高校推行辦公自動化的意義及工作建議

聶 瑜

(四川大學(xué)錦城學(xué)院，四川 成都 611731)

辦公自動化的實質(zhì)作用在于提高管理工作的效率。當(dāng)前，信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)逐漸得到了普及，這樣的發(fā)展趨勢為高校運用辦公自動化系統(tǒng)提供了有利的條件，使得傳統(tǒng)的辦公管理工作模式得到優(yōu)化。因此，高校的管理人員應(yīng)該認(rèn)識到辦公自動化的實際應(yīng)用意義，并能根據(jù)高校的具體工作內(nèi)容對其實施有效的運用，從而達到提高工作效率的目標(biāo)。

一、高校推行辦公自動化的意義

首先，滿足高?？茖W(xué)管理的需要。在辦公自動化系統(tǒng)中，能對信息進行統(tǒng)一處理和發(fā)布，在很大的程度上提高了信息整理工作的效率，有利于促進資源共享以及高校內(nèi)部各個部門辦公工作之間的協(xié)調(diào)性。管理人員可以隨時掌握辦公工作的進度和效果，并為管理者提供有效的決策依據(jù)。其次，促進高校實現(xiàn)多校區(qū)辦公目標(biāo)實現(xiàn)。在高校不斷發(fā)展的歷程中，多校區(qū)是一種發(fā)展大方向，主要體現(xiàn)在高校改革以及結(jié)構(gòu)調(diào)整。很多高校的多個校區(qū)并不在同一個地區(qū)，這就使得傳統(tǒng)的辦公模式無法充分發(fā)揮其應(yīng)用作用，更加無法實現(xiàn)信息的及時有效傳遞。這種實際辦公需求成為了辦公自動化與高校辦公管理工作有機結(jié)合的推動力。

最后，提高高校管理工作的民主化。應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)，可以建立一個公共交流的平臺，高校的管理者能隨時掌握教師以及學(xué)生對學(xué)校管理方面提出的建議。網(wǎng)絡(luò)中可以隱藏自己的身份，這樣的特點更能使高校師生暢所欲言，將自己的想法充分表達出來。管理人員了解這些建議或者意見后，可以采用具有針對性的方法來實施答復(fù)，并解決問題[1]。這樣的工作方式在提高質(zhì)量和效率的同時，也能體現(xiàn)辦公工作的民主化特點，將院務(wù)進行公開，教師可以更加方便開展自己的教學(xué)和管理工作。

二、高校推行辦公自動化的工作建議

(一)革新辦公管理理念

要想實現(xiàn)在高校中推行辦公自動化系統(tǒng)的目標(biāo)，革新管理者的辦公管理理念是前提和基礎(chǔ)。在高校的工作體系中，辦公管理工作涉及到各個方面和不同的部門之間，這是需要高校領(lǐng)導(dǎo)給予足夠重視的一個方面，并應(yīng)該給予大力支持和提倡。這樣才能真正將辦公自動化系統(tǒng)實際應(yīng)用于辦公管理工作當(dāng)中，將其落到實處[2]。另外，在應(yīng)用過程中，應(yīng)該重視對辦公自動化系統(tǒng)的宣傳，使高校教師和學(xué)生都能真正認(rèn)識到這個系統(tǒng)的應(yīng)用優(yōu)勢和所發(fā)揮的作用，這樣才能更加積極的融入到高校的信息化建設(shè)工作當(dāng)中。從這個角度來看，辦公自動化已經(jīng)逐漸成為了高校管理工作發(fā)展的一個必然趨勢。

(二)提高辦公管理工作規(guī)劃的科學(xué)性

辦公自動化系統(tǒng)具有較強的復(fù)雜性和綜合性的特點，貫穿于高校工作體系中的各個方面。這樣的特點在很大的程度上增加了管理工作的難度。針對這樣的工作情況，高校的管理部門應(yīng)該對其進行科學(xué)管理，從合理性以及可行性的角度進行辦公管理工作的規(guī)劃，重視工作的時效性，并能按照系統(tǒng)的步驟逐步完成這項工作。在高校實際運用辦公自動化系統(tǒng)的過程中，應(yīng)該充分考慮到高校的實際工作情況，按照由簡單到繁瑣的原則對這項工作進行持續(xù)優(yōu)化和調(diào)整。這樣的工作方式才能逐漸建立適合高校的辦公自動化系統(tǒng)，達到提高辦公管理工作的目標(biāo)。提高辦公管理工作規(guī)劃的科學(xué)性是非常重要的。

(三)建立健全的辦公管理機制

從高校的角度出發(fā)，在實際應(yīng)用和推行辦公自動化系統(tǒng)的過程中，應(yīng)該將本校的實際辦學(xué)和辦公管理工作的情況作為主要依據(jù)，建立健全的辦公管理機制，提高相關(guān)規(guī)章制度的完善程度。這樣的工作方式才能使辦公自動化系統(tǒng)的安全性得到提高，并能得到科學(xué)合理的應(yīng)用。健全的管理機制能為辦公信息的有效性提供保障，還能使文件發(fā)布工作更加規(guī)范[3]。另外，對辦公自動化系統(tǒng)實施檢查和考核也是一項重要工作，可以定期指派專業(yè)人員深入到不同的部門當(dāng)中，針對辦公管理工作情況實施檢查，運用規(guī)范的考核標(biāo)準(zhǔn)完成這項工作，并針對實際的工作情況展開交流和討論。這樣的方式有利于為高校運用辦公自動化系統(tǒng)提供推動力。

三、結(jié)論

綜上所述，高校是我國教育體系中的重要組成部分，辦公管理是其工作體系中的一個關(guān)鍵模塊。因此，高校管理者在對辦公自動化形成深入的了解和認(rèn)識的基礎(chǔ)上，可以革新辦公管理理念，提高辦公管理工作規(guī)劃的科學(xué)性，建立健全的辦公管理機制。通過本文對高校推行辦公自動化的意義及工作建議展開的一系列淺談，希望能為提高高校辦公管理工作的效率提供一些參考。