高校固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化動(dòng)態(tài)管理平臺(tái)之優(yōu)勢(shì)分析

張思佳

（寧夏大學(xué)資產(chǎn)管理處 寧夏·銀川）

一、高校固定資產(chǎn)管理及其意義

高校固定資產(chǎn)主要包括土地、房屋及構(gòu)筑物、設(shè)備、家具、圖書、文物和陳列品以及其他固定資產(chǎn)。高校固定資產(chǎn)占高校資產(chǎn)的比重極大，是高校資產(chǎn)的重要組成部分，也是高校開展高等教育的重要物質(zhì)保障，是衡量高校辦學(xué)實(shí)力和辦學(xué)水平的主要標(biāo)志之一。

隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校固定資產(chǎn)的數(shù)量及質(zhì)量都有了明顯的增長(zhǎng)和提高，固定資產(chǎn)項(xiàng)目的構(gòu)成日趨復(fù)雜。與其他類型企事業(yè)單位相比，高校擁有較多技術(shù)含量高、種類繁雜的教學(xué)、實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備，各種大型精密儀器設(shè)備的數(shù)量也較多，加大了管理過(guò)程中的難度。

所謂高校固定資產(chǎn)管理，就是對(duì)固定資產(chǎn)從取得到使用，再到維護(hù)和處置等各個(gè)環(huán)節(jié)的管理。固定資產(chǎn)管理的意義在于保障國(guó)有資產(chǎn)的安全，提高固定資產(chǎn)的使用效率和效能，為高校的教學(xué)與科研提供堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)保障。

二、目前高校固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息管理中存在的問題

高校固定資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)要求是要建立固定資產(chǎn)明細(xì)賬目，構(gòu)成高校固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)。資產(chǎn)數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)庫(kù)的管理效率直接影響著整個(gè)資產(chǎn)管理的效率，固定資產(chǎn)賬目情況也直接影響著學(xué)校主管部門、領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)部門對(duì)資產(chǎn)采購(gòu)、使用及處置的決策。

如今，大部分高校已經(jīng)脫離了固定資產(chǎn)手工建賬建卡的原始階段，改為使用計(jì)算機(jī)軟件登記和處理固定資產(chǎn)的數(shù)據(jù)及信息。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，高校固定資產(chǎn)管理逐步呈現(xiàn)流程化、規(guī)范化特點(diǎn)，但這類以單機(jī)使用為主的資產(chǎn)管理軟件由于缺少動(dòng)態(tài)管理功能，已與先進(jìn)的資產(chǎn)管理方法脫節(jié)，在高校固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息管理中，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)問題。

1.數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)精確度差

高校固定資產(chǎn)管理單機(jī)版軟件需要管理員手動(dòng)輸入資產(chǎn)信息，由于固定資產(chǎn)種類繁多，資產(chǎn)的名稱、型號(hào)等個(gè)性化信息很難進(jìn)行同類別、統(tǒng)一名稱的管理，僅能通過(guò)資產(chǎn)分類號(hào)進(jìn)行初步歸類識(shí)別。

單機(jī)版數(shù)據(jù)庫(kù)軟件的字典庫(kù)無(wú)法及時(shí)更新并實(shí)現(xiàn)每臺(tái)計(jì)算機(jī)上信息的共享，導(dǎo)致使用人、存放地點(diǎn)等字段的名稱不規(guī)范，存在同一個(gè)使用人的名字錄入為同音不同字，或同一個(gè)存放地點(diǎn)錄入的名稱不完全一致等情況，對(duì)后期數(shù)據(jù)的檢索及處理造成極大的麻煩。

2.數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)整合困難

由于單機(jī)版軟件的數(shù)據(jù)修改僅能改變當(dāng)前計(jì)算機(jī)軟件上數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)信息。因此，若當(dāng)前數(shù)據(jù)要在其他電腦中進(jìn)行數(shù)據(jù)合并或修改操作，僅能先將該數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，然后利用數(shù)據(jù)傳輸軟件傳送到其他電腦上，再在其他電腦中安裝單機(jī)版軟件，才能進(jìn)行數(shù)據(jù)的合并或修改。即是說(shuō)，這種固定資產(chǎn)的數(shù)據(jù)管理采用的是一臺(tái)電腦一個(gè)軟件一份數(shù)據(jù)庫(kù)的工作方式，某臺(tái)電腦上的數(shù)據(jù)更新，并不能實(shí)時(shí)在其他電腦上反映出來(lái)，因此，數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移麻煩、不便于統(tǒng)一管理、數(shù)據(jù)整合工作量大，給時(shí)效性要求高的數(shù)據(jù)查詢及處理工作帶來(lái)極大困難。

