建立預(yù)約公證系統(tǒng)的必要性分析

郄亞鑫

(西北政法大學(xué)法律碩士教育學(xué)院，陜西 西安 710000)

一、傳統(tǒng)工作模式下的公證處現(xiàn)狀

由于我國公民法律意識(shí)的提高，人們對(duì)公證的需求逐漸增大，再加上各地公證處推出的針對(duì)老年人、殘疾人等社會(huì)弱勢(shì)群體的優(yōu)惠政策，使越來越多的普通家庭選擇辦理公證來增加保障。目前大多數(shù)公證處仍然采取現(xiàn)場(chǎng)排隊(duì)辦理公證的傳統(tǒng)工作模式，此種模式存在以下幾點(diǎn)弊端：

(一)公證處人滿為患，當(dāng)事人等待時(shí)間較長(zhǎng)

由于現(xiàn)場(chǎng)咨詢及辦理公證的人數(shù)較多，當(dāng)事人來到公證處往往不能被及時(shí)受理，需要在辦公室或綜合大廳等待較長(zhǎng)時(shí)間。有的當(dāng)事人可能只需要在某一事項(xiàng)上獲得公證員的一句口頭答復(fù)，也要和其他辦理公證的當(dāng)事人一同排隊(duì)；有的當(dāng)事人在等待幾小時(shí)后終于排到公證員面前，卻被告知未帶齊資料；甚至有些當(dāng)事人的請(qǐng)求根據(jù)法律規(guī)定無法公證，這些情況常有發(fā)生，浪費(fèi)了當(dāng)事人不必要的時(shí)間。

(二)事前準(zhǔn)備不足導(dǎo)致當(dāng)事人來回奔波，給公證員及當(dāng)事人都造成極大的負(fù)擔(dān)

由于當(dāng)事人不了解辦證流程，來辦理公證前是在網(wǎng)絡(luò)上查詢或通過辦理過相同公證的朋友口中得知應(yīng)準(zhǔn)備何種資料，來到公證處才發(fā)現(xiàn)公證員所要求的資料并沒有準(zhǔn)備；還有些當(dāng)事人的情況復(fù)雜，且不放心電話咨詢、網(wǎng)絡(luò)查詢獲得的答復(fù)，往往選擇親自到公證處咨詢辦證相關(guān)事宜；有的當(dāng)事人來到公證處已臨近下班時(shí)間，在和當(dāng)天值班工作人員描述基本情況后被告知擇日再來辦理公證，當(dāng)事人再來時(shí)，如果上次受理的工作人員外出辦證，則需要和另一個(gè)工作人員重新進(jìn)行溝通。以上幾種情況均會(huì)導(dǎo)致占用資源、浪費(fèi)雙方時(shí)間、當(dāng)事人奔波次數(shù)較多等弊端。

(三)當(dāng)事人對(duì)公證處的評(píng)價(jià)下降

由于公證處上班時(shí)間均為正常工作日，學(xué)生或上班族往往是請(qǐng)假來辦理公證，往往會(huì)追求效率。尤其是遺囑、遺產(chǎn)繼承、贈(zèng)與類公證，涉及人數(shù)較多，且情況復(fù)雜，如果出現(xiàn)等待時(shí)間長(zhǎng)或各部門正在受理的案件過多，均在當(dāng)天無法受理此案件，甚至是由于資料沒帶齊、相關(guān)人員沒來夠?qū)е滦枰獡袢赵賮磙k理，會(huì)使當(dāng)事人產(chǎn)生情緒波動(dòng)，有的會(huì)認(rèn)為是公證處工作人員故意拖延，無形中造成對(duì)公證處的評(píng)價(jià)下降，影響公證處的社會(huì)公信力。

有的公證一次性無法辦完，公證員告知當(dāng)事人擇日再來補(bǔ)全手續(xù)，若當(dāng)事人來之前未與公證員提前聯(lián)系，很可能遇到公證員外出辦證，無人受理的情況。尤其是涉及需見證人到場(chǎng)的案件，通常見證人為同事、鄰居或居委會(huì)成員，在工作日來公證處為他人作證需要當(dāng)事人的再三請(qǐng)求，如果來之后被告知公證員外出辦證當(dāng)天無法受理，再加上不了解公證員的工作性質(zhì)，雙方信息不對(duì)稱，自然會(huì)引起當(dāng)事人對(duì)公證處極大的不滿。

