信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化研究

徐紅

[摘 要]只有順應時代發(fā)展潮流，才會取得更好發(fā)展，隨著經(jīng)濟和科技的不斷發(fā)展，事業(yè)單位會計檔案信息化已經(jīng)是大勢所趨，抓住信息化的機會進行改革和升級有利于高效、便捷地處理財務信息，提高事業(yè)單位會計檔案的管理水平和效率。而存在的問題也不可忽視，要發(fā)現(xiàn)問題、分析問題、解決問題，要在完善制度保障、建設專業(yè)人才隊伍、提高安全意識和軟件專業(yè)化等方面進行事業(yè)單位會計檔案管理優(yōu)化。

[關鍵詞]信息化;會計檔案;優(yōu)化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.074

[中圖分類號]F810.6;G271[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）24-0-02

0 ? ? ?引 言

2017年，中國共產黨第十九次全國代表大會明確指出，我國已經(jīng)進入了“新時代”。在這個新時代，我國科技、經(jīng)濟、文化、政治等方面都取得了巨大成就，使我國向著偉大復興的中國夢更進了一步。在這個承前啟后、繼往開來的新時代，我國信息化不斷發(fā)展，在這個背景下的各項事業(yè)都需要適應信息化帶來的改變，必須緊跟信息化的步伐，利用信息化為社會為國家做貢獻。所以，事業(yè)單位會計檔案的管理也必須在信息化的背景下進行優(yōu)化，從而提高事業(yè)單位會計檔案管理的質量和效率。

1 ? ? 會計檔案信息化

2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》中第二條明確規(guī)定，事業(yè)單位的會計檔案管理要適用于此項法律。并清晰解釋了什么是會計檔案。會計檔案可以說是會計資料，反映的主體是單位，包括國家機關、事業(yè)單位、企業(yè)、社會團體;會計資料是在進行會計核算等過程中形成的;會計資料形式是具有保存價值的文字、圖表等;會計資料記錄和反映的是單位的經(jīng)濟業(yè)務;在新時代信息化背景下，會計資料還包括通過電子設備形成、傳輸、儲存的電子會計檔案。隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展，科學技術的資金投入越來越高，從而推動了我國科技創(chuàng)新能力大大提升，信息化社會愈發(fā)明顯，各個領域也憑借信息化的科技和便捷充分發(fā)展。為了適應時代發(fā)展和科技的進步，事業(yè)單位會計檔案管理也必須進行優(yōu)化，從而提高會計檔案管理的質量。從《會計檔案管理辦法》中對電子會計檔案的提出和重視就可以感受到信息化給事業(yè)單位會計檔案管理帶來的變化，并且電子會計檔案的加入和調整對于事業(yè)單位會計檔案管理和更好地服務社會帶來了積極影響。

2 ? ? 信息化會計檔案管理的特點和意義

2.1 ? 特點

信息化檔案管理不同于之前的檔案管理方法，最明顯的地方就是能做到自動化。新時代科學技術如此發(fā)達，信息化檔案管理工作也必然要乘著科技創(chuàng)新的浪潮奔向更美好的明天。信息化檔案管理工作的順利展開和實施得益于計算機設備和網(wǎng)絡技術，自動化首先體現(xiàn)在計算機系統(tǒng)能夠自動生成電子化資料。自動生成電子化檔案信息不僅十分便捷，而且能夠使會計檔案信息具有一定程度的準確性;信息化會計檔案管理的自動化還體現(xiàn)在自動預警。電子設備最怕的就是出現(xiàn)故障導致內部信息全部損壞、丟失或者故障，進而使內部資料紊亂，所以當檔案信息出現(xiàn)異常時，計算機系統(tǒng)會自動報警提醒工作人員進行維修，這樣既可以及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題，又可以避免資料損失。

