大數(shù)據(jù)背景下全面預(yù)算管理信息化之我見(jiàn)

摘?要：全面預(yù)算管理是一種可以把企業(yè)的所有關(guān)鍵問(wèn)題融合于一個(gè)體系之中的管理控制方法，是企業(yè)改善經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)、控制經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的重要工具，是將企業(yè)活動(dòng)導(dǎo)向戰(zhàn)略目標(biāo)的重要手段。然而，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，利用先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)傳統(tǒng)的預(yù)算管理工作方式進(jìn)行提升和改善，實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理信息化已經(jīng)是大勢(shì)所趨。本文從傳統(tǒng)方式下全面預(yù)算管理工作現(xiàn)狀出發(fā)，對(duì)實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理信息化的重要意義進(jìn)行了闡述，并就如何實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理信息化提出了中肯建議，具有較強(qiáng)的針對(duì)性。

關(guān)鍵詞：預(yù)算;管理;信息化

一、引言

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷進(jìn)步，科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，便捷、智能、自動(dòng)化這些標(biāo)簽已經(jīng)貼遍了我們?nèi)粘Ｉ畹拿恳粋€(gè)角落。在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)會(huì)計(jì)工作面臨著巨大變革，記賬機(jī)器人、稅務(wù)機(jī)器人等財(cái)務(wù)信息化產(chǎn)品正在不斷擠壓傳統(tǒng)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的生存空間，會(huì)計(jì)信息化時(shí)代已經(jīng)悄然來(lái)臨。無(wú)論是主動(dòng)適應(yīng)還是被動(dòng)迎合，全面預(yù)算管理工作只有依托信息平臺(tái)，優(yōu)化管理模式，提升管理效能，打破信息孤島，真正挖掘出數(shù)據(jù)背后的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，滿足企業(yè)科學(xué)決策的多重需求，才能不被這個(gè)時(shí)代所淘汰。

二、傳統(tǒng)方式下全面預(yù)算管理工作現(xiàn)狀

1.缺乏健全的考評(píng)機(jī)制，參與面不廣

傳統(tǒng)方式下，許多企業(yè)的全面預(yù)算管理工作仍處于重編制、輕執(zhí)行的階段，預(yù)算執(zhí)行結(jié)果缺乏有效的考評(píng)制度，相關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人預(yù)算執(zhí)行情況的好壞沒(méi)有相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，導(dǎo)致預(yù)算管理效果不佳。有些企業(yè)雖然制定了相應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，但由于缺乏有效手段對(duì)預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)進(jìn)行精準(zhǔn)、全面地獲取，所以只能將考評(píng)機(jī)制局限于較小的范圍之內(nèi)，造成員工通常認(rèn)為預(yù)算編制只是財(cái)務(wù)部門的工作，難以調(diào)動(dòng)全員的參與意識(shí)和工作積極性。然而，全面預(yù)算管理作為一種全方位、全過(guò)程的管理模式，“全員參與”是其顯著特征，只有全員的全面投入才能真正發(fā)揮出全面預(yù)算管理的作用。所以，預(yù)算的編制和實(shí)施絕不能僅僅局限于財(cái)務(wù)部門，而應(yīng)該輻射到全體員工、全部業(yè)務(wù)，這個(gè)目標(biāo)在傳統(tǒng)方式下的全面預(yù)算管理工作中是較難實(shí)現(xiàn)的。

2.缺乏海量的數(shù)據(jù)支撐，準(zhǔn)確度不高

傳統(tǒng)方式下，許多企業(yè)的預(yù)算編制主要通過(guò)在Excel工作表中逐筆列出各會(huì)計(jì)核算項(xiàng)目預(yù)算數(shù)的方式來(lái)完成，缺乏海量的數(shù)據(jù)支撐，不可避免地存在著經(jīng)驗(yàn)主義、判斷失誤、考慮因素不全、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)錯(cuò)誤等問(wèn)題，造成預(yù)算數(shù)據(jù)準(zhǔn)確度不高。一些企業(yè)雖然完成了經(jīng)營(yíng)管理系統(tǒng)、采購(gòu)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)等基礎(chǔ)信息化建設(shè)，但是各信息系統(tǒng)之間的通道并未打通，信息數(shù)據(jù)不能共享，使得數(shù)據(jù)來(lái)源只能通過(guò)人工收集完成，工作效率比較低下。而且，由于全面預(yù)算管理工作是一項(xiàng)全局性的工作，牽一發(fā)而動(dòng)全身，一項(xiàng)數(shù)據(jù)的變動(dòng)，往往引發(fā)一連串“多米諾骨牌效應(yīng)”，所以在預(yù)算編制和執(zhí)行的過(guò)程中，常常需要進(jìn)行大量的數(shù)據(jù)測(cè)算，在傳統(tǒng)方式下，這些工作也都要在線下進(jìn)行，不僅需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力，而且測(cè)算結(jié)果的準(zhǔn)確性高低取決于工作人員專業(yè)技能水平的高低，難以得到有效保障。

