淺談電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用

蔡海濤 王鳳

摘 要： 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，事業(yè)單位應(yīng)用電子信息技術(shù)開展檔案管理工作，既是推動(dòng)其檔案管理水平提高及效率改善的重要舉措，又能以檔案管理帶動(dòng)事業(yè)單位其他管理工作質(zhì)量優(yōu)化，從而充分保障事業(yè)單位整體工作正常進(jìn)行。為此，事業(yè)單位應(yīng)建立起對于電子信息技術(shù)的全面認(rèn)知，充分認(rèn)識(shí)其在打造專業(yè)檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)及管理檔案內(nèi)容信息方面的優(yōu)勢，并采取科學(xué)策略切實(shí)提高應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的水平。

關(guān)鍵詞： 電子信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;應(yīng)用

“互聯(lián)網(wǎng)+”思維影響下，社會(huì)諸多行業(yè)及各個(gè)領(lǐng)域均開始在多方面工作中應(yīng)用電子信息技術(shù)，追求以此改善工作效率、提高工作能力，許多事業(yè)單位也適應(yīng)這一趨勢在檔案管理工作中引入了電子信息技術(shù)。將電子信息技術(shù)應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理工作，有利于增強(qiáng)檔案管理工作的真實(shí)性和安全性，同時(shí)也能夠提升檔案信息共享的速度，從而加快事業(yè)單位利用檔案信息進(jìn)行決策的能力?；诖耍疚闹饕治鲭娮有畔⒓夹g(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作的具體應(yīng)用領(lǐng)域，并探討事業(yè)單位應(yīng)用電子信息技術(shù)開展檔案管理工作的具體策略。

1 電子信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中的具體應(yīng)用領(lǐng)域

1.1 建設(shè)檔案管理系統(tǒng)

引入電子信息技術(shù)后，事業(yè)單位的檔案管理方式將發(fā)生極大轉(zhuǎn)變，由落后的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)為以信息化軟件平臺(tái)開展檔案管理。應(yīng)用電子技術(shù)，事業(yè)單位可以建設(shè)集成檔案信息檢索查詢、檔案信息修改、檔案整理、檔案分類、檔案打印、檔案內(nèi)容共享等功能于一身的高效檔案管理軟件系統(tǒng)，使用該系統(tǒng)完成檔案管理工作，不僅操作便捷，而且檔案管理效率和準(zhǔn)確性也將顯著提升，同時(shí)檔案信息可以得到安全的儲(chǔ)存和備份。

1.2 豐富檔案內(nèi)容管理

傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理只包括檔案信息修改及新增或移除檔案材料兩部分工作，但引入電子信息技術(shù)后，由于事業(yè)單位通過編碼將檔案信息數(shù)字化、數(shù)據(jù)化，因而檔案內(nèi)容管理除原有兩部分工作之外，又有了以大數(shù)據(jù)技術(shù)去分析和挖掘檔案信息及實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)測檔案內(nèi)容信息兩項(xiàng)新工作。通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，事業(yè)單位可以建立把握本單位檔案的整體情況，并快速可視化呈現(xiàn)檔案內(nèi)容;通過檔案內(nèi)容實(shí)時(shí)監(jiān)測，事業(yè)單位能充分保證檔案信息的真實(shí)性。