2.2 ? 意義

2.2.1 ? 自動化處理提高了工作效率

基于信息化會計檔案管理自動化的特點，可以通過自動化處理大幅提高工作效率。今天，我國進入了互聯(lián)網(wǎng)新時代，我國各項事業(yè)運用互聯(lián)網(wǎng)技術得到迅速發(fā)展，因為計算機能夠進行高效信息處理，對于信息的輸入輸出、儲存和轉發(fā)都十分便捷。信息化的會計檔案管理可以通過計算機系統(tǒng)對會計憑證、報表、賬簿等進行自動生成，還可以對數(shù)據(jù)進行自動核算、自動判別會計數(shù)據(jù)檔案是否真實可靠，自動對會計資料進行分類保管，使會計業(yè)務處理實現(xiàn)了自動化。所以，不論從哪個方面都可以看出自動化的會計檔案管理節(jié)省了處理時間、提高了工作效率、增強了數(shù)據(jù)的準確性，信息化對事業(yè)單位會計檔案的管理起到了推動作用。

2.2.2 ? 信息化會計檔案管理能夠提高管理水平

實施會計檔案電子化管理可以將不同系統(tǒng)中的會計數(shù)據(jù)收集起來，再對檔案進行分類、保存和使用，這就實現(xiàn)了會計檔案信息資料的統(tǒng)一管理，提高會計檔案資料管理的規(guī)范性和效益性。電子會計檔案顧名思義是使用電子系統(tǒng)，這相對于傳統(tǒng)的紙質版會計資料，會降低管理成本和人力物力的消耗，提高了工作效率，節(jié)約了資源，保護了環(huán)境。此外，電子化的會計檔案能夠給政府提供更加全面、系統(tǒng)、詳細的會計信息。實行信息化事業(yè)單位會計檔案的管理實現(xiàn)了對會計檔案的科學有效管理，對于事業(yè)單位的管理和決策提供了有利作用。

3 ? ? 事業(yè)單位信息化會計檔案管理存在的問題

3.1 ? 會計檔案管理制度不夠完善

眾所周知，《會計檔案管理辦法》在2016年正式實施，這是專門針對傳統(tǒng)會計檔案管理進行的修改。有一個很明顯的改變就是加入了“電子會計檔案”，電子會計檔案較以前的紙質會計檔案有了很大進步，不僅節(jié)約了資源，還節(jié)省空間。然而，任何事物的實行都應該有制度的保障才能更好地發(fā)揮價值，同理，在信息化背景下實行會計檔案管理也必須有一系列的制度來保障會計檔案管理順利實施，但是，事業(yè)單位會計檔案管理方面還是缺乏完善的制度保障。比如，如今的事業(yè)單位進行會計檔案管理以計算機管理為主，實行計算機和人工相結合的控制方式，如果電子會計檔案程序出現(xiàn)錯誤將會使錯誤信息一直存在。所以，要完善會計檔案儲存、利用等規(guī)章制度，進而保障事業(yè)單位會計檔案管理的正確性和安全性。

3.2 ? 會計檔案管理人員的能力有待提高

電子會計檔案盡管以計算機系統(tǒng)為主，但是也離不開人工操作的配合和管理。今天是信息化的社會，我國也正努力進行社會主義現(xiàn)代化建設，信息技術的應用已是必然趨勢，我國會計電算化起步相對較晚，導致很多檔案管理人員還沒有掌握嫻熟的電算化知識，無法進行熟練且正規(guī)地檔案管理操作。會計檔案信息化管理離不開一支高素質的檔案管理隊伍，然而在會計檔案管理人員中，有一部分人缺乏會計檔案管理知識和能力，由于對會計檔案管理的重視程度不夠，導致很多事業(yè)單位會計檔案管理人員是由別的崗位工作人員兼任的，導致了會計檔案管理人員的綜合能力不夠，想要進一步提高事業(yè)單位會計檔案管理水平，必須提高會計檔案管理人員的綜合素質。