3.缺乏有效的監(jiān)控手段，管控性不強(qiáng)

傳統(tǒng)方式下，預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)往往都由財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)和反饋，存在一定的滯后性，導(dǎo)致真正的預(yù)算責(zé)任主體不能及時(shí)獲得本部門、本業(yè)務(wù)的預(yù)算執(zhí)行情況，更難以實(shí)現(xiàn)對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行有效的分析和管控。即使有些預(yù)算責(zé)任主體管控意識(shí)比較強(qiáng)，自行對(duì)預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)進(jìn)行了登記，也可能由于統(tǒng)計(jì)口徑的差異造成部門登記的數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不一致等問(wèn)題，從而導(dǎo)致管控失敗。而且，在傳統(tǒng)方式下，預(yù)算執(zhí)行控制的流程、行之有效的監(jiān)控措施、預(yù)警機(jī)制都沒(méi)有得到很好的建立和固化，預(yù)算責(zé)任主體對(duì)預(yù)算分析的參與度比較低，往往局限于對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的對(duì)比，缺乏對(duì)問(wèn)題的深入剖析和對(duì)改進(jìn)方案的追蹤反饋，預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行“兩張皮”的現(xiàn)象比較普遍。

4.缺乏暢通的傳輸渠道，信息流不通

全面預(yù)算管理作為企業(yè)管理的重要一環(huán)，在企業(yè)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展的過(guò)程中發(fā)揮著承上啟下、承前啟后的重要作用，是大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)管理信息化進(jìn)程中不可或缺的一部分。傳統(tǒng)方式下，全面預(yù)算管理和其他管理工具之間缺乏有效的勾連，相互孤立、各自為陣，但在實(shí)際工作中，每一項(xiàng)工具的運(yùn)用又是緊密相關(guān)的，需要它們相互配合、協(xié)同作戰(zhàn)才能發(fā)揮出應(yīng)有的效果。舉個(gè)例子，比如：企業(yè)需要實(shí)施一個(gè)采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)計(jì)劃報(bào)了多少？預(yù)算報(bào)了多少？預(yù)算數(shù)有沒(méi)有超過(guò)計(jì)劃數(shù)？最后實(shí)際執(zhí)行了多少？執(zhí)行數(shù)有沒(méi)有超過(guò)預(yù)算數(shù)？整個(gè)流程一環(huán)扣一環(huán)，不允許出現(xiàn)超計(jì)劃執(zhí)行、超預(yù)算執(zhí)行等情況，然而，這些數(shù)據(jù)全都分散在各相關(guān)部門和工作人員的手中，為了確保各個(gè)環(huán)節(jié)之間能夠有效對(duì)接，工作人員需要反復(fù)進(jìn)行溝通和銜接，不但要付出大量的工作精力和時(shí)間成本，而且還有可能出現(xiàn)紕漏，導(dǎo)致管理失效。

三、實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理信息化的重要意義

1.全面預(yù)算管理信息化可以減少工作量

全面預(yù)算管理信息化通過(guò)對(duì)全面預(yù)算管理工作流程進(jìn)行固化和優(yōu)化，可以規(guī)范預(yù)算編制、審批、調(diào)整、執(zhí)行、監(jiān)控和考評(píng)等各個(gè)環(huán)節(jié)，明確各類預(yù)算的歸口管理部門，清晰地界定權(quán)限，對(duì)整個(gè)預(yù)算體系進(jìn)行綜合考量，統(tǒng)一實(shí)施，使之標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)預(yù)算數(shù)據(jù)的線上流通，加強(qiáng)企業(yè)各個(gè)部門及上下級(jí)之間的溝通和交流，有效解決數(shù)據(jù)重復(fù)校對(duì)、資料收集困難、表格版本混亂等問(wèn)題，大大減少全面預(yù)算管理的工作量，提高預(yù)算編制的效率。