2 事業(yè)單位應(yīng)用電子信息技術(shù)開展檔案管理工作的相關(guān)策略

2.1 健全檔案管理制度及管理流程

完善的檔案管理制度及規(guī)范的檔案管理流程是電子信息技術(shù)得以在檔案管理工作中高效應(yīng)用的基礎(chǔ)性前提條件。這主要是由于電子信息技術(shù)下的檔案管理是一種標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，針對當(dāng)前許多事業(yè)單位都未形成適應(yīng)信息化檔案管理之制度及流程的局面，事業(yè)單位要想順利應(yīng)用電子信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，必須首先健全管理制度和管理流程，規(guī)定檔案管理工作每個(gè)環(huán)節(jié)的具體工作細(xì)節(jié)，并要求檔案管理人員嚴(yán)格按照制度及流程進(jìn)行歸檔、檔案修改、檔案整理分類等工作，以此有效減少檔案管理工作之中的隨意性和盲目性，提高檔案管理溝通效率。與此同時(shí)，事業(yè)單位必須明確每一位檔案管理人員的具體檔案管理職責(zé)及檔案管理權(quán)限，并建立與之相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制及獎(jiǎng)懲機(jī)制，對于嚴(yán)格遵循檔案管理制度及流程開展檔案管理工作的人員給予獎(jiǎng)勵(lì)，對于存在嚴(yán)重失職行為的檔案管理人員給予懲罰，從而增強(qiáng)檔案管理人員的積極性與責(zé)任感，推動(dòng)檔案管理工作朝著權(quán)責(zé)統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范方向發(fā)展。

2.2 提高自身電子信息技術(shù)水平

信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、檔案信息安全儲(chǔ)存、應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析挖掘本單位檔案實(shí)用價(jià)值等各項(xiàng)工作都對事業(yè)單位的電子信息技術(shù)水平提出了很高的要求，為此，事業(yè)單位應(yīng)著力引進(jìn)專業(yè)電子信息技術(shù)人才，并加強(qiáng)與相關(guān)電子信息技術(shù)企業(yè)或?qū)ｉT工作室之間的合作，結(jié)合本單位的檔案管理現(xiàn)狀及檔案管理實(shí)際需求，開發(fā)最適合本單位的信息化檔案管理軟件，并根據(jù)軟件建立檔案錄入和編碼規(guī)范。與此同時(shí)，事業(yè)單位還應(yīng)定期開展系統(tǒng)維護(hù)和升級工作，加強(qiáng)系統(tǒng)儲(chǔ)存和保護(hù)檔案信息的安全性，防止因管理系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞而對檔案管理工作造成負(fù)面影響。事業(yè)單位還應(yīng)提前思考各類可能出現(xiàn)的突發(fā)情況，并制定解決預(yù)案，提高應(yīng)對檔案管理信息化系統(tǒng)不確定性因素及系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的能力。

2.3 建設(shè)專業(yè)信息化檔案管理隊(duì)伍

事業(yè)單位應(yīng)用電子信息技術(shù)開展檔案管理工作離不開專業(yè)管理隊(duì)伍的支撐。為此，事業(yè)單位應(yīng)著組織檔案管理人員參與電子信息技術(shù)主題培訓(xùn)工作，提升他們的信息素養(yǎng)，幫助他們掌握信息化管理系統(tǒng)的使用方法，并根據(jù)他們在使用后的反饋意見對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善。與此同時(shí)，事業(yè)單位也應(yīng)加大對于檔案管理工作的重視力度，提高管理人員的工作待遇，以此吸引高素質(zhì)人才，為檔案管理隊(duì)伍注入活力，帶來新的檔案管理理念和管理方法，推動(dòng)電子信息技術(shù)更好地在本單位檔案管理工作中得到應(yīng)用。

3 結(jié)束語

總而言之，應(yīng)用電子信息技術(shù)是事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的必經(jīng)之路，電子信息技術(shù)可以用于建設(shè)智能化檔案管理系統(tǒng)、豐富檔案內(nèi)容管理項(xiàng)目。事業(yè)單位應(yīng)健全檔案管理制度、規(guī)范檔案管理流程，嚴(yán)格要求檔案管理人員依據(jù)制度和流程開展檔案管理工作，提高其責(zé)任意識(shí)，同時(shí)著力提高電子信息技術(shù)水平，開發(fā)最適合本單位的檔案管理軟件，并建設(shè)一支兼具良好信息素養(yǎng)和管理能力的專業(yè)檔案管理隊(duì)伍，以此切實(shí)應(yīng)用電子信息技術(shù)提高自身檔案管理能力。

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