檔案管理之我見

韓曉燕

摘 要：隨著科技的發(fā)展，檔案管理也發(fā)生著巨大的變化，計(jì)算機(jī)檔案將要代替紙質(zhì)檔案，而且已是勢(shì)不可擋，計(jì)算機(jī)檔案以其各種優(yōu)勢(shì)“打敗了”紙質(zhì)檔案。然而，在運(yùn)用的過程中也存在這樣那樣的問題，主要談一些粗淺見解。

關(guān)鍵詞：檔案管理;優(yōu)勢(shì);性質(zhì);問題;方法

一、計(jì)算機(jī)檔案的優(yōu)勢(shì)

計(jì)算機(jī)檔案包括電子文本檔案、圖像檔案、音像檔案等。這就解決了紙質(zhì)檔案無法保存音像資料的問題，讓檔案資料也變得豐富多彩起來。這應(yīng)該是計(jì)算機(jī)檔案的第一優(yōu)勢(shì)。

第二，計(jì)算機(jī)檔案比紙質(zhì)檔案更節(jié)約、更方便。紙質(zhì)檔案的建立過程耗費(fèi)資源較嚴(yán)重，需要大量的人力、物力，保存起來既占空間又耗人工，也不利于單位節(jié)約開支。而計(jì)算機(jī)檔案則只需一臺(tái)電腦，而且查閱的時(shí)候也更方便、更快捷，有時(shí)只需“一鍵”便可解決問題，而紙質(zhì)檔案查閱起來極為麻煩。

第三，如果網(wǎng)絡(luò)聯(lián)通，還可以實(shí)現(xiàn)資源共享，能更好地為更多的人服務(wù)，更好地為更多的人打開方便快捷之門。

二、計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)該具有的性質(zhì)

計(jì)算機(jī)檔案中運(yùn)用最廣的應(yīng)該是電子文本檔案，所以以它為代表，談?wù)動(dòng)?jì)算機(jī)檔案應(yīng)該具有的一些性質(zhì)。

1.真實(shí)性。電子文本檔案和紙質(zhì)檔案的性質(zhì)一樣，首先必須實(shí)事求是，保證檔案的真實(shí)性。在建立檔案的過程中，要真實(shí)準(zhǔn)確錄入相關(guān)信息，以待保存和查詢。

2.系統(tǒng)性。運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理本就是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，學(xué)校只有站在系統(tǒng)、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務(wù)能力。因此，學(xué)校要從個(gè)人檔案、績效考核、崗位安排、工作流程、培訓(xùn)管理等各個(gè)方面予以加強(qiáng)，分析檔案管理各個(gè)要素之間的聯(lián)系，構(gòu)建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門也要協(xié)調(diào)好與其他部門的關(guān)系，做好信息資源匯總歸類工作的同時(shí)，也要提高檔案服務(wù)質(zhì)量，使電子檔案具有系統(tǒng)性。

三、計(jì)算機(jī)檔案應(yīng)用中存在的問題

從20世紀(jì)開始，計(jì)算機(jī)已經(jīng)開始在我國得到廣泛的應(yīng)用，各單位也開始逐步地將計(jì)算機(jī)技術(shù)與自身的需求結(jié)合起來，開發(fā)了不同的信息系統(tǒng)。不同的職能部門由于各自工作的特點(diǎn)不同，其所建立的信息系統(tǒng)也不相同。這也就形成了多類信息共同發(fā)揮作用的局面。許多單位也建立了網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理系統(tǒng)，但是，不得不承認(rèn)大部分的電子檔案都存在擴(kuò)充性、靈活性以及開放性較差的問題。電子檔案無法與其他部門的管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)，也就造成了信息溝通不暢，甚至是無法溝通的窘迫現(xiàn)狀，不僅限制了電子校務(wù)的統(tǒng)一規(guī)劃和發(fā)展，而且浪費(fèi)了很多的人力、物力以及財(cái)力。所以實(shí)現(xiàn)電子檔案與學(xué)校其他部門的檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，以求達(dá)到信息的互通有無，是許多單位所面臨的一個(gè)巨大挑戰(zhàn)。

