機(jī)關(guān)檔案工作的主要問題及解決措施

曹軍 程婷

摘 要： 機(jī)關(guān)檔案管理是促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案利用率提高的重要措施。但是，針對現(xiàn)階段來說，在機(jī)關(guān)檔案管理方面仍有諸多問題存在，這就需要機(jī)關(guān)單位可以高度重視檔案管理工作，認(rèn)真分析其中的問題，并第一時間運(yùn)用有效策略對機(jī)關(guān)檔案管理予以優(yōu)化，以充分發(fā)揮機(jī)關(guān)部門的職能，進(jìn)而為社會的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。對此，本文主要對機(jī)關(guān)檔案工作的主要問題和解決措施進(jìn)行了探討，以供參考。

關(guān)鍵詞： 機(jī)關(guān)檔案;信息化;解決措施

檔案是一種極為重要的社會資源，特別是機(jī)關(guān)單位的檔案資料，對單位各方面的工作詳情進(jìn)行了詳細(xì)記載，確保今后各項(xiàng)工作的順利開展有據(jù)可循。所以，加大檔案的管理力度，是所有檔案管理工作者的重要職責(zé)。然而，當(dāng)前我國的檔案管理工作，仍有諸多問題存在，所以檔案管理工作者要引起高度重視，及時將工作中存在的問題發(fā)現(xiàn)，并積極改進(jìn)，進(jìn)而促進(jìn)管理工作效率和質(zhì)量有效提高。

1 機(jī)關(guān)檔案工作的主要問題

首先，檔案管理制度缺乏健全性、完善性。可以利用是構(gòu)建檔案管理工作的主要內(nèi)容，但在實(shí)際生活中，檔案管理工作的利用效率和質(zhì)量均有一定的差異存在，部分單位并未做好檔案的歸類，甚至保管期限有誤，或并未高度重視檔案信息化程度，最終造成降低了檔案管理質(zhì)量。其次，機(jī)關(guān)檔案管理人員素質(zhì)能力亟待提高。以往，檔案管理機(jī)構(gòu)只需要把檔案系統(tǒng)作簡單的分類，因?yàn)檗k公自動化和信息化的發(fā)展，這種簡單的清理與分類不能使檔案管理的要求得到滿足。檔案管理人員必須積極學(xué)習(xí)，將現(xiàn)代檔案管理技術(shù)掌握到?，F(xiàn)階段，檔案館的諸多部門負(fù)責(zé)人均是兼職檔案保管和操作員，專業(yè)知識體系不足，業(yè)務(wù)水平不高、資料收集缺乏秩序性，對檔案管理工作的正常開展造成了嚴(yán)重影響。最后，機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平較低。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對機(jī)關(guān)檔案管理工作的要求也越來越高，積極應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)極為重要。但在實(shí)際管理中，諸多記掛單位不能對信息化技術(shù)進(jìn)行合理利用，機(jī)關(guān)檔案信息化管理水平較低，同時缺少相關(guān)的數(shù)字化檔案管理機(jī)制等，進(jìn)而導(dǎo)致信息技術(shù)的優(yōu)勢很難充分發(fā)揮出來。

2 解決機(jī)關(guān)檔案工作問題的有效策略

2.1 建立健全檔案管理制度和工作機(jī)制

要想完善檔案管理工作機(jī)制，需要各個部門一同參與，對此機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)積極建設(shè)綜合檔案室，并立足于實(shí)際的工作需要配備專業(yè)人員，將檔案收集和整理工作做好，將完整的機(jī)構(gòu)形成。此外，還需要就實(shí)際發(fā)展情況建立健全檔案管理制度，隨著檔案管理工作的深入推進(jìn)，由于制度缺乏完善性造成各種問題出現(xiàn)，因此需要和相關(guān)的法律法規(guī)相結(jié)合，將行之有效的檔案管理制度構(gòu)建起來，其中應(yīng)包括檔案銷毀制度、檔案利用制度、檔案管理人員工作職責(zé)、檔案保密制度、檔案歸檔立卷制度等，這樣才可以確保所有檔案管理人員對自己的崗位職責(zé)予以明確，在日常檔案管理中嚴(yán)格遵循制度和要求開展工作，不斷完善檔案管理。

2.2 提高機(jī)關(guān)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

現(xiàn)階段，我們已步入信息化時代，檔案工作也日趨現(xiàn)代化，這就需要不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，保證機(jī)關(guān)檔案管理工作對舊檔案工作者的優(yōu)秀工作方法予以繼承和發(fā)展，并立足于工作需要不斷創(chuàng)新發(fā)展。要想促進(jìn)機(jī)構(gòu)檔案工作技能提高以及確保工作規(guī)范性的重要渠道，首先需要構(gòu)建專門的教育機(jī)構(gòu)，在固定的時間由專業(yè)人員培訓(xùn)機(jī)構(gòu)檔案管理人員，確保其可以將最新的檔案管理數(shù)據(jù)獲得，促他們工作能力有效提升。同時，應(yīng)積極開展計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，確保機(jī)構(gòu)檔案工作人員可以將現(xiàn)代信息技術(shù)掌握到，并在機(jī)關(guān)檔案工作中積極運(yùn)用各種軟件程序，以促進(jìn)整個機(jī)構(gòu)工作效率提高。

2.3 構(gòu)建數(shù)字化平臺

機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化平臺是在計(jì)算機(jī)存儲設(shè)備上合理存放的、具有一定組織方式的、共同存取方式、可以共享的、相互關(guān)聯(lián)的機(jī)關(guān)檔案信息數(shù)據(jù)的集合。傳統(tǒng)的檔案管理工作是一項(xiàng)枯燥重復(fù)性、勞動輕度高、工作量大的工作，而數(shù)字化技術(shù)可以高效地對這些有規(guī)律、大批量、重復(fù)的信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行處理。機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化也就是對數(shù)字信息技術(shù)進(jìn)行充分利用，將信息資源共享化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化、檔案資料數(shù)字化的目的順利實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)檔案管理水平有效提高，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化。實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)檔案管理數(shù)字化首先要有效管理數(shù)字檔案管理平臺，對電子檔案的采集、錄入、利用和保管等程序技術(shù)方法進(jìn)行創(chuàng)新，使電子檔案的完整性、客觀性和真實(shí)性得到保證，確保機(jī)關(guān)檔案管理工作的信息化、科學(xué)化和規(guī)范化，使檔案管理工作和現(xiàn)代社會發(fā)展需求相適應(yīng)。

3 結(jié)語

順利開展機(jī)關(guān)檔案管理工作有利于促進(jìn)我國經(jīng)濟(jì)良好發(fā)展以及更好地管理和保護(hù)相關(guān)檔案，所以，機(jī)關(guān)單位要把檔案管理工作做好，對檔案管理機(jī)制予以完善，并積極運(yùn)用現(xiàn)代化的技術(shù)促進(jìn)檔案管理工作水平有效提高，從而為我國檔案管理事業(yè)的良好發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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