論高等學校檔案管理工作的創(chuàng)新

鄒晏秋

(吉林化工學院，吉林 吉林 132022)

隨著時代的進步和社會的發(fā)展我國高等教育也面臨著全面的改革，越來越重視教育結構的優(yōu)化和基礎建設，高校檔案管理工作作為高校的基礎管理工作也要有所突破，從思想上轉變觀念，充分思考高校檔案管理工作的改革思路和發(fā)展方向，深入了解高校檔案管理工作的重要性，提升高校檔案管理人員的素質(zhì)，更新觀念、勇于創(chuàng)新，推動高校檔案管理工作的全面發(fā)展。

一、高等學校檔案管理工作的重要性

高等學校的教育教學工作面臨著深化改革和長遠發(fā)展，從學校發(fā)展到建設，從學校的整合到專業(yè)調(diào)整，從學校宏觀人才培養(yǎng)目標到專業(yè)培養(yǎng)方案，從課程設置到教學計劃，從學科建設到學術研究，從教學評估到專業(yè)認證，無論改革之路走到哪一步，都會產(chǎn)生相關資料，通過篩選留存有價值的形成檔案信息資源，并在這一過程中利用檔案信息進行分析調(diào)研，從中積累總結經(jīng)驗，做好各項決策工作。

高等學校的行政管理部門是整個學校教育教學工作運轉的紐帶，承擔上傳下達，協(xié)助各項教育教學工作順利完成的職責，由此接收的命令、指示、通知、決定、請示、批復、函件、會議紀要等各類文件都統(tǒng)一歸屬于文書檔案，是學校管理、運行和發(fā)展的重要歷史記錄，對學校未來的工作也具有十分重要的參考價值。

二、高等學校檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新

創(chuàng)新是高等學校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要保證，創(chuàng)新的前提又要具備創(chuàng)新意識，形成創(chuàng)新理念。勇于改變固有的思維模式，突破檔案管理現(xiàn)有的狀態(tài)，培養(yǎng)超前意識，在把握好全局的基礎上，對高等學校檔案事業(yè)的發(fā)展，進行大膽的規(guī)劃和設想，從單一的傳統(tǒng)思想中解放出來，探求多維的發(fā)展空間[1]

管理方式的創(chuàng)新。高等學校檔案應改變沿襲以久的等待式管理模式，由被動轉向主動，積極挖掘檔案的潛在價值，多方面吸取新形勢下的現(xiàn)代化管理經(jīng)驗，把“死看死守”的注重保管收藏的檔案，“活化”成便于查詢、利用率更高的信息源泉，利用網(wǎng)絡這一平臺，實現(xiàn)對校內(nèi)全方位服務和對外合作交流，互通信息，拓寬檔案事業(yè)的發(fā)展領域。

管理手段創(chuàng)新。高等學校檔案信息量較大，分類標識較多，人工完成費時費力，且存在一定的偏差，解決這一問題就需要運用現(xiàn)代的科學技術手段，將紙質(zhì)檔案通過計算機錄入、掃描、刻錄光盤等形式進行數(shù)字化處理，建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，同時借助校園網(wǎng)、局域網(wǎng)等途徑進行檔案信息資源的網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)了檔案的直接錄入、快捷檢索、查閱可控，推進了高等學校檔案事業(yè)的高速發(fā)展。

管理合作的創(chuàng)新。互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)，加速了文檔一體化的進程，文件按照標準和規(guī)范生成電子文檔，實行文檔一體化管理，必須改進現(xiàn)有的檔案管理模式，尋求利用計算機等現(xiàn)代化的工具進入新模式，與辦公自動化對接，同步加快檔案的全程自動化管理，立足檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。

管理制度創(chuàng)新。高等學校檔案的現(xiàn)代化管理，對檔案的安全保密管理提出了更高的要求，需要建立健全各項規(guī)章制度。針對檔案信息的網(wǎng)絡化管理，應該制定更加嚴格的管理制度，落實責任到每個人，對每位利用者進行網(wǎng)絡安全教育，加強保密意識，做到檔案管理工作全程無死角、無漏洞，確保學校檔案在網(wǎng)絡環(huán)境下的安全，保證高等學校檔案事業(yè)的順利進行。

三、高等學校檔案管理人員隊伍的創(chuàng)新建設

做好高等學校檔案管理工作，建設一支業(yè)務精湛、創(chuàng)新意識強、綜合素質(zhì)高的管理人員隊伍是關鍵[2]。

在高校檔案管理工作不斷創(chuàng)新，逐步完成信息化建設的背景下，對高校檔案管理人員提出了更高的要求，不能只局限于熟練的手工裝訂和操作來管理檔案，還要緊跟時代的腳步，增強創(chuàng)新意識，掌握檔案管理方面的前沿信息，精通現(xiàn)代化管理。在具備一定的檔案專業(yè)知識和理論的基礎上，還要學習計算機軟件應用、網(wǎng)絡技術、檔案設備操作等多方面的知識和技能，參加現(xiàn)代化管理的培訓，聽取檔案管理專業(yè)的講座和論談，定期進行校際交流，以提高自身的專業(yè)水平和管理水平，積極參與高校檔案管理工作的創(chuàng)新建設。

高校檔案管理人員要用現(xiàn)代化的發(fā)展眼光，創(chuàng)建檔案管理工作全新的服務體系。要以用戶服務為根本注入“人性化”服務，統(tǒng)計用戶對檔案的需求指標，并對其進行細致分析和研究，總結出檔案管理服務與用戶需求的差距，從實際出發(fā)改善現(xiàn)有服務環(huán)境，主動適應檔案管理工作發(fā)展的新開勢，加強與高校各管理部門和社會相關單位的溝通，提供檔案信息交流，大膽創(chuàng)新、豐富檔案資源、開放檔案服務，實現(xiàn)檔案資源共享。在做好檔案服務基礎工作的同時，借助現(xiàn)代化服務工具，完善檔案管理工作的服務機制，對高校檔案進行科學的綜合性管理，樹立全心全意為人民服務的觀念，不斷提高現(xiàn)代化的服務水平和服務效率，最大限度滿足用戶的需要。

總之，高等學校的檔案管理工作即要保留傳統(tǒng)的精華，又要與時俱進突破自我，實現(xiàn)自我的發(fā)展和更新，從大局出發(fā)跟隨時代前進的步伐，在踏踏實實做好檔案基礎工作的同時，推動高等學校檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。