2.全面預(yù)算管理信息化可以提高準(zhǔn)確性

全面預(yù)算管理信息化一方面可以通過(guò)預(yù)算管理信息系統(tǒng)對(duì)企業(yè)各預(yù)算責(zé)任主體的權(quán)限和責(zé)任進(jìn)行明確，并通過(guò)預(yù)算考評(píng)機(jī)制落實(shí)到位，提高各預(yù)算責(zé)任主體的責(zé)任意識(shí);另一方面可以通過(guò)梳理編制各類預(yù)算需要考慮的因素、需要關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)之間的邏輯關(guān)系，在系統(tǒng)中以數(shù)據(jù)運(yùn)算公式和表間勾稽關(guān)系的方式固定下來(lái)，減少全面預(yù)算管理工作過(guò)程中的人為失誤，提高預(yù)算編制的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。

3.全面預(yù)算管理信息化可以實(shí)現(xiàn)智能分析

全面、透徹的預(yù)算分析是預(yù)算調(diào)控職能得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)和前提，對(duì)企業(yè)預(yù)算管理以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理都具有非常重要的作用。全面預(yù)算管理信息化可以構(gòu)建出多維度的模型，實(shí)時(shí)生成各層級(jí)預(yù)算責(zé)任主體的預(yù)算執(zhí)行情況報(bào)表，實(shí)現(xiàn)從預(yù)算編制到實(shí)際執(zhí)行全過(guò)程的數(shù)據(jù)跟蹤，滿足指標(biāo)分析、對(duì)比分析和環(huán)比分析等各種需求，有利于管理層及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)，作出科學(xué)決策，為企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的圓滿完成保駕護(hù)航。

4.全面預(yù)算管理信息化可以促進(jìn)工具融合

在全面預(yù)算管理信息化的基礎(chǔ)上，通過(guò)構(gòu)建一個(gè)數(shù)據(jù)共享中心，把經(jīng)營(yíng)管理、采購(gòu)工作、預(yù)算管理、財(cái)務(wù)報(bào)銷、人力資源等相關(guān)信息系統(tǒng)的關(guān)系規(guī)范下來(lái)，固化下來(lái)，就可以促進(jìn)預(yù)算管理工具與其他管理工具的有效融合，形成一環(huán)扣一環(huán)的管理鏈條，在各系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)交換和實(shí)時(shí)控制，有利于各管理工具在企業(yè)管理的過(guò)程中形成合力，發(fā)揮出更大的作用。

四、關(guān)于全面預(yù)算管理信息化的幾點(diǎn)建議

全面預(yù)算管理的本質(zhì)是為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)服務(wù)，全面預(yù)算管理信息化建設(shè)工作應(yīng)綜合考慮企業(yè)的信息化建設(shè)布局，以科學(xué)、完善、規(guī)范的指導(dǎo)思想，綜合企業(yè)信息化建設(shè)成本，搭建適用的全面預(yù)算管理信息化平臺(tái)，緊跟現(xiàn)代科技發(fā)展速度，提升全面預(yù)算管理效率。具體而言，全面預(yù)算管理信息化可以從以下幾個(gè)方面來(lái)推進(jìn)：

1.明確定位，統(tǒng)籌規(guī)劃

（1）企業(yè)在規(guī)劃全面預(yù)算管理信息化時(shí)，應(yīng)該結(jié)合自身的業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)和需求，充分評(píng)估企業(yè)整體信息化的規(guī)劃，明確全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)在整個(gè)企業(yè)信息系統(tǒng)中的定位，并以此確定預(yù)算管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)范圍，以免出現(xiàn)定位偏差。全面預(yù)算信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)把適用性和實(shí)用性作為首要標(biāo)準(zhǔn)，避免盲目追求大而全。

（2）全面預(yù)算管理的涉及面非常廣，搭建一個(gè)科學(xué)先進(jìn)并且符合企業(yè)實(shí)際的信息平臺(tái)，關(guān)鍵是在建立覆蓋全級(jí)次、全業(yè)務(wù)的全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，打通其與經(jīng)營(yíng)管理、費(fèi)用報(bào)銷、資金監(jiān)管、財(cái)務(wù)管理、人力資源等信息系統(tǒng)之間的通道，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、互聯(lián)互通，真正實(shí)現(xiàn)對(duì)上層支撐，對(duì)下聯(lián)查溯源的效果。

