博物館志愿者考勤制度的思考

李小潔

摘 要：我國博物館事業(yè)正處在上升期，各項管理工作也在進一步優(yōu)化。博物館志愿者工作是其中重要的一部分。如何有效地開展博物館志愿者工作，志愿者管理是不容忽視的一個問題。文章以故宮博物院為例，就志愿者管理工作中的志愿者考勤制度的建立和實施做一具體介紹。

關(guān)鍵詞：故宮博物院;志愿者管理;信息化

志愿者，聯(lián)合國定義為“自愿進行社會公共利益服務(wù)而不獲取任何利益、金錢、名利的活動者”。志愿者無償貢獻了個人的時間、精力，為所服務(wù)的地區(qū)、群眾提供了幫助，是社會上一群值得被歌頌的人。近年來，隨著我國博物館工作的深入開展，博物館志愿者逐漸成為博物館內(nèi)的重要工作群體。志愿者的義務(wù)服務(wù)為博物館運行提供了保障。相比較社會服務(wù)志愿者，博物館志愿者的工作目標更為明確，工作對象具有針對性，工作時間更加穩(wěn)定。但是，志愿者身份有別于博物館專職工作人員，在管理上具有特殊性。如何對這類群體進行有效管理是一大課題。志愿者考勤管理是博物館工作人員管理志愿者的重要內(nèi)容之一，也是衡量志愿者服務(wù)工作水平的重要指標。博物館志愿者考勤制度的建立需要進行多方面的思考和實踐，現(xiàn)以故宮博物院為例加以闡述。

故宮博物院志愿者自2004年12月招募起至今，已為各地觀眾提供了15年的志愿講解服務(wù)。志愿者的服務(wù)數(shù)據(jù)通過考勤統(tǒng)計得出，是志愿者服務(wù)情況最直觀的體現(xiàn)形式。15年間，志愿者考勤統(tǒng)計經(jīng)歷了從手動記錄到應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段糾正完善的發(fā)展過程。

故宮志愿者全部為講解志愿者，在專館進行講解服務(wù)是志愿者工作的主要內(nèi)容。部分志愿者在講解服務(wù)之余也會參與到故宮博物院的各類主題教育活動中。我院志愿者考勤統(tǒng)計包括上崗時間、服務(wù)展館、服務(wù)時數(shù)、服務(wù)批次和服務(wù)人數(shù)五項。為規(guī)范志愿者服務(wù)，特別為志愿者設(shè)立志愿者工作站，由兩名工作人員完成志愿者每日考勤記錄工作。同時，工作站也成為志愿者上崗前后休息的場所。每日服務(wù)前，志愿者要到志愿者工作站報到。服務(wù)結(jié)束后志愿者返回工作站上報服務(wù)情況，包括當天服務(wù)小時數(shù)及服務(wù)觀眾數(shù)。團隊組建初期，對于志愿者每日服務(wù)時間沒有明確要求，一些積極分子一天內(nèi)服務(wù)時間長達四五個小時甚至更多，這意味著志愿者或是過度勞累，或是實際服務(wù)時間與報告時間不符。于是，規(guī)定志愿者每次只能服務(wù)半個工作日。后來，隨著博物館觀眾數(shù)與日俱增，長時間在館內(nèi)講解既不利于館內(nèi)觀眾的有序流動，也不利于志愿者的身體健康，故限定志愿者每周服務(wù)一次，每次服務(wù)兩小時，并要求在固定的展館進行講解，即“定時定崗”制度，該項規(guī)定應(yīng)用至今。

細化而言，“定時定崗”制度是故宮志愿者管理團隊結(jié)合多年工作經(jīng)驗總結(jié)出的一個志愿者日常服務(wù)制度?！岸〞r”需要志愿者在年初評估整年的時間安排，上報一個可固定服務(wù)的時間，每周前來服務(wù)一次，每次服務(wù)兩小時。“定崗”是指志愿者每次服務(wù)應(yīng)有固定的展館。目前，故宮志愿者服務(wù)的展館包括珍寶館、雕塑館、陶瓷館、書畫館和家具館。工作人員整合每天各專館的崗位需求，在確保每天上、下午都有志愿者在展館中服務(wù)的前提下，制定定崗表。同時在每天服務(wù)的志愿者中，選定一名出勤較好的人擔任組長，負責每天志愿者請假及換崗工作。這樣做能夠提前知曉第二天是否會有空崗，如果有空崗，需要組長在志愿者微信群中發(fā)布通知，從其他時間借調(diào)人員，保證崗上有人服務(wù)。

