基于供應(yīng)鏈管理的電子采購(gòu)系統(tǒng)研究

郝豐斐

（航天萬(wàn)源實(shí)業(yè)有限公司，北京100076）

1 引言

現(xiàn)階段，經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展，供應(yīng)鏈管理至關(guān)重要。而隨著信息科技技術(shù)的迅猛發(fā)展，企業(yè)在供應(yīng)鏈管理中更加重視對(duì)電子采購(gòu)系統(tǒng)的建立，從而更好地進(jìn)行供應(yīng)鏈優(yōu)質(zhì)服務(wù)的提供，而基于供應(yīng)鏈管理的電子采購(gòu)系統(tǒng)如何進(jìn)行建立，就是本文主要研究的內(nèi)容。

2 供應(yīng)鏈管理概述

在供應(yīng)鏈的管理中，主要涉及采購(gòu)、供應(yīng)、庫(kù)存、生產(chǎn)、物流和客戶的需求等，其中采購(gòu)和供應(yīng)管理是基礎(chǔ)，做好兩者的管理能夠有效地確保整個(gè)管理的流程和計(jì)劃穩(wěn)定的運(yùn)行。在供應(yīng)鏈的管理中，能夠?qū)崿F(xiàn)生產(chǎn)商、供應(yīng)商、銷售商和批發(fā)商等企業(yè)在業(yè)務(wù)計(jì)劃和業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效協(xié)調(diào)，不僅能夠提高工作的效率，還能夠拓展單個(gè)企業(yè)的管理范圍和邊界，從而實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理的思想于供應(yīng)鏈中的延伸。所有參與供應(yīng)鏈的商家做好對(duì)供應(yīng)計(jì)劃和生產(chǎn)的安排，并對(duì)最終物流進(jìn)行執(zhí)行，就能夠有效對(duì)產(chǎn)品運(yùn)輸和流轉(zhuǎn)周期進(jìn)行減少，于最短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)效益的提升，同時(shí)還能夠有效減少產(chǎn)業(yè)鏈的出錯(cuò)現(xiàn)象，降低運(yùn)輸和庫(kù)存成本，這能夠更好地獲取客戶滿意度。

3 基于供應(yīng)鏈管理的電子采購(gòu)系統(tǒng)

3.1 電子采購(gòu)系統(tǒng)的總體架構(gòu)

基于供應(yīng)鏈管理的電子采購(gòu)管理主要是包括有采購(gòu)的計(jì)劃、采購(gòu)訂單的管理和庫(kù)存管理等三組件。

在采購(gòu)計(jì)劃的管理中，主要是對(duì)企業(yè)采購(gòu)計(jì)劃實(shí)施制定與管理，從而為企業(yè)進(jìn)行準(zhǔn)確采購(gòu)計(jì)劃與執(zhí)行的路線提供。采購(gòu)的計(jì)劃主要包括有定期的采購(gòu)計(jì)劃和非定期的采購(gòu)計(jì)劃等。對(duì)多對(duì)象和多元素實(shí)施采購(gòu)計(jì)劃編制和分解，從而把企業(yè)采購(gòu)的需求轉(zhuǎn)變成直接采購(gòu)的任務(wù)，且系統(tǒng)還支持企業(yè)通過(guò)以銷來(lái)定產(chǎn)、以銷來(lái)定購(gòu)和以產(chǎn)來(lái)定購(gòu)的采購(gòu)模式。

在采購(gòu)訂單的管理中，主要將請(qǐng)購(gòu)單當(dāng)作源頭，來(lái)對(duì)供應(yīng)商訂單的確認(rèn)、發(fā)貨、送貨、到貨、驗(yàn)貨和物資的入庫(kù)等各個(gè)采購(gòu)的環(huán)節(jié)實(shí)施跟蹤，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)其全過(guò)程的管理。對(duì)其流程進(jìn)行配置，還能夠?qū)Χ喾N的采購(gòu)流程進(jìn)行選擇，比如訂單的直接性入庫(kù)、到貨質(zhì)檢后的入庫(kù)等。此過(guò)程能夠有效實(shí)現(xiàn)采購(gòu)存貨計(jì)劃狀態(tài)、在途的狀態(tài)和到貨待檢的狀態(tài)等有效監(jiān)控與管理。另外，采購(gòu)的訂單還能夠直接借助電子商務(wù)的系統(tǒng)向供應(yīng)商發(fā)送，來(lái)實(shí)現(xiàn)在線的采購(gòu)。在庫(kù)存的管理中，采購(gòu)的貨物庫(kù)存消耗情況、庫(kù)存剩余情況和庫(kù)存的補(bǔ)充情況等都在其模塊實(shí)施處理。