3.無(wú)法實(shí)現(xiàn)與其他信息數(shù)據(jù)的共享

高校資產(chǎn)管理是從采購(gòu)到使用、處置的全流程化管理。在各個(gè)環(huán)節(jié)中，只有依托與其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)的共享才能達(dá)到高效全面的管理。例如，采購(gòu)階段需要與采購(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，實(shí)時(shí)了解采購(gòu)數(shù)據(jù)，用以作為資產(chǎn)驗(yàn)收入庫(kù)的基礎(chǔ)，也可以將目前已入庫(kù)資產(chǎn)情況處理后反饋給采購(gòu)部門以便進(jìn)行決策參考；與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的共享可以實(shí)時(shí)了解入庫(kù)資產(chǎn)的報(bào)賬情況；與高校辦公系統(tǒng)的共享可以實(shí)時(shí)更新使用人字典庫(kù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)化等。但由于單機(jī)版數(shù)據(jù)采用數(shù)據(jù)庫(kù)靜態(tài)管理的方式，無(wú)法實(shí)現(xiàn)與其他系統(tǒng)信息數(shù)據(jù)的共享，給資產(chǎn)管理的效率帶來(lái)一定影響。因此，高校資產(chǎn)管理中對(duì)數(shù)據(jù)信息管理能力的提高，直接關(guān)系著高校資產(chǎn)管理的效率。

三、高校固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)框架

早在2006 年5 月頒布的《事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法》中已明確要求，建立和完善事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，對(duì)事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。2013 年12 月，財(cái)政部印發(fā)了《行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)管理規(guī)程》，制定了各級(jí)財(cái)政部門、主管部門和行政事業(yè)單位利用資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行的資產(chǎn)管理工作以及資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)運(yùn)行、維護(hù)和管理的相關(guān)要求。2014 年，財(cái)政部在全國(guó)范圍內(nèi)推廣行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)二期，由于這次系統(tǒng)推廣工作的對(duì)象是全國(guó)各級(jí)行政事業(yè)單位，高校也面臨著系統(tǒng)實(shí)施和升級(jí)的問題。高校固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化及動(dòng)態(tài)化管理已成為趨勢(shì)。

高校固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)是一個(gè)以滿足高校固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)管理為主導(dǎo)，以監(jiān)督管理與操作執(zhí)行相結(jié)合的統(tǒng)一平臺(tái)，由高校固定資產(chǎn)主管部門及各院系用戶根據(jù)權(quán)限分別使用，通過(guò)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，信息共享，業(yè)務(wù)協(xié)同的功能，提高高校固定資產(chǎn)管理的質(zhì)量、效率和效益。高校固定資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的主要功能板塊如圖1 所示，平臺(tái)采用網(wǎng)站式結(jié)構(gòu)體現(xiàn)，平臺(tái)首頁(yè)信息門戶可披露資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)、大型精密儀器動(dòng)態(tài)、閑置資產(chǎn)等信息，并提供用戶登錄界面和相關(guān)表格下載區(qū)域。該平臺(tái)可與學(xué)校辦公系統(tǒng)共享員工信息，如用戶需要進(jìn)行名下資產(chǎn)新增、變動(dòng)等申請(qǐng)操作，可用員工工號(hào)登錄該資產(chǎn)管理平臺(tái)進(jìn)行相應(yīng)操作。凡是已提交的資產(chǎn)日常變動(dòng)申請(qǐng)，系統(tǒng)會(huì)按照后臺(tái)設(shè)定的審批程序發(fā)送至二級(jí)管理員（學(xué)院/部門管理員）或一級(jí)管理員（資產(chǎn)主管部門管理員）處進(jìn)行審批。平臺(tái)內(nèi)置字典庫(kù)、并支持更新修改，支持報(bào)表查詢及下載，支持超級(jí)管理員進(jìn)行平臺(tái)首頁(yè)內(nèi)容及各類用戶的權(quán)限管理等。另外，該平臺(tái)將不同固定資產(chǎn)項(xiàng)分板塊整合在同一個(gè)系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)高效便捷的管理模式。

四、高校固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)的優(yōu)勢(shì)

1.實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)數(shù)據(jù)的聯(lián)網(wǎng)，優(yōu)化了資產(chǎn)管理流程

與單機(jī)版軟件一臺(tái)電腦一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的靜態(tài)數(shù)據(jù)處理模式不同，資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將服務(wù)器與終端機(jī)聯(lián)通，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在平臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中的實(shí)時(shí)修改、更新及查詢。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)，數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一存儲(chǔ)在平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，具有相應(yīng)權(quán)限的操作者可以登錄平臺(tái)中進(jìn)行數(shù)據(jù)的修改、更新及查詢等操作，并且其他使用人也可以通過(guò)登錄網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，在自己的權(quán)限內(nèi)查看到其他使用人對(duì)數(shù)據(jù)的操作結(jié)果。同時(shí)，數(shù)據(jù)的聯(lián)網(wǎng)使得資產(chǎn)申請(qǐng)、入庫(kù)、變更、處置、清查都實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的統(tǒng)一化，進(jìn)一步優(yōu)化了資產(chǎn)管理流程。

