招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控標(biāo)準(zhǔn)表單的應(yīng)用機(jī)制與效益分析

曾東瑜

[摘 要]招標(biāo)投標(biāo)事業(yè)正站在新時代供給側(cè)改革的制高點(diǎn)，如何在業(yè)務(wù)劇增情況下，做到“多而不亂”，實(shí)現(xiàn)有效管控，是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)亟待解決的問題?；诖耍疚姆治隽瞬少忢?xiàng)目管控現(xiàn)狀，為采購項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)化精益管控提出了一些應(yīng)對措施，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]招標(biāo)代理;管控表單;應(yīng)用;效益

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.24.059

[中圖分類號]TP311.52[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）24-0-02

0 ? ? 引 言

目前，招標(biāo)管理改革不斷邁向深水區(qū)，由于不同類型采購項(xiàng)目的審核項(xiàng)及管控有所不同，目前未有統(tǒng)一的管控體系，容易出現(xiàn)紕漏和業(yè)務(wù)風(fēng)險。招標(biāo)代理業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)管控迫切得到標(biāo)準(zhǔn)表單體系的指引，以期通過標(biāo)準(zhǔn)化管控，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的創(chuàng)新創(chuàng)效，擦亮招標(biāo)代理公司的企業(yè)品牌，不斷提升企業(yè)競爭力，在招標(biāo)代理行業(yè)市場化的大趨勢下取得發(fā)展的內(nèi)核動力，迎來更新更好的發(fā)展與未來。如何做到“多而不亂”“全程留痕”，保證質(zhì)量進(jìn)度，提升招標(biāo)代理業(yè)務(wù)整體效能是亟待解決的問題。為推進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管控，推行招標(biāo)管理“較真”文化，實(shí)施招標(biāo)領(lǐng)域“排雷”行動，有效防范招投標(biāo)業(yè)務(wù)風(fēng)險，本文借鑒項(xiàng)目管理、5S管理理論知識，研究并編制《招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控標(biāo)準(zhǔn)表單體系》，投入實(shí)踐應(yīng)用，全面提升全員工作質(zhì)量，追求業(yè)務(wù)零失誤，促進(jìn)招標(biāo)管理改革工作持續(xù)、高效推進(jìn)。

1 ? ? 招標(biāo)業(yè)務(wù)面臨現(xiàn)狀

隨著招標(biāo)管理改革不斷邁向深水區(qū)，大量項(xiàng)目采取招標(biāo)方式進(jìn)行規(guī)范采購，招標(biāo)業(yè)務(wù)量面臨劇增的局面，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)如何“去存量，控增量”，穩(wěn)步推進(jìn)業(yè)務(wù)進(jìn)度，規(guī)范有序穩(wěn)步推進(jìn)招標(biāo)管理改革，是目前急待解決的問題。

1.1 ? 不同類型采購項(xiàng)目的管控審核項(xiàng)及管控要求有所不同

招標(biāo)采購項(xiàng)目主要分為工程類、貨物類、服務(wù)類，不同類型采購項(xiàng)目過程管控要求及審核項(xiàng)有所不同，如果沒有一個系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)表單予以明確指引，容易出現(xiàn)審核紕漏，發(fā)生業(yè)務(wù)風(fēng)險。

1.2 ? 招標(biāo)代理業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)管控缺乏標(biāo)準(zhǔn)指引

招標(biāo)代理業(yè)務(wù)是程序化、標(biāo)準(zhǔn)化要求非常高的一項(xiàng)技術(shù)工作，目前對采購項(xiàng)目整體管理雖有相關(guān)制度和規(guī)定，但對招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控方面仍未有相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)指引，有待建立一套科學(xué)、實(shí)用的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控標(biāo)準(zhǔn)表單體系，助推招標(biāo)代理業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)“穩(wěn)定化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡約化”三化目標(biāo)。

1.3 ? 駐點(diǎn)服務(wù)精益管控有待提升

為提升服務(wù)質(zhì)量，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)對大宗客戶往往開展駐點(diǎn)服務(wù)工作。在日常管控中，需要通過駐點(diǎn)服務(wù)飛行檢查及時發(fā)現(xiàn)駐點(diǎn)服務(wù)在標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、全程精益管控、用工成本整體控制水平，以便最大限度地提升駐點(diǎn)服務(wù)整體效能，促進(jìn)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)品牌整體提升。

