電子簽名在高校檔案電子化管理中應(yīng)用的考慮

江成華

摘? ?要：隨著高校信息化的飛速發(fā)展，高校的教育、教學(xué)、科研等大部分業(yè)務(wù)已完成了電子化轉(zhuǎn)型，并形成了大量的電子化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和電子文件。高校檔案作為高校業(yè)務(wù)足跡的最終歸口，也理所應(yīng)當(dāng)以電子化形式存儲、管理及應(yīng)用。然而，如何確保電子檔案的真實性、完整性、可靠性以及易用性，成為高校電子歸檔和電子檔案長期保存的難題。應(yīng)用電子簽名技術(shù)，通過在檔案電子文件上增加電子簽章及時間戳，可以使電子檔案在長期留存、管理及出具利用中的真實完整、可辨真?zhèn)?。電子簽名技術(shù)在實現(xiàn)文檔電子化、存檔文件可信、提高文檔管理及使用效率諸方面具有重大意義，在高校文檔電子化管理方面具有重要作用和應(yīng)用前景。

關(guān)鍵詞：電子歸檔;PKI;數(shù)字簽名;電子簽章;時間戳;高校

中圖分類號：TP391.1? ? ? ? ? 文獻標(biāo)識碼：A

Abstract： With the rapid development of information technology in colleges and universities， most of the business such as school education， teaching， and scientific research has completed electronic transformation， and has formed a large number of electronic business data and electronic documents. University archives， as the ultimate point of university business footprint， should also be stored， managed and applied in electronic form. However， how to ensure the authenticity， reliability， integrity and usability of electronic archives is a problem that must be solved in the long-term preservation process of electronic archives and electronic archives in colleges and universities. The application of electronic signature technology， via the addition of electronic signatures and time stamps on the electronic files of the archives， the electronic files can be retained， managed and produced in the long-term， true and complete， identifiable authenticity. Electronic signature technology has great significance in realizing electronic documents， credibility of archived documents， improving the efficiency in management and use of documents， moreover， it plays an important role and has broad application prospects in the electronic management of university archives.

Key words： electronic archiving; PKI; digital signature; electronic signature; time stamp; colleges and universities

1 引言

信息化支持、服務(wù)和保障的質(zhì)量和水平，是反映高校整體水平的一個非常重要的方面。隨著信息化的迅速發(fā)展，各高等院校形成了越來越多有價值的、不同載體形式的文件。根據(jù)教育部《高等學(xué)校檔案管理辦法》[1]中的規(guī)定，這些文件主要包括高等院校在開展的招生、教學(xué)、科研、管理等業(yè)務(wù)活動時產(chǎn)生的大量而珍貴的歷史記錄以及高等學(xué)校根據(jù)自身實際業(yè)務(wù)需求建設(shè)了眾多信息系統(tǒng)，產(chǎn)生了大量的電子化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，主要以文字、圖片、聲像等為載體。

目前大部分高校采用的歸檔業(yè)務(wù)模式為四種。

（1）電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換紙質(zhì)文檔。

（2）紙質(zhì)文檔簽字蓋章。

（3）檔案館歸檔紙質(zhì)檔案。

（4）檔案館對紙質(zhì)檔案影像化處理形成電子文檔以便查詢利用。

對于紙質(zhì)檔案的歸檔工作來說，檔案存儲空間所需較大，保存條件需從溫度、濕度、防汛、防火等多方面進行考慮，要求嚴(yán)格。雖然部分高校已建檔案庫房面積在不斷擴增，仍然無法滿足大量紙質(zhì)檔案存放的需求。對于電子化數(shù)據(jù)檔案來說，以上歸檔流程曲折繁復(fù)，對檔案管理增加了巨大的工作量，降低了管理效率，費時費力。這不僅不利于高校信息資源的共享和利用，從長遠(yuǎn)來看，也無法保障有價值電子文件材料的永久保存。如果這些資源消失，與其一起消逝的將會是各高等院校永遠(yuǎn)無法找回的文化和歷史。因此，高校檔案的電子化管理是當(dāng)前迫在眉睫需要解決的問題。

根據(jù)國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中第四項第13條的規(guī)定：“在有條件的部門開展電子檔案單套制（即電子設(shè)備生成的檔案僅以電子方式保存）、單軌制（即不再生成紙質(zhì)檔案）管理試點”[2]。這為電子歸檔的全面應(yīng)用鋪平了道路，引領(lǐng)檔案管理業(yè)務(wù)向著電子化檔案管理方向積極發(fā)展。2019年4月《國務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》中第12條明確規(guī)定“符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力”[3]，進一步強化了電子文件的合法性。