2.整合了資產(chǎn)管理信息，提高了資產(chǎn)信息傳播效率

固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)提供的首頁(yè)信息門戶相當(dāng)于一個(gè)綜合的資產(chǎn)管理信息發(fā)布平臺(tái)。在首頁(yè)上，資產(chǎn)管理主管部門的管理員可以發(fā)布資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)信息、大型精密儀器使用信息、資產(chǎn)管理表格下載等信息。甚至可以開發(fā)互動(dòng)板塊，使其他資產(chǎn)使用人或部門也可以發(fā)布本人或本單位資產(chǎn)閑置信息或資產(chǎn)需求信息。這樣，既實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)動(dòng)態(tài)信息的整合，又提高了資產(chǎn)信息的互通與傳播。

圖1 高校固定資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)結(jié)構(gòu)圖

3.實(shí)現(xiàn)了資產(chǎn)的分層級(jí)管理，提高了資產(chǎn)管理效率

在傳統(tǒng)的資產(chǎn)管理方式下，資產(chǎn)使用人需要將申請(qǐng)表格等資料遞交至二級(jí)管理員即各學(xué)院、部門的管理員處，由二級(jí)管理員統(tǒng)一上報(bào)資產(chǎn)主管部門進(jìn)行入庫(kù)驗(yàn)收。這一流程較為繁瑣，如若驗(yàn)收入庫(kù)過(guò)程中有問題，也無(wú)法與資產(chǎn)使用人及時(shí)取得溝通，往往費(fèi)時(shí)較長(zhǎng)。而通過(guò)資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)多用戶分權(quán)限的管理模式，可實(shí)現(xiàn)由資產(chǎn)使用人自行登錄平臺(tái)提交資產(chǎn)登記及變更申請(qǐng)，再由具有相應(yīng)權(quán)限的二級(jí)管理員或主管部門管理員進(jìn)行審批。這一模式省去了資產(chǎn)使用人到資產(chǎn)主管單位提交申請(qǐng)表的過(guò)程，縮短了資產(chǎn)管理鏈條中資產(chǎn)使用人、二級(jí)部門、資產(chǎn)主管部門間的物理距離，進(jìn)一步提高了資產(chǎn)管理效率。

4.提供了與其他部門的數(shù)據(jù)共享接口，實(shí)現(xiàn)全流程動(dòng)態(tài)資產(chǎn)管理

隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的深入應(yīng)用，在資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的框架下，可以進(jìn)一步提供與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)、采購(gòu)系統(tǒng)、房屋管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門資產(chǎn)已報(bào)賬數(shù)據(jù)、學(xué)校后勤管理部門資產(chǎn)采購(gòu)數(shù)據(jù)、基礎(chǔ)建設(shè)部門房屋土地處置信息以及校辦教職員工信息數(shù)據(jù)與資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)資產(chǎn)數(shù)據(jù)的共享與交互，對(duì)各類資產(chǎn)從采購(gòu)、使用到處置實(shí)現(xiàn)真正的全流程管理與監(jiān)控。另外，還可以與學(xué)校上級(jí)部門，如教育主管部門、財(cái)政主管部門進(jìn)行數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)對(duì)接，按上級(jí)要求提交學(xué)校資產(chǎn)管理的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息，實(shí)現(xiàn)與財(cái)政部門、教育主管部門的系統(tǒng)銜接，全面實(shí)現(xiàn)高效固定資產(chǎn)的全流程動(dòng)態(tài)管理。

當(dāng)然，高校固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)在建設(shè)與使用過(guò)程中也存在著一些問題，需要引起重視并加以解決。網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)建設(shè)相比單機(jī)版軟件，其建設(shè)周期長(zhǎng)，前期資金投入量大，有可能會(huì)制約一些單位的使用；網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)對(duì)專業(yè)技術(shù)設(shè)備與技術(shù)人員的要求較高，必須配備相應(yīng)的專業(yè)技術(shù)設(shè)備，同時(shí)需要專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行管理維護(hù)；網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)一旦投入使用，對(duì)系統(tǒng)使用的推廣、管理員培訓(xùn)需要全面持續(xù)的進(jìn)行，否則將影響網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)的正常、準(zhǔn)確使用；網(wǎng)絡(luò)化管理平臺(tái)的后期系統(tǒng)升級(jí)改造及相關(guān)技術(shù)需求，需要系統(tǒng)提供方（即第三方軟件公司）繼續(xù)給予技術(shù)支持。同時(shí)，高校各部門與資產(chǎn)管理部門之間應(yīng)積極配合，相互支持協(xié)調(diào)，高校領(lǐng)導(dǎo)及上級(jí)部門更需要在政策與資金方面給予大力支持。只有多方的通力合作、加強(qiáng)協(xié)同，才能使固定資產(chǎn)網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)管理平臺(tái)在高校固定資產(chǎn)管理中發(fā)揮出最大效用。

1. 財(cái)政部. 事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理暫行辦法.2006-05-30.

2.財(cái)政部.關(guān)于印發(fā)《行政事業(yè)單位國(guó)有資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)管理規(guī)程》的通知（財(cái)辦[2013] 52 號(hào)）(2013-12-25).

3.北京久其軟件股份有限公司.新形勢(shì)下高等院校資產(chǎn)管理信息化解決方案.行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2014(9).