故宮志愿者也會參與一些團體接待任務(wù)或是宣教活動等，這樣的臨時任務(wù)會請當天定崗的人員完成，盡量不讓志愿者在非定崗時間前來服務(wù)。如當天沒有志愿者能夠服務(wù)或是志愿人數(shù)不夠，則會從其他時間調(diào)撥人員，但也會記錄一次定崗。

志愿者考勤數(shù)據(jù)記錄方式在15年間也在逐步成熟、完善。最初，是由兩名工作人員在固定格式的表格紙上做記錄（圖1）。這種記錄方式雖沿用至今，但在當時沒有數(shù)據(jù)備份，有數(shù)據(jù)丟失的風險。后來，手寫記錄數(shù)據(jù)后，將數(shù)據(jù)錄入電腦做統(tǒng)計和備份，提高了人工統(tǒng)計數(shù)據(jù)的效率。但是在手工記錄和電腦錄入的環(huán)節(jié)中都有可能產(chǎn)生人為錯誤，影響最終數(shù)據(jù)的準確度。

近幾年來，故宮志愿者考勤記錄引用了一款數(shù)據(jù)記錄、統(tǒng)計軟件，可以生成二維碼自助錄入服務(wù)數(shù)據(jù)，該方法可生成與手工錄入一致的數(shù)據(jù)。借助該軟件，可以彌補原始操作方法中人工環(huán)節(jié)過多導致出錯的問題。工作人員將兩套數(shù)據(jù)通過微軟Office的Excel軟件或者金山WPS軟件進行數(shù)據(jù)提煉和統(tǒng)計，再進行對比。兩種錄入方法并行使用，數(shù)據(jù)相互不干擾，互為補充與校驗。

志愿者考勤記錄方式為每日每人一數(shù)據(jù)，一行為一例，依故宮志愿者團隊的工作量，一個月下來表上所列數(shù)據(jù)會有700～1000例。由于版面有限，圖2展示的是2019年4月志愿者工作站記錄的志愿者考勤的一小部分。左圖為人工手動錄入數(shù)據(jù)，后再人工轉(zhuǎn)錄到電腦上。

每個月的所有數(shù)據(jù)輸入完畢后，由工作人員將其生成數(shù)據(jù)透視表。數(shù)據(jù)透視表是一種交互式的表，可以進行某些計算，如求和與計數(shù)等。所進行的計算與數(shù)據(jù)跟透視表中的排列方式有關(guān)。之所以稱為數(shù)據(jù)透視表，是因為可以動態(tài)地改變它們的版面布置，按照不同方式分析數(shù)據(jù)。每一次改變版面布置時，數(shù)據(jù)透視表會立即按照新的布置重新計算數(shù)據(jù)。如果原始數(shù)據(jù)發(fā)生更改，則可以更新數(shù)據(jù)透視表。我們選取志愿者姓名和工作時數(shù)兩項數(shù)據(jù)，運用數(shù)據(jù)透視表統(tǒng)計每人每月服務(wù)總次數(shù)和總時數(shù)（圖3～圖5）。

再將志愿者通過二維碼錄入的數(shù)據(jù)作同樣處理，得出兩個內(nèi)容相同的可對比表格，如下：

通過Excel或金山軟件內(nèi)的函數(shù)“IF（B5=F5，"o"，"x"）”，進行數(shù)據(jù)比對，如果數(shù)據(jù)相同就顯示“o”，否則為“x”，便可快速完成數(shù)據(jù)統(tǒng)計和校驗。這樣統(tǒng)計的優(yōu)勢在于，整個流程中只有工作站手工錄入和二維碼錄入環(huán)節(jié)才有可能產(chǎn)生錯誤，電腦統(tǒng)計環(huán)節(jié)不會新增誤差。而且通過電腦完成的數(shù)據(jù)整理過程高效、便捷，每月的數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作只是由紙質(zhì)表格錄入到電腦的過程耗時較多，大大提高了每月志愿者工時統(tǒng)計這項工作的效率。

