初探現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響與應(yīng)對方案

■王春杰

（梅河口市衛(wèi)生健康局干部檔案中心）

引 言

檔案管理也叫檔案工作，是檔案室或檔案館直接對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，包括檔案收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等方面。隨著我國信息技術(shù)深入到人們生活與工作中，很大程度上促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的信息化，使得檔案管理質(zhì)量得到全面提高。此外，在進(jìn)行檔案管理期間，將手工管理資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影妫坏軌蛴行岣吖芾硇?，而且可提升檔案管理質(zhì)量。但是，在檔案管理應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)過程中也存在一些問題，給管理工作帶來了不同程度的影響，為此需要采取有效措施提高檔案管理質(zhì)量，為企業(yè)檔案管理工作未來發(fā)展提供幫助。

1 現(xiàn)代信息技術(shù)對企業(yè)檔案管理的影響

1.1 對傳統(tǒng)管理理念的影響

現(xiàn)代信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理應(yīng)用期間，使傳統(tǒng)檔案管理模式受到較大沖擊，在適應(yīng)過程中存在一些挑戰(zhàn)，其中主要是對企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理理念有不同程度的影響。這就需要企業(yè)在檔案管理過程中享受管理效率與質(zhì)量提高的同時(shí)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，只有這樣才能夠使企業(yè)管理理念適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展。

1.2 對檔案管理制度的影響

21世紀(jì)以來，我國進(jìn)入到了一個(gè)智能化、網(wǎng)絡(luò)化社會，傳統(tǒng)檔案管理模式與新型管理模式之間具有較大差異性，并且由于現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，對傳統(tǒng)檔案管理模式產(chǎn)生一定影響，其中影響較大的便是檔案管理制度。在將現(xiàn)代信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理模式過程中，由于現(xiàn)有檔案管理制度受到不同程度沖擊，很難促進(jìn)企業(yè)檔案信息共享發(fā)展，使企業(yè)檔案管理難度不斷提升，為此，企業(yè)在發(fā)展過程中，應(yīng)當(dāng)重視現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的作用，并在此基礎(chǔ)上采取有效措施全面完善檔案管理制度，以此讓企業(yè)檔案管理適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展需求。所以，應(yīng)重視在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下企業(yè)檔案管理的質(zhì)量，這能為提升企業(yè)工作效率奠定基礎(chǔ)。

1.3 能夠?qū)崿F(xiàn)檔案智能化管理

我國企業(yè)檔案管理模式是隨著現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展而發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)在發(fā)展期間也賦予了企業(yè)檔案管理工作新特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了檔案智能化管理。將現(xiàn)代信息化技術(shù)融入到檔案管理中，可大大提高管理效果，不但能夠使檔案存儲方法得到有效轉(zhuǎn)變，而且實(shí)現(xiàn)了存儲方法多元化發(fā)展。此外，智能化檔案管理方法可在有限時(shí)間內(nèi)尋找檔案信息，以此避免漏檔情況發(fā)生，從而提高檔案查詢的精確性。

1.4 對檔案管理者水平的影響

管理者在管理過程中學(xué)習(xí)先進(jìn)管理水平，可全面降低工作強(qiáng)度與難度，在此基礎(chǔ)上能夠提升工作效率，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高奠定良好的基礎(chǔ)。傳統(tǒng)檔案管理模式在一定程度上使管理者思維有較大局限性，再加上檔案管理人員自身素質(zhì)對信息化背景下檔案管理工作質(zhì)量有較大影響，一些檔案管理人員沒有充分認(rèn)識到自身管理素質(zhì)在檔案管理中的重要性，導(dǎo)致相關(guān)管理人員缺乏提升自身綜合素質(zhì)的意識。這主要是因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)檔案管理中，對知識與管理技能水平要求相對較低，管理人員普遍認(rèn)為理論知識與管理技能并不是檔案管理核心能力[2]。

2 現(xiàn)代信息技術(shù)下企業(yè)檔案管理對策

2.1 檔案管理設(shè)備的完善

在企業(yè)檔案管理期間，對檔案管理設(shè)備進(jìn)行完善是提高檔案管理質(zhì)量的基礎(chǔ)條件，由于現(xiàn)代信息技術(shù)在應(yīng)用時(shí)對檔案管理水平要求較高，這就需要在提升管理效率基礎(chǔ)上，對相關(guān)管理設(shè)備進(jìn)行全面完善，同時(shí)還要根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況引進(jìn)一些先進(jìn)設(shè)備，加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的更新與升級，保證檔案管理過程中設(shè)備配置能夠滿足檔案管理過程的使用需求。這對企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量有效提高具有較大促進(jìn)作用，以此為企業(yè)取得長遠(yuǎn)經(jīng)濟(jì)效益奠定良好基礎(chǔ)[3]。

