談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

王鳳 蔡海濤

摘 要： 檔案管理對(duì)于組織發(fā)展有著重要作用，在“檔案管理信息化”的大背景下，許多事業(yè)單位的檔案管理工作表現(xiàn)出了諸多新問(wèn)題。下文首先對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行了分析，然后針對(duì)現(xiàn)如今存在的問(wèn)題提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

“檔案”是事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中產(chǎn)生的重要資料，對(duì)于事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展以及當(dāng)下的管理、決策均有著重要的指導(dǎo)作用。就事業(yè)單位檔案管理工作的特征來(lái)看，多數(shù)事業(yè)單位的檔案管理對(duì)象復(fù)雜、種類繁多，難以用統(tǒng)一的管理方法進(jìn)行高效化管理，以致于檔案利用率低下，檔案管理有效性低下。當(dāng)下，我國(guó)進(jìn)入了“新常態(tài)”發(fā)展階段，事業(yè)單位的發(fā)展面對(duì)著諸多“不確定因素”，務(wù)必要以“檔案”為參考，提高各項(xiàng)管理措施、決策的合理性，如此才可避免風(fēng)險(xiǎn)。這就對(duì)檔案管理工作提出了新的要求，當(dāng)下亟需合理分析事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀，并研究相關(guān)解決對(duì)策，以為檔案管理工作的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

1 事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 事業(yè)單位檔案管理模式變化

當(dāng)前，相應(yīng)“檔案管理信息化”的發(fā)展號(hào)召，我國(guó)各地事業(yè)單位先后進(jìn)行了事業(yè)單位檔案管理信息化改革，這就改變了事業(yè)單位檔案管理的工作流程，同時(shí)事業(yè)單位檔案管理也從單一的內(nèi)部管理，朝著檔案利用、檔案整理雙軌管理模式所轉(zhuǎn)變，這種轉(zhuǎn)變對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作人員而言是深刻的，但是現(xiàn)如今仍舊有相當(dāng)一部分事業(yè)單位僅僅從形式上進(jìn)行了改革，在未改變具體的工作做法的情況下，事業(yè)單位檔案管理工作人員難免出現(xiàn)工作效率低下、工作出錯(cuò)率高等問(wèn)題。該問(wèn)題的主要成因是事業(yè)單位檔案管理未圍繞信息化建設(shè)、工作模式革新構(gòu)建起完善的工作體系，以致于事業(yè)單位檔案管理工作人員無(wú)法做到“有法可依”，工作中許多風(fēng)險(xiǎn)性問(wèn)題得不到約束。如，錯(cuò)誤歸檔、信息錄入錯(cuò)誤等。

1.2 事業(yè)單位檔案利用水準(zhǔn)低下

事業(yè)單位檔案管理工作的目的是為了提高檔案的利用率，保證檔案能夠發(fā)揮主要的參考借鑒作用，但是就當(dāng)前各地事業(yè)單位檔案管理工作的實(shí)際情況而言，“歸類、整理”仍舊是檔案管理人員所遵從的主要工作思想，以致于真正需要調(diào)用檔案時(shí)，出現(xiàn)了工作效率低下、檔案管理配套服務(wù)不完善等情況，主要表現(xiàn)為“單位在調(diào)用檔案過(guò)程中，事業(yè)單位檔案管理人員無(wú)法根據(jù)單位的需求給出所有相關(guān)的配套檔案，無(wú)法為單位的管理、決策提供可靠的支持?！?/p>

2 事業(yè)單位檔案管理對(duì)策

2.1 完善事業(yè)單位檔案管理工作體系

工作體系的完善是提高事業(yè)單位檔案管理工作水準(zhǔn)的基礎(chǔ)條件，筆者認(rèn)為，事業(yè)單位檔案管理工作體系的構(gòu)建，應(yīng)該從“四化”入手，具體如下：

2.1.1 數(shù)字化

所謂數(shù)字化，是保證事業(yè)單位檔案管理具備利用現(xiàn)代掃描技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案資料電子化，同時(shí)在平臺(tái)上要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的整理、補(bǔ)充、更新。圍繞這些需求，事業(yè)單位要根據(jù)檔案管理所用的信息化軟件、設(shè)備等，構(gòu)建起完善的工作程序，以保證實(shí)體檔案資料的高效歸檔。

2.1.2 體系化

事業(yè)單位檔案管理務(wù)必要實(shí)現(xiàn)從“單一整理”到“綜合利用”發(fā)展方向的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理模式，主要是根據(jù)檔案的類型對(duì)檔案進(jìn)行歸檔，如影像檔案、文字檔案、音頻檔案、基建檔案等條目。在信息技術(shù)的幫助下以及新時(shí)代事業(yè)單位檔案管理理念的支撐下，就要構(gòu)建起一個(gè)符合事業(yè)單位管理、決策需求的事業(yè)單位檔案管理工作體系。如，某檔案有一份正本，正本檔案又涉及到不同的事件以及體系脈絡(luò)，那么在信息化管理系統(tǒng)中，事業(yè)單位檔案管理人員就要注意突出檔案之間的相互關(guān)系，并在需要調(diào)用的時(shí)候，滿足檔案全面調(diào)用的需求，以真正提高事業(yè)單位檔案的利用水準(zhǔn)。

2.1.3 自動(dòng)化

在事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、體系化檔案管理建設(shè)后，應(yīng)該進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)OCR技術(shù)、電子標(biāo)簽技術(shù)、自動(dòng)處理技術(shù)的應(yīng)用，保證實(shí)體檔案歸檔的同時(shí)，能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)化的電子檔案歸檔，以全面提高事業(yè)單位檔案管理工作效率，保證管理工作能夠滿足事業(yè)單位檔案規(guī)模逐年增長(zhǎng)的需求。

2.1.4 互動(dòng)化

應(yīng)該考慮到事業(yè)單位檔案管理的實(shí)際需求，在不同的環(huán)節(jié)設(shè)置不同的崗位，進(jìn)一步深化、細(xì)化檔案管理工作的具體職能，采用在線協(xié)同的方式，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理的實(shí)時(shí)互動(dòng)，以提高事業(yè)單位檔案管理的有效性。

2.2 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)功能

現(xiàn)如今，事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)功能僅僅局限在檔案查閱等“看”的層面上，在云計(jì)算技術(shù)、神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，事業(yè)單位要能夠依托于高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理“動(dòng)”的功能，開(kāi)發(fā)出先進(jìn)的功能模塊，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容的自動(dòng)化篩選、歸類、比對(duì)，以為檔案使用人員提供更加全面的服務(wù)。同時(shí)，需要有側(cè)重的強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)，保證單位人員在調(diào)用檔案時(shí)，檔案管理人員能夠?yàn)槠涮峁┛煽康膸椭约爸С帧?/p>

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在諸多新問(wèn)題，想要進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理的工作水準(zhǔn)，務(wù)必要深入思考這些問(wèn)題，并構(gòu)建起完善的工作體系，進(jìn)一步強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理的服務(wù)功能，如此才能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的穩(wěn)定發(fā)展提供可靠的資料保障。檔案管理從業(yè)者對(duì)上述內(nèi)容應(yīng)該有足夠的認(rèn)識(shí)，深刻體會(huì)到檔案管理對(duì)于組織發(fā)展的重要幫扶作用，以改變自身的工作觀念。

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