1.電子檔案的存在和出現(xiàn)越來越普及，電子檔案的使用及安全運(yùn)營急需解決。如何存儲(chǔ)諸多的電子檔案并且分類整理，如何維護(hù)網(wǎng)絡(luò)來安全地保存這些檔案成為需要解決的問題。目前缺少專業(yè)的檔案人員進(jìn)行梳理，管理效率較差。管理人員檔案整理技巧缺乏，專業(yè)知識(shí)和問題處理能力有限，造成電子檔案系統(tǒng)缺少應(yīng)有的先進(jìn)性和系統(tǒng)性。同時(shí)，設(shè)備的落后也影響電子檔案的建立。

2.檔案管理的制度不完善，檔案有泄露的現(xiàn)象。部分單位的檔案室管理沒有明確的規(guī)章制度，對(duì)于檔案的查閱問題處理不當(dāng)會(huì)造成部分檔案的泄露。

3.檔案的管理水平有待提高。電子校務(wù)的發(fā)展也帶來了另一個(gè)問題，如何實(shí)現(xiàn)高管理水平。一般情況下，檔案的信息化內(nèi)容可以分為兩個(gè)層次，檔案目錄的數(shù)字化以及全文信息的數(shù)字化?，F(xiàn)在許多單位的電子檔案只是停留在目錄信息的數(shù)字化，只是簡單地將檔案的目錄輸入電腦中，只能實(shí)現(xiàn)簡單的目錄查詢，這種狀況無疑影響了整個(gè)單位的信息化進(jìn)程。

4.檔案的安全問題突出。檔案安全問題是電子檔案管理中的一個(gè)重要問題，電子校務(wù)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了檔案部門與其他的學(xué)校部門甚至是外界系統(tǒng)的信息交流，有效提高了學(xué)校檔案部門的工作效率，但是隨之而來的是檔案的安全得不到保障。網(wǎng)絡(luò)中的各種因素比如操作問題或是人們比較擔(dān)心的網(wǎng)絡(luò)黑客入侵，都在威脅著電子檔案的安全。這必須引起高度注意，在注意到電子檔案安全的同時(shí)也要注意檔案原件的安全，一旦大量的檔案流失，造成的損失將無法挽回。

四、推進(jìn)計(jì)算機(jī)檔案的建立，提高工作效率

紙質(zhì)檔案管理耗費(fèi)資源較重，不利于節(jié)省單位各項(xiàng)開支。因此，單位要有區(qū)分地對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)。數(shù)字檔案建設(shè)能夠突破檔案利用限制，實(shí)現(xiàn)資源利用的規(guī)?；Ｒ环矫娉ヒ恍┚哂袣v史價(jià)值和收藏價(jià)值的檔案之外，應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案在計(jì)算機(jī)上的統(tǒng)一管理，減輕工作人員負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)單位檔案一體化管理和一體化利用。同時(shí)，檔案被數(shù)字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時(shí)也會(huì)較為便利，只需要在檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行相應(yīng)的操作，就能實(shí)現(xiàn)檔案檢索和檔案查詢。另一方面數(shù)字檔案還能夠與其他新型技術(shù)手段相聯(lián)系。例如，可以通過開發(fā)微信公眾號(hào)的形式，將公眾號(hào)與檔案管理系統(tǒng)相連，拓寬檔案服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)公眾號(hào)查詢檔案服務(wù)，提高檔案信息化水平。