2.2 轉(zhuǎn)變老舊思想觀念

隨著我國信息化技術(shù)不斷革新，企業(yè)檔案管理工作向智能化、網(wǎng)絡(luò)化方向優(yōu)化是社會發(fā)展的必然趨勢。為此，檔案管理者在工作期間，需要采取有效措施改變自身落后思想觀念，傳統(tǒng)檔案管理落后的觀念已經(jīng)無法適用于現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作，信息化技術(shù)的引入，勢必形成管理模式的變革，因此管理觀念也需要隨之改變，通過現(xiàn)代科技武裝自己，通過學(xué)習(xí)培養(yǎng)自身創(chuàng)新意識和改革魄力，在信息技術(shù)的推動下轉(zhuǎn)變檔案管理思維，接受現(xiàn)代新思想、新技術(shù)、新方法，大膽轉(zhuǎn)變，打破思維局限性，通過對檔案科學(xué)、合理管理，能夠使現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中得到有效應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上對檔案管理方法進(jìn)行實(shí)際考量，提高企業(yè)競爭力。

2.3 提升檔案管理人員水平

為了使企業(yè)檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代信息化技術(shù)要求，必須要對檔案管理人員自身素質(zhì)進(jìn)行全面提高，這就需要通過培訓(xùn)方式來完成。此外，檔案管理部門之間也需要進(jìn)行合作與交流，以此對檔案管理資源進(jìn)行有效整合，開展相關(guān)業(yè)務(wù)合作，同時(shí)通過對相關(guān)工作進(jìn)行全面總結(jié)，有利于檔案管理模式向智能化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展，對培養(yǎng)檔案管理人員創(chuàng)新力也有較大促進(jìn)作用[4-5]。此外，在現(xiàn)代信息技術(shù)背景下，對現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展有更大要求。目前我國企業(yè)整體素質(zhì)只是適應(yīng)了電子時(shí)代步伐，而想要達(dá)到現(xiàn)代信息技術(shù)的相關(guān)要求，根據(jù)目前所掌握的技能很難實(shí)現(xiàn)。所以，企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案管理實(shí)際需求，對專業(yè)人才進(jìn)行針對性培訓(xùn)，在培訓(xùn)過程中應(yīng)著重培養(yǎng)管理者自身素質(zhì)與管理技能，只有這樣才能讓管理者適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的需求。

2.4 加大資金投入

企業(yè)檔案在進(jìn)行信息化管理過程中，除了必要的軟、硬件設(shè)施，管理模式的轉(zhuǎn)變、管理方法的更新、管理人員的能力提升，都對企業(yè)檔案管理至關(guān)重要。因此，在檔案管理革新的過程中，加大資金投入已成必然，通過資金投入打造先進(jìn)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，升級檔案管理工具，培養(yǎng)管理人才。為了保障企業(yè)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，必要的資金投入增加已成為必然?？梢栽O(shè)立專項(xiàng)資金庫，保障檔案管理工作在充足的資金支持下完成升級。也可以結(jié)合檔案管理工作的資金需求加大資金投入力度，及時(shí)完善企業(yè)檔案管理相關(guān)，配合檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)現(xiàn)代信息技術(shù)帶來的影響，進(jìn)一步提升檔案管理效果，以此確保檔案管理工作質(zhì)量。

2.5 改革企業(yè)檔案管理理念

目前，我國企業(yè)在進(jìn)行檔案管理過程中，需要對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理理念實(shí)施有效改革，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：①企業(yè)需要全面認(rèn)識現(xiàn)代信息技術(shù)，在此基礎(chǔ)上了解對傳統(tǒng)檔案管理理念與模式產(chǎn)生的有利與不利影響，并構(gòu)建檔案管理體系；②企業(yè)應(yīng)全面認(rèn)識檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理重點(diǎn)，并在發(fā)展中起到關(guān)鍵作用，只有引進(jìn)現(xiàn)代化技術(shù)，才能使檔案管理工作向系統(tǒng)化、規(guī)范化方向發(fā)展。與傳統(tǒng)檔案管理方法相比，現(xiàn)代信息技術(shù)融入到檔案管理中能夠使之變得更為快捷和方便，有效提高檔案管理人員工作效率。

2.6 完善檔案管理制度

企業(yè)在發(fā)展過程中，檔案管理在其中扮演著較為重要的角色，管理流程相對較為復(fù)雜，檔案管理數(shù)據(jù)也比較多，計(jì)算量很大?；诖?，在進(jìn)行檔案管理期間必須進(jìn)行信息化建設(shè)，這樣不但能夠提高管理水平，還可以使管理規(guī)范化，通過規(guī)范的制度對管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化。此外，對檔案管理制度實(shí)施完善與優(yōu)化，需要建立在檔案管理中心基礎(chǔ)之上，充分考慮對檔案內(nèi)容的影響，這在較大程度上能夠消除部門單一局限性，可在信息化技術(shù)背景下將不同管理內(nèi)容實(shí)施全面結(jié)合，以此對檔案管理運(yùn)作進(jìn)行有效規(guī)范。

結(jié) 語

綜上所述，隨著我國信息技術(shù)不斷發(fā)展和完善，企業(yè)檔案管理工作也由傳統(tǒng)式人工管理向信息化方向邁進(jìn)，這為企業(yè)發(fā)展奠定了良好基礎(chǔ)，檔案管理模式得到有效革新，促使企業(yè)檔案進(jìn)入到信息化管理階段，不但提高了檔案管理效率，而且大大降低了管理工作人員的工作量。為此，在進(jìn)行檔案管理過程中，要對企業(yè)檔案管理制度進(jìn)行完善，革新檔案管理理念，采取有效措施提高管理人員自身管理水平與綜合素質(zhì)，以此全面提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量。