3.2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)的流程

系統(tǒng)業(yè)務(wù)的流程為采購(gòu)需求的提交、項(xiàng)目的申報(bào)和審核、招投標(biāo)、在線的溝通與談判、合同的簽訂并對(duì)采購(gòu)訂取下發(fā)、訂單的跟蹤、貨款的電子支付等。

首先，通過(guò)公司的采購(gòu)人員進(jìn)行電子采購(gòu)平臺(tái)的登陸，根據(jù)格式進(jìn)行在線表格的填寫(xiě)，并進(jìn)行采購(gòu)請(qǐng)求的發(fā)出，采購(gòu)人員可以調(diào)用上次的采購(gòu)申請(qǐng)單進(jìn)行修改，十分便捷。

在采購(gòu)的請(qǐng)求完成填寫(xiě)后，要根據(jù)設(shè)定的流程向上級(jí)的單位或者領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行發(fā)送來(lái)批準(zhǔn)，在上級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)請(qǐng)求接收后，于系統(tǒng)的平臺(tái)內(nèi)就能夠?qū)Σ少?gòu)的物資請(qǐng)求實(shí)施審核，完成審核后，采購(gòu)的請(qǐng)求才能夠發(fā)布，進(jìn)而供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo)。

在完成采購(gòu)申請(qǐng)的審核和通過(guò)后，則采購(gòu)人員就能夠按照所填采購(gòu)清單對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇。在物資的管理程序內(nèi)，對(duì)物資采購(gòu)的方式有著詳細(xì)說(shuō)明，主要包括招標(biāo)、詢價(jià)和競(jìng)爭(zhēng)性的談判等采購(gòu)方式。因?yàn)椴少?gòu)物資存在種類復(fù)雜和采購(gòu)量大的特點(diǎn)，因此，對(duì)采購(gòu)商進(jìn)行選擇中也可以進(jìn)行方式的靈活使用。

通過(guò)招投標(biāo)的流程后，就要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行合理選擇。供應(yīng)商能夠借助平臺(tái)進(jìn)行登錄，對(duì)招投標(biāo)信息進(jìn)行了解，并根據(jù)要求做好準(zhǔn)備。若采購(gòu)方還想針對(duì)具體問(wèn)題和供應(yīng)商實(shí)施協(xié)商，就可以借助軟件的在線聊天或者留言功能進(jìn)行溝通。

當(dāng)供需雙方已經(jīng)達(dá)成一致性，系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)錄入信息進(jìn)行采購(gòu)合同的自動(dòng)生成，來(lái)供雙方進(jìn)行簽訂，在雙方簽訂合同后，就會(huì)生成相應(yīng)的采購(gòu)訂單，且采購(gòu)的訂單會(huì)發(fā)送至供應(yīng)商賬戶內(nèi)，通過(guò)電子郵件的方式通知供應(yīng)商，來(lái)供其在線進(jìn)行確認(rèn)。

在供應(yīng)商完成對(duì)采購(gòu)單的接收后，要對(duì)訂單的信息及時(shí)進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)采購(gòu)方進(jìn)行信息的及時(shí)反饋，系統(tǒng)會(huì)對(duì)采購(gòu)需求合理性進(jìn)行判定，若符合就會(huì)生成訂單號(hào)向供需雙方進(jìn)行傳遞，以供供需雙方進(jìn)行貨物送到和驗(yàn)收的確認(rèn)。

對(duì)采購(gòu)貨款進(jìn)行支付是系統(tǒng)最后的流程和環(huán)節(jié)，一般可以使用銀行轉(zhuǎn)賬、網(wǎng)上銀行和電子銀行等方式進(jìn)行支付，若采購(gòu)中牽扯到增值稅和稅扣除等，可以對(duì)第三方委托來(lái)進(jìn)行處理。