建立電子檔案庫。在眾多的數(shù)據(jù)中，依托現(xiàn)今便利的檔案管理軟件，可以建立可靠的海量電子檔案庫，該電子檔案庫要求能和紙質(zhì)檔案關(guān)聯(lián)并且同步。同時(shí)，學(xué)校檔案室工作人員應(yīng)該建立完善的電子化流程，支持檔案借閱、發(fā)布等，提供多種途徑在線檔案檢索，以便于更加便捷地查閱各種檔案信息。同時(shí)，學(xué)校檔案室的管理員應(yīng)當(dāng)建立電子檔案的關(guān)聯(lián)，方便各種信息的獲取，以便對(duì)這種辦公事務(wù)進(jìn)行綜合性的評(píng)估和診斷，同時(shí)也能夠更加便捷地提供各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，方便對(duì)檔案管理進(jìn)行評(píng)估。當(dāng)然，電子檔案的存在有利也有弊，電子檔案相比較傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案來講，雖然信息量大、錄入更加便捷，但是也具有一定的風(fēng)險(xiǎn)性，比如網(wǎng)絡(luò)故障、電腦病毒導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失等問題的發(fā)生，學(xué)校檔案管理的工作人員要不斷更新自己的電腦知識(shí)，從而靈活應(yīng)對(duì)這些檔案管理中的問題。

完善學(xué)校檔案管理制度。學(xué)校不僅僅要配置專門的檔案管理室便于各種檔案干燥耐久地存放，同時(shí)對(duì)于檔案管理也需要不斷地完善。檔案管理部門是學(xué)校的一個(gè)重要部門，應(yīng)該具備完善的規(guī)章制度，應(yīng)當(dāng)有一個(gè)詳細(xì)的檔案管理流程。應(yīng)該具體到不同檔案的分類、人員制度的管理、檔案的外借情況、檔案的整理和保存制度等。比如說要做好檔案管理人員構(gòu)成情況的統(tǒng)計(jì)，按時(shí)按崗出勤檔案管理工作;要及時(shí)、準(zhǔn)確地登記檔案的移交和接收，使得檔案的出入有詳細(xì)的表格記錄，這樣可以大幅度避免檔案缺失的問題。還有檔案不準(zhǔn)外借的制度，如果的確因?yàn)楣ぷ餍枰獙n案帶出檔案室，需要明確借閱人信息、借閱的目的和歸還的日期。

掌握必要的檔案管理技能和知識(shí)。檔案室應(yīng)該有專業(yè)的管理人員對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)的梳理，有專人負(fù)責(zé)檔案統(tǒng)計(jì)工作，按要求填報(bào)檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并做到迅速、真實(shí)、準(zhǔn)確無誤。相關(guān)管理人員對(duì)于檔案的標(biāo)注、分類、標(biāo)記、裝訂等具有專業(yè)的技能，學(xué)校要不定期開展檔案管理相關(guān)培訓(xùn)，以期提高檔案管理人員的檔案管理技能。

增強(qiáng)安全防御能力。信息安全問題一直備受人們的關(guān)注，電子檔案的安全更是如此。為了確保電子檔案的安全，可以從以下方面進(jìn)行：一是嚴(yán)格管理制度。好的管理，才是系統(tǒng)安全的根本保障。學(xué)校的檔案業(yè)務(wù)繁忙，這就要求檔案管理人員盡職盡責(zé)，分工合作，負(fù)責(zé)好檔案工作流程中的不同部分。建立嚴(yán)格的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，并在檔案工作的全過程中進(jìn)行管理。可以通過采取防火墻、個(gè)人身份鑒別、建立數(shù)據(jù)庫備份系統(tǒng)、權(quán)限設(shè)置等技術(shù)性措施，構(gòu)筑安全防范體系。二是加強(qiáng)技術(shù)保障。過硬的技術(shù)是消除檔案安全隱患的重要途徑，通過建立完備的安全防范體系，達(dá)到保護(hù)檔案安全的目的。學(xué)校的檔案管理員還應(yīng)該注意文件的前期管理，從源頭上控制文件的質(zhì)量，以保證電子檔案的安全以及完整。

在信息時(shí)代，檔案信息化水平?jīng)Q定了檔案利用程度，檔案管理人員應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，牢牢抓住大數(shù)據(jù)技術(shù)這一有力抓手，能夠平衡檔案管理質(zhì)量與效率的關(guān)系?？茖W(xué)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域仍然處于一個(gè)不成熟階段，很多問題還有待探討，因此，本人的認(rèn)識(shí)難免會(huì)存在些許疏漏，愿與大家共同探討，在今后的工作與研究中不斷加以完善。

編輯 李博寧