基于ARIS 業(yè)務(wù)流程模型的崗位說(shuō)明優(yōu)化

張琳

（金航數(shù)碼科技有限責(zé)任公司，北京100028）

1 背景介紹

崗位管理是人力資源日常管理很重要的一項(xiàng)工作，以崗定責(zé)，崗責(zé)適配，是實(shí)施崗位設(shè)置管理的重要環(huán)節(jié)，崗位管理涉及企業(yè)全體員工的切身利益，是影響企業(yè)人才戰(zhàn)略實(shí)施和落實(shí)的核心要素，必須明確規(guī)定各類人員的崗位職責(zé)。

但在實(shí)際工作中由于學(xué)科及專業(yè)領(lǐng)域不同，工作性質(zhì)、成果等存在差異，人力資源對(duì)業(yè)務(wù)了解不夠，又缺少好的方法和工具，在崗位設(shè)置管理中要求制定的崗位說(shuō)明書(shū)，很難形成統(tǒng)一的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，崗位職責(zé)往往與實(shí)際工作脫節(jié)；崗位職責(zé)描述不夠清晰、明確，不同的崗位工作內(nèi)容、職責(zé)卻沒(méi)有嚴(yán)格區(qū)分[1]；崗位職責(zé)交叉、重疊、盲區(qū)的現(xiàn)象導(dǎo)致工作協(xié)作不暢，溝通協(xié)調(diào)占用大量時(shí)間，效率低下；崗位授權(quán)不明確，權(quán)責(zé)不對(duì)等，經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象，不利于培養(yǎng)員工積極性和員工發(fā)展。

流程管理利用一定的IT 技術(shù)，用科學(xué)的方法分析，為更好地開(kāi)展人力資源崗位管理提供了方法和依據(jù)，使崗位管理更加科學(xué)規(guī)范。建立以業(yè)務(wù)流程為核心的崗位職責(zé)關(guān)系模型，將業(yè)務(wù)運(yùn)行的需求、規(guī)則、權(quán)利分配有效傳遞給崗位，形成與業(yè)務(wù)流程對(duì)應(yīng)的職責(zé)，是提高部門(mén)與崗位職責(zé)設(shè)計(jì)質(zhì)量與針對(duì)性，提高管理效果的重要手段[2]。這與流程管理的要求不謀而合：流程中執(zhí)行組織、決策、協(xié)助、執(zhí)行、檢查、考核等功能的“角色”都是企業(yè)具體“崗位”來(lái)承擔(dān)的，這就架起了流程管理與崗位管理的橋梁。

2 崗位職責(zé)分析方法設(shè)計(jì)

近年來(lái)，隨著對(duì)流程管理理論認(rèn)識(shí)的不斷深入，以及IT 技術(shù)的進(jìn)步和驅(qū)動(dòng)下，流程管理實(shí)踐和應(yīng)用得到了新的發(fā)展和變化，特別是專業(yè)的業(yè)務(wù)流程管理軟件的推廣和普及，借助模型設(shè)計(jì)和數(shù)據(jù)分析，為流程管理增加了新的管理內(nèi)容，本文重點(diǎn)介紹利用ARIS 流程管理軟件開(kāi)展崗位設(shè)計(jì)和優(yōu)化的方法。

2.1 ARIS 邏輯框架介紹

ARIS 軟件是企業(yè)構(gòu)建業(yè)務(wù)流程管理體系中最常用的軟件平臺(tái)，是國(guó)際領(lǐng)先的業(yè)務(wù)流程管理軟件，其邏輯架構(gòu)如圖1所示。它包括五個(gè)關(guān)聯(lián)的視圖。

圖1 ARIS 軟件邏輯框架

組織視角：流程中包括誰(shuí)，在組織視角模型中定義了組織單元、崗位、職責(zé)、工作權(quán)限、協(xié)作關(guān)系、任職資格、工作環(huán)境、角色對(duì)象；

功能視角：哪些功能支持流程執(zhí)行，主要定義了應(yīng)用系統(tǒng)、IT 模塊及IT 功能對(duì)象；

數(shù)據(jù)視角：流程需要或產(chǎn)生哪些數(shù)據(jù)，主要定義了文本文檔對(duì)象；

可交付成果視角：流程可交付成果；

控制視角：如何組合以上視角，主要定義了流程步驟。

2.2 選擇建模業(yè)務(wù)對(duì)象

每個(gè)視圖會(huì)定義相關(guān)的對(duì)象和模型來(lái)表達(dá)相應(yīng)的視圖信息。表1 列出本文根據(jù)設(shè)計(jì)所需選取的主要的模型對(duì)象。通過(guò)將企業(yè)的管理要素及業(yè)務(wù)流程模型化表單，可以清晰地展示企業(yè)的業(yè)務(wù)全貌，為達(dá)成管理的共識(shí)創(chuàng)造條件。