(四)公證員工作壓力大

持續(xù)高強(qiáng)度的工作、擠滿辦公室的當(dāng)事人、在場(chǎng)等待當(dāng)事人的不斷催促，若公證人員長(zhǎng)期處于此種高壓工作狀態(tài)下，會(huì)使其工作效率降低，對(duì)工作產(chǎn)生厭倦感，且無法保證辦證質(zhì)量，返工概率增大，長(zhǎng)此以往，將會(huì)形成惡性循環(huán)。

二、預(yù)約公證在中國的現(xiàn)狀

2015年10月，廣東省佛山市南海區(qū)開設(shè)涉及農(nóng)村股改公證的預(yù)約通道；2016年11月，北京市司法局在服務(wù)群眾暨“放管服”工作發(fā)布會(huì)上正式宣布9家公證處接受微信預(yù)約。目前，我國各地公證處對(duì)預(yù)約公證方式的重視度不高，在基礎(chǔ)建設(shè)中并未普遍使用，即使在某一公證處的官方網(wǎng)站上有相關(guān)介紹，也并未正式開通預(yù)約通道，相關(guān)信息顯示不完善，當(dāng)事人難以成功預(yù)約。

三、預(yù)約公證的優(yōu)勢(shì)

預(yù)約公證有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢(shì)：

(一)當(dāng)事人在預(yù)約時(shí)間來公證處即可直接辦理公證，無需排隊(duì)等待。公證處應(yīng)以服務(wù)當(dāng)事人為第一要義，縮短當(dāng)事人等待時(shí)間可以增加其對(duì)公證處的好感度，給當(dāng)事人以良好的體驗(yàn)。

(二)公證員根據(jù)預(yù)約情況合理安排工作，保障服務(wù)質(zhì)量。在傳統(tǒng)受理模式中，經(jīng)常出現(xiàn)當(dāng)事人集中來辦理公證的情況，不僅給公證員造成極大的負(fù)擔(dān)，也使當(dāng)事人浪費(fèi)過多的時(shí)間，合理安排每個(gè)公證的受理時(shí)間，是雙方共同的希望，而預(yù)約公證系統(tǒng)的“分時(shí)段預(yù)約”可以有效解決這個(gè)問題。

(三)公證員可以根據(jù)預(yù)約平臺(tái)中當(dāng)事人的基本信息提前與當(dāng)事人建立聯(lián)系，了解其基本情況，并告知其應(yīng)提前準(zhǔn)備哪些資料，防止出現(xiàn)未帶齊資料來回奔波的情況，確保一次性辦完。

(四)構(gòu)建預(yù)約公證系統(tǒng)后，可以有效控制每一時(shí)段的公證數(shù)量，避免辦公場(chǎng)所當(dāng)事人大量聚集，形成良好秩序，同時(shí)也可以減少公證處的管理成本。

(五)預(yù)約電子化也可以簡(jiǎn)化聯(lián)系當(dāng)事人的工作，當(dāng)需要聯(lián)系當(dāng)事人時(shí)，不需再翻閱厚厚的卷宗，只需通過網(wǎng)上預(yù)約系統(tǒng)中預(yù)留的電話即可，即使是卷宗中未記錄電話或短時(shí)間無法找到卷宗，也可快速在系統(tǒng)內(nèi)查找。

四、設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

公證處可通過多種途徑為當(dāng)事人提供預(yù)約公證服務(wù)，如窗口預(yù)約、電話預(yù)約、官方網(wǎng)站預(yù)約、自助機(jī)預(yù)約、微信公眾號(hào)預(yù)約等。最大程度滿足不同當(dāng)事人的預(yù)約辦證需求。[1]

