新形勢(shì)下如何做好高校機(jī)要工作

牛 敏

(皖南醫(yī)學(xué)院,安徽 蕪湖 241000)

高校機(jī)要工作作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性重要工作，集安全性與保密性于一身，是高校信息傳輸?shù)闹行臉屑~。做好高校機(jī)要工作，對(duì)提高高校行政工作效率、保護(hù)國(guó)家安全和利益具有重要意義。筆者結(jié)合工作實(shí)際，就如何切實(shí)做好高校機(jī)要工作開展研究。

一、高校機(jī)要工作的特點(diǎn)

（一）堅(jiān)定的政治性

高校機(jī)要工作是傳輸文件的重要樞紐，是傳達(dá)黨和國(guó)家政策的主要渠道。政治性是這一工作的靈魂，要求對(duì)黨絕對(duì)忠誠(chéng)，政治立場(chǎng)堅(jiān)定，確保高校機(jī)要工作絕對(duì)安全、絕對(duì)暢通。

（二）高度的保密性

機(jī)要保密密不可分，保密性是機(jī)要工作的第一要義。在管理機(jī)要文件材料的各個(gè)環(huán)節(jié)中，必須樹立高度的責(zé)任感和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵守各項(xiàng)保密規(guī)定。

（三）嚴(yán)格的規(guī)范性

看似簡(jiǎn)單輕松的機(jī)要工作，實(shí)則涉及內(nèi)容繁雜瑣碎，時(shí)時(shí)處處都要以規(guī)章制度為綱，嚴(yán)格管理機(jī)要文件。同時(shí)要堅(jiān)持原則，不能因人而異，不能因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)需要而違反工作規(guī)定。

（四）準(zhǔn)確的時(shí)效性

機(jī)要工作必須要保證機(jī)要文件流轉(zhuǎn)的時(shí)效性，在文件送呈、傳閱、交辦等過程中要有高度的時(shí)間觀念，隨到隨辦，做到不積壓、不拖拉、不誤事，及時(shí)傳遞上級(jí)文件精神，確保在文件規(guī)定的辦理時(shí)限內(nèi)將文件辦結(jié)。

（五）細(xì)致的服務(wù)性

在高校，各種輸入信息是通過機(jī)要工作這一總渠道匯集在一起的，承擔(dān)著上傳下達(dá)的重要功能。在日常工作中，經(jīng)常會(huì)遇到下班后收到上級(jí)部門發(fā)來的緊急文件需要立即辦理，周末、寒暑假也要堅(jiān)持每天及時(shí)收文流轉(zhuǎn)，這一特殊的工作性質(zhì)要求機(jī)要人員有細(xì)致的服務(wù)意識(shí)。

二、當(dāng)前高校機(jī)要工作面臨的新難點(diǎn)

（一）保密意識(shí)淡薄

機(jī)要工作大量接觸涉密載體，但一些高校對(duì)機(jī)要保密工作的重要性和緊迫性認(rèn)識(shí)不足。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，高校保密工作面臨師生員工保密意識(shí)淡薄、保密知識(shí)缺乏的威脅。機(jī)要文件管理過程中保密意識(shí)的缺失，極易造成泄密隱患。

（二）泄密隱患增多

隨著信息化時(shí)代的不斷發(fā)展進(jìn)步，機(jī)要文件的管理從傳統(tǒng)的手工登記和人工傳送模式向現(xiàn)代的數(shù)字化、信息化流轉(zhuǎn)模式發(fā)展，文件載體也由傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向光盤、優(yōu)盤等新型電子載體拓展。高校自動(dòng)化辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī)終端和信息化設(shè)備與日俱增，泄密渠道與泄密隱患隨之增多，給高校機(jī)要工作帶來新的挑戰(zhàn)。

（三）隊(duì)伍建設(shè)薄弱

新形勢(shì)下高校機(jī)要工作日益繁重，對(duì)機(jī)要人員隊(duì)伍建設(shè)也提出了更高的要求，需要掌握管理、保密、信息技術(shù)等多領(lǐng)域知識(shí)。目前，很多高校的機(jī)要人員大多是非專業(yè)人員，專業(yè)背景各異，真正掌握保密技術(shù)和信息安全專業(yè)知識(shí)的人員不多,這給高校機(jī)要工作帶來一定的隱患。

