項目管理理論視角下高職院校學(xué)生信息化管理的現(xiàn)實困境與路徑選擇

[摘要]對學(xué)生進行信息化管理，已逐步成為高職院校學(xué)生管理工作轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要方向，對于提升學(xué)生管理水平、提高人才培養(yǎng)質(zhì)量具有重要的促進作用。然而目前高職院校在學(xué)生信息化管理方面還面臨著諸多現(xiàn)實問題，包括信息化基礎(chǔ)設(shè)施有待完善、信息化管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不強、信息化管理體系亟待健全、信息化管理隊伍有待加強以及安全防范與預(yù)警機制不盡完善。為此，基于項目管理理論視角，高職院校應(yīng)推進信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、加快應(yīng)用信息化管理技術(shù)、完善學(xué)生信息化管理體系、加強信息化管理隊伍建設(shè)、優(yōu)化安全防范與預(yù)警機制。

[關(guān)鍵詞]項目管理理論;高職院校;學(xué)生管理;信息化管理

[作者簡介]楊晶（1982- ），女，山東金鄉(xiāng)人，徐州工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，講師，碩士。（江蘇? 徐州 221000）

[課題項目]本文系江蘇省教育科學(xué)“十三五”規(guī)劃2018年度課題“智慧校園背景下高職院校資助工作精準(zhǔn)化研究”的研究成果。（課題編號：X-a/2018/18）

[中圖分類號]G717? ? [文獻標(biāo)識碼]A? ? [文章編號]1004-3985（2019）24-0049-04

在當(dāng)前的信息化時代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到社會生產(chǎn)、生活的各個領(lǐng)域，同時對于高職院校學(xué)生管理工作也產(chǎn)生了諸多積極影響。全面推進高職教育信息化建設(shè)，不只是個別高職院校需要重視的工作，而是全體高職院校都應(yīng)全力落實的改革重點。隨著社會信息化發(fā)展步伐的加快，各高職院校唯有緊緊跟隨信息化發(fā)展步伐，才能在競爭日益激烈的高職教育市場中謀得先機。其中，推進學(xué)生信息化管理是高職院校信息化發(fā)展的主要方向之一?；陧椖抗芾砝碚?，加快推進學(xué)生信息化管理建設(shè)步伐，對于提升高職院校綜合競爭實力具有重要的現(xiàn)實意義。

一、項目管理理論概述

早期的項目管理側(cè)重于強調(diào)項目的執(zhí)行，隨著時代的不斷發(fā)展，項目管理的含義日益豐富。目前，項目管理包含了多方面的內(nèi)容，如需要在后續(xù)的項目經(jīng)營中處理相關(guān)的設(shè)備設(shè)施等成為管理學(xué)中不可或缺的一部分。也有部分學(xué)者提出了更加全面、系統(tǒng)的定義，認(rèn)為項目管理就是整個項目中的管理者在有限的資源條件下，通過系統(tǒng)的觀點、獨特的方法和有據(jù)可依的理論基礎(chǔ)，對項目過程中涉及的所有工作展開有效管理的過程。這里的過程涉及項目開展的計劃、調(diào)度、協(xié)商、調(diào)控和評估反饋等多方面的內(nèi)容，旨在通過各種有效手段實現(xiàn)對項目的有效管理。

項目管理并非僅僅針對執(zhí)行項目的某個部門或項目開展過程中的某個環(huán)節(jié)，而是面向項目全過程，涉及項目開展過程中的每個要素，是集成性管理，遵循統(tǒng)一、最優(yōu)化和協(xié)調(diào)性的原則。高職院校學(xué)生管理具備以下三個特點：第一，涉及多個部門，要求各組織間能跨部門協(xié)調(diào)合作，實現(xiàn)資源的共享互通。第二，具有一定的風(fēng)險和創(chuàng)造性，需要完善的制度提供保障，實現(xiàn)過程的高效運轉(zhuǎn)。第三，管理方法具備一定的開放性和先進性，能夠與時俱進地解決項目開展過程中出現(xiàn)的問題。

二、高職院校學(xué)生信息化管理的現(xiàn)實困境

開展高效的學(xué)生信息化管理是提升人才培養(yǎng)質(zhì)量的關(guān)鍵。然而就現(xiàn)階段情況而言，高職院校學(xué)生信息化管理還面臨著信息化基礎(chǔ)設(shè)施有待完善、信息化管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不強、信息化管理體系亟待健全、信息化管理隊伍有待加強以及防范與預(yù)警機制不盡完善等諸多問題。