預(yù)約公證系統(tǒng)建成后，公證處宣傳部門應(yīng)加強(qiáng)宣傳，擴(kuò)大預(yù)約公證方式的知曉度?？梢酝ㄟ^公證處官網(wǎng)、微信公眾號(hào)、公證大廳顯示屏等方式對(duì)預(yù)約公證進(jìn)行宣傳，在各平臺(tái)上及時(shí)公布公證員基本信息、預(yù)約常見問題及預(yù)約公證流程。對(duì)來到公證處的當(dāng)事人可以通過專員現(xiàn)場(chǎng)解說的方式對(duì)預(yù)約公證方式進(jìn)行宣傳。當(dāng)事人可以根據(jù)自身情況選擇窗口預(yù)約、電話預(yù)約、自助機(jī)預(yù)約、官網(wǎng)預(yù)約、微信公眾號(hào)預(yù)約等方式。預(yù)約公證既保證了當(dāng)事人成功辦理公證，避免來到公證處后等待時(shí)間較長(zhǎng)，又保證了當(dāng)事人按號(hào)有序辦理公證，縮短當(dāng)事人等待時(shí)間，避免發(fā)生擁堵現(xiàn)象，給當(dāng)事人帶來極大的便利。

后臺(tái)管理人員應(yīng)至少提前1個(gè)月將號(hào)源投放到所有預(yù)約平臺(tái)，每日下午3點(diǎn)關(guān)閉次日所有的預(yù)約號(hào)源，并將號(hào)池中預(yù)約剩余的號(hào)投放到次日的現(xiàn)場(chǎng)預(yù)約中去。[2]預(yù)約平臺(tái)與公證處的電腦終端相連，當(dāng)事人能實(shí)時(shí)看到公證處剩余的號(hào)源情況，自主選擇合適的時(shí)間前來辦理公證。公證處可在每天預(yù)留一定數(shù)量的號(hào)源，以便為情況特殊的當(dāng)事人辦理公證。針對(duì)老年人和殘障人士，公證處可安排專人指導(dǎo)其在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行預(yù)約。

采取分時(shí)段預(yù)約。實(shí)行分時(shí)段預(yù)約公證，將當(dāng)事人設(shè)置不同時(shí)段的固定時(shí)間內(nèi)來到現(xiàn)場(chǎng)辦理公證，這樣不僅方便當(dāng)事人合理安排自我時(shí)間，也能將當(dāng)事人有效分散，避免擁堵、縮短當(dāng)事人等待時(shí)間，還能在維持良好的辦公秩序和提高公共資源的利用效益方面發(fā)揮一定程度的積極作用。[3]

采取實(shí)名制預(yù)約。當(dāng)事人在各平臺(tái)預(yù)約時(shí)，應(yīng)根據(jù)要求填寫其姓名、性別、年齡、身份證號(hào)、電話號(hào)碼、辦理公證事項(xiàng)等基本信息，以便公證員提前與其聯(lián)系了解基本情況，平臺(tái)中儲(chǔ)存的信息也便于公證辦理結(jié)束后公證員對(duì)經(jīng)手案件的整理和匯總，以及在需要時(shí)快速查找相關(guān)信息。

現(xiàn)場(chǎng)手續(xù)辦理完成后，當(dāng)事人等待公證書的過程中，公證處應(yīng)通過預(yù)約平臺(tái)顯示公證書的辦理進(jìn)度，使當(dāng)事人通過網(wǎng)絡(luò)可以隨時(shí)看到。如果只是按照傳統(tǒng)的通知方式，當(dāng)事人等待公證處的電話通知其領(lǐng)取，會(huì)產(chǎn)生很大的不確定性，造成當(dāng)事人的焦慮，有些當(dāng)事人甚至在電話通知前多次到公證處詢問，這樣不僅耽誤當(dāng)事人的時(shí)間，使其多次奔波，也增大了工作人員的工作量。

五、結(jié)語

綜上所述，現(xiàn)階段普遍存在的公證受理模式存在明顯的弊端，建立完善的公證預(yù)約系統(tǒng)，有助于在保證公證辦理質(zhì)量的基礎(chǔ)上，不斷提升工作效率，切實(shí)保障當(dāng)事人及公證員的利益。所以本文通過分析傳統(tǒng)公證受理模式存在的問題以及預(yù)約公證的優(yōu)勢(shì)，希望促使各地重視公證預(yù)約系統(tǒng)的建立。