因此，如何集中的對學(xué)校檔案進行更好的管理、如何最大限度的對檔案的信息進行資源開發(fā)、如何更加深度的發(fā)掘檔案所蘊含的價值并為學(xué)生和教職工人員提供多元化、多方位的信息化服務(wù)，實現(xiàn)全業(yè)務(wù)流程可靠的電子歸檔業(yè)務(wù)，確保電子化業(yè)務(wù)全流程的合法合規(guī)，提高對電子檔案真實性、完整性和安全性的保障，增加對業(yè)務(wù)參與者的責(zé)任認(rèn)定機制。本文提出了基于PKI技術(shù)實現(xiàn)的可靠電子歸檔業(yè)務(wù)，采用電子簽名技術(shù)對全流程電子化歸檔業(yè)務(wù)提供了有效的安全防護手段。

2 電子檔案的可信需求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管條件嚴(yán)苛，空間占有較大，易流失、損壞，無法集中管理，查詢利用困難。檔案文件普遍的電子化是通過掃描等方式影像化處理而來。此種電子檔案缺少可信化的處理及驗證手段，存在易篡改、易偽造的風(fēng)險，無法從根本上保障電子檔案的真實性、完整性和安全性。針對以上情況，需采用電子簽名技術(shù)實現(xiàn)電子檔案的可信化處理，具體需求涉及三個方面。

2.1 合法性需求

在滿足檔案館在“收、管、存、用”四方面基本業(yè)務(wù)管理需求的同時，應(yīng)確保電子簽章檔案與紙質(zhì)蓋章檔案具有同等的法律效力，《中華人民共和國電子簽名法》第14條中明確指出：“可靠的電子簽名與手寫簽名或者蓋章具有同等的法律效力”[4]，因而采用電子簽名技術(shù)對電子檔案進行可信化處理，使電子檔案有效的替代傳統(tǒng)模式下的紙質(zhì)檔案，以確保電子檔案的合法性，并具有法律效力。

2.2 真實性、完整性保護

在計算機內(nèi)部和網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中，各類數(shù)據(jù)均由基本的數(shù)據(jù)單元組成且容易被篡改和偽造，而現(xiàn)實世界中的各種鑒別手段不能有效地識別數(shù)據(jù)電文的真實性和完整性。因此，真實完整地體現(xiàn)電子檔案的價值，尤其是高校中的電子檔案，需通過技術(shù)措施來實現(xiàn)。

2.3 責(zé)任認(rèn)定、抗抵賴性

在信息化環(huán)境中，對信息交互的數(shù)據(jù)可追溯，從而確保操作人對其行為的不可抵賴性和不可否認(rèn)性。因此，需建立可靠的責(zé)任認(rèn)定和抗抵賴機制，確保在業(yè)務(wù)流程中，電子檔案產(chǎn)生的數(shù)據(jù)可追溯。

綜上所述，通過可信化處理，解決電子檔案在合法性、真實性、完整性、安全性等諸多方面面臨的問題，從而實現(xiàn)電子檔案有效的代替紙質(zhì)檔案。

3 可信電子歸檔的技術(shù)原理

可信電子歸檔的實現(xiàn)，是采用國內(nèi)、國際通用的標(biāo)準(zhǔn)版式文件，作為電子檔案載體，基于公開密鑰密碼理論和技術(shù)建立起來的PKI信任體系，引入數(shù)字證書代表高校檔案處室在網(wǎng)上的真實身份，采用電子簽名技術(shù)實現(xiàn)電子檔案的可信化處理，滿足高校電子檔案的真實性、完整性、合法性、電子行為的責(zé)任認(rèn)定需求。

3.1 PKI體系

PKI是一種基于公鑰密碼算法及相關(guān)技術(shù)的信任體系，來確保信息的安全性。數(shù)字證書認(rèn)證中心作為PKI信任體系的核心，為網(wǎng)上交易建立互相信任的環(huán)境奠定了基礎(chǔ)，同時解決了網(wǎng)上身份認(rèn)證的問題，保障了信息的完整性和抗抵賴性，同時解決了訪問控制問題，從而提供了可靠的網(wǎng)絡(luò)安全保障能力。

3.2 主要核心技術(shù)

3.2.1 數(shù)字簽名技術(shù)

數(shù)字簽名是基于PKI公鑰密碼算法，使用用戶私鑰對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的摘要信息進行密碼運算，得到數(shù)字簽名值。數(shù)字簽名一般用于鑒別用戶身份和確定數(shù)據(jù)完整性。在進行數(shù)字簽名值驗證時，一般使用用戶的公鑰信息結(jié)合原文數(shù)據(jù)進行驗證，從而確定簽名信息的有效性。

3.2.2 電子簽章技術(shù)

電子簽章技術(shù)是在電子文檔中實現(xiàn)可視化電子簽名的專用技術(shù)，將傳統(tǒng)印章圖片與可靠的電子簽名技術(shù)相結(jié)合，以電子化的簽章代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)簽字蓋章流程，實現(xiàn)無紙化應(yīng)用，可有效地確認(rèn)電子文檔來源、確保文檔的完整性、防止對文檔未經(jīng)授權(quán)的篡改、確保簽名行為的不可否認(rèn)。

