高職院校以經(jīng)濟(jì)合同為主線的內(nèi)部控制建設(shè)初探

朱 波

(徐州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 徐州 221140)

高職院校是國(guó)民教育體系和人力資源開發(fā)的重要組成部分，肩負(fù)著人才培養(yǎng)、技術(shù)應(yīng)用科學(xué)研究、社會(huì)服務(wù)、創(chuàng)新文化傳承、國(guó)際文化交流合作的重要使命。高職院校是新一代有志青年打開通往成才大門的重要途徑之一，肩負(fù)著培養(yǎng)高級(jí)技能化人才、傳承技術(shù)技能、促進(jìn)創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)的重要職責(zé)。高職院校教育的發(fā)展，堅(jiān)持以供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革為主線，圍繞全面建設(shè)小康社會(huì)目標(biāo)和高質(zhì)量發(fā)展要求，為實(shí)現(xiàn)我國(guó)“兩個(gè)一百年”奮斗目標(biāo)和中華民族偉大復(fù)興的中國(guó)夢(mèng)提供重要人才保障。高職院校教育的特殊性迫切需要推進(jìn)高職院校治理能力的現(xiàn)代化、法制化、規(guī)范化。而高職院校內(nèi)部控制建設(shè)將會(huì)促進(jìn)高職院校建設(shè)現(xiàn)代大學(xué)制度、完善治理結(jié)構(gòu)、規(guī)范權(quán)力運(yùn)行，提高高職院校風(fēng)險(xiǎn)防控能力，為學(xué)校綜合質(zhì)量提升發(fā)展保駕護(hù)航。高職院校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)是內(nèi)部控制的重點(diǎn)，而經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中又以經(jīng)濟(jì)合同管理為重點(diǎn)。

隨著高職院校發(fā)展從規(guī)模型轉(zhuǎn)向提高內(nèi)涵質(zhì)量型，加快培養(yǎng)黨和國(guó)家需要的高素質(zhì)專門人才和拔尖創(chuàng)新人才是最迫切的需要。高職院校在發(fā)展中必然發(fā)生大量的經(jīng)濟(jì)合同，因而合同糾紛也日益增加。強(qiáng)化高職院校經(jīng)濟(jì)合同管理的基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)對(duì)經(jīng)濟(jì)合同各環(huán)節(jié)內(nèi)部控制管理，成為當(dāng)前高職院校面前的一項(xiàng)緊急任務(wù)，也是國(guó)家推動(dòng)教育部門內(nèi)部控制建設(shè)的重要組成部分。只有加強(qiáng)高職院校經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制建設(shè)，規(guī)范經(jīng)濟(jì)合同簽訂流程以及程序，才能促進(jìn)高職院校以合同為主線的重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的降低，保障高職院校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)健康發(fā)展。

高職院校經(jīng)濟(jì)合同是指學(xué)校開展教學(xué)、科研及其他活動(dòng)時(shí)，與法人、能夠承擔(dān)獨(dú)立民事能力的自然人及其他組織等平等主體之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。補(bǔ)充合同的文書、電傳、圖表等，采購(gòu)清單、工程量清單、預(yù)算單等均是合同的組成部分。經(jīng)濟(jì)合同類型主要涉及買賣合同，供用電、水、氣、熱力合同，贈(zèng)與合同，租賃合同，建設(shè)工程合同，修繕工程合同，聯(lián)合辦學(xué)合同，物業(yè)管理合同，技術(shù)合同和委托合同等。

高職院校經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制程序大致分為：合同前期準(zhǔn)備控制管理、合同訂立控制管理、合同執(zhí)行控制管理、合同后續(xù)控制管理、合同履行考評(píng)控制管理等。這些環(huán)節(jié)相互獨(dú)立而又相互聯(lián)系，互為促進(jìn)成為合同管理運(yùn)行的必不可少的部分。

合同控制審核的具體流程：歸口綜合職能部門審核→招投標(biāo)辦公室審核→國(guó)有資產(chǎn)管理部門審核→基建維修部門審核→財(cái)務(wù)處審核→法律顧問(wèn)審核→審計(jì)處審核→業(yè)務(wù)分管院領(lǐng)導(dǎo)審核→院長(zhǎng)審核。

