能源工程分析測試實驗室的樣品管理

冀雪妮

(1.華電電力科學研究院有限公司，浙江 杭州 310030；2.華電能源工程有限公司，浙江 杭州 310030 )

1 引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，分析測試實驗室的樣品管理工作也越來越智能化。越來越多的實驗室采用了實驗室信息管理系統(tǒng)，本單位分析測試實驗室主要承擔著華電集團各大電廠技術(shù)監(jiān)督工作中的例行分析、大小修事故排查和技術(shù)服務中的委托檢測等樣品的分析測試工作，目前已通過CMA認證的參數(shù)多達500項，涉及樣品種類繁多，主要有水、煤、油、金屬材料、催化劑、光伏板等。而樣品管理是貫穿于整個分析測試工作的重要內(nèi)容[1]，已列入國家實驗室認可、計量認證、質(zhì)量認證、健康相關(guān)產(chǎn)品及其他檢驗機構(gòu)資質(zhì)認證的考核內(nèi)容或考核要素之一，是檢測過程中的必須環(huán)節(jié)和關(guān)鍵控制點，其管理的公正性和客觀性決定著檢驗檢測報告是否公正、客觀。保證測試樣品的接收、檢測、保存、處置等流轉(zhuǎn)過程中處于受控狀態(tài)，樣品的安全、完好、有效和可追溯，確保檢測數(shù)據(jù)的準確和客戶的利益。在此基礎上，本實驗室建設了符合自身情況的實驗室信息管理系統(tǒng)。

2 體系文件的建立

分析測試實驗室建立了完整的質(zhì)量體系文件，比如《質(zhì)量手冊》、《程序文件》、《作業(yè)指導書》、《記錄表格》等，對測試樣品實行“標準化、程序化、規(guī)范化”統(tǒng)一管理，做到“有法可依，有法必依”。把好測試樣品流轉(zhuǎn)的各個環(huán)節(jié)，保證每項工作都可以落實到具體的部門和人員，保證樣品狀態(tài)的真實有效。

同時加強樣品管理培訓，組織學習特殊樣品管理的相關(guān)知識；根據(jù)現(xiàn)狀制定樣品滿足檢測需求的衡量標準，重點核查反饋并改進提高，實現(xiàn)了客戶滿意度≥99%。

3 樣品管理室的建設

分析測試實驗室根據(jù)《程序文件》中的要求，設置了單獨的樣品室。樣品室包括樣品接收室和樣品儲存室。樣品接收室用于樣品的接收，訪客的登記等樣品入庫前的委托工作。樣品儲存室用于待測樣品的暫時存放和已檢樣品的存儲等工作。

樣品儲存室是進行樣品保存的固定場所，應配備除濕機、空調(diào)、冰箱等電器設備和溫濕度計等檢測環(huán)境設備，并需定期檢查，如發(fā)生故障應及時報修，以保障樣品的儲存環(huán)境。

樣品管理員需關(guān)注樣品室日常清潔，保證樣品儲存室的整齊、通風情況。各類物品按照“7S管理”要求分門別類的擺放在規(guī)定的位置上，做到取用方便。做好樣品室的安全防火、防盜工作，并規(guī)定禁止吸煙、飲食。

對于任何人員，未經(jīng)審批同意，不得進入樣品接收臺以內(nèi)區(qū)域。樣品管理員必須對樣品室發(fā)生的一切異常情況負責，發(fā)現(xiàn)異樣且無法處理的必須及時向上級匯報。

4 實驗室管理系統(tǒng)的運行

分析測試實驗室依據(jù)實際情況建設了一套符合CNAS要求的檢測管理系統(tǒng)，且與電科院內(nèi)網(wǎng)實現(xiàn)了無縫對接，便于統(tǒng)一管理。凡電科院在冊員工，無論是技術(shù)監(jiān)督人員還是技術(shù)服務人員均可在線提交樣品檢測申請，樣品管理員通過實名密碼訪問系統(tǒng)，進行樣品的登記委托流程。

5 樣品的委托

樣品的委托是樣品管理員的工作重點，也是整個分析測試實驗室開展檢測工作的第一步，樣品的委托必須由體系授權(quán)的樣品管理員和送樣委托人一起協(xié)助來完成。樣品的委托主要包括樣品的接收，登記和標識。

樣品管理員首先驗收樣品，對合格的樣品進行接收，登記，簽訂委托合同，對每個樣品進行編號，登記唯一標識碼。樣品管理員若發(fā)現(xiàn)有異常，或偏離檢測方法所要求的標準狀態(tài)，或?qū)悠肥欠襁m用于檢驗有疑問時，應及時聯(lián)系相關(guān)專業(yè)技術(shù)負責人，采取相應措施，使樣品符合檢驗方法所要求的狀態(tài)。特別強調(diào)，對于分析測試實驗室的樣品管理，我們只對來樣負責，不對采樣過程進行監(jiān)控。

5.1 樣品接收

樣品的接收由送樣委托人的檢測需求和實驗室所具備的檢測能力來決定。樣品的接收需對檢測項目及依據(jù)標準進行核對，樣品管理員應對樣品進行第一道關(guān)的把控，進行初步觀察判斷，確保樣品能夠滿足檢測要求，對于進行過特殊處理的情況、采樣信息、樣品狀況需做好記錄，確保樣品檢測的可追溯性。

