高校合同管理體系的若干思考

趙冰 周思佳 李麗潔 房闊

關(guān)鍵詞高校 合同管理體系 合同管理組織 監(jiān)督體系 管理制度

一、高校合同管理的內(nèi)涵和重要性

高校的合同管理，包含了從合同內(nèi)容的立項(xiàng)、簽訂、執(zhí)行以及終止整個(gè)過程，高校需要在合同執(zhí)行的全過程中實(shí)施審核和監(jiān)督。各高校需要重視合同管理工作，加強(qiáng)對合同的監(jiān)管，有利于高校保護(hù)自己的合法權(quán)益，完成高校規(guī)范管理、依法治校的目標(biāo)。高校加強(qiáng)合同管理可以預(yù)防一些潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)，控制糾紛數(shù)量，防止造成財(cái)產(chǎn)或名譽(yù)損失，對于高校自身各方面利益都很有好處。

與市場企業(yè)的合同性質(zhì)不同，高校的合同關(guān)系具備鮮明的校園特點(diǎn)，高校的合同內(nèi)容主要圍繞教學(xué)、科研以及基礎(chǔ)建設(shè)進(jìn)行。高校經(jīng)常需要大規(guī)模的教學(xué)物資采購、教員學(xué)生的科研資金支持、高校與企業(yè)間的技術(shù)研發(fā)轉(zhuǎn)讓、校園內(nèi)部建筑建設(shè)、房屋的租賃、基礎(chǔ)設(shè)施的維修等經(jīng)濟(jì)活動(dòng)一般也需要與市場相聯(lián)系，簽訂買賣合同、勞動(dòng)合同、建筑工程合同等。高校與社會(huì)企業(yè)、市場人員產(chǎn)生了各式各樣的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，也就是合同關(guān)系，高校合同管理主要就是圍繞這些合同關(guān)系展開工作的。

高校合同管理的難點(diǎn)在于高校合同管理需要涉及較多的行政部門，需要復(fù)雜的程序流程，合同的簽訂方和執(zhí)行方很難統(tǒng)一，因此會(huì)存在條理不清的可能。比如高校需要為新校區(qū)置辦一批教學(xué)用課桌椅，該采購項(xiàng)目需要由相關(guān)單位提出申請、經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審核、主管部門制定采購計(jì)劃、實(shí)施招標(biāo)確定中標(biāo)人、項(xiàng)目審核、最后由學(xué)校法人代表和中標(biāo)單位簽署合同。高校合同管理復(fù)雜的原因之一就在于涉及的部門眾多，一項(xiàng)課桌椅采購任務(wù)需要涉及需求單位如實(shí)驗(yàn)室，主管部門如后勤、教務(wù)、資產(chǎn)管理部門，學(xué)校審計(jì)、法務(wù)、財(cái)務(wù)等各部門聯(lián)合運(yùn)作。因此高校需要建立起高效、健全的合同管理體系，對合同關(guān)系實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)督，避免因?yàn)楹贤m紛給高校帶來不良影響。

二、高校合同管理現(xiàn)狀淺析

（一）合同觀念淡薄、缺乏相關(guān)管理制度

由于高校的性質(zhì)導(dǎo)致高校在改革開放后較晚地參與到社會(huì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，因此高校在一定程度上缺乏市場經(jīng)驗(yàn)，沒有對合同起到足夠的重視，缺乏合同意識(shí)。合同一方面可以規(guī)定好當(dāng)事人雙方的責(zé)任義務(wù)，同時(shí)可以規(guī)避潛在的糾紛。高校管理人員早期沒有意識(shí)到合同的重要作用，在“象牙塔”待久了缺乏市場活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為合同的作用不大，自己只需要將項(xiàng)目分配好就可以完成。因此在雙方確定合作項(xiàng)目時(shí)，校方由于可能有老師參與合同的簽訂，礙于情面吃了重視經(jīng)濟(jì)利益的某些“商人”的虧，沒有仔細(xì)核實(shí)合同條款細(xì)則，草率地簽訂了合同，導(dǎo)致對方在履行合同過程中偷工減料，但又無法根據(jù)合同追究對方法律責(zé)任，最后給學(xué)校帶來不良影響和一定的經(jīng)濟(jì)損失。而且有一些高校的管理人員缺乏法律意識(shí)，使用了原本不具備法律效力的刻章，導(dǎo)致合同本身并不能生效。高校本身才能作為合同主體，下屬的機(jī)構(gòu)和單位并不能代替學(xué)校簽訂合同，因此可以體現(xiàn)出一些管理人員缺乏合同觀念，沒有對合同法律有較為清楚的認(rèn)識(shí)。