表1 ARIS 視角、模型、對(duì)象選擇

2.3 設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)對(duì)象邏輯關(guān)系元模型

設(shè)計(jì)關(guān)于崗位分析的邏輯元模型，建立ARIS 分析的邏輯關(guān)系路徑，如圖2 所示。每?jī)蓚€(gè)不同對(duì)象之間的連線關(guān)系可以根據(jù)需要自定義或沿用ARIS 默認(rèn)定義的關(guān)系。連線關(guān)系的定義是為相關(guān)要素對(duì)象間建立系統(tǒng)聯(lián)系，相同對(duì)象間可以定義多種關(guān)聯(lián)關(guān)系，在分析過(guò)程中依據(jù)不同的定義還可以細(xì)分要素之間的關(guān)系。

圖2 崗位、流程步驟與管理要素的關(guān)聯(lián)元模

在ARIS 數(shù)據(jù)庫(kù)中把相關(guān)要素定義并建模以后，根據(jù)建模后的EPC 流程模型就可以分析匹配相應(yīng)的崗位信息。理論上如果流程充分細(xì)分，最底層級(jí)的流程步驟直接與角色對(duì)應(yīng)，角色是由具體的崗位來(lái)承擔(dān)，相應(yīng)地，角色所承擔(dān)的能力要求、職責(zé)、權(quán)限等要素就可以匹配到崗位，后續(xù)就可以根據(jù)具體管理主題需求輸出相應(yīng)的分析結(jié)果。本文選取崗位說(shuō)明書(shū)中常用的主題，如崗位職責(zé)、工作權(quán)限、協(xié)作關(guān)系、任職資格等[3]。

3 崗位分析與應(yīng)用

在完成組織模型、角色模型、信息載體圖、應(yīng)用系統(tǒng)圖和流程模型建模后，基于業(yè)務(wù)流程模型中的步驟進(jìn)行相關(guān)主題的分析。

業(yè)務(wù)流程模型是集成IT 功能、輸入輸出文檔、業(yè)務(wù)規(guī)則、角色等管理要素的“全息”模型，是分析崗位要素的起點(diǎn)，下面介紹不同主題的分析路徑。ARIS 系統(tǒng)有查詢分析功能，但不支持自定義主題的分析，此部分功能需要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)滿足相應(yīng)的分析需求，這里不詳細(xì)介紹。

3.1 崗位職責(zé)的匹配分析

流程中的步驟即代表了一定的業(yè)務(wù)能力或業(yè)務(wù)功能，利用角色這個(gè)“橋梁”，通過(guò)流程步驟-角色-崗位-職責(zé)邏輯關(guān)系路徑，可以分析出該崗位實(shí)際業(yè)務(wù)職責(zé)與現(xiàn)有崗位標(biāo)準(zhǔn)中的差異，并指導(dǎo)崗位職責(zé)更加精細(xì)化，職責(zé)不重疊不交叉，依據(jù)流程中的要求進(jìn)行調(diào)整和完善，使崗位職責(zé)與實(shí)際工作都能夠匹配，也更好地支撐對(duì)員工業(yè)績(jī)的考核評(píng)價(jià)。

3.2 崗位工作權(quán)限的匹配分析

工作權(quán)限主要從人、財(cái)、事三個(gè)維度和建議、審核、批準(zhǔn)三個(gè)層次進(jìn)行矩陣劃分。同樣我們需要通過(guò)角色來(lái)關(guān)聯(lián)崗位和業(yè)務(wù)權(quán)限，具體路徑是業(yè)務(wù)規(guī)則-業(yè)務(wù)功能-角色-崗位-工作權(quán)限。通過(guò)分析可以更精確地定位每個(gè)崗位的權(quán)限是否與實(shí)際相符，是否存在授權(quán)風(fēng)險(xiǎn)以及權(quán)限是否與業(yè)務(wù)相適配，是否存在阻礙業(yè)務(wù)順暢執(zhí)行的不當(dāng)授權(quán)等，一方面為崗位權(quán)限提供優(yōu)化的依據(jù)，同時(shí)為業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化提供支持。