1.信息化基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。為保證高職院校學(xué)生信息化管理質(zhì)量，需完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)用現(xiàn)代化管理技術(shù)?，F(xiàn)階段我國高職院校學(xué)生信息化管理存在以下幾個方面的問題：第一，高職院校的數(shù)據(jù)存儲量有限，不同高職院校間相關(guān)資源的共享程度不高。同時，大部分高職院校的網(wǎng)絡(luò)信息維護并非由專業(yè)團隊來進行，所以信息共享缺乏安全性。第二，各高職院校內(nèi)部存在嚴(yán)重的數(shù)據(jù)資源壟斷現(xiàn)象，不同用途的各系統(tǒng)間難以實現(xiàn)連接式互通服務(wù)，資源對接不足。第三，高職院校內(nèi)部的硬件和軟件開發(fā)缺乏規(guī)范性，開發(fā)數(shù)據(jù)等信息難以共享，利用率嚴(yán)重不足。第四，高職院校信息化管理工作的開展需基于“服務(wù)師生”這一前提，但實際上因為硬件無法滿足軟件運行需求等原因，相關(guān)教學(xué)工作和管理工作的自動化嚴(yán)重受限。

2.信息化管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不強。先進的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以為高職院校學(xué)生信息化管理項目的開展提供可靠的數(shù)據(jù)信息，實現(xiàn)對項目管理數(shù)據(jù)的多維度規(guī)劃。但是現(xiàn)階段，信息化管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的欠缺嚴(yán)重影響了相關(guān)工作的開展，具體而言有以下三點問題：第一，高職院校內(nèi)部的學(xué)生信息管理缺乏專業(yè)的技術(shù)支持，相關(guān)數(shù)據(jù)的利用率嚴(yán)重不足，因此學(xué)生信息的整合分析受到限制。第二，大量統(tǒng)計研究表明，大多數(shù)高職院校僅采用“學(xué)年制”對學(xué)生信息進行篩選整合，效率低，即學(xué)生信息數(shù)據(jù)的整合在結(jié)構(gòu)上明顯缺乏完善性，直接產(chǎn)生的不利影響主要有信息整理不科學(xué)、歸納缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性和信息完整度不足等。第三，從高職院校信息化管理工作開展的人員層面上來講，存在相關(guān)人員工作能力不足的問題，主要表現(xiàn)為分析能力欠缺，難以實現(xiàn)對現(xiàn)有復(fù)雜數(shù)據(jù)的條理化分析。

3.信息化管理體系亟待健全。項目管理過程涉及多部門，因此建立起專門的管理部門并配備專門的管理人員是十分必要的。當(dāng)前，信息化管理體系主要存在以下問題：第一，許多高職院校尚未建立統(tǒng)一的管理機構(gòu)實施信息化管理，學(xué)生信息化管理相關(guān)建設(shè)工作的開展停滯不前。第二，大部分高職院校在實施學(xué)生信息化管理的過程中，模糊了業(yè)務(wù)部門和職能部門的界限，導(dǎo)致高職院校網(wǎng)絡(luò)信息中心既要負(fù)責(zé)項目規(guī)劃、項目監(jiān)督和項目進度的把控，又要對總結(jié)、培訓(xùn)工作負(fù)責(zé)。在這種情況下，高職院校信息化建設(shè)勢必難以達到預(yù)設(shè)的高度和期望。第三，高職院校信息化管理工作存在決斷過于片面、主觀的問題。許多管理人員向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報工作后，便完全遵循領(lǐng)導(dǎo)個人的決斷，導(dǎo)致部分指令的科學(xué)性和權(quán)威性不足。

4.信息化管理隊伍有待加強。項目管理的最終效果在很大程度上取決于信息化管理隊伍建設(shè)，高水平且主觀能動性強的隊伍能夠高效地開展相關(guān)工作，從而獲得符合預(yù)期的結(jié)果?，F(xiàn)階段信息化管理隊伍建設(shè)迫在眉睫：第一，高職院校信息化管理人員在數(shù)量上存在嚴(yán)重不足，且相關(guān)管理也缺乏規(guī)范性。除了網(wǎng)絡(luò)信息中心的信息化管理人員主要是專業(yè)人員外，其他部門的信息化管理人員大多是兼職人員。第二，部分部門的員工流動性大，固定班底缺乏穩(wěn)定性。同時，因員工編制和其他福利政策的不完善，導(dǎo)致員工工作缺乏主觀能動性，人員流失嚴(yán)重，這使得低效率的工作狀態(tài)成為必然結(jié)果。第三，大量調(diào)查分析表明，在高職院校學(xué)生信息化管理隊伍的層面上，存在職業(yè)化缺失的問題。