有特殊要求的合同且存在法律風(fēng)險(xiǎn)的，必須經(jīng)過(guò)法律顧問(wèn)審核。

高職院校經(jīng)濟(jì)合同的內(nèi)部控制管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，必須圍繞著高職院校經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)運(yùn)行的全過(guò)程，運(yùn)用科學(xué)發(fā)展觀等基本理論實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)合同內(nèi)部控制管理目標(biāo)。

一、高職院校經(jīng)濟(jì)合同前期準(zhǔn)備控制管理

（一）前期合同策劃。前期合同策劃是指為保證事項(xiàng)總目標(biāo)的實(shí)現(xiàn),對(duì)事項(xiàng)分解、訂立模式和流程、委托方式、合同分類、風(fēng)險(xiǎn)控制以及合同關(guān)系處理等影響整個(gè)事項(xiàng)合同的重要問(wèn)題進(jìn)行研究分解和選擇確定的過(guò)程。經(jīng)濟(jì)合同必須反映項(xiàng)目目標(biāo)和高職院校戰(zhàn)略目標(biāo)、高職院校的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)導(dǎo)向和根本利益。合同策劃決定著合同各方責(zé)任、權(quán)力和工作的劃分，對(duì)整個(gè)管理產(chǎn)生根本性影響。初始階段的合同策劃應(yīng)該明確合同簽署單位的選擇方式和條件，合同“標(biāo)的”，合同的分類、形式和合同的重要內(nèi)容，商務(wù)關(guān)鍵條款等方面問(wèn)題的協(xié)調(diào)。

（二）合同調(diào)查。合同調(diào)查是指在與擬簽約方訂立合同之前對(duì)擬簽方、合同“標(biāo)的”進(jìn)行調(diào)查的過(guò)程。高職院校要充分了解擬簽約方是否具有訂立合同的法律要求的基本要素，審查對(duì)方經(jīng)營(yíng)范圍以及履約能力等。

（三）合同談判。合同談判是指在初步確定簽訂合同對(duì)象后，當(dāng)事單位針對(duì)簽訂合同的重要條款經(jīng)過(guò)反復(fù)談判、協(xié)商、討價(jià)還價(jià)，達(dá)成一致意見(jiàn)的過(guò)程。高職院校合同承辦部門應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)與對(duì)方在平等、自愿等原則下進(jìn)行有效的磋商。對(duì)于專業(yè)技術(shù)強(qiáng)、重大經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或者法律關(guān)系復(fù)雜的合同，高職院校應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)人員參與談判，必要時(shí)聘請(qǐng)外部專家參與有關(guān)工作。磋商過(guò)程中有關(guān)人員發(fā)表的意見(jiàn)，應(yīng)當(dāng)記錄并存檔。

二、高職院校合同訂立控制管理

高職院校不簽訂經(jīng)濟(jì)擔(dān)保合同，未經(jīng)上級(jí)部門批準(zhǔn)不簽訂投資合同和借貸合同。

（一）合同文本擬定。合同文本的擬定是指高職院校在合同談判后，在意見(jiàn)一致的情況下訂立合同文本。

（二）合同審核。合同文本經(jīng)經(jīng)辦部門擬定后經(jīng)審核需修改的，承辦部門應(yīng)根據(jù)審核部門修改建議，對(duì)合同進(jìn)行修改完善，并送審核部門復(fù)查通過(guò)。修改部分中涉及需要與簽約方再次溝通之處，應(yīng)及時(shí)與之商談，必要時(shí)合同管理辦公室應(yīng)協(xié)助參與合同條款商談。

（三）合同簽署。擬定的合同文本經(jīng)按規(guī)定的審核程序?qū)彾ê?，方可加蓋學(xué)校公章。合同蓋章時(shí)承辦部門應(yīng)出示《合同審批單》及院長(zhǎng)的授權(quán)委托書，并附已經(jīng)簽署的合同文本。合同經(jīng)雙方被授權(quán)的當(dāng)事人簽字蓋章后成立。院屬繼續(xù)教育學(xué)院對(duì)外簽訂的合作辦學(xué)協(xié)議、非正式人員用工協(xié)議及后勤部門簽訂的非正式人員用工協(xié)議，確需使用部門公章對(duì)外簽訂的，經(jīng)書面請(qǐng)示，并經(jīng)合同管理辦公室或人事處按本辦法規(guī)定的職責(zé)審核通過(guò)、請(qǐng)示相關(guān)院領(lǐng)導(dǎo)同意后可用部門公章簽訂。

