大數據時代下檔案信息化管理工作

陳志云

(南通星辰合成材料有限公司，江蘇 南通 226017)

當前在檔案信息化管理工作中還存在一些問題，不僅難以保障隱私和安全，在人才引進方面也存在困境。因此在大數據時代下，檔案管理部門通過利用互聯網通信技術，將高科技引入到檔案信息化管理工作中，不僅可以提升檔案信息管理的真實性和穩(wěn)定性，同時也能在一定程度上提升檔案管理質量，在對檔案信息進行精確化管理的同時，為后續(xù)的工作提供原始依據。

一、大數據時代下檔案信息化管理工作面臨的困境和機遇

(一)大數據時代下檔案信息化管理工作面臨的困境分析

首先，檔案信息在隱私和安全方面難以管理。大數據時代，網絡安全問題頻頻發(fā)生。尤其在檔案管理過程中，如果網絡密鑰被人破解，就會造成大量信息失真甚至是泄露，為檔案管理工作帶來隱患和負擔。因此，如何才能利用網絡安全技術手段完善檔案信息化管理質量，是當前檔案管理工作人員率先要解決的問題。其次，在人才引進方面存在難度。大數據檔案管理中一切管理信息和技術信息都是最新的，因此對管理人員素質的要求也在不斷提升。與傳統檔案管理工作相比，檔案信息化管理要求管理者既要掌握基本的檔案信息歸檔、整理和分類能力，還需要主動探查市場信息，利用信息化技術對檔案信息進行搜集和管理。但是當下的檔案管理者并不具備這些素質，缺乏相關人才基礎，難以為檔案信息化管理提供人力資源保障[1]。

(二)大數據時代下檔案信息化管理工作面對的機遇

首先，能夠為檔案管理提供更多的信息資源。在大數據時代，工作者每天都會面對海量的信息資源，并對其進行挑選和截取，以充實檔案內容。這樣一來可以隨時滿足受眾的信息需要，同時也能在一定程度上保障信息類型和功能的完整性，從而為決策者的科學決策提供原始和穩(wěn)定的依據。其次，有效拓展了檔案管理系統。隨著大數據時代的到來，想要提升檔案信息化管理質量，勢必要摒棄傳統信息獲取和存儲渠道，使信息加工更加明確化。同時，利用云計算管理技術，還能在一定程度上拓展檔案管理系統，擴容信息資源管理系統，使信息的傳播更具即時性和穩(wěn)定性。這樣不僅提升了檔案信息化管理的智能化和數字化水平，同時也在一定程度上降低了檔案信息化管理的維護成本，在拓寬檔案管理職能的基礎上，為社會的發(fā)展提供資源動力。

二、大數據時代下檔案信息化管理工作創(chuàng)新的途徑

(一)有效改革檔案信息的收集方式

在信息化時代下，通過在檔案信息化管理工作中融入大數據技術，不僅大大改良了傳統的檔案信息管理和整理的渠道，也在一定程度上豐富了數據信息的搜集方式。具體來講首先，應該全力發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢，管理者在實際工作中，應該有效拓展檔案信息和數據的類別，不斷提升自身的各類結構化能力，尤其是信息搜集能力和市場敏銳性。其次，管理者應該有意識地拓寬信息資源的獲取渠道，將大量碎片化的信息納入到檔案管理中，從而建立有效的大數據庫結構，除了文字信息之外，還有圖片、網頁、視頻等資源的維護和管理，從而促進檔案信息管理的智能化和高效化[2]。

(二)全面提升檔案管理者的能力結構

有效提升檔案管理者的能力結構，是提升大數據時代下檔案信息化管理工作質量的最直接手段，也是滿足檔案服務智能化的有效策略。因此在實踐中檔案信息化管理者首先應該創(chuàng)新研究智能化檔案信息管理的服務模式，提升自身服務的主動性和創(chuàng)造性，在提高檔案信息資源利用效率的同時，使不同類型檔案資源的價值有效發(fā)揮出來。其次，檔案信息管理者應該有效提升自身的計算機處理能力，利用云計算和大數據等智能化技術手段不斷優(yōu)化檔案管理的服務價值，根據不同受眾價值取向的不同，為其提供具有針對性的智慧型服務，滿足其對信息資源的索取。最后，檔案信息化管理者也應該有效分析檔案管理行業(yè)的市場導向，以自身工作為起點，有效整合市場信息資源，從而不斷更新檔案信息資源。除此之外，管理部門也應該適當引進高素質的檔案管理型人才，保證人員的流動，優(yōu)勝劣汰，始終為檔案管理工作提供人才動力。

三、結語

大數據時代下，促進檔案信息化管理工作的有效展開，不僅可以滿足檔案信息的歸檔和整理，還能為決策者提供科學依據。因此在實際的管理和構建中，檔案信息化管理人員應該與時俱進，不斷調整信息化的能力結構，有效改革檔案信息的收集方式，促進檔案管理朝著智能化和數字化的方向發(fā)展，從而為社會的發(fā)展提供資源保障。