高校辦公室印章管理工作的思考與建議

駱瑞嵐

(中國民用航空飛行學(xué)院，四川 廣漢 618307)

一、印章管理工作的重要性

印章，也稱“圖章”，是一個(gè)組織對外聯(lián)系與進(jìn)行活動的憑證和標(biāo)志。高校印章是學(xué)校形象與地位的象征，是學(xué)校教學(xué)、科研、管理工作和對外活動的重要憑證。高校辦公室負(fù)責(zé)學(xué)校印章的管理、使用和維護(hù)等工作，同時(shí)這也是學(xué)校辦公室服務(wù)師生的基本內(nèi)容。學(xué)生畢業(yè)證書、項(xiàng)目申報(bào)書等各類文本型材料均需加蓋學(xué)校公章才具備法律效力和認(rèn)可，它們在適用范圍和頻率上普遍高于一般其他單位的公章。印章管理工作看似是小事，一旦失誤，卻有可能給整個(gè)學(xué)校的名譽(yù)和利益帶來無法挽回的不良影響。

二、印章管理工作中存在的問題

(一)認(rèn)識不足

很多師生認(rèn)為蓋章就是簡單的戳章，存在認(rèn)為用印事小，管理人員是熟人就不愿意辦理手續(xù)的現(xiàn)象。不乏有人嫌辦理手續(xù)麻煩，就找熟人或說“某某領(lǐng)導(dǎo)交代的事情”前來用印，如果管理人員不同意，就認(rèn)為管理人員不給面子，對學(xué)校辦公室辦事態(tài)度與質(zhì)量不滿意。不管是學(xué)校教職工還是學(xué)生，對于印章管理工作的性質(zhì)存在誤區(qū)，對印章管理工作的重要性程度認(rèn)識不足。

(二)制度不健全

各高校普遍存在沒有一套完善的印章管理制度。一是沒有對印章刻制、啟用、廢止、銷毀等方面制度，多是開具介紹信便前去刻章，啟用也沒有在全校發(fā)文；二是沒有印章管理和使用制度，大部分還是憑經(jīng)驗(yàn)和傳授來進(jìn)行；三是沒有相關(guān)責(zé)任制度，在印章使用不當(dāng)或有誤時(shí)沒有明文規(guī)定如何追究當(dāng)事人責(zé)任。

(三)管理不嚴(yán)格

部分高校辦公室沒有指派專人保管印章，或指派的專人沒有進(jìn)行過相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)不精，素質(zhì)不高。遇到移交其他專人保管印章或節(jié)假日值班時(shí)，印章交接沒有履行交接手續(xù)等問題。同時(shí)，印章管理人員(以下簡稱“管理人員”)通常將印章放在抽屜里，常來辦事的師生都知道鑰匙的存放位置，可隨意拿取，甚至有時(shí)出現(xiàn)管理人員離開辦公室，章還放在辦公桌上的情況。

(四)使用不規(guī)范

高校辦公室工作人員和廣大師生均存在手續(xù)不完善就蓋章的現(xiàn)象。部分管理人員日常事務(wù)繁雜，認(rèn)為用印事小，用印時(shí)便草率了事，甚至有些隨手一拿印章倒著蓋章；有的前來辦事的師生嫌審批流程麻煩，沒有申請單位領(lǐng)導(dǎo)簽字和蓋章就前來用印，或是用印后不履行登記手續(xù)便匆匆離開。遇到緊急用印和學(xué)位證等大批量用印時(shí)，用印不規(guī)范的問題尤為明顯。

(五)維護(hù)不到位

相比其他行政機(jī)關(guān)，高校印章使用頻率較高，并且由于印章的權(quán)威性和標(biāo)志性，印章使用時(shí)間一般都比較長。長年累月，印章多出現(xiàn)污漬，印油和凹陷的情況，造成蓋章字跡不清晰，文件、證件等材料上不潔凈的問題。

三、做好印章管理工作的建議

(一)提高認(rèn)識

管理人員和教職工、學(xué)生應(yīng)從思想上轉(zhuǎn)變觀念、提高思想站位，對印章管理工作有一個(gè)正確的認(rèn)識。首先高校辦公室應(yīng)注重印章管理工作業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)與法律意識，避免印章管理或使用不當(dāng)帶來的法律風(fēng)險(xiǎn)。其次，針對廣大師生辦事人員要加強(qiáng)宣傳，耐心解釋，讓其明白印章的重要性，理解印章管理工作，避免造成不必要的矛盾。

(二)完善制度

站在學(xué)校高度，由學(xué)校辦公室牽頭，廣泛征求師生意見，根據(jù)有關(guān)行政法規(guī)和規(guī)章，參照其他黨政機(jī)關(guān)印章管理制度，制定一整套完善的學(xué)校印章管理制度與使用規(guī)定，進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校印章管理工作，防止因印章管理或使用不當(dāng)而損害學(xué)校利益。

(三)加強(qiáng)管理

印章應(yīng)交由有責(zé)任心、做事認(rèn)真且業(yè)務(wù)精干的專人保管，并存放于密碼柜等安全性較高的設(shè)備中，原則上禁止外借他人帶出辦公室。如果印章遺失或私自外借他人，應(yīng)按照規(guī)定追究管理人員相應(yīng)責(zé)任。如遇管理人員外出或節(jié)假日輪流值班時(shí)，應(yīng)將印章移交給值得信賴的同事保管，并告知其用印審批程序、登記事項(xiàng)、保險(xiǎn)柜密碼等注意事項(xiàng)。

(四)規(guī)范使用

用印前須由用印申請人辦理相應(yīng)手續(xù)。申請人需填寫《用印申請表》，并由所在單位領(lǐng)導(dǎo)簽署明確意見并加蓋單位公章，有歸口職能部門的業(yè)務(wù)用印需有關(guān)職能部門統(tǒng)一用印或簽署明確意見后方可用印。如需加蓋法人私章，必須經(jīng)學(xué)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核，法人明確同意以后方可使用。以學(xué)校名義對外發(fā)文時(shí)，必須由主辦單位擬稿，主辦單位負(fù)責(zé)人和學(xué)校辦公室核稿，相關(guān)職能部門會簽，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)以后，由學(xué)校辦公室統(tǒng)一用印后裝訂。合同、協(xié)議等文件應(yīng)由各高校法務(wù)部門簽署明確用印意見。

管理人員嚴(yán)禁在空白紙張、表格等資料上加蓋印章。對行文不規(guī)范的文檔，如字跡潦草、有明顯涂改、落款單位不明的，管理人員應(yīng)拒絕加蓋印章，務(wù)必做到不走關(guān)系，不送人情。同時(shí)要堅(jiān)持用印登記制度，用印時(shí)由用印申請人進(jìn)行詳細(xì)登記，由管理人員簽字，以備查閱。

(五)堅(jiān)持維護(hù)

印章使用過程中，注意避免印章摔落在地或碰到其他堅(jiān)硬物品，如果沾上多余印泥或其他污漬，管理人員需及時(shí)清潔。平日里要做到經(jīng)常擦拭印章，并定期進(jìn)行清洗，做到堅(jiān)持保持印章字跡清楚。