5.安全防范與預(yù)警機制不盡完善。高職院校學(xué)生信息化管理工作的開展離不開互聯(lián)網(wǎng)，因此網(wǎng)絡(luò)安全問題不容忽視。第一，在管理層面上，部分項目管理者的安全防范意識嚴(yán)重不足，在信息化工作的開展過程中，無法對實施狀態(tài)進行有效監(jiān)控和管理，網(wǎng)絡(luò)信息安全受到嚴(yán)重威脅。第二，在信息化工作開展的直接實施者層面上，存在應(yīng)變能力不足、工作作風(fēng)不嚴(yán)謹(jǐn)、工作經(jīng)驗不足等問題。第三，在技術(shù)層面上，相關(guān)軟件設(shè)備等難以匹配不斷進步的網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)，未能做到與時俱進，風(fēng)險也隨之而生。

三、項目管理理論視角下高職院校學(xué)生信息化管理的路徑選擇

基于項目管理理論視角，為化解學(xué)生信息化管理面臨的現(xiàn)實困境，高職院校應(yīng)采取以下措施：

1.推進信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。第一，高職院校應(yīng)構(gòu)建信息化管理平臺。一是信息化管理平臺需使用大容量硬盤，用于存儲學(xué)生信息化管理項目實施過程中所涉及的大量數(shù)據(jù)。二是在信息化管理平臺構(gòu)建過程中，應(yīng)考慮為操作者提供更加便捷的可視化操作環(huán)境，從而弱化非專業(yè)人員不能操作的限制。三是盡可能節(jié)約投入成本，并且能維持長周期高適用度，以減少設(shè)備間的不匹配度，提升兼容度。

第二，高職院校應(yīng)積極應(yīng)用云計算技術(shù)，切實推進信息資源的共享及選擇優(yōu)化，即在充分利用先進網(wǎng)絡(luò)技術(shù)捕獲相關(guān)資源的前提下，將學(xué)生信息化管理中的軟件和硬件更加緊密地結(jié)合起來，實現(xiàn)資源的動態(tài)配置。

第三，高職院校在應(yīng)用云計算技術(shù)后，還應(yīng)切實完善保障體系。對此，高職院校應(yīng)確保云計算的全面覆蓋，實現(xiàn)資金的高效利用。與此同時，在學(xué)生信息化管理工作開展的過程中要保證資源的合理配置，兼顧時下流行的PC和手機端應(yīng)用，使得每位學(xué)生都可以擺脫時間、空間和硬件條件的限制，實現(xiàn)隨時隨地學(xué)習(xí)。在管理人員層面上，高職院校要合理分配內(nèi)部人員，實現(xiàn)操作管理與巨大虛擬資源的匹配。

2.加快應(yīng)用信息化管理技術(shù)。第一，高職院校應(yīng)不斷改進學(xué)生信息化管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的高效利用。隨著學(xué)生規(guī)模的不斷擴大，許多高職院校面臨著存儲數(shù)據(jù)資源急劇上升的挑戰(zhàn)，因此高職院校應(yīng)選擇商務(wù)智能來開展相關(guān)工作。所謂商務(wù)智能，指的是一類技術(shù)和軟件的集合。商務(wù)智能能夠顯著提升大數(shù)據(jù)的分析和處理能力，充分剖析數(shù)據(jù)間的聯(lián)系，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)的優(yōu)化和共享，有利于高職院校不同學(xué)生信息管理系統(tǒng)間的資源共享，長此以往，信息處理效率也自然提升。高職院校應(yīng)不斷優(yōu)化自身的數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，推進接下來的數(shù)據(jù)整合分析步驟，充分發(fā)掘巨大的數(shù)據(jù)資源中存在的模式和規(guī)則。

第二，高職院校應(yīng)建立起多維數(shù)據(jù)集，并不斷優(yōu)化現(xiàn)存學(xué)生信息化數(shù)據(jù)的框架，即將數(shù)據(jù)庫中需要分析的信息提取出來，進行信息的重新組合和進一步剖析。基于此，高職院校相關(guān)部門才能更好地開展學(xué)生信息化管理的相關(guān)工作。