三、新形勢(shì)下加強(qiáng)高校機(jī)要工作的途徑

（一）堅(jiān)持黨管機(jī)要

黨管機(jī)要是做好機(jī)要工作的根本保證。高校要堅(jiān)持黨管機(jī)要的原則，從校黨委到各級(jí)黨組織在思想上高度重視機(jī)要工作，具體工作中落實(shí)各項(xiàng)保障機(jī)制，做到全方位細(xì)節(jié)管理，使機(jī)要工作更好地為學(xué)校黨政事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

（二）增強(qiáng)保密意識(shí)

一份機(jī)要文件流轉(zhuǎn)過程中涉及機(jī)要人員、校領(lǐng)導(dǎo)、承辦部門、檔案人員等各個(gè)環(huán)節(jié)，因此做好高校機(jī)要工作,僅僅依靠機(jī)要人員一個(gè)人的努力遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。高校要突出重點(diǎn)、分清層次地開展保密宣傳教育，切實(shí)增強(qiáng)師生員工的保密意識(shí)。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)

建立健全高校機(jī)要管理制度是做好高校機(jī)要工作的保障。高校應(yīng)結(jié)合工作實(shí)際，建立完善并嚴(yán)格執(zhí)行一系列行之有效的制度。一方面，建立健全學(xué)校層面的保密工作責(zé)任制、保密管理制度、保密要害部門部位管理制度、涉密人員管理制度、涉密計(jì)算機(jī)和涉密網(wǎng)絡(luò)管理制度等。另一方面，建立健全機(jī)要科室內(nèi)部相關(guān)管理制度，如機(jī)要人員崗位職責(zé)、機(jī)要文件管理制度、機(jī)要保密室管理制度等。

（四）規(guī)范細(xì)致管理機(jī)要文件

1.嚴(yán)格文件流轉(zhuǎn)管理。加強(qiáng)對(duì)文件收發(fā)、登記、持有、傳閱、借閱、保管、清退、歸檔、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，明確各環(huán)節(jié)管理責(zé)任人，確保各環(huán)節(jié)記錄詳細(xì)規(guī)范。（1）取件簽收：機(jī)要工作需要24小時(shí)待崗，如遇周末或假期需要取件，也要做到急件急取。簽收機(jī)要文件時(shí)，一要檢查文件袋封口是否破損、密封是否完好，二要核對(duì)文件簽收單與實(shí)際文件數(shù)量、機(jī)要號(hào)、文號(hào)是否一致，檢查核對(duì)無誤后方可簽收，并且注明收文時(shí)間。（2）登記文件：收文后要及時(shí)登記，注明文件的來文日期、發(fā)文單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、來文份數(shù)等，尤其要注意文件的辦理時(shí)限。（3）呈批與傳閱文件：急件需立即呈閱。機(jī)要人員要嚴(yán)格遵守文件閱讀范圍，不能漏傳和隨意擴(kuò)大閱讀范圍。嚴(yán)禁橫向傳閱文件，由機(jī)要人員及時(shí)將文件按照領(lǐng)導(dǎo)批示意見傳閱或分發(fā)承辦部門，并做好記錄。如領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)閱文，機(jī)要人員可以先將急件轉(zhuǎn)交承辦部門辦理。（4）督辦文件：對(duì)于有辦理時(shí)限需要及時(shí)落實(shí)的文件，機(jī)要人員要做好詳細(xì)記錄，在辦結(jié)期限前提醒督促文件承辦部門，并記錄文件辦理情況。（5）歸類文件：已辦理完結(jié)的文件要按照類別及時(shí)存放于文件盒，不可與正在流轉(zhuǎn)的文件混放，便于文件的保密和借閱、歸檔。（6）借閱文件：高校應(yīng)按照機(jī)要文件管理規(guī)定設(shè)置規(guī)范的閱文室。將文件借閱制度公布上墻，按章辦事，明確登記借閱時(shí)間、借閱人、歸還時(shí)間，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在閱文室閱讀，不得擅自復(fù)印和摘錄。（7）清退、歸檔及銷毀文件：日常工作中，要定期清點(diǎn)和整理機(jī)要文件。部分密件需在收文第二年清退，按要求如數(shù)退回發(fā)文部門。清退范圍以外的機(jī)要文件，要根據(jù)學(xué)校檔案管理要求存檔。需要銷毀的機(jī)要文件要登記造冊(cè)，按照相關(guān)要求送到指定地點(diǎn)銷毀，切勿隨意處理。