（二）合同簽訂組織部門混亂、缺乏統(tǒng)一管理

高校作為一個(gè)整體，其下屬包含很多分支部門，如教學(xué)部門、科研部門、管理部門、后勤部門以及安保部門等，其實(shí)高校的內(nèi)部管理相對復(fù)雜，各部門之間相互獨(dú)立，各部門均可各自與校外企事業(yè)單位有社會(huì)活動(dòng)往來，缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)。通常來說規(guī)模較大的高校會(huì)設(shè)置法務(wù)部門來負(fù)責(zé)高校法務(wù)方面相關(guān)事宜，而沒有專門設(shè)置法務(wù)部門的高校也會(huì)聘請法律顧問，在一些重大事務(wù)上幫忙協(xié)調(diào)合同的審核。由于學(xué)校內(nèi)各部門很難統(tǒng)一，因此很多學(xué)校不會(huì)專門設(shè)置法務(wù)部門來專管合同，各部門各自與校外簽訂合同，因此一些不具備法人資格的部門為了辦事方便也簽訂了合同。但一旦合同出現(xiàn)了問題以及糾紛，這些簽訂了合同的部門其實(shí)無權(quán)處理也沒辦法承擔(dān)責(zé)任，因此只能由學(xué)校法人出面處理。

合同簽訂組織部門混亂還會(huì)導(dǎo)致合同的資料很難收集。由于各部門都會(huì)與社會(huì)外界簽訂合同，因此學(xué)校法人的合同關(guān)系十分復(fù)雜，合同資料分散在學(xué)校各部門單位，因此不利于對合同資料進(jìn)行統(tǒng)一管理，若遇到部門機(jī)構(gòu)重新劃分，容易造成資料遺失，材料無法及時(shí)歸檔，因此在學(xué)校進(jìn)行財(cái)務(wù)清算時(shí)會(huì)造成賬目核對不上的后果。學(xué)校也不便于從全局角度處理與校外的合同關(guān)系，可能存在一定的隱患。

（三）缺乏對合同實(shí)施全過程的監(jiān)管

合同管理需要從合同簽訂開始到合同執(zhí)行結(jié)束全程，很多高校只重視了合同的簽訂，在合同關(guān)系締結(jié)初始階段參與監(jiān)管，可以在一定程度上起到監(jiān)管作用，而在合同的執(zhí)行階段，學(xué)校監(jiān)管部門不便于監(jiān)管，只有項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門與校外對接，合同實(shí)際執(zhí)行情況無法受學(xué)校監(jiān)督。只有在最后合同內(nèi)容完成驗(yàn)收階段，很多問題才顯現(xiàn)出來，但變更已成既定事實(shí)，不便于更改，只能學(xué)校法人承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。此類情況在工程建筑項(xiàng)目中情況比較普遍。

（四）缺乏專業(yè)的合同管理人才

由于一些學(xué)校沒有專門的法務(wù)部門負(fù)責(zé)合同管理，因此聘用了校外的法律顧問來協(xié)助學(xué)校進(jìn)行法律管理，在一些設(shè)置有法學(xué)院的學(xué)?？梢杂杀驹航處熖幚韺W(xué)校的法律事務(wù)。不同的情況可能導(dǎo)致不同的后果，高校聘用的校外法律顧問由于不了解本校狀況，不了解學(xué)校內(nèi)部部門單位設(shè)置，容易影響合同的簽訂。而那些由本學(xué)校法學(xué)院教師擔(dān)任學(xué)校法律事務(wù)的高校，由于教師需要在本職工作之外完成額外的任務(wù)，因此并不一定能夠完全勝任高校日常的合同管理工作，因此合同的管理也就受到了一定程度的影響。最好的情況還是學(xué)校在高校內(nèi)部成立專門的合同管理機(jī)構(gòu)，在有了熟悉校園情況的內(nèi)部管理人員基礎(chǔ)上可同時(shí)聘用有經(jīng)驗(yàn)的校外法律顧問，來共同完成學(xué)校的合同管理工作。

三、高校合同管理體系完善

（一）深化校園依法治校觀念，完善高校合同管理制度

高校的管理者必須要從根本上重視高校的合同管理體系，加強(qiáng)法律意識(shí)，將合同管理作為一項(xiàng)重要任務(wù)完成，才能在全校范圍內(nèi)為高校合同管理體系的開展提供環(huán)境，同時(shí)對相關(guān)的管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)，提高其合同管理能力。

高校合同管理體系需要制訂成熟完整的管理辦法，“依法治校”要做到有法可依，有章可循。法指國家人大立法，章指高校制定的章程，高校需要制定高效合理的合同管理辦法以及合同審核辦法、也可以設(shè)立授權(quán)制度以及合同歸檔管理辦法。高校制訂合同管理辦法可以給合同管理提供指導(dǎo)方針，對合同簽訂的整個(gè)過程進(jìn)行規(guī)范。合同審核辦法可以對將要簽訂的合同以及已經(jīng)簽署的合同、流程、期限進(jìn)行專業(yè)的全面的審核。授權(quán)制度可以更好地簡化辦事流程，由于只有高校法人才具備能滿足成立合同關(guān)系的主體，因此學(xué)校各單位部門如果想要和校外單位部門簽訂合同需要得到校長的授權(quán)。因此為了保證合同關(guān)系的合法性則需要建立完善的授權(quán)制度。為了能夠更好地完成高校賬目的清算，需要及時(shí)對學(xué)校各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的記錄進(jìn)行歸檔，合同作為憑證需要得到重視，高校需要建立明確的合同歸檔管理辦法，方便有關(guān)部門進(jìn)行查閱、審核。