2 ? ? 招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控標(biāo)準(zhǔn)表單體系的應(yīng)用機(jī)制

管控標(biāo)準(zhǔn)表單體系的應(yīng)用機(jī)制是倡導(dǎo)“第一次把事情做對”質(zhì)量理念，貫徹“穩(wěn)定化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡約化”三化管理思路，結(jié)合招標(biāo)采購工作實(shí)際，創(chuàng)建可復(fù)制應(yīng)用、可標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、可推廣應(yīng)用的招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控標(biāo)準(zhǔn)表單體系并投入實(shí)踐應(yīng)用，通過有形的“手”（標(biāo)準(zhǔn)表單）加強(qiáng)對無形的招標(biāo)業(yè)務(wù)質(zhì)量進(jìn)度的全面統(tǒng)籌，實(shí)現(xiàn)對招標(biāo)采購項(xiàng)目的各環(huán)節(jié)貼身管控和標(biāo)準(zhǔn)引導(dǎo)，有效防范業(yè)務(wù)紕漏，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險，提高采購效率，節(jié)約采購成本，從而實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購項(xiàng)目創(chuàng)新創(chuàng)效的目標(biāo)，助推招標(biāo)代理公司不斷提升優(yōu)質(zhì)高效的良好企業(yè)品牌形象。

招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控標(biāo)準(zhǔn)表單體系的主要內(nèi)容包括以下幾點(diǎn)：①《招標(biāo)代理業(yè)務(wù)十項(xiàng)規(guī)定動作》;②評標(biāo)前管控標(biāo)準(zhǔn)表單，主要包括《招標(biāo)方案審核表》《招標(biāo)文件審核表》《開標(biāo)記錄匯總表》;③評標(biāo)過程管控標(biāo)準(zhǔn)表單，主要包括《評標(biāo)過程重要事項(xiàng)一覽表》《合格供應(yīng)商審核表》《物資配件權(quán)重審核表》《物資配件報價審核表》《評標(biāo)報告審核表》;④評標(biāo)后管控標(biāo)準(zhǔn)表單，主要包括《評標(biāo)過程資料簽收表》《招標(biāo)項(xiàng)目資料整理歸檔工作管控流程表》《招標(biāo)檔案現(xiàn)場督導(dǎo)計劃表》《招標(biāo)檔案整理工作檢查記錄表》;⑤駐點(diǎn)服務(wù)專項(xiàng)管控標(biāo)準(zhǔn)表單，主要包括《招標(biāo)代理駐點(diǎn)服務(wù)人員主要工作確認(rèn)表》《招標(biāo)代理駐點(diǎn)服務(wù)項(xiàng)目飛行檢查工作流程表》《招標(biāo)代理駐點(diǎn)服務(wù)飛行檢查記錄表》《招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)服務(wù)質(zhì)量評價意見表》《招標(biāo)代理駐點(diǎn)服務(wù)項(xiàng)目飛行檢查結(jié)果表》《招標(biāo)代理駐點(diǎn)服務(wù)開評標(biāo)現(xiàn)場飛行檢查登記表》。所有表單均圍繞招標(biāo)業(yè)務(wù)特質(zhì)、流程需要及管控目標(biāo)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、個性化設(shè)置，切合實(shí)際使用的同時兼顧應(yīng)用的廣泛性及推廣的便捷性，以便取得更好的實(shí)踐效果。

3 ? ? 管控標(biāo)準(zhǔn)表單體系的應(yīng)用效益

3.1 ? 填補(bǔ)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)管控表單體系應(yīng)用上的空白