3.3 崗位協(xié)作關(guān)系的匹配分析

流程步驟與角色的連線關(guān)系定義了四種：執(zhí)行（Responsible）、負(fù) 責(zé)（Accountable）、咨 詢（Consulted）、通 知（Informed），簡(jiǎn)稱RACI 模型，通過(guò)業(yè)務(wù)功能-角色-崗位-協(xié)作關(guān)系邏輯傳遞，分析在業(yè)務(wù)運(yùn)行中崗位所承擔(dān)的角色與其他角色的協(xié)作關(guān)系以及在上下游業(yè)務(wù)流程中的協(xié)作關(guān)系。一般在分析協(xié)作關(guān)系時(shí)重點(diǎn)分析跨部門(mén)之間的協(xié)作。公開(kāi)透明的協(xié)作關(guān)系有助于減少溝通協(xié)調(diào)的資源浪費(fèi)，提升工作效率和團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力。

3.4 崗位與IT 權(quán)限的匹配分析

IT 技術(shù)的普及雖然帶來(lái)很大的效率和效益，但I(xiàn)T 運(yùn)維過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)功能權(quán)限和IT 策略的不適配問(wèn)題，通過(guò)應(yīng)用系統(tǒng)-IT 模塊-IT 功能-流程步驟-角色-崗位的邏輯路徑分析，可以比較清晰地確定崗位在哪些系統(tǒng)需要使用哪些功能、開(kāi)通哪些權(quán)限，并將這些功能權(quán)限固化在崗位說(shuō)明書(shū)中，為IT運(yùn)維人員減輕系統(tǒng)運(yùn)維的工作負(fù)擔(dān)。

3.5 任職資格及工作環(huán)境和條件的分析

任職資格、工作環(huán)境和條件的分析需要通過(guò)全要素的分析，包括流程步驟、IT 功能、文本文檔，綜合崗位職責(zé)、工作權(quán)限和協(xié)作關(guān)系的結(jié)果整體判斷，這里需要注意的是，任職資格是適配本崗位工作的最低資格要求，而非最高的工作要求，即滿足任職資格是最基本的要求。所有在分析任職資格的條件時(shí)還需要參考崗位績(jī)效，確定合理的任職資格條件，既能保證業(yè)務(wù)運(yùn)行，又不會(huì)占用過(guò)高的人力成本。

傳統(tǒng)的崗位分析方法，如訪談法、調(diào)研問(wèn)卷法、觀察法等，主要從外部感性地去認(rèn)識(shí)崗位的能力狀況、崗位工作職責(zé)等，受人為因素影響較大，而通過(guò)流程的精確匹配分析，可以從定性和定量分析崗位能力、工作職責(zé)、工作環(huán)境、協(xié)作機(jī)制等因素，全面整體，并且提供信息支持，更加科學(xué)，也更具有說(shuō)服力。

4 結(jié)語(yǔ)

本文基于業(yè)務(wù)流程管理體系建設(shè)中的ARIS 軟件，設(shè)計(jì)崗位分析模型和路徑，選取崗位管理中比較基礎(chǔ)的要素進(jìn)行分析，充分發(fā)掘ARIS 系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一、集成的功能，設(shè)計(jì)了相應(yīng)的應(yīng)用實(shí)例，拓展了ARIS 應(yīng)用范圍，為更好地發(fā)掘和利用流程模型資產(chǎn)庫(kù)的價(jià)值起到積極示范效果。同時(shí)應(yīng)認(rèn)識(shí)到ARIS 分析有賴于基礎(chǔ)信息的準(zhǔn)確和建模的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，否則分析結(jié)果不準(zhǔn)確，也難以指導(dǎo)人力資源實(shí)踐工作。此外，ARIS 軟件只具備業(yè)務(wù)流程體系建設(shè)的設(shè)計(jì)能力，側(cè)重于靜態(tài)的展示，而崗位管理不僅包括靜態(tài)信息，更多的是日常工作中的具體表現(xiàn)，即業(yè)務(wù)流程執(zhí)行過(guò)程中的績(jī)效監(jiān)測(cè)和分析，這些動(dòng)態(tài)的執(zhí)行和監(jiān)控?cái)?shù)據(jù)為定員和薪酬、績(jī)效獎(jiǎng)金的分析和優(yōu)化提供最直接可靠的依據(jù)，這也是本文設(shè)計(jì)欠缺內(nèi)容。