（3）全面預(yù)算管理信息化是一個(gè)循序漸進(jìn)的過(guò)程，除了日常的系統(tǒng)維護(hù)以外，應(yīng)成立一個(gè)系統(tǒng)維護(hù)工作小組，通過(guò)定期會(huì)議、專人對(duì)接等方式，和系統(tǒng)供應(yīng)商之間建立良好的溝通機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)勾連問(wèn)題，與此同時(shí)，還要形成系統(tǒng)運(yùn)行問(wèn)題反饋機(jī)制，隨時(shí)處理一些特殊問(wèn)題，形成問(wèn)題解決清單，不斷加強(qiáng)和完善各系統(tǒng)數(shù)據(jù)的整合性。

2.在線編報(bào)，提高效率

建議對(duì)業(yè)務(wù)模型、關(guān)鍵指標(biāo)、數(shù)據(jù)格式、報(bào)表要求、預(yù)算科目體系等進(jìn)行統(tǒng)一，以工作流程為基礎(chǔ)，將完整的全面預(yù)算管理邏輯搭建在信息平臺(tái)上，在線進(jìn)行預(yù)算編報(bào)，由系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則，對(duì)預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行逐級(jí)計(jì)算和匯總，自動(dòng)從各預(yù)算責(zé)任主體匯總至歸口管理部門，由歸口管理部門審核后，再由財(cái)務(wù)部門進(jìn)行綜合平衡，最后報(bào)企業(yè)管理層審議，形成企業(yè)的年度預(yù)算方案，這樣可以大大縮短預(yù)算編制時(shí)間，提升工作效率。同時(shí)，使用系統(tǒng)中的查詢功能，各預(yù)算責(zé)任主體可以查詢歷年實(shí)際數(shù)據(jù)作為參考，編制多維業(yè)務(wù)預(yù)算;歸口管理部門可以查詢預(yù)算責(zé)任主體相關(guān)數(shù)據(jù)，判斷預(yù)算編制的合理性，有效規(guī)避預(yù)算松弛的情況;財(cái)務(wù)部門可以查詢生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等方方面面的數(shù)據(jù)，滿足統(tǒng)領(lǐng)全局、綜合評(píng)判的需求，有效提升預(yù)算精細(xì)化程度，有效發(fā)揮業(yè)財(cái)融合的重要作用。

3.分類控制，多維分析

全面預(yù)算管理根據(jù)需要可以采取剛性控制、柔性控制、剛?cè)峤Y(jié)合的控制方式，企業(yè)可以結(jié)合自身實(shí)際，在預(yù)算管理信息系統(tǒng)中選取不同的控制方式，還可以及時(shí)、靈活、快速地調(diào)整控制規(guī)則，使預(yù)算管理更加符合企業(yè)管理需求。在全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)中設(shè)計(jì)多維度預(yù)算分析模板，可以按不同的維度生成不同的分析報(bào)表，還可以通過(guò)使用圖表進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，讓企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策者更全面、更直觀地了解財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，了解預(yù)算執(zhí)行情況，為經(jīng)營(yíng)決策提供科學(xué)合理的數(shù)據(jù)支持。

五、結(jié)語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)背景下，企業(yè)管理環(huán)境發(fā)生了巨大變化，只有以信息化為依托，結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際，構(gòu)建與之相適應(yīng)的全面預(yù)算管理體系，才能更好地幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略目標(biāo)。但也必須清醒地認(rèn)識(shí)到，信息化只是全面預(yù)算管理的輔助手段，制度建設(shè)才是全面預(yù)算管理的基石。所以，在全面預(yù)算管理信息化過(guò)程中，一定要警惕盲目追捧、脫離制度建設(shè)來(lái)搭建全面預(yù)算管理信息系統(tǒng)的情況，以免全面預(yù)算管理信息化變成企業(yè)管理中的“雞肋”。

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[2]祁婧，王旭.論信息時(shí)代企業(yè)全面預(yù)算管理信息化的措施[J].管理縱橫，2018（17）.

作者簡(jiǎn)介：宋止清，供職于麗水市煙草公司松陽(yáng)分公司，中級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：業(yè)財(cái)融合