通過創(chuàng)建可標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行、可推廣應(yīng)用至廣東電網(wǎng)公司全省招標(biāo)代理業(yè)務(wù)的管控標(biāo)準(zhǔn)表單體系，全面改善了招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控?zé)o標(biāo)準(zhǔn)表單指引的舊局面，倡導(dǎo)“第一次把事情做對”質(zhì)量理念，杜絕了大量常規(guī)、易發(fā)、多發(fā)業(yè)務(wù)紕漏，為防范大批量的質(zhì)疑、異議及項(xiàng)目后期投訴事項(xiàng)奠定了較好的技術(shù)支持和專業(yè)支撐。項(xiàng)目管理效益、社會效益良好，預(yù)估經(jīng)濟(jì)效益可達(dá)180萬元/年，從而有效降低服務(wù)成本，帶動企業(yè)招標(biāo)代理業(yè)務(wù)利潤額整體提升，推廣應(yīng)用前景十分廣闊。

3.2 ? 創(chuàng)新采購項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)管控模式

擺脫采購項(xiàng)目傳統(tǒng)管控模式，轉(zhuǎn)向?qū)嵭袠?biāo)準(zhǔn)管控模式，盡可能地實(shí)質(zhì)性減少人為因素對采購項(xiàng)目質(zhì)量的影響，使各關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)得到實(shí)時掌控，為實(shí)現(xiàn)招標(biāo)業(yè)務(wù)“穩(wěn)定化、標(biāo)準(zhǔn)化、簡化”三化目標(biāo)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。標(biāo)準(zhǔn)表單的應(yīng)用，確保了項(xiàng)目重要事項(xiàng)、澄清、補(bǔ)遺及業(yè)主方個性化要求得到充分備案和記載，以便實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目快速移交，防范業(yè)務(wù)紕漏。進(jìn)一步通過評標(biāo)前、評標(biāo)過程、評標(biāo)后及駐點(diǎn)服務(wù)專項(xiàng)管理4個模塊優(yōu)化管控標(biāo)準(zhǔn)表單體系，兼顧考慮實(shí)用性和一體化，并延伸移交工作等末端管控中靈活應(yīng)用，移交時只需將項(xiàng)目整套標(biāo)準(zhǔn)表單作為移交的指引文件，各環(huán)節(jié)的注意事項(xiàng)一目了然，保障移交工作有條不紊，方便快捷。

3.3 ? 促進(jìn)采購效率提升，為招標(biāo)專責(zé)減負(fù)

攻克了多項(xiàng)目同時負(fù)責(zé)、同步推進(jìn)狀況下易出業(yè)務(wù)紕漏的問題，實(shí)現(xiàn)了采購項(xiàng)目AB角措施的全流程廣義實(shí)施，促進(jìn)采購項(xiàng)目有序管控、標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施，做到“多有不亂”，進(jìn)而幫助減輕工作壓力;尤其在高峰期，可實(shí)時掌握項(xiàng)目運(yùn)作狀態(tài)及存在的問題，根據(jù)表單實(shí)時記載內(nèi)容對存在問題冷靜應(yīng)對，及時堵塞業(yè)務(wù)漏洞，防范忙中添亂，忙中出錯，減少項(xiàng)目異議、投訴事件。

3.4 ? 促進(jìn)采購項(xiàng)目AB角措施的全流程廣義實(shí)施

采購項(xiàng)目AB角措施在實(shí)際應(yīng)用中稍不留意就容易出現(xiàn)交接失誤或不到位的情況，嚴(yán)重的還可能導(dǎo)致項(xiàng)目采購失敗。本項(xiàng)目攻克了采購項(xiàng)目AB角措施實(shí)施時交接環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)交接失誤或不到位的難題，方便A角、B角通過標(biāo)準(zhǔn)表單“提醒、記載、追溯”實(shí)用功能，一目了然地掌握項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度、存在問題及各項(xiàng)備注信息，進(jìn)行項(xiàng)目順暢交接，實(shí)現(xiàn)無障礙銜接。本身的交接時間也在備注欄中得以體現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)原來純粹的業(yè)務(wù)交接，提升了業(yè)務(wù)、責(zé)任雙交接，有利于明確雙方責(zé)任，確保項(xiàng)目可控、在控。通過AB角措施的規(guī)范實(shí)施，極大地推進(jìn)項(xiàng)目評標(biāo)前后各環(huán)節(jié)的無縫銜接，原來由“項(xiàng)目經(jīng)理”負(fù)責(zé)的項(xiàng)目管控工作內(nèi)容融入轉(zhuǎn)化為“項(xiàng)目輔助人員”對項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)表單的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行上來，有利于縮減駐點(diǎn)服務(wù)人工成本支出，促進(jìn)公司駐點(diǎn)服務(wù)招標(biāo)業(yè)務(wù)利潤提升。

