信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的實(shí)踐研究

張麗君

(山西省呂梁市會(huì)計(jì)學(xué)校，山西 呂梁 033000)

中職學(xué)校的檔案管理不但包括學(xué)生個(gè)人學(xué)習(xí)檔案、教師教學(xué)檔案，還有學(xué)校發(fā)展史和職工教學(xué)活動(dòng)的管理，可以說(shuō)是綜合了中職學(xué)校的所有信息，關(guān)乎著學(xué)校的發(fā)展歷程和未來(lái)規(guī)劃，所以檔案管理工作就顯得尤為重要。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)普遍應(yīng)用于各行各業(yè)，在中職學(xué)校檔案管理中引入信息技術(shù)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化辦公，有助于檔案管理的信息智能化，促進(jìn)創(chuàng)新模式的應(yīng)用，提高檔案管理的效率，使中職學(xué)校信息得到高效的管理，為檔案調(diào)取提供便捷。

一、中職學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題

學(xué)校并沒(méi)有形成完善的檔案管理法規(guī)，一些畢業(yè)生的檔案存在遺留問(wèn)題，使檔案管理存在滯后性。從檔案管理人員來(lái)說(shuō)沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的責(zé)任意識(shí)，只是單純地認(rèn)為檔案管理就是對(duì)中職學(xué)校的教學(xué)數(shù)據(jù)和職工信息進(jìn)行存儲(chǔ)、調(diào)取和保密，與資料保管混為一談，沒(méi)有重視檔案管理的工作，在責(zé)任意識(shí)上比較單薄。其次，管理人員的管理水平不高。由于學(xué)校對(duì)檔案管理工作的支持度少，使從事檔案管理工作的人員一般都沒(méi)有接觸過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作流程做不到得心應(yīng)手，更不用說(shuō)檔案分類(lèi)、立卷的工作開(kāi)展。另外管理人員在信息技術(shù)的掌握上一般比較薄弱，檔案的信息化管理并不是將所有的管理工作都交給計(jì)算機(jī)來(lái)完成，而是要在充分了解檔案管理信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上分清人工動(dòng)手部分和系統(tǒng)自動(dòng)化處理部分。比如數(shù)據(jù)的錄入、核對(duì)就需要人工完成，信息的歸納整理就可以借助系統(tǒng)自動(dòng)處理。因此要加強(qiáng)管理人員對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用，用創(chuàng)新型的思想理念提高檔案管理的水平，促進(jìn)中職學(xué)校的信息化推廣。

二、信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)

(一)信息技術(shù)的應(yīng)用提高檔案管理水平

信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用有利于將計(jì)算機(jī)、多媒體、網(wǎng)絡(luò)的多種技術(shù)進(jìn)行融合處理，能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)在信息處理上的快速度、大容量、靈活調(diào)取等優(yōu)點(diǎn)，符合現(xiàn)代化的信息管理系統(tǒng)的要求。還可以借助電腦處理軟件將檔案信息通過(guò)文字、圖像、動(dòng)畫(huà)等多元化的方式進(jìn)行分類(lèi)，提高檔案管理的專(zhuān)業(yè)性。另一方面有助于調(diào)閱者對(duì)檔案進(jìn)行隨時(shí)搜索和查閱，方便檔案在管理過(guò)程中的流動(dòng)。

(二)有助于培養(yǎng)檔案管理員的職業(yè)素養(yǎng)

信息化的檔案管理方式不同于以往傳統(tǒng)的管理手段，對(duì)管理人員的要求也會(huì)更加全面，不但要求管理者擁有一定的專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作能力，掌握不同程度的信息處理技術(shù)。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用可以促使管理人員隨時(shí)掌握自身信息化處理能力的發(fā)展，不斷提高信息技術(shù)水平，通過(guò)獨(dú)立思考與實(shí)踐培養(yǎng)自己的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和計(jì)算機(jī)科學(xué)素養(yǎng)，促進(jìn)管理人員的全面發(fā)展。

三、強(qiáng)化信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用策略

(一)加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

中職學(xué)校在檔案管理上并沒(méi)有完善的法規(guī)約束，這也使得在檔案管理上比較籠統(tǒng)，對(duì)重要資料的整理與歸類(lèi)不夠細(xì)致。因此，信息技術(shù)應(yīng)用到中職學(xué)校檔案管理工作的第一步就是規(guī)范現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)，改變管理理念，提高中職學(xué)校檔案管理整體水平。要從檔案管理體系上出發(fā)，從標(biāo)準(zhǔn)化的角度出發(fā)建立全面的管理體系，用來(lái)規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)的操作，從而確保信息技術(shù)在有法可依的前提下實(shí)現(xiàn)檔案管理工作在每個(gè)環(huán)節(jié)的高效執(zhí)行，還有助于管理人員在檔案自動(dòng)化建設(shè)的過(guò)程中進(jìn)行創(chuàng)新探索，提高檔案管理信息化的質(zhì)量。

(二)健全數(shù)據(jù)庫(kù)信息化建設(shè)

中職學(xué)校的檔案管理依然處在過(guò)渡階段，要想完全進(jìn)入信息管理系統(tǒng)階段首要步驟就是健全穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫(kù)，在以全宗為原則的基礎(chǔ)上面向全校檔案數(shù)據(jù)管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)記錄從一而終。另外檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的管理要跟隨學(xué)?；顒?dòng)周期進(jìn)行動(dòng)態(tài)記錄，使檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)在信息化系統(tǒng)中能夠精確記錄，從而形成完整的數(shù)據(jù)鏈條，學(xué)校在查閱過(guò)程中能夠清晰地對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選與利用。

(三)進(jìn)行信息技術(shù)培訓(xùn)，提高管理水平

信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理的實(shí)踐中，需要管理人員極強(qiáng)的探究意識(shí)，因此，學(xué)校要加強(qiáng)管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，提高其計(jì)算機(jī)操作能力。管理人員的工作水平直接關(guān)乎到檔案管理信息化的進(jìn)程，為了提高管理工作的效率，可以讓管理人員結(jié)合自己的愛(ài)好選取適合的信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，在不斷地檔案管理工作實(shí)踐中，促進(jìn)管理人員對(duì)信息技術(shù)的熟悉和鞏固，提高其對(duì)信息的搜集整合能力，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效性，使檔案管理更加完整化、自動(dòng)化、科學(xué)化，符合信息化時(shí)代的要求，為信息技術(shù)在中職學(xué)校檔案管理的應(yīng)用實(shí)踐打好堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

四、結(jié)語(yǔ)

中職學(xué)校的檔案管理工作雖然正在走向信息化，但是仍然存在許多不足，中職學(xué)校需要不斷加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，健全數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)水平，為信息技術(shù)在檔案管理工作中的實(shí)踐助力。還可以提高檔案管理水平有助于促進(jìn)中職學(xué)校科學(xué)化管理，提高其綜合競(jìng)爭(zhēng)力。