三、高職院校合同執(zhí)行控制管理

合同執(zhí)行是指合同履行、合同結(jié)算、合同糾紛處理、合同解除或者終止等環(huán)節(jié)，是合同控制管理的核心環(huán)節(jié)、關(guān)鍵流程，是合同控制管理的主體。

（一）合同履行。合同承辦部門及其承辦人應(yīng)負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行、跟蹤、監(jiān)控和推動(dòng)合同的實(shí)施，全面維護(hù)高職院校權(quán)益，保證合同得到全面、及時(shí)和正確的履行。合同承辦部門負(fù)責(zé)妥善保存合同履行過(guò)程中所產(chǎn)生的相關(guān)材料。合同履行過(guò)程中，需要有關(guān)部門和單位配合的，合同承辦單位可與歸口綜合職能部門、合同管理辦公室及時(shí)溝通，必要時(shí)請(qǐng)示分管校領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)有關(guān)部門和單位提供幫助。有關(guān)部門和單位不得無(wú)故拒絕。

（二）合同結(jié)算。財(cái)務(wù)部門根據(jù)合同條款進(jìn)行審核后方可辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。財(cái)務(wù)部門發(fā)現(xiàn)未嚴(yán)格按合同條款履約或應(yīng)該簽訂書面合同而未簽訂等情形的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕支付款項(xiàng)，并及時(shí)向合同管理辦公室通報(bào)或者向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（三）合同糾紛處理。高職院校建立合同糾紛處理的有效機(jī)制，加強(qiáng)合同糾紛控制管理。合同糾紛經(jīng)協(xié)商無(wú)法解決的，承辦部門應(yīng)及時(shí)與歸口綜合職能部門、合同管理辦公室會(huì)商，成立法律糾紛處理小組，根據(jù)合同約定方式解決。

（四）合同補(bǔ)充、變更、轉(zhuǎn)讓和終止。合同依法簽署后，即具有法律效力，不得再對(duì)條款和內(nèi)容進(jìn)行變更。因情勢(shì)變化確實(shí)需要變更、解除合同的，須符合法定或約定的條件，并簽署書面補(bǔ)充協(xié)議。承辦單位及其承辦人在收到對(duì)方要求變更或解除合同的電話通知、正式文件或信函后，須及時(shí)告知?dú)w口綜合職能部門和合同管理辦公室，并向分管校領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，必要時(shí)向院長(zhǎng)請(qǐng)示，建議變更、解除合同或采取相應(yīng)補(bǔ)救辦法。

四、高職院校經(jīng)濟(jì)合同后續(xù)控制管理

（一）合同登記及保管與歸檔。合同管理辦公室應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)合同登記臺(tái)賬管理，充分利用大數(shù)據(jù)、智能化等信息手段進(jìn)行統(tǒng)一分類和連續(xù)編號(hào)，定期對(duì)合同進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)和歸檔，詳細(xì)記錄高職院校經(jīng)濟(jì)合同的訂立和變更等情況，實(shí)行合同的全過(guò)程封閉式管理。合同簽訂后，合同管理辦公室應(yīng)負(fù)責(zé)及時(shí)將有關(guān)材料整理裝訂存檔，定期移交學(xué)院檔案管理部門。合同存檔時(shí)，按合同涉及的密級(jí)分為“絕密”“機(jī)密”“秘密”三級(jí)進(jìn)行分類存檔。

（二）合同考評(píng)評(píng)估。高職院校要定期考評(píng)合同執(zhí)行情況、分析、檢查、監(jiān)督經(jīng)濟(jì)履行風(fēng)險(xiǎn)以及結(jié)果。任何部門、單位和個(gè)人在簽訂、審核、履行合同時(shí)，因失職或?yàn)^職給學(xué)院造成損失的，學(xué)院依據(jù)有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人的責(zé)任。

為貫徹落實(shí)《國(guó)務(wù)院關(guān)于加快發(fā)展現(xiàn)代職業(yè)教育的決定》、根據(jù)財(cái)政部印發(fā)的《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財(cái)會(huì)〔2012〕21號(hào)）和《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》（財(cái)會(huì)〔2015〕24號(hào)）要求，高職院校管理人員要面對(duì)錯(cuò)綜復(fù)雜的發(fā)展形勢(shì)，有力促進(jìn)各類經(jīng)濟(jì)合同合法履行，保護(hù)高職院校合法權(quán)益。只有這樣，才能在新形勢(shì)下提升發(fā)展質(zhì)量。