3.完善學(xué)生信息化管理體系。第一，高職院校在加強項目基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的基礎(chǔ)上，不斷提升項目管理層人員的基本素質(zhì)，對不同管理部門的人員選取和管理構(gòu)架進行全面規(guī)范。一是對于處于高層的項目管理負(fù)責(zé)人，要求其具備項目監(jiān)控和項目把控的能力，以便在項目實施過程中及時給出正確的決策。二是對于項目小組負(fù)責(zé)人，要求其在整個項目的實施過程中都能妥善協(xié)調(diào)和溝通各項工作，取得優(yōu)秀工作成果。三是要求每個項目組組員都能在組長的領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)揮出自身的優(yōu)勢，切實推進項目各環(huán)節(jié)協(xié)同聯(lián)動、高效運轉(zhuǎn)。

第二，高職院?？梢砸MCIO學(xué)生信息化管理的框架體系。CIO（Chief Information Officer）強調(diào)的是項目負(fù)責(zé)人的重要性。高職院校應(yīng)組建信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，確保在學(xué)生信息化管理項目開展過程中有更加明確的目標(biāo)和總體發(fā)展規(guī)劃，以及更加安全的信息化環(huán)境。此外，信息化小組辦公室這樣一個載體的成立也會為信息化基礎(chǔ)設(shè)施的決策提供更加全面的事實依據(jù)，為跨部門合作提供良好的平臺。

4.加強信息化管理隊伍建設(shè)。高職院校信息化管理隊伍建設(shè)水平的高低直接影響著項目開展的水平和進度，因此，為保質(zhì)保量地開展高職院校學(xué)生信息化管理項目，團隊建設(shè)極為重要。對此，高職院校可從以下幾個方面著手開展工作：第一，高職院校應(yīng)有明確的組織規(guī)劃。所謂明確的組織規(guī)劃，即在強調(diào)項目管理中每位成員都應(yīng)具備與自身所處崗位相匹配的業(yè)務(wù)水平的同時，還強調(diào)每位成員都應(yīng)具備強烈的社會使命感和主人翁意識。此外，良好的組織規(guī)劃還有利于信息化管理隊伍在思想、行為及原則上的統(tǒng)一性，增強各成員自我管理的能力。第二，高職院校應(yīng)建立良好的培訓(xùn)機制，全面提升每位項目管理成員的業(yè)務(wù)水平，實現(xiàn)相關(guān)工作的可持續(xù)發(fā)展。一是高職院校根據(jù)項目管理成員在素質(zhì)等方面存在的差異性進行交叉組合訓(xùn)練，使得每位成員得到全面提升。二是高職院校采用多樣化的培訓(xùn)模式。三是高職院校邀請在計算機信息管理技術(shù)方面具有豐富經(jīng)驗和知識儲備的學(xué)者來校開展培訓(xùn)工作，從技術(shù)層面提升每位成員的業(yè)務(wù)能力。

5.優(yōu)化安全防范與預(yù)警機制。高職院校學(xué)生信息化管理項目相關(guān)工作的順利開展離不開安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。高職院?？蓮囊韵聨讉€方面優(yōu)化安全防范與預(yù)警機制：第一，高職院校應(yīng)不斷加強項目管理者的安全意識與風(fēng)險識別能力，確保其能夠及時發(fā)現(xiàn)已經(jīng)發(fā)生或即將發(fā)生的危險，了解相關(guān)風(fēng)險發(fā)生的概率，從而制定出相關(guān)問題的有效預(yù)防策略與監(jiān)督方案。在條件允許的情況下，可以引入更加現(xiàn)代化的新技術(shù)，并應(yīng)用到相關(guān)的管理項目中。現(xiàn)代化的管理技術(shù)能夠更加及時且全面地感應(yīng)潛在的風(fēng)險，形成風(fēng)險預(yù)警，有利于預(yù)備方案的提前制訂，降低風(fēng)險系數(shù)。第二，高職院校應(yīng)引導(dǎo)項目管理者熟練掌握項目管理技術(shù)，確保其能夠在風(fēng)險產(chǎn)生時快速找出問題的關(guān)鍵點，從而更好地預(yù)防和解決問題。此外，項目管理者還應(yīng)處理好風(fēng)險管理和項目開展過程中各環(huán)節(jié)的關(guān)系，避免其中某一部分成為孤立的存在。

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