以圖6為例，兩套錄入方法對比時發(fā)現(xiàn)了3處錯誤，再從工作站和二維碼記錄的數(shù)據(jù)中篩選錯誤數(shù)據(jù)進行對比。對比發(fā)現(xiàn)，前兩位志愿者的數(shù)據(jù)是工作站錄入的比二維碼自行錄入的多一次，以說明兩個人分別有一次忘記錄二維碼了。而第三位數(shù)據(jù)有誤的志愿者是因為同一天錄了兩次，屬于重復錄入，這是因為我們使用的錄入軟件沒有限制每日錄入次數(shù)功能，導致數(shù)據(jù)出錯。

此外，使用二維碼記錄考勤也能彌補工作站人工錄入的一些不足。比如，故宮博物院每逢周一閉館，志愿者是不用來服務(wù)的，工作站也同時關(guān)閉。但若是在周一閉館期間有特殊接待任務(wù)，需臨時調(diào)配志愿者服務(wù)，則參與服務(wù)的志愿者就可以在二維碼上記錄考勤，避免工作站漏錄的問題。對比兩種錄入方法，得出以下結(jié)論：工作站人工錄入的考勤數(shù)據(jù)，可能會在工作人員初次錄入或是轉(zhuǎn)錄到電腦上的環(huán)節(jié)中產(chǎn)生錄入錯誤;二維碼自助錄入的考勤數(shù)據(jù)，會產(chǎn)生不慎重復錄入、少錄，或是錄入時志愿者信息填寫錯誤的問題。所以，二維碼自助錄入的功能未能完全代替人工錄入。兩種錄入方式并行使用，為工作人員后期校驗提供依據(jù)，提高了工作效率和數(shù)據(jù)準確率。

目前，故宮志愿者考勤管理制度適合自身管理要求，方法較為完善。但是在技術(shù)方面仍有改進的空間。近年來，我國信息技術(shù)飛速發(fā)展，5G時代的來臨和人工智能在多領(lǐng)域深入應(yīng)用，使手機終端APP的應(yīng)用早已不再是新奇事物。最新《中國互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展狀況統(tǒng)計報告》顯示我國網(wǎng)民規(guī)模8.29億，手機網(wǎng)民規(guī)模達8.17億，網(wǎng)民通過手機接入互聯(lián)網(wǎng)的比例高達98.6%。智能手機的使用在長時間內(nèi)將會伴隨每一個人，所以能夠?qū)W會和熟練應(yīng)用APP是當今必備技能之一。我院在志愿者管理方面也可以借助現(xiàn)代化手段提升工作效率。

設(shè)想一下，如果志愿者考勤管理系統(tǒng)能有手機APP做技術(shù)支持，可以在軟件開發(fā)時進行適合志愿者操作方式的功能設(shè)計。每人的手機登錄志愿者APP后，系統(tǒng)自動定時定位，隨即完成個人信息錄入，無需手動輸入。志愿者一鍵簽到，簽到時間就是上崗時間。提升數(shù)據(jù)錄入準確性，減少手動記錄在各環(huán)節(jié)出錯的幾率。志愿者還可以在APP中查看個人考勤狀況。后臺工作人員也可以實時了解上崗情況。不僅如此，APP可以為志愿者提供日常生活幫助。比如每天的天氣狀況提醒，如遇天氣不良或者是有突發(fā)事件時，志愿者管理團隊可在APP中發(fā)布臨時通知。APP還可以成為志愿者團隊內(nèi)部和社會間溝通的橋梁?，F(xiàn)在越來越多的志愿者擁有自己的公眾號，發(fā)布個人在故宮內(nèi)的學習成果，志愿者APP可以作為媒介平臺對外開放，給志愿者一個展示自己的舞臺。還能夠通過技術(shù)手段實現(xiàn)人文關(guān)懷，比如在系統(tǒng)中為每位志愿者設(shè)置緊急情況聯(lián)系人，如果志愿者突發(fā)特殊狀況，APP可以實現(xiàn)緊急報警功能，讓志愿者APP成為每位志愿者生活和志愿服務(wù)中離不開的小幫手。

以上是對故宮博物院志愿者考勤管理制度所做的介紹和思考。志愿者考勤工作的良好推進，直接關(guān)系著志愿者管理工作的順利進行，是志愿者提供更高質(zhì)量志愿服務(wù)的有力保障。故宮博物院志愿者管理團隊一直在為保障志愿者權(quán)益和社會公眾利益做出努力。■