建設(shè)工程檔案管理的重要性及其規(guī)范化

李紅

（江蘇省太湖地區(qū)水利工程管理處，江蘇 蘇州 215000）

隨著我國(guó)的快速發(fā)展，城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，我國(guó)的建筑事業(yè)迎來(lái)了一個(gè)新的發(fā)展機(jī)遇。眾所周知，對(duì)于一項(xiàng)建筑施工來(lái)說，工程檔案管理工作的落實(shí)，有助于提高建筑的整體質(zhì)量。建筑檔案是一項(xiàng)建設(shè)工程整體的見證，詳細(xì)的檔案記錄也有助于后期的建筑物竣工期間的驗(yàn)收工作開展，并且為后期的審查與維護(hù)提供有力的依據(jù)。所以說，建立完善的檔案對(duì)于建筑施工來(lái)說是非常有必要的，負(fù)責(zé)記錄檔案的工作人員一定要嚴(yán)格的按照實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行記錄，保證記錄的檔案具有法律效益。

一、建設(shè)工程檔案管理的重要性及其社會(huì)價(jià)值

建筑施工檔案是需要跟進(jìn)建筑實(shí)際情況的，要在施工期間進(jìn)行詳細(xì)的整理記錄，以表格、圖像、文字等形式表現(xiàn)出來(lái)，是具有一定法律意義的。隨著當(dāng)前建筑工程的不斷增長(zhǎng)，需要記錄的有價(jià)值的資料越來(lái)越多，這就對(duì)檔案記錄人員提出了更高的要求。在工程建設(shè)的施工前期，檔案應(yīng)當(dāng)包括計(jì)劃書、批文、勘測(cè)記錄、招標(biāo)記錄等有價(jià)值的資料。在施工進(jìn)行中，需要詳細(xì)整理記錄的資料包括建筑材料的質(zhì)量檢測(cè)、施工材料的用量等。這些內(nèi)容都是需要在檔案中詳細(xì)記載，是評(píng)價(jià)建筑質(zhì)量的最真實(shí)資料，對(duì)建筑物后期的審查與維護(hù)有著非常關(guān)鍵的作用。

目前我國(guó)在檔案整理工作當(dāng)中，不同的行業(yè)對(duì)于不同的檔案整理有著不同的屬性，檔案的整理記錄方法并不唯一，是根據(jù)行業(yè)的相關(guān)要求來(lái)制定的。我國(guó)已經(jīng)針對(duì)于檔案管理工作制定了相關(guān)的管理制度，這一制度對(duì)于檔案管理工作的開展是有積極作用的，無(wú)論是個(gè)人還是一個(gè)企業(yè)，都需要將其作為檔案管理的核心指導(dǎo)內(nèi)容，最大限度的保護(hù)檔案管理工作的順利開展。

二、建設(shè)工程檔案管理的規(guī)范化措施

為了更好的推動(dòng)檔案管理工作的開展，需要相關(guān)部門輔助建立檔案工作的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)地位，完善相關(guān)的管理方法，從開始建設(shè)檔案之初，就要保證檔案的質(zhì)量。

（一）建設(shè)工程檔案管理工作的執(zhí)行依據(jù)

目前，我國(guó)針對(duì)于建筑工程檔案的收集與整理歸檔等方面制定了較為嚴(yán)格法律法規(guī)，并且加大了檔案的審查力度，然檔案管理工作中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都能夠做到有法可依，有據(jù)可循。

（二）建設(shè)工程檔案管理工作中的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督與檢查

在進(jìn)行建筑施工當(dāng)中，施工單位需要設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，并且讓此部門獨(dú)立于建筑施工隊(duì)伍中，使其能夠更好的投入到檔案記錄管理工作當(dāng)中。在進(jìn)行建設(shè)施工過程中，檔案管理部門需要多多參與有關(guān)建設(shè)工作的會(huì)議，并且做好會(huì)議的記錄工作。檔案管理人員的自身素質(zhì)決定著檔案管理工作開展的嚴(yán)謹(jǐn)性，需要有專業(yè)的管理人員來(lái)跟進(jìn)，不僅如此，還需要對(duì)檔案管理部門中的工作人員進(jìn)行定期的教學(xué)指導(dǎo)，使檔案管理工作人員能夠牢記自己的使命，規(guī)范自己的工作，明確工作的具體內(nèi)容與重點(diǎn)內(nèi)容。這對(duì)于建筑檔案的管理工作來(lái)說是非常重要的，是保障建筑檔案管理工作順利開展的關(guān)鍵。