3.2.3 時間戳技術(shù)

時間戳技術(shù)是利用PKI技術(shù)，基于精準(zhǔn)、安全和可信時間認(rèn)證服務(wù)對數(shù)據(jù)進行數(shù)字簽名，形成可驗證的數(shù)據(jù)，從而證明在特定的時間點，該數(shù)據(jù)的存在性及完整性。時間戳技術(shù)實現(xiàn)是將一份數(shù)據(jù)與當(dāng)時可信時間進行綁定，通過專業(yè)的時間戳密碼設(shè)備對上述數(shù)據(jù)進行數(shù)字簽名密碼運算，產(chǎn)生對時間數(shù)據(jù)的數(shù)字簽名，以確定上述數(shù)據(jù)的產(chǎn)生時間，實現(xiàn)業(yè)務(wù)操作的不可否認(rèn)性。

4 可信電子歸檔的實現(xiàn)方法

按照國家檔案局在電子檔案方面“存量數(shù)字化、增量電子化”的相關(guān)要求，檔案信息化是新形勢下傳統(tǒng)檔案管理范式創(chuàng)新突破，是對傳統(tǒng)檔案管理理念和方式的重大革新，是先進的管理思想與先進的科學(xué)技術(shù)結(jié)合，是實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化的重要手段?？尚烹娮訖n案管理的設(shè)計思路，如圖1所示。

保障電子歸檔的真實可信，應(yīng)從三個方面考慮。

（1）確保檔案管理部門執(zhí)行業(yè)務(wù)操作者或檔案管理的業(yè)務(wù)參與者網(wǎng)絡(luò)身份的真實可信，從而在系統(tǒng)中能夠使用可靠的電子簽名完成登錄認(rèn)證或電子文件簽署的相關(guān)操作。

（2）電子文件以版式文件的形式組織和展現(xiàn)，通過對不同來源、不同格式的數(shù)據(jù)進行版式化處理，形成固定格式、內(nèi)容固化的電子文件，從而保障電子文件的真實性。

（3）通過對版式化電子檔案使用可靠的電子簽名技術(shù)，加蓋可信電子簽章和時間戳，完成對版式化電子檔案的可信化處理，從而保障電子檔案的真實性、完整性。

4.1 存量檔案處理

針對存量檔案，在電子歸檔過程中，首先對紙質(zhì)文檔、電子數(shù)據(jù)進行版式化處理，并利用第三方合法的數(shù)字證書實現(xiàn)檔案管理部門執(zhí)行業(yè)務(wù)操作者或檔案管理的業(yè)務(wù)參與者的身份可信，采用密碼技術(shù)對電子檔案進行電子簽章、時間戳等可信化處理，最終實現(xiàn)可信電子檔案的完整性保護和有效的責(zé)任認(rèn)定機制。存量檔案可信電子歸檔的設(shè)計流程，如圖2所示。

4.2 增量檔案處理

針對增量檔案，嚴(yán)格遵循“收、管、存、用”階段建設(shè)原則，以檔案業(yè)務(wù)全生命周期和電子文件全生命周期深度融合為核心，建立基礎(chǔ)文檔采集、管理、存儲、應(yīng)用、呈現(xiàn)、價值挖掘等全生命周期管理體系，通過電子簽名技術(shù)實現(xiàn)電子檔案的全流程信息化管理和監(jiān)控，實現(xiàn)檔案收集、利用的審批業(yè)務(wù)流程化。

5 結(jié)束語

高?？尚烹娮託w檔基于具有法律效力的可靠電子簽名技術(shù)實現(xiàn)，符合電子歸檔的相關(guān)要求，極大的提升了電子歸檔的工作效率，降低了人力、時間、紙張、耗材等各方面成本，同時降低檔案存儲管理的成本，提升檔案后期查詢應(yīng)用的效率。從原先的紙質(zhì)查詢轉(zhuǎn)為電子查詢，能夠更快速地進行業(yè)務(wù)辦理，用戶體驗更好。

采用可靠電子簽名技術(shù)實現(xiàn)的可信電子檔案在傳輸、存儲的過程中，可確保電子檔案不被未授權(quán)的篡改或在篡改后能夠被迅速發(fā)現(xiàn)。通過對電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的可信化處理，解決了電子檔案在原始性、真實性、完整性、安全性等方面面臨的問題，為電子檔案應(yīng)用提供了一體化的解決方案，為電子檔案有效代替紙質(zhì)檔案提供了高效、安全、合規(guī)的實現(xiàn)途徑，充分發(fā)揮電子簽名相關(guān)技術(shù)在電子文件管理中的作用，具有一定的示范效應(yīng)。

參考文獻

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