運用適合自身實際情況的采購成本管理與控制策略,從而不斷提升企業(yè)的物資采購成本管理水平,提高企業(yè)的市場競爭力。