3.5 ? 提升企業(yè)招標(biāo)文化建設(shè)

通過招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控標(biāo)準(zhǔn)表單的編制與應(yīng)用，徹底擺脫傳統(tǒng)的采購項(xiàng)目自由管控模式，創(chuàng)新實(shí)現(xiàn)了采購項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)管控模式，并同步建立了招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控標(biāo)準(zhǔn)表單體系，為公司全面實(shí)施招標(biāo)代理業(yè)務(wù)“全流程、全覆蓋式”標(biāo)準(zhǔn)管控奠定理論基礎(chǔ)，為公司總結(jié)提升和豐富發(fā)展招標(biāo)代理業(yè)務(wù)企業(yè)文化內(nèi)涵奠定了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)支撐。

3.6 ? 促進(jìn)駐點(diǎn)服務(wù)精益管控，降本增效

通過管控標(biāo)準(zhǔn)表單在駐點(diǎn)服務(wù)工作中的有效應(yīng)用，杜絕過多的人為因素對采購項(xiàng)目實(shí)施質(zhì)量影響，使采購項(xiàng)目各個關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)得到實(shí)時掌控，促進(jìn)公司招標(biāo)代理業(yè)務(wù)得到更加標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、高效深入推進(jìn)，為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)駐點(diǎn)服務(wù)精益管控、降本增效提供了制度依托和強(qiáng)力保證。原來項(xiàng)目管理崗位負(fù)責(zé)的項(xiàng)目管控工作內(nèi)容融入轉(zhuǎn)化為招標(biāo)專責(zé)對項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)表單的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行上來，減少了原來項(xiàng)目管理崗位的冗余人力資本投入，從而有效降低駐點(diǎn)服務(wù)成本，帶動招標(biāo)代理業(yè)務(wù)利潤整體提升。

4 ? ? 結(jié) 語

招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控標(biāo)準(zhǔn)表單體系已大規(guī)模應(yīng)用于廣東電網(wǎng)近4 800個電招標(biāo)采購項(xiàng)目，范圍涵蓋公開招標(biāo)、非公開招標(biāo)項(xiàng)目領(lǐng)域，全面改善了招標(biāo)代理業(yè)務(wù)管控?zé)o標(biāo)準(zhǔn)表單指引的舊局面，杜絕了大量的常規(guī)、易發(fā)、多發(fā)業(yè)務(wù)紕漏，為防范大批量的質(zhì)疑、異議及項(xiàng)目后期投訴事項(xiàng)奠定了較好的技術(shù)支持和專業(yè)支撐。成果已固化、嵌入招標(biāo)業(yè)務(wù)各大作業(yè)指導(dǎo)書。項(xiàng)目成果實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)項(xiàng)目管理由自由管控模式向標(biāo)準(zhǔn)管控模式的重大突破，強(qiáng)化了監(jiān)督的再監(jiān)督，標(biāo)準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，極大地促進(jìn)了招標(biāo)業(yè)務(wù)專門化管控領(lǐng)先水平。通過長期大量案例的成功實(shí)踐和反復(fù)檢驗(yàn)，充分印證了本項(xiàng)目成果的實(shí)用性和可復(fù)制性，展現(xiàn)了很強(qiáng)的示范作用，展現(xiàn)了項(xiàng)目較強(qiáng)的示范作用和應(yīng)用價值，有利于關(guān)口前移，圍繞采購項(xiàng)目實(shí)際，緊貼防范業(yè)務(wù)風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)零失誤、零差錯，提升招標(biāo)工作質(zhì)量效率，具有良好的推廣和應(yīng)用價值。有利于標(biāo)準(zhǔn)管控，從源頭堵住漏洞，防范業(yè)務(wù)風(fēng)險，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)零失誤、零差錯，全面推進(jìn)招標(biāo)業(yè)務(wù)良好健康發(fā)展。