2.加強(qiáng)辦公自動(dòng)化設(shè)備的管理。嚴(yán)格管理機(jī)要科室的計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、傳真機(jī)、掃描儀等辦公自動(dòng)化設(shè)備。堅(jiān)持“上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)”的原則，做到處理機(jī)要文件的保密電腦與互聯(lián)網(wǎng)隔絕。嚴(yán)禁打印、刻錄、拍照、掃描機(jī)要文件。

3.加強(qiáng)辦公場(chǎng)所安全管理，特別是保密要害部門部位管理。在機(jī)要保密室和閱文室配備視頻監(jiān)控裝置、文件保密柜，有效保障密件安全。

（五）探索機(jī)要文件管理信息化

在確保文件安全保密的前提下，實(shí)行單機(jī)處理和檢索文件，可以提高工作效率。因此，需要發(fā)揮高校科技優(yōu)勢(shì)，增強(qiáng)方法手段創(chuàng)新，堅(jiān)持技術(shù)防護(hù)和保密管理并重，引入先進(jìn)保密設(shè)備，建立自身信息安全監(jiān)督體系，提高機(jī)要文件管理信息化保密水平。

（六）加強(qiáng)機(jī)要人員隊(duì)伍建設(shè)

1.選拔優(yōu)秀人才

高校在培養(yǎng)機(jī)要干部隊(duì)伍時(shí)，要樹立長(zhǎng)遠(yuǎn)觀念，選拔真正政治堅(jiān)定、思想覺悟高、吃苦耐勞的黨員同志加入機(jī)要人員隊(duì)伍。有條件的高?？梢栽O(shè)立機(jī)要工作A、B崗位，形成幫帶替補(bǔ)關(guān)系，同時(shí)也利于系統(tǒng)而長(zhǎng)遠(yuǎn)地建設(shè)機(jī)要干部隊(duì)伍。

2.提升綜合素質(zhì)

（1）提高政治素質(zhì)

作為高校機(jī)要人員，要不斷提高政治理論素養(yǎng)，堅(jiān)定正確的政治立場(chǎng)和忠誠(chéng)黨的信念，增強(qiáng)政治敏銳性和鑒別力，把講政治貫徹落實(shí)到機(jī)要文件管理的具體工作實(shí)踐中。

（2）樹立保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)

機(jī)要崗位的特殊性決定了機(jī)要人員每天接觸大量黨和國(guó)家秘密，這就要求機(jī)要人員嚴(yán)守保密紀(jì)律，樹立保密意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，養(yǎng)成保密習(xí)慣，加強(qiáng)保密自我教育，時(shí)時(shí)刻刻繃緊“保密之弦”，歷練過人的保密意識(shí)和保密常識(shí)，筑牢拒腐防變的思想道德防線。機(jī)要人員每天重復(fù)著單調(diào)、枯燥的工作，一旦失誤或是一個(gè)很小的錯(cuò)誤都可能釀成大錯(cuò)，因此要牢記“機(jī)要工作無小事”的工作原則，認(rèn)真細(xì)心地做好機(jī)要工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，確保萬無一失。

（3）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

高校要有計(jì)劃、有層次地加強(qiáng)機(jī)要人員上崗、在崗工作技能培訓(xùn)、離崗教育，不斷更新充實(shí)業(yè)務(wù)知識(shí)。機(jī)要人員一要積極參加保密業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，掌握保密法律法規(guī)；二要熟練掌握信息化辦公技術(shù)；三要學(xué)習(xí)信息保密與網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)知識(shí)；四要全面發(fā)展，培養(yǎng)文字寫作能力，提升服務(wù)水平。

（4）提升個(gè)人素養(yǎng)

機(jī)要工作隨時(shí)需要加班，無論是否節(jié)假日都要堅(jiān)守工作崗位，由于其特殊的工作性質(zhì)，即使再繁忙也不能讓其他人員臨時(shí)替代。在工作中要發(fā)揚(yáng)無私奉獻(xiàn)的精神，做到“三心”：一是盡心，重視每一份文件，以積極熱情的工作態(tài)度和精益求精的工作作風(fēng)做好服務(wù)工作。二是細(xì)心，始于擔(dān)當(dāng)，成乎細(xì)節(jié)。機(jī)要工作是一項(xiàng)細(xì)而又細(xì)、慎之又慎的工作，一定要細(xì)之又細(xì)，不能有半點(diǎn)疏忽。三是靜心，機(jī)要工作的工作環(huán)境獨(dú)立封閉，工作對(duì)象單一，單調(diào)枯燥，要保持穩(wěn)定健康的情緒，培養(yǎng)堅(jiān)定、冷靜、樂觀、淡定的性格。