3.3 功能模塊

3.3.1 招標(biāo)和采購(gòu)管理

在系統(tǒng)招標(biāo)和采購(gòu)的管理中，主要功能包括采購(gòu)訂單的管理、中標(biāo)結(jié)果的管理、收貨的管理、發(fā)票的校驗(yàn)、招投標(biāo)、詢報(bào)價(jià)、網(wǎng)上競(jìng)價(jià)、電子目錄和超市的采購(gòu)、競(jìng)爭(zhēng)性的談判、專家管理和費(fèi)用的管理等。采購(gòu)訂單的管理主要對(duì)采購(gòu)過(guò)程產(chǎn)生的訂單實(shí)施管理，并對(duì)訂單實(shí)施分析；中標(biāo)結(jié)果的管理主要是對(duì)中標(biāo)的情況進(jìn)行管理，包括中標(biāo)的單位、中標(biāo)的價(jià)格等；收貨的管理主要是對(duì)物資收貨的情況進(jìn)行登記，包括有收貨的時(shí)間和簽收人等；發(fā)票的校驗(yàn)主要是對(duì)物資購(gòu)買(mǎi)中開(kāi)具發(fā)票的合理性進(jìn)行確認(rèn)；招投標(biāo)主要是對(duì)招投標(biāo)的項(xiàng)目信息進(jìn)行設(shè)定；詢報(bào)價(jià)主要是對(duì)各供應(yīng)商初步的報(bào)價(jià)進(jìn)行管理；網(wǎng)上的競(jìng)價(jià)主要是物流中心借助采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行競(jìng)價(jià)邀請(qǐng)的發(fā)出，而被邀請(qǐng)供應(yīng)商要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)施報(bào)價(jià)；電子目錄和超市的采購(gòu)主要是對(duì)電子采購(gòu)物資目錄進(jìn)行管理；競(jìng)爭(zhēng)性的談判主要是在招投標(biāo)的過(guò)程中對(duì)供應(yīng)商實(shí)施協(xié)調(diào)；專家管理主要是對(duì)專家名單和信息進(jìn)行更新；費(fèi)用管理主要是對(duì)項(xiàng)目詳細(xì)的費(fèi)用情況和財(cái)務(wù)總體的情況進(jìn)行管理[1]。

3.3.2 合同管理

合同管理主要包括合同模板的管理、合同簽訂的管理、預(yù)付款的申請(qǐng)協(xié)同、到貨計(jì)劃的協(xié)同、配送的移交單進(jìn)行協(xié)同、訂單信息的協(xié)同和變更終止的管理等。在合同模板的管理中，主要進(jìn)行合同模板創(chuàng)建、審批、更新和查詢；在合同簽訂的管理中，主要是對(duì)供應(yīng)商的在線確認(rèn)與簽署以及合同的分發(fā)和生效等進(jìn)行管理；在預(yù)付款的申請(qǐng)協(xié)同中，要求供應(yīng)商進(jìn)行預(yù)付款的申請(qǐng)?zhí)峤唬辉诘截浻?jì)劃的協(xié)同中，主要對(duì)到貨計(jì)劃進(jìn)行創(chuàng)建、確認(rèn)和更新；在移交單的配送協(xié)同中，主要對(duì)移交單進(jìn)行填寫(xiě)、更新和確認(rèn)；在變更終止的管理中，主要對(duì)變更的申請(qǐng)、審批和違約處理等進(jìn)行管理。

3.3.3 供應(yīng)商的管理和協(xié)同

供應(yīng)商的管理和協(xié)同功能主要包括信息模型的管理、供應(yīng)商的注冊(cè)管理、供應(yīng)商的資質(zhì)和業(yè)績(jī)的收集與核實(shí)、供應(yīng)商的不當(dāng)行為管理和供應(yīng)商的協(xié)同等。在信息模型的管理中，主要按照供應(yīng)商的注冊(cè)、績(jī)效的評(píng)估、資質(zhì)和業(yè)績(jī)的收集、分類的管理等業(yè)務(wù)要求，來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)的收集模板以及信息管理的模型實(shí)施增加、修改和刪除等管理；在供應(yīng)商的注冊(cè)管理中，主要對(duì)供應(yīng)商的注冊(cè)、會(huì)員的申請(qǐng)、注冊(cè)的信息變更等實(shí)施管理，保證數(shù)據(jù)和供應(yīng)商的主數(shù)據(jù)具有同步性，還能夠?qū)@些信息進(jìn)行查詢；在供應(yīng)商的資質(zhì)和業(yè)績(jī)的收集與核實(shí)中，主要對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)和業(yè)績(jī)信息進(jìn)行收集，對(duì)供應(yīng)商的產(chǎn)品目錄實(shí)施維護(hù)，并組織轉(zhuǎn)件對(duì)文件進(jìn)行核實(shí)以及現(xiàn)場(chǎng)的評(píng)估；在供應(yīng)商的不當(dāng)行為管理中，主要是針對(duì)供應(yīng)商投訴進(jìn)行調(diào)查和核實(shí)，并對(duì)其進(jìn)行處理決定的制定；在供應(yīng)商的協(xié)同中，主要對(duì)供應(yīng)商的業(yè)務(wù)咨詢和投訴進(jìn)行受理，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行通知與公告的統(tǒng)一發(fā)布。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，基于供應(yīng)鏈管理的電子采購(gòu)系統(tǒng)有效地推動(dòng)了企業(yè)采購(gòu)的現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)需要認(rèn)識(shí)到此系統(tǒng)應(yīng)用的價(jià)值，并積極進(jìn)行系統(tǒng)的探索和運(yùn)用，這對(duì)其可持續(xù)性發(fā)展有著重要意義。