數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探討

王雪純

（黑龍江工程學(xué)院檔案館，黑龍江 哈爾濱 150050）

高校在發(fā)展過程中會產(chǎn)生大量的信息，這些信息都會通過檔案的形式進(jìn)行保存、管理、利用，長此以往，高校檔案管理部門積累的信息總量持續(xù)攀升、管理效果開始下降。為了改善高校管理檔案的效果，積極地引入數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行使用，將有助于改善傳統(tǒng)的低效率工作模式、提高高校開展檔案管理工作的效果。

1 高校檔案管理工作中引入數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)運(yùn)用的重要性

近年來，高校每年招生數(shù)量都在增加，這使得高校檔案管理部門的工作壓力持續(xù)攀升。傳統(tǒng)的檔案管理采用紙質(zhì)形式收集、記錄檔案信息，存在較多問題，如字跡容易氧化，不容易保存，紙質(zhì)檔案因?yàn)楣芾聿划?dāng)容易丟失和破損，最重要的是當(dāng)面對眾多檔案時，最大的麻煩就是整理問題，分類整理工作并非易事，相反，是極其的復(fù)雜，并且在極大程度上影響了檔案的使用效率。因此，在檔案管理中引入數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)化管理模式，必然是高校檔案管理工作的全新發(fā)展趨勢。

在新時代中，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)等已經(jīng)在社會各領(lǐng)域被廣泛推廣、運(yùn)用，為了緊隨時代發(fā)展潮流，高校在檔案管理中引入數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行使用，才能改善高校對檔案信息的管理效率，才能提高高校檔案管理的現(xiàn)代化水平。與此同時，高校在檔案管理工作開展中積極的使用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將降低檔案管理工作難度、復(fù)雜度，簡化各種流程、提高數(shù)據(jù)保存效果，避免了紙質(zhì)當(dāng)然容易丟失、字跡經(jīng)常氧化變形等問題，提高了高校管理檔案信息資源的質(zhì)量。

2 新時代數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的相關(guān)優(yōu)點(diǎn)

2.1 使高校檔案管理工作效率顯著提升

高校在檔案管理工作期間引入數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠打破傳統(tǒng)檔案管理模式的壁壘，提高檔案整理、分類、信息收集的效果，有助于避免不必要的人為失誤，改善了工作效率。

2.2 使高校管理檔案信息的安全性有效提高

因?yàn)闄n案管理信息泄漏引發(fā)的悲劇在近年屢次發(fā)生，比如，2016 年8 月21 日，在山東地區(qū)的徐玉玉剛剛考上大學(xué)，但因?yàn)樾畔⑿孤督o了騙子，當(dāng)自己的上學(xué)學(xué)費(fèi)9900 元被騙子以詐騙形式騙走后，因?yàn)閭倪^度，導(dǎo)致其心臟驟停后遺憾離世。這件事情就是因?yàn)闄n案信息管理不正規(guī)導(dǎo)致，正是因?yàn)樾孤读藢W(xué)生的檔案信息，才讓詐騙犯鉆了空子。所以，及時地在檔案管理工作領(lǐng)域引入數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將提高檔案管理的可靠性、安全性，并能降低或杜絕個人信息泄露現(xiàn)象。

2.3 使各部門之間能夠相互共享信息資源

高校檔案管理部門可以通過數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建專業(yè)的檔案信息數(shù)據(jù)管理庫，然后統(tǒng)一收集、整理高校信息，并根據(jù)信息類型完成檢索入口的構(gòu)建。接著，相關(guān)部門只要獲得高校授權(quán)，就可以借助檔案信息數(shù)據(jù)管理庫，快速地檢索到所需的信息，從而就實(shí)現(xiàn)了共享信息資源的目標(biāo)，改善了檔案信息的利用效率。

2.4 有助于高校在管理檔案中減少成本投入

高校檔案管理部門采用的傳統(tǒng)管理模式耗時、耗力，需要投入大量的人力、物力、財力資源，造成了資源浪費(fèi)；同時，紙質(zhì)文件的印刷與大量工作人員的投入就會導(dǎo)致管理成本的增加。而現(xiàn)代數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)用磁盤和云盤代替了紙質(zhì)載體，極大地提高了工作效率，減少了人力、物力、財力的使用，實(shí)現(xiàn)了減少檔案管理成本的目標(biāo)。

3 高校檔案管理中要合理應(yīng)用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

3.1 對高校檔案管理傳統(tǒng)體制進(jìn)行改革，做好管理章程的科學(xué)設(shè)計

高校在檔案管理中引入數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使用之前，必須為技術(shù)的引用創(chuàng)造良好的環(huán)境。因此，高校應(yīng)結(jié)合校內(nèi)檔案管理工作現(xiàn)狀，積極地設(shè)計有效的數(shù)字化檔案管理改革方案及管理章程，對傳統(tǒng)的高校管理制度進(jìn)行優(yōu)化、改革，從而提高數(shù)字化檔案管理工作開展的系統(tǒng)性與有效性，為數(shù)字化檔案管理工作的開展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。同時，要設(shè)計、落實(shí)各項(xiàng)規(guī)范，對檔案信息管理流程及相關(guān)工作人員進(jìn)行嚴(yán)格約束，從而防止人為失誤。例如，高校在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化檔案管理制度建設(shè)中，應(yīng)建立或完善保密、網(wǎng)絡(luò)安全管理、電子文件歸檔管理、崗位責(zé)任制等制度。同時，要根據(jù)各項(xiàng)制度在實(shí)際工作中使用狀況進(jìn)行優(yōu)化，從而提高制度內(nèi)容的實(shí)用性。