3.3 ? 會計檔案管理需提高安全性和軟件通用性

雖說信息化的會計檔案管理提升了檔案管理的安全性，但也不可否認會計檔案管理依然存在安全風險。在信息化高速發(fā)展的時代，信息傳輸快捷的特點對事業(yè)單位會計管理檔案產生一定的不利影響。事業(yè)單位的會計檔案也屬于事業(yè)單位需要保密的一部分，然而，當下的信息化會計檔案管理還存在著保密意識薄弱的現(xiàn)象，再加上會發(fā)生斷電、系統(tǒng)故障、黑客攻擊、病毒感染等事件，導致事業(yè)單位會計檔案管理存在安全隱患;除安全隱患之外，會計檔案管理軟件不專業(yè)、通用性差的問題突出。想要有專業(yè)化的管理，就必須有專業(yè)化的軟件系統(tǒng)，然而現(xiàn)有的會計檔案管理系統(tǒng)專業(yè)化程度低，功能設置和會計檔案管理需求不相匹配，財務管理和檔案管理彼此相關度差，相對獨立性較高，很容易使電子會計檔案不能及時歸檔，導致事業(yè)單位會計檔案管理的信息化水平降低。

4 ? ? ?信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化路徑

4.1 ? 完善事業(yè)單位會計檔案的管理制度

完善管理制度不能憑空想象，要依據(jù)現(xiàn)有水平和存在的問題進行分析，要腳踏實習，實事求是。制定會計檔案管理制度要有理論依據(jù)，要符合事業(yè)單位的會計檔案管理條例，要進行嚴格、實際、詳細地制定。一是按照《會計檔案管理辦法》規(guī)定的范圍進行制定，加大此管理辦法的宣傳力度。二是明確事業(yè)單位會計檔案管理人員的責任，加強會計檔案管理的內控制度，在這方面，國家檔案局和事業(yè)單位主管部門要加強工作。三是事業(yè)單位內部要遵守會計檔案的管理制度，嚴格按照要求辦事，明確各職位的職責，加強實施。

4.2 ? 建設一支高素質的事業(yè)單位會計檔案管理人才隊伍

我國強調人才強國戰(zhàn)略，人才是一切競爭力的基礎力量，因此，為了信息化背景下事業(yè)單位會計檔案發(fā)揮更大的作用，建設一支高素質的會計檔案管理人才隊伍勢在必行。這只高素質的人才隊伍不僅要提高能力，在思想上也必須加強建設。認識反作用于實踐，思想意識、思想覺悟對提高檔案管理的技能有著促進作用。這就需要通過參過學習、思想教育、學習社會主義核心價值觀等形式提高從業(yè)人員對自己崗位的熱愛和奉獻意識，樹立嚴于律己、敬業(yè)奉獻的觀念。

4.3 ? 提高信息化事業(yè)單位會計檔案管理的安全意識和軟件專業(yè)性

安全意識是保證會計檔案管理順利實施的要求，缺乏安全意識會使重要的會計檔案泄露或丟失，造成的損失是無法彌補的，所以必須提高安全意識。事業(yè)單位檔案管理人員要提高安全保密的意識，增強對安全保密理論的學習和實踐。國家也應該加強對事業(yè)單位會計檔案管理的重視，為其營造一個安全的環(huán)境;會計檔案管理軟件對信息化會計檔案管理至關重要，因此國家要加強對事業(yè)單位會計檔案管理系統(tǒng)的升級，加大資金投入，開發(fā)一個適用于事業(yè)單位會計檔案管理的專業(yè)化軟件，提高軟件的通用性，提高工作效率。

5 ? ? 結 語

新時代是一個現(xiàn)代化、信息化的新時代，在新時代，中國有了新的四大發(fā)明，分別是高鐵、移動支付、共享單車和網(wǎng)購，這4項被大家廣泛認同的發(fā)明都離不開信息化的作用，可見，在信息化的背景下，各項事業(yè)的發(fā)展都需要結合信息化的發(fā)展促進自身發(fā)展。因此，信息化背景下必須優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案

管理。

主要參考文獻

[1]楊知先.信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化策略分析[J].蘭臺內外，2019（12）.

[2]梁華杰，陳詩佳.信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理的優(yōu)化[J].時代經(jīng)貿，2018（7）.