5.2 樣品登記

樣品的登記在檢測管理系統(tǒng)上操作完成，其登記界面如圖1所示。

圖1 檢測系統(tǒng)的登記界面

符合條件的樣品經(jīng)登記后，導出樣品委托單，樣品管理員同送樣委托人在紙質(zhì)版的委托單上簽字，一式兩份，至此，此合同生效。送樣委托人在規(guī)定的時間內(nèi)可憑此委托單領取檢測報告等。樣品管理員按照相關(guān)規(guī)定，對樣品進行唯一性標識。

5.3 樣品的標識

為了保證樣品狀態(tài)在每個流轉(zhuǎn)過程中均清晰可見，依據(jù)程序文件和作業(yè)指導書中的相關(guān)規(guī)定，為了保證檢測的公平公正以及客戶隱私，送樣委托人相關(guān)信息均采取屏蔽，除樣品管理員外，其他任何人不得得知。其他包括檢測項目及依據(jù)標準、采樣信息，樣品狀況等信息均編輯于二維碼內(nèi)，只有本實驗室范圍內(nèi)人員可通過手機下載安裝APP，掃描二維碼可查詢其信息。

本實驗室按照不同的樣品類型，以及所屬專業(yè)，對樣品進行了自動編碼。同時保證此碼的唯一性，在整個樣品流轉(zhuǎn)過程中，各相關(guān)人員應保證此二維碼標簽的清晰可見。各相關(guān)檢測人員在樣品流轉(zhuǎn)到相應的階段，相應的人員可收到短信提醒任務。

樣品管理員在線提交委托單，樣品流轉(zhuǎn)狀態(tài)自動顯示在樣品登記完成狀態(tài)。

6 樣品出入庫

樣品管理員按照樣品的類型等，將樣品存放于樣品室的待出庫區(qū)柜中，等待相關(guān)專業(yè)負責人將檢測任務進行分配后相關(guān)檢測人員憑借《樣品檢測任務單》前來領取樣品。對于有時效性的樣品，樣品管理員應第一時間通知相關(guān)專業(yè)負責人，一邊及早安排準備工作，確保樣品的檢測結(jié)果準確可靠。

因樣品的檢測均由相關(guān)專業(yè)實驗室進行，故本實驗室將需制備或前處理的樣品不做特殊處理，均交由相關(guān)專業(yè)實驗室。

相關(guān)專業(yè)檢測實驗室按照《樣品檢測任務單》進行分析測試，完畢后將剩余所有樣品返回樣品管理室，樣品管理員核對樣品信息，辦理留樣手續(xù)。

7 樣品處置

樣品管理員按照樣品接收時與客戶的約定，對樣品進行處置。

對于要銷毀的樣品，待過了報告異議期，填寫《樣品銷毀登記表》，報相關(guān)負責人批準后銷毀，依據(jù)樣品屬性分門別類處置。對于需客戶取回的樣品，在報告發(fā)放時隨報告一起退還給客戶。對于需要長期留樣的樣品，按照樣品的特性，辦理留樣手續(xù)。待留樣期滿后，申請?zhí)幹眉纯伞τ跈z測員提出復檢的樣品，憑復檢審批表辦理出庫手續(xù)，及時更新樣品臺賬。對于科研人員用于研究的樣品，同復檢樣品一致需辦理行政審批手續(xù)后才可出庫。

8 報告發(fā)放

送樣委托人憑借有效證件和樣品委托書領取樣品。樣品管理員(資料管理員)按照程序文件發(fā)放檢測報告，填寫發(fā)送信息。任何人員不得私自發(fā)送檢測數(shù)據(jù)。

9 結(jié)語

樣品管理員是整個樣品管理流程的關(guān)鍵點，其能力的高低直接影響著分析測試實驗室管理的效果。專業(yè)的樣品管理員是實現(xiàn)標準化分析測試實驗室管理的標配。其不僅需有一定的溝通公關(guān)能力，還需對相關(guān)檢測專業(yè)有所了解，需對實驗室所具備的檢測能力了熟于心。因樣品管理員接觸到的樣品測試范圍廣，樣品間極易發(fā)生交叉感染，這就要求樣品管理員對樣品的性質(zhì)及測試項目要求有一定的了解，把好第一道關(guān)，做好委托記錄，只有這樣，檢測人員才能獲取正確的樣品信息，采取有效的檢測方法。

樣品管理工作是個繁瑣的工作，樣品管理員在此過程中起著承前啟后的作用，為檢測工作保駕護航。樣品管理員的職業(yè)素養(yǎng)便變得極為重要，建立必要有效的監(jiān)督機制顯得尤為必要。

樣品管理是整個檢測的起始和結(jié)束環(huán)節(jié)，其管理的的質(zhì)量直接關(guān)系到檢測的準確性、可靠性。

實驗室樣品的管理是一項重要的工作，管理的質(zhì)量直接影響到實驗數(shù)據(jù)的準確性及可靠性。如果管理過程中出現(xiàn)差錯，導致法律糾紛，會對實驗室和客戶帶來很大的麻煩。

因此，加強實驗室樣品管理，對實驗室自身建設能力、實驗室管理水平的提高，以及實驗室和客戶雙方利益的保證至關(guān)重要。