（二）建立多層次的合同管理體系

為了能夠更好地對高校合同進(jìn)行管理，除了制訂高效合理的規(guī)章制度，還需要有成型的管理架構(gòu)，才能很好地執(zhí)行法律章程。高?？梢越⒆陨隙碌墓芾眢w系，最上層成立合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，協(xié)調(diào)校方各管理部門的領(lǐng)導(dǎo)作為組員，由校領(lǐng)導(dǎo)作為組長統(tǒng)領(lǐng)整個(gè)管理小組，由各部門領(lǐng)導(dǎo)對合同進(jìn)行分類整理，最終統(tǒng)一由領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行監(jiān)管。

各部門需要明確監(jiān)管責(zé)任，如果高校有足夠的法務(wù)人員資源，可以單獨(dú)成立法務(wù)辦公室進(jìn)行合同管理，由合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行監(jiān)督。一方面專門的法務(wù)辦公室可以專心于合同管理，同時(shí)具有更專業(yè)的法務(wù)工作人員，可以滿足合同管理的專業(yè)性，另一方面單獨(dú)的法務(wù)辦公室相對獨(dú)立，可以脫離各分支部門，不涉及自身利益，更好地對其他部門的合同進(jìn)行監(jiān)管。如果高校沒有足夠的法務(wù)人員資源，不能夠?qū)ｉT成立法務(wù)辦公室，則可以由審計(jì)部門代為管理。審計(jì)部門原本就負(fù)責(zé)高校內(nèi)部的合同審核，而且各類事項(xiàng)也需要審計(jì)部門進(jìn)行核查、批準(zhǔn)。由審計(jì)部門對合同進(jìn)行管理，也可以較為客觀的進(jìn)行審核，并且便于合同文本的歸檔保存。審計(jì)部門相較于其他部門更具備審核管理方面的經(jīng)驗(yàn)，也較為客觀，可以更好地開展合同管理工作。

（三）構(gòu)建靈活的合同管理機(jī)制

由于高校合同種類較多，而且涉及的合同金額也從數(shù)千元至千萬元級(jí)別，因此如果事無巨細(xì)的采取繁瑣的合同管理辦法，會(huì)導(dǎo)致相關(guān)部門任務(wù)過重，反而會(huì)阻礙合同管理的落實(shí)。因此可以根據(jù)合同的具體情況具體分析，不必所有都死板的拘于一格。

首先可以根據(jù)合同金額的不同，采取不同的審核模式。比如如果合同金額在萬元數(shù)量級(jí)，可以由分管的部門負(fù)責(zé)人簽字授權(quán)，每周進(jìn)行一次會(huì)簽，以一周時(shí)間為單位，對合同內(nèi)容進(jìn)行審核，并授權(quán)。

合同金額在十萬元數(shù)量級(jí)，可以由分管部門首先撰寫可行性報(bào)告，由合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組召開會(huì)議進(jìn)行會(huì)審，對合同中存在的問題進(jìn)行審核，及時(shí)修改，并將修改結(jié)果及時(shí)提交給領(lǐng)導(dǎo)小組重新審核，審核通過后則可以由招投標(biāo)辦公室統(tǒng)一招標(biāo)。

合同金額在百萬級(jí)數(shù)則需要專門召開會(huì)議進(jìn)行可行性分析，并經(jīng)由合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審核，征求法務(wù)部門或校外法律顧問的意見，最后簽訂合同。

通過靈活的合同管理機(jī)制可以“抓大放小”，合理利用高校資源，在具備完善管理機(jī)制的前提下，將合同簽訂權(quán)限掌握在領(lǐng)導(dǎo)小組內(nèi)，合同在簽訂前論證其方案可行性，保證了合同內(nèi)容的公正，降低了潛在的風(fēng)險(xiǎn)，保障高校的合法權(quán)益。

四、建立高校合同管理體系的意義

通過建立高校合同管理體系，可以規(guī)范高校的制度流程，合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)宏觀調(diào)控，具體細(xì)節(jié)則由各分管部門完成，各部門各司其責(zé)保障管理體系的完整性。在建立起完善的高校合同管理體系后，合同的相關(guān)工作也可以更加有條不紊的展開，樹立其校方工作人員的流程管理的觀念，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)有利于更加高效地處理事務(wù)，提高工作效率和工作質(zhì)量

五、結(jié)語

高校合同管理體系的構(gòu)建，涉及多方管理部門，最好建立起高校合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，可以更好地協(xié)調(diào)多方部門，建立完整的合同管理架構(gòu)。高校的特殊性質(zhì)，導(dǎo)致高校缺乏市場活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)，可能要承擔(dān)更多的風(fēng)險(xiǎn)，因此高校需要重視相關(guān)法律問題，構(gòu)建高校合同管理體系，適應(yīng)激烈的市場競爭，更好地融入社會(huì)環(huán)境，規(guī)避合同風(fēng)險(xiǎn)。