（三）建筑工程檔案管理體制和工作程序

當(dāng)前我國(guó)在建筑檔案管理工作中，主要實(shí)行的制度依然是統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的工作體制，具體的表現(xiàn)如下：

1.檔案管理體系

建立健全完善的檔案管理體系，好的管理體系可以有效地完成檔案的管理工作，可以使每一個(gè)管理環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的管理工作，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的體系，將管理任務(wù)明確的進(jìn)行劃分，使得每一個(gè)管理人員都有自己的管理工作，更好的進(jìn)行管理工作。

2.監(jiān)理單位檔案管理體系

檔案管理工作需要有專業(yè)的監(jiān)管人員進(jìn)行跟蹤檢查，還需要配有不同專業(yè)的工程監(jiān)理人員共同進(jìn)行監(jiān)控，全過程的跟進(jìn)整項(xiàng)建筑工程，將建設(shè)中的每一個(gè)環(huán)節(jié)都做好詳細(xì)的管理與記錄。

3.施工單位的檔案管理體系

建筑工程是一項(xiàng)比較復(fù)雜的施工，在施工過程中分有許多小的環(huán)節(jié)，大部分建筑企業(yè)都在一項(xiàng)完整的施工當(dāng)中設(shè)立有不同的工作部門，大概分為工程部、技術(shù)質(zhì)量部、計(jì)劃部、財(cái)務(wù)部以及檔案部門，這幾個(gè)部門協(xié)同合作，共同促進(jìn)建筑施工的進(jìn)行，分部不分家，可以有效地促進(jìn)建筑檔案的收集管理工作，確保收集的資料時(shí)完整準(zhǔn)確的。

（四）對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目的合同與最終結(jié)算的控制

建筑檔案管理工作最需要重點(diǎn)記錄的就是相關(guān)單位簽署合同的資料，必須要將合同等重要資料完整的收集整理，將簽訂時(shí)期、具體的合同要求都記錄在案，為后期的驗(yàn)收等環(huán)節(jié)提供幫助。

三、建設(shè)工程檔案的實(shí)際應(yīng)用

（一）施工管理中的作用

建筑施工檔案是對(duì)正項(xiàng)建筑工程的一種完善的總結(jié)，是評(píng)定建筑物質(zhì)量的關(guān)鍵因素，也是后期進(jìn)行驗(yàn)收等重要環(huán)節(jié)的有力保障。一旦后期的建筑施工出現(xiàn)問題，或者是需要在前期的設(shè)計(jì)上進(jìn)行改動(dòng)，都需要借助建筑施工檔案來(lái)進(jìn)行。完善的建筑檔案也可以有效地降低建筑事故的責(zé)任，一旦發(fā)生建筑事故，可以根據(jù)施工檔案來(lái)進(jìn)行責(zé)任調(diào)查，并作出合理的解決措施。所以說，建設(shè)工程檔案的管理工作是非常關(guān)鍵的，是具有實(shí)際作用的工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，建筑工程中的檔案管理工作是非常關(guān)鍵的，有效的檔案管理可以為建筑施工提供有效的參考依據(jù)。無(wú)論是在建筑施工中的哪一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案的完善管理都是非常有必要的，是整項(xiàng)工程項(xiàng)目的重要記錄，檔案中是關(guān)于建設(shè)工程本身的各項(xiàng)關(guān)鍵數(shù)據(jù)以及核心的建筑資料，檔案的質(zhì)量好壞決定著建筑工程整體的施工質(zhì)量，是保證建筑資源有效利用的關(guān)鍵。所以說，在進(jìn)行建筑工程施工時(shí)，一定要加強(qiáng)檔案管理的規(guī)范性，提高檔案管理人員的工作能力，進(jìn)一步推動(dòng)建設(shè)工程檔案管理工作的有效落實(shí)。