3.2 高校應(yīng)在檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用中投入更多資金

高校在檔案管理中引入數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行使用期間，必須對如何共享、存儲信息等問題進(jìn)行研究，此時要使用優(yōu)質(zhì)的、安全性能好、穩(wěn)定性好的儲存及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，常見的有高速掃描儀、縮微影像數(shù)字化設(shè)備等。由于與數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等有關(guān)的設(shè)備價格高昂，所以高校應(yīng)建立檔案管理專項(xiàng)基金，增加數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用期間的資金投入，滿足檔案管理部門的發(fā)展需求。

3.3 做好共享檔案信息資源的相關(guān)工作

高校傳統(tǒng)的檔案管理模式操作復(fù)雜，在調(diào)閱檔案信息時需要花費(fèi)較長的時間，影響了檔案信息的利用效率。為了提高各部門間利用檔案資源的效率，高校應(yīng)為檔案管理部門購買計算機(jī)設(shè)備、數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等，打造檔案信息資源管理庫，利用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)收集、整理、分類管理各種檔案資源信息；同時，要利用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立檢索系統(tǒng)，通過授權(quán)等形式，方便各部門快速地調(diào)閱、使用相關(guān)信息，提高檔案信息的共享效果。

3.4 積極聘用專業(yè)人才，做好內(nèi)部員工培訓(xùn)工作

引入數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)開展檔案管理工作時，需要檔案管理員工具備一定的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)的專業(yè)知識；同時，在數(shù)據(jù)庫及檢索系統(tǒng)建設(shè)中也需要專業(yè)技術(shù)人員完成相關(guān)工作。因此，高校要積極地聘請專業(yè)人才，給予其豐厚待遇，支持高校完成數(shù)據(jù)庫及檢索系統(tǒng)的構(gòu)建；同時，還要為檔案管理部門員工提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)機(jī)會，提高其對數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化等技術(shù)的理解、運(yùn)用水平。

3.5 增強(qiáng)高校檔案信息管理的安全意識

高校引入數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)后，雖然可以提高檔案工作效率，但是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境風(fēng)險因素較多，一旦受到網(wǎng)絡(luò)攻擊等，高校檔案信息極易被不法分子竊取、利用。所以，高校應(yīng)為負(fù)責(zé)檔案管理的人員提供安全培訓(xùn)，聘請專業(yè)講師講解在數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)時代中檔案信息管理的注意事情、工作要點(diǎn)、安全風(fēng)險、風(fēng)險預(yù)防措施等知識，從而提高檔案信息管理人員的安全工作意識。

3.6 完善高校檔案信息安全系統(tǒng)

高校在檔案管理種引入數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)后，雖然提高了檔案管理效率、壓縮了復(fù)雜的操作流程、節(jié)省了大量的人力物力，使檔案的管理、查找以及共享更加方便，但是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也存在著一定的安全隱患，檔案畢竟包括學(xué)生個人信息，具有一定的隱私性，受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開放性特征影響，利用數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺時，必須重視安全問題。因此，要引入先進(jìn)的安全保密系統(tǒng)進(jìn)行使用，為檔案信息提供安全保障，比如，可以引入360 安全衛(wèi)士，為整套檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)提供保護(hù)；同時，還要選擇安全級別高的操作系統(tǒng)進(jìn)行使用，并配合360 安全衛(wèi)士等及時進(jìn)行系統(tǒng)漏洞、補(bǔ)丁升級，并對數(shù)據(jù)庫進(jìn)行定期多重備份、異地備份，維護(hù)好數(shù)據(jù)庫事務(wù)日志，實(shí)行嚴(yán)格的用戶身份認(rèn)證、訪問權(quán)限控制等安全措施，從而提高對高校檔案信息的安全保護(hù)效果。

3.7 高校應(yīng)重視檔案管理云計算信息處理平臺的建設(shè)工作

云技術(shù)是新時代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)之一，其有兩種模式組成，即云計算與云服務(wù)。前者主要根據(jù)用戶操作指令，利用網(wǎng)絡(luò)搜索引擎等獲取、分析大量的網(wǎng)絡(luò)信息；云計算在未來的發(fā)展中也有很大的發(fā)展?jié)摿?，可以為更多的?yīng)用服務(wù)提供技術(shù)支持。云服務(wù)就是利用虛擬的形式將信息提供給用戶。在網(wǎng)絡(luò)檔案的建設(shè)過程中，主要是圍繞著基礎(chǔ)設(shè)施來建設(shè)的，可以最大程度上實(shí)現(xiàn)資源的共享。高校在檔案管理中可以利用云技術(shù)，建立云平臺，然后將檔案信息及時在公共云中上傳、更新，這樣不僅能使檔案信息的保存獲得永久性，還能提高使用的便捷性。

4 結(jié)語

綜上所述，將數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)引入高校檔案管理工作中進(jìn)行使用，有助于提高高校檔案管理工作的效率及檔案信息利用價值、改善檔案信息的保存準(zhǔn)確性等，還有助